Avant de déclarer les données financières, il est nécessaire de vérifier ou de saisir les renseignements sur l'identité du participant.

La partie « Renseignements sur l'identité du participant » contient la date de naissance, le sexe, la langue de correspondance (français ou anglais), le nom de famille et le prénom ainsi que les renseignements suivants :

• Numéro d'assurance sociale (NAS) : Ce champ numérique est obligatoire. Si une personne a changé de NAS, vous devez inscrire le nouveau NAS et communiquer avec nous si ce n'est pas déjà fait.
  • Le format du NAS doit être une combinaison valide de 9 chiffres, sinon vous obtiendrez le message d'erreur E123.
  • Selon les critères de votre assujettissement, si vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles personnes et que vous tentez d'en ajouter une, vous obtiendrez le message d'erreur E036, sauf si le type de déclaration est « 1 ».

Champs facultatifs à des fins administratives seulement

• Nom à la naissance : Ce champ est limité à 9 caractères. Vous devez remplir ce champ si le nom à la naissance est différent du prénom et du nom de famille couramment utilisé.
• Numéro d'employé : Ce champ numérique permet d'identifier la personne en lien d'emploi. Le numéro d'employé sera utile principalement pour faciliter la recherche du dossier d'une personne lorsque nous communiquons avec vous.
• Unité administrative : Ce champ alphanumérique est limité à 8 caractères. L'inscription de l'unité administrative sert principalement à trier des dossiers selon votre besoin lors de la correction de votre déclaration annuelle. Vous pourrez ainsi répartir le travail de validation de la déclaration annuelle selon l'inscription faite dans ce champ, que ce soit par service, par centre d'opération, par centre de responsabilité, etc.

Pour les champs qui suivent, notez qu'aucune mise à jour automatique ne sera effectuée si certaines données transmises sont différentes de celles connues par le système : nom de famille, prénom, nom à la naissance, sexe, date de naissance et langue de correspondance.

Par conséquent, vous ne pouvez pas modifier les coordonnées d'une personne déjà inscrite par l'intermédiaire de la déclaration annuelle. À la demande de la personne participante, vous devez pour ce faire nous transmettre le formulaire Demande de modification d'un renseignement personnel dans le dossier d'un participant (290)  accompagné de la photocopie des pièces justificatives pertinentes.

Continuité d'emploi

Le changement de numéro de calendrier n'est pas un critère d'identification pouvant rompre la continuité d'emploi à lui seul. Vous ne devez pas ajouter de date de début ou de fin d'emploi lorsque la date de début d'un calendrier de paie est le lendemain de la date de fin du calendrier  précédent.

Une rupture de la continuité d'emploi entraîne des messages d'erreur. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez le chapitre Messages de validation de la déclaration annuelle de ce guide.

Exemples de continuité d'emploi

Situation 1 : Tous les critères d'identification de l'emploi restent les mêmes d'une année à l'autre

Il est à noter que les caractères alphanumériques AAA1 représentent l'année de la déclaration annuelle en traitement, et AAA0, celle qui la précède.

N'inscrivez pas de date dans la déclaration annuelle pour cette situation

Si une date de début d'emploi est indiquée en AAA1, mais qu'il n'y a pas de date de fin d'emploi en AAA0, un message d'erreur (E175) s'affichera dans votre déclaration annuelle. Supprimez la date de début d'emploi en AAA1 pour corriger la situation.

Si une date de fin d'emploi est indiquée en AAA0, mais qu'il n'y a pas de date de début d'emploi en AAA1, un message d'erreur (E535) s'affichera dans votre déclaration annuelle. Inscrivez une date de début d'emploi en AAA1 pour corriger la situation.

Situation 2 : Un ou plusieurs critères de continuité d'emploi ont changé

Exemple : Changement de régime

Exemple 1 : Changement de régime

Cet exemple présente un changement de régime. Si un seul ou plusieurs critères de continuité d'emploi changent, le traitement doit être le même.

La bonne façon de déclarer cette situation est de mettre une date de fin d'emploi en AAA0 et une date de début d'emploi en AAA1.

Dans cette situation, un des critères d'identification de l'emploi n'est pas le même en AAA1 qu'en AAA0. Par conséquent, un nouvel ensemble de critères d'identification d'un emploi (régime/groupe/numéro d'emploi/type de déclaration/facteur quotidien/base de rémunération) doit être créé dans la déclaration annuelle de AAA1. Vous devez donc indiquer une date de fin d'emploi en AAA0 selon les règles administratives en vigueur et une date de début d'emploi en AAA1. Dans le cas contraire, un message d'erreur (E175 ou E535) s'affichera dans votre déclaration annuelle.

Dans cette situation, un des critères d'identification de l'emploi n'est pas le même en AAA1 qu'en AAA0. Par conséquent, un nouvel ensemble de critères d'identification d'un emploi (régime/groupe/type de déclaration/facteur quotidien/base de rémunération) doit être créé dans la déclaration annuelle de AAA1. Vous devez donc indiquer une date de fin d'emploi en AAA0 selon les règles administratives en vigueur et une date de début d'emploi en AAA1. Dans le cas contraire, un message d'erreur (E175 ou E535) s'affichera dans votre déclaration annuelle.

Il peut s'agir d'un changement survenu pendant l'année. Dans ce cas, produisez 2 déclarations distinctes : l'une avec une date de fin d'emploi, l'autre avec une date de début d'emploi.

Si par contre une date de fin d'emploi est inscrite en AAA0 et qu'aucune date de début d'emploi n'est inscrite en AAA1, un message d'erreur (E535) s'affichera. Vous devrez inscrire la date à laquelle la personne a commencé à participer au nouveau régime comme date de début d'emploi en AAA1.

Note : D'autres messages d'erreur (ex. : E166, E173, E003, E020 ou E524) pourraient apparaître dans votre déclaration annuelle selon le critère de continuité de l'emploi qui a été modifié. Vérifiez les critères d'identification d'un emploi, par exemple le numéro d'emploi, le numéro de calendrier de paie, la base de rémunération et le facteur quotidien, afin de corriger la ou les situations.

Dans cette section, nous traiterons des données financières de base. Pour chaque personne, vous devez déclarer distinctement chaque emploi correspondant à un ensemble de critères d'identification différent.

Les champs de « régime de retraite », « groupe », « calendrier de paie », « type de déclaration », entre autres, sont inclus et décrits dans cette section.

Dans ce bloc d'informations, un minimum de données à saisir est requis. Les champs obligatoires sont précédés d'un astérisque rouge, comme illustré plus haut.

Notez qu'en plus des champs obligatoires, si les champs « salaire cotisable », « salaire non cotisable », « cotisation salariale », « date de début » et « date de fin » ne sont pas remplis et qu'il n'y a aucun jour d'absence pendant la période visée par cette déclaration, le message d'erreur E116 s'affichera.

Régime de retraite

Inscrivez le code du régime de retraite auquel une personne participe.

Pour pouvoir déclarer la participation d'une personne à un régime, vous devez être assujetti à ce régime et la personne en lien d'emploi doit pouvoir participer à ce régime selon des critères déterminés, sinon un message d'erreur s'affichera (voir les détails dans le tableau ci‑dessous).

Groupe

Le champ « Groupe » indique qu'une particularité est applicable à certaines personnes qui participent à un régime de retraite du secteur public. Ce champ est étroitement lié au champ « Régime de retraite » décrit précédemment. Il peut s'agir d'un taux de cotisation différent de celui normalement applicable au régime de retraite ou du versement d'une rente supplémentaire.

Si aucune particularité n'est applicable au régime de retraite indiqué dans le champ « Régime de retraite », n'inscrivez rien dans le champ « Groupe ».

Une déclaration distincte par régime/groupe est produite si une personne participe à plus d'un régime ou à plus d'un groupe dans l'année visée par le calendrier de paie. Cela peut se produire de façon consécutive ou simultanée, selon les régimes de retraite concernés.

Dans le tableau qui suit, vous trouverez dans la dernière colonne l'indicateur à inscrire dans le champ « Groupe », de même que le code de régime de retraite à inscrire dans le champ « Régime de retraite », selon le cas.

Numéro de calendrier de paie – Retraite Québec

Le numéro de calendrier est un champ obligatoire limité à 2 chiffres pour tous les régimes.

Indiquez le numéro de « calendrier de paie – Retraite Québec » approprié selon l'emploi occupé par la personne, en considérant son poste et sa base de rémunération.

Ce numéro a été saisi préalablement lorsque vous avez confirmé les données sur vos calendriers de paie qui couvrent la période de paie visée par les feuillets fiscaux. Veillez à sélectionner le numéro de « calendrier de paie – Retraite Québec » et non celui provenant de votre organisme, car ils peuvent être différents.

Pour chaque personne, la section des données financières de base contient un seul calendrier de paie. Donc, si une personne a été payée en fonction de 2 calendriers de paie, produisez 2 sections des données financières de base.

Pour un emploi déjà déclaré, le calendrier Retraite Québec choisi doit être en continuité avec celui utilisé pour la déclaration annuelle précédente. Le numéro de calendrier peut être différent, tant que les dates se suivent.

Numéro d'emploi

Ce champ est utilisé seulement par le réseau de l'éducation.

Corps d'emploi

Vous devez remplir ce champ limité à 20 caractères alphanumériques pour chaque déclaration produite.

Pour les organismes relevant du Secrétariat du Conseil du trésor, la donnée requise est la codification normalisée par le Secrétariat du Conseil du trésor des titres ou corps d'emploi prévus dans les conventions collectives ou conditions de travail. Au besoin, consultez l'annexe 1.4 – Liste des corps d'emploi de ce chapitre. Si votre organisme ne relève pas de cette instance, indiquez votre codification des corps d'emploi ou consultez l'annexe 1.4.

La codification du corps d'emploi à inscrire est celle qui correspond au classement de la personne dans son dossier personnel chez l'employeur (fiche maîtresse) :

• au dernier jour du calendrier de paie de l'année ou
• au dernier jour où elle est visée lorsqu'il y a une date de fin d'emploi.

Dans ces 2 situations, inscrivez le corps d'emploi correspondant au classement de la personne, même si celle-ci a occupé plus d'un emploi et que les données financières sont regroupées dans une même déclaration.

Cotisation patronale

Lorsque vous devez nous verser une cotisation patronale, inscrivez la lettre « O » pour « oui ». Lorsque vous n'êtes pas tenu de la verser, indiquez la lettre « N » pour « non ». Pour connaître le taux applicable, consultez l'annexe 1.1 – Liste des régimes de retraite du secteur public, des taux et des formules à utiliser pour la déclaration annuelle de l'année en cours.

Vous trouverez la liste des employeurs qui n'ont pas à verser de cotisation patronale dans l'annexe 1.5 – Liste des organismes qui n'ont pas à verser la cotisation patronale.

Type de déclaration

Les types possibles de déclaration sont « en blanc », « 1 », « 2 » ou « 3 ». Vous trouverez ci-après la description de chacun de ces types.

Produisez une section des données financières de base distincte pour chaque type de déclaration.

Personnel visé (type « en blanc »)

La personne est visée par le régime pour l'année déclarée. Il s'agit de la situation la plus courante.

Personnel non visé (type 1)

Le type 1 est utilisé dans le cas d'une personne pour laquelle vous avez prélevé des cotisations par erreur alors qu'elle n'était pas visée par un régime de retraite pendant la période concernée du calendrier de paie. Il peut s'agir, entre autres, d'une personne pour laquelle vous avez prélevé des cotisations :

• alors qu'elle avait moins de 18 ans ou
• après le 30 décembre de l'année où elle a atteint l'âge maximal de participation au régime.

Dans ces cas, vous devez rembourser à la personne la cotisation prélevée par erreur. Pour ce faire, inscrivez « 1 » comme type de déclaration et nous vous créditerons les cotisations que vous nous avez remises par erreur, au moment de la production de la facture annuelle. Notez également que les données de participation de la personne ne seront pas enregistrées à son dossier.

Personnel libéré pour activité syndicale (type 2)

Le type 2 est utilisé majoritairement par les organismes syndicaux prévus à l'annexe II.1 de la Loi sur le régime de retraite du personnel employé du gouvernement et des organismes publics (RLRQ, chapitre R-10) et par les associations représentant le personnel d'encadrement prévu à l'annexe III de la Loi sur le régime de retraite du personnel d'encadrement (RLRQ, chapitre R-12.1). Vous trouverez l'information à ce sujet aux annexes 3.1 et 3.2 du chapitre « Salaire admissible et cotisations ».

Lorsqu'une personne est libérée de son emploi, avec ou sans salaire, pour travailler pour un syndicat ou une association de cadres, il arrive que le syndicat ou l'association verse à la personne un salaire plus élevé que celui qu'elle reçoit de son employeur d'origine. Le type 2 est utilisé pour déclarer ce salaire supplémentaire versé à la personne par le syndicat ou l'association. Il est à noter que ce salaire supplémentaire est assujetti à la cotisation patronale.

De plus, il est aussi possible d'utiliser le type 2 dans le cas d'une personne qui reçoit un salaire garanti. Le montant déclaré doit correspondre au salaire garanti versé à une personne qui participe à un régime du secteur public chez un autre employeur.

Notez que le type 2 ne s'applique pas pour le RRCJAJ, le RREFQ, le RRMAN ou le RRCJQ.

Notez que le type 2 ne s'applique pas pour le RRCHCN.

Personnel libéré sans salaire pour activité syndicale (type 3)

Le type 3 est utilisé uniquement par les organismes syndicaux prévus à l'annexe II.I de la Loi sur le régime de retraite du personnel employé du gouvernement et des organismes publics et par les associations représentant le personnel d'encadrement prévues à l'annexe III de la Loi sur le régime de retraite du personnel d'encadrement. Vous trouverez l'information à ce sujet aux annexes 3.1 et 3.2 du chapitre « Salaire admissible et cotisations ».

Le type 3 est inscrit pour déclarer le salaire versé à la personne par le syndicat ou l'association correspondant au salaire que l'employeur d'origine aurait versé si elle n'avait pas été libérée de son emploi sans salaire pour activité syndicale.

Si l'employeur d'origine est un employeur autonome, il doit payer la cotisation patronale qu'il aurait eu à verser si la personne n'avait pas été libérée.

Le syndicat ou l'association verse les cotisations patronales seulement sur la portion excédant le salaire que la personne aurait reçu si elle n'avait pas été libérée.

Notez que le type 3 ne s'applique pas pour le RRE, le RRAPSC, le RRCJAJ, le RRMAN ou le RRCJQ.

Notez que le type 3 ne s'applique pas pour le RRE ou le RRAPSC.

Notez que le type 3 ne s'applique pas pour le RRE, le RRCHCN ou le RRAPSC.

Facteur quotidien

Le facteur quotidien est établi en vertu des conditions de travail et utilisé par les systèmes de paie pour calculer le salaire quotidien d'une personne en lien d'emploi. Il varie selon la catégorie d'employés et la catégorie d'employeurs. Ce champ est obligatoire pour tous les régimes et vous devez le remplir pour chaque déclaration produite.

Pour un emploi déjà déclaré, le facteur quotidien doit être le même que celui utilisé pour la déclaration précédente.

Date de début

La date de début d'emploi doit être inscrite sous la forme « aaaa-mm-jj ». Elle est liée notamment aux champs « régime de retraite », « groupe », « facteur quotidien », « type de déclaration » et elle est comprise dans la période couverte par le calendrier de paie approprié. Si la date de début est inscrite dans la déclaration annuelle, celle-ci doit être antérieure à la date de fin d'emploi ou être la même.

Pour l'année de la déclaration annuelle, une date de début d'emploi est inscrite chaque fois qu'une nouvelle personne dont l'âge se situe entre 18 ans et l'âge maximal de participation au régime de retraite fait l'objet d'une déclaration si :

• Elle est embauchée pour un emploi visé dans la période couverte par le calendrier de paie.
  Inscrivez la date du jour où cette personne a accompli du service si elle n'avait pas de lien d'emploi au début du calendrier de paie. Pour une personne qui atteint 18 ans en cours d'année, inscrivez comme date de début d'emploi la date de son anniversaire (date à laquelle elle commence à cotiser au régime de retraite).
• Elle est réembauchée pour un emploi visé sans droit de rappel dans la fonction publique.
  Inscrivez la date de début du contrat.
• Elle participe à un second groupe ou régime de retraite du secteur public.
  Inscrivez la date du jour où la personne commence à être visée par ce nouveau groupe ou régime de retraite.
• Elle fait l'objet de plus d'un type de déclaration.
  Inscrivez la date du jour où la personne commence à être visée par le second type de déclaration.
• Elle est rémunérée en fonction de plus d'un calendrier de paie.
  Inscrivez la date du jour où la personne commence à être rémunérée en fonction du second calendrier de paie.
• Elle fait l'objet de déclarations faites sous plus d'un numéro d'emploi.
  Inscrivez la date du jour où la personne commence à être visée par un nouveau numéro d'emploi.

N'inscrivez pas de date de début si la personne était en fonction ou avait un lien d'emploi (une personne inscrite sur une liste de rappel ou de priorité d'engagement ou une personne qui occupe un emploi saisonnier) au dernier jour couvert par le calendrier de paie de l'année précédente.

N'inscrivez pas de date de début si la personne était en fonction ou avait un lien d'emploi (une personne inscrite sur une liste de rappel ou une personne qui occupe un emploi saisonnier) au dernier jour couvert par le calendrier de paie de l'année précédente.

Date de fin

La date de fin d'emploi doit être inscrite sous la forme « aaaa-mm-jj ». Elle est liée notamment aux champs « régime de retraite », « groupe », « facteur quotidien », « type de déclaration » et elle est comprise dans la période couverte par le calendrier de paie approprié.

Pour l'année de la déclaration annuelle, une date de fin d'emploi est inscrite chaque fois qu'une nouvelle personne dont l'âge se situe entre 18 ans et l'âge maximal de participation au régime fait l'objet d'une déclaration si :

• Elle n'a plus de lien d'emploi avec l'employeur (démission, congédiement, décès, échéance de la liste de rappel ou de priorité d'engagement, échéance du contrat de travail). Cette date de fin d'emploi servira à établir l'admissibilité aux prestations.
  Inscrivez la date du dernier jour où cette personne est visée, puisque le lendemain, elle n'a plus de lien d'emploi dans votre organisme.
• Elle n'a plus de lien d'emploi avec l'employeur (démission, congédiement, décès, échéance de la liste de rappel, échéance du contrat de travail). Cette date de fin d'emploi servira à établir l'admissibilité aux prestations.
  Inscrivez la date du dernier jour où cette personne est visée, puisque le lendemain, elle n'a plus de lien d'emploi dans votre organisme.
• Elle décède.
  Inscrivez obligatoirement une date de fin d'emploi : soit la date exacte du décès, si la personne était toujours en lien d'emploi à ce moment (même s'il s'agit d'un samedi ou d'un dimanche), soit une date de fin d'emploi antérieure à la date de décès, seulement si le lien d'emploi s'est terminé avant le décès. Dans le dernier cas, la date de fin d'emploi sera celle correspondant à la dernière journée de travail.
• Elle cesse de participer à un groupe ou à un régime de retraite.
  Inscrivez la date du dernier jour où cette personne est visée par ce régime ou ce groupe.
• Elle cesse d'occuper un de ses emplois.
  Inscrivez la date du dernier jour où elle occupe cet emploi.
• Elle n'est plus visée par le même type de déclaration.
  Inscrivez la date du dernier jour où cette personne est visée par ce type de déclaration.
• Elle cesse d'être rémunérée en fonction d'un calendrier de paie.
  Inscrivez la date du dernier jour où cette personne est rémunérée ou a un lien d'emploi en fonction de ce calendrier de paie.
• Elle atteint l'âge maximal de participation au régime en cours d'année.
  La personne qui atteint l'âge maximal de participation au régime pendant l'année de la déclaration annuelle participera au régime de retraite jusqu'au 30 décembre, si elle a occupé un emploi visé toute l'année. La date à inscrire comme date de fin d'emploi sera donc le 30 décembre de l'année de son 69^e anniversaire (pour le RREGOP) ou de son 71^e anniversaire (pour le RRPE).
• Elle reçoit durant la période couverte par le calendrier de paie une prestation de maladie en phase terminale du RREGOP, du RRAS ou du RRPE.
  Inscrivez la date de fin d'emploi. Si la personne n'a pas démissionné, inscrivez la date du dernier jour où cette personne participe à un de ces régimes de retraite, c'est-à-dire celle qui a été indiquée quand nous avons accepté la demande de prestation de maladie en phase terminale.
• Elle reçoit, durant la période couverte par le calendrier de paie, une rente d'invalidité du RRE ou du RRF.
  Inscrivez la date de fin d'emploi.
• Elle démissionne, dans le cas d'une personne enseignant au niveau collégial.
  Inscrivez la date de fin de session en considérant qu'une session collégiale équivaut à 130 jours, y compris les vacances. Par contre, si un membre du personnel enseignant démissionne immédiatement à la fin de sa prestation de travail (par exemple : s'il devient admissible à la rente de retraite à cette date), cette date deviendra la date de fin d'emploi et le salaire qui lui sera versé à titre de revenu de vacances pour compléter les 130 jours de la session ne sera pas cotisable et aucun service ne lui sera reconnu.
• Elle a une fin d'emploi qui se situe dans la période du 1^er juillet au 31 août, pour une personne membre du personnel enseignant du secteur public du primaire ou du secondaire et du secteur privé et pour une personne membre du personnel enseignant du primaire ou du secondaire dont l'emploi est déclaré sur une base de rémunération de 200 jours.
  Inscrivez la date de fin d'emploi, puisqu'une personne qui démissionne en juillet ou en août, alors qu'elle est admissible à une rente de retraite immédiate, n'a pas droit au paiement de celle-ci rétroactivement au 30 juin, mais bien à compter du jour qui suit celui où la personne cesse d'être visée par son régime de retraite.

N'inscrivez aucune date de fin pour la personne qui :

• est en fonction ou conserve un lien d'emploi (une personne inscrite sur une liste de rappel ou de priorité d'engagement ou une personne occupant un emploi saisonnier) jusqu'au dernier jour de la période couverte par la dernière période de paie du calendrier de paie applicable pour l'année de la déclaration
• est en fonction ou conserve un lien d'emploi (une personne inscrite sur une liste de rappel ou une personne occupant un emploi saisonnier) jusqu'au dernier jour de la période couverte par la dernière période de paie du calendrier de paie applicable pour l'année de la déclaration
• atteint le service maximum en cours d'année et qui continue de travailler après le dernier jour couvert par le calendrier de paie applicable. Pour plus de renseignements, voir le champ « Salaire non cotisable » décrit plus loin.

Salaire cotisable

Le salaire cotisable correspond généralement au salaire versé en fonction de l'échelle salariale, auquel s'ajoute tout montant de rétroactivité prévu par le contrat de travail ou la convention collective, pour l'année couverte par le calendrier de paie.

Il comprend le salaire réellement versé à la personne au cours de la période couverte par le calendrier de paie applicable dans l'année à déclarer et aussi celui qui ne lui a pas été versé parce qu'elle s'est prévalue de jours d'absence sans salaire pendant lesquels elle a maintenu sa participation à son régime.

Le salaire cotisable doit inclure le salaire correspondant aux jours d'absences dont le salaire est cotisable et dont le service est crédité (code D). De plus, ces jours d'absences doivent être déclarés à la section des données financières variables :

• départ progressif (D1)
• absence sans salaire soumise à cotisation (D2)
• absence pour maladie ou invalidité (D3)
• absence pour obligations familiales ou parentales (D4)
• aménagement et réduction du temps de travail (ARTT) (D5)
• absence pour toute autre situation prévue par une convention collective (D6).

Au salaire cotisable s'ajoutent, s'il y a lieu :

• le montant forfaitaire prévu par des mesures de protection du salaire de base en cas de réaffectation, de rétrogradation, de réorientation professionnelle, ou d'un autre événement semblable, afin de compenser une diminution du salaire annuel de base
• le montant forfaitaire versé, par exemple, aux employés hors échelle ou hors échelon lors des révisions de salaire périodiques, sauf la prime versée pour rendement exceptionnel
• la partie cotisable d'un montant de rétroactivité (pour plus de détails à ce sujet, consultez le champ « Rétroactivité » de la section « Données financières variables », plus loin dans ce guide)
• pour les médecins omnipraticiens à honoraires fixes qui ont conclu une entente à cet effet (amendement 129 ayant pris effet le 1^er janvier 2013), jusqu'à un maximum de 260 heures excédentaires rémunérées, qui s'ajoutent à la base de 1 820 heures
• la rémunération additionnelle versée à une personne qui est membre de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, qui a reçu une formation postscolaire reconnue dans le cadre de son contrat de travail ou sa convention collective et qui a atteint le maximum de l'échelle salariale
• toute rémunération additionnelle versée à une personne dont le titre d'emploi requiert un diplôme d'études collégiales (DEC) et dont le classement correspond au groupe des techniciennes et techniciens (code 2000 du réseau de la santé) ayant déjà atteint le maximum de l'échelle salariale et ayant suivi une formation postscolaire requise et reconnue selon les dispositions de la convention collective de travail qui lui est applicable
• la différence entre le salaire reçu et le salaire gagné versé sous forme d'un ajustement 10 mois ou d'un montant résiduel de contrat au 30 juin ou à la fin d'emploi pour les enseignants des commissions scolaires et des établissements d'enseignement privés qui travaillent selon un calendrier scolaire de 200 jours.

Le salaire cotisable n'inclut pas :

• le salaire auquel la personne aurait eu droit pendant qu'elle était absente et admissible à l'assurance salaire ou pendant qu'elle était en congé de maternité
• la partie différée du salaire auquel la personne aurait eu droit si elle n'avait pas bénéficié d'une entente de congé sabbatique à traitement différé (CSTD), durant la période de congé ou durant la période de travail
• la somme reçue à titre de gratification, de prime, d'allocation ou de compensation, à moins que le gouvernement ne les inclue par règlement
• la majoration de salaire versée à chaque paie aux employés à temps partiel ou occasionnels pour compenser l'absence d'avantages sociaux
• le salaire auquel le membre du personnel enseignant aurait eu droit s'il n'avait pas été :
  • mis en disponibilité
  • en préretraite.

Vous trouverez la liste des principaux types de gains cotisables et non cotisables à l'annexe 1.2 – Liste des principaux types de gains cotisables et non cotisables.

Particularités

Emplois multiples chez le même employeur

Devant une situation d'emplois multiples telle que décrite au chapitre « Participation – Régularisation des emplois multiples », établissez le salaire cotisable selon le mécanisme de régularisation du service et du salaire décrit à la section Méthode à appliquer pour produire une seule déclaration annuelle chez le même employeur.

Participation à un régime de retraite pendant une absence sans salaire

La personne qui participe au RREGOP, au RRPE, au RRE ou au RRF, qui est en absence sans salaire et qui occupe un autre emploi visé pendant son absence, continue de cotiser à son régime de retraite.

Personne qui atteint le service maximum

Le champ « Salaire cotisable » ne doit pas être rempli si la personne a atteint le service maximum. Le salaire doit plutôt être inscrit dans le champ « Salaire non cotisable ».

Salaire admissible maximum

Le plafond des prestations déterminées a été instauré pour limiter la prestation acquise par année de participation régulière ou rachetée. Afin de respecter ce plafond, un salaire admissible maximum a été établi. Par conséquent, la personne participant au régime ne cotise pas sur la portion de son salaire qui excède le salaire admissible maximum. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez le chapitre Participation - Salaire admissible et cotisations.

Pour le calcul de la cotisation, tenez compte de ces maximums. Par contre, le salaire cotisable à indiquer dans la déclaration annuelle est le salaire admissible non limité par le plafond. Il correspond alors au salaire admissible versé et aussi à celui qui n'a pas été versé à la personne parce qu'elle a des jours d'absence sans salaire pendant lesquels elle a maintenu sa participation à son régime.

Versement d'une paie additionnelle au cours d'une année

Le versement d'une 27^e ou d'une 53^e paie dans la période couverte par le calendrier de paie fait partie du salaire cotisable de l'année de la déclaration. Une cotisation au régime de retraite est prélevée sur cette paie, celle-ci faisant partie du salaire admissible de l'année. Quant à l'exemption du régime pour le calcul des cotisations, elle est répartie sur 27 ou 53 périodes de paie selon le cas.

Qu'il y ait ou non le versement d'une 27^e paie, répartissez l'exemption en fonction du calendrier scolaire, si vous le faisiez pour les employés ayant une base de 200 jours.

Cotisation salariale

Indiquez le montant des cotisations que vous avez déduites du salaire de la personne et que vous nous avez versées au cours de l'année. Vous devez par contre exclure toutes les cotisations récupérées pour les années antérieures et toute somme versée pour un rachat de service. Répartissez le montant des cotisations sur chacune des déclarations distinctes d'une personne.

Incluez également le montant des cotisations salariales que vous payez pour la personne.

Par conséquent, vous devez inscrire une valeur de cotisation (supérieure à zéro) pour tous les régimes lorsque :

• au moins un montant de rétroactivité déclaré est cotisable
• des absences de type D sont inscrites et que la valeur du salaire lié à ces absences est plus grande que zéro, par exemple, dans les situations telles que l'aménagement et la réduction du temps de travail (ARTT) (D5)
• l'écart entre les cotisations déclarées et les cotisations calculées est plus grand que la limite permise.

Particularité

Absence sans salaire soumise à cotisation (D2)

Concernant ce type d'absence (à temps plein de 30 jours civils consécutifs ou moins ou à temps partiel à 20 % ou moins du temps régulier d'une personne travaillant à temps plein), incluez la cotisation que la personne a versée ou qu'elle versera à son retour, comme décrit dans le chapitre Participation – Absence.

Partiel – % du temps

Ce champ numérique limité à 6 chiffres, dont 4 décimales (0,0000 %), sert à identifier les employés à temps partiel, c'est-à-dire les employés qui occupent un poste selon un horaire incomplet. Le pourcentage doit être arrondi au quatrième chiffre après la virgule.

Certaines personnes font partie de cette catégorie si :

• elles ne travaillent pas durant toute la période couverte par le calendrier de paie de l'année à déclarer ou
• elles ne travaillent pas à temps complet durant la période comprise entre leur date de début et leur date de fin d'emploi.

Il s'agit notamment des personnes à contrat, occupant un emploi occasionnel ou saisonnier.

N'inscrivez rien si la personne est à temps plein, soit à 100 % du temps de travail.

Formule pour calculer le pourcentage (%) :

S'il n'y a aucune date de début ni de fin d'emploi, le nombre de jours possibles correspond au nombre de jours cotisables compris entre la date de début du calendrier de paie et la date de fin du calendrier de paie applicable dans l'année.

Dans votre réseau, ce nombre est généralement de 260 jours. À l'occasion, le nombre de jours cotisables pourrait être différent. Par exemple, dans le cas d'une année comportant 27 paies, il pourrait y avoir jusqu'à 270 jours cotisables.

Dans votre réseau, le pourcentage peut également être établi en fonction du nombre de périodes, de cours, d'heures, etc., prévu dans la classification de la personne en tenant compte du calendrier de paie applicable.

S'il y a une date de début ou une date de fin d'emploi au cours de l'année, le calcul doit tenir compte du nombre possible d'unités (heures, jours, etc.) comprises dans la période d'emploi déclarée.

Pour les cas suivants, inscrivez zéro comme pourcentage :

• une personne sans lien d'emploi, qui n'a pas participé à son régime durant l'année visée par la déclaration et qui reçoit un montant de rétroactivité au cours d'une année civile postérieure à celle de sa date de fin d'emploi
• une personne qui n'a pas participé à son régime durant l'année visée par la déclaration et qui reçoit un montant de rétroactivité au cours d'une année civile postérieure à celle de l'atteinte de l'âge maximal de participation au régime
• une personne en lien d'emploi qui occupe un emploi saisonnier ou qui est inscrite sur une liste de rappel si :
• elle n'a pas participé à son régime de retraite durant l'année et qu'elle a reçu un montant de rétroactivité
• son emploi prend fin durant l'année sans aucune participation à son régime de retraite, avec ou sans rétroactivité salariale
• le personnel enseignant ayant une base de rémunération de 200 jours qui n'a aucune participation dans l'année et qui reçoit uniquement la différence entre le salaire reçu et le salaire gagné sous forme d'ajustement 10 mois, avec ou sans rétroactivité salariale.
  Inscrivez le montant d'ajustement 10 mois dans les champs des données financières variables réservés à cet effet. Si le pourcentage de temps est supérieur à 0,0000 %, ces champs ne doivent pas être utilisés.

Si le pourcentage est égal à zéro, plusieurs champs doivent concorder entre eux pour que la déclaration soit valide, notamment le « Salaire cotisable », le « Salaire non cotisable », le « Montant de rétroactivité » du bloc « Absences » et le « Montant admissible total » du bloc « Rétroactivité ».

Particularités

Congé sabbatique à traitement différé (CSTD) ou toute absence pour laquelle le salaire est cotisable et pour laquelle le service est crédité (absence de type D) pour une personne travaillant à temps partiel ou occupant un emploi saisonnier

Ces situations n'ont pas d'effet sur le calcul de la valeur à inscrire dans le champ « Partiel – % du temps ». Ainsi, assurez-vous d'inscrire le même pourcentage que si la personne n'avait pas signé d'entente de CSTD ou bénéficié d'une absence de type D.

D'ailleurs, la personne visée se verra accorder les mêmes avantages que si elle n'avait pas signé d'entente de CSTD ou bénéficié d'une absence de type D. Notez que son salaire admissible sera le même, c'est-à-dire l'addition du salaire cotisable, du salaire exonéré, du salaire en congé de maternité et du salaire inscrit sous les codes d'absence C1 ou C2.

Personne ayant atteint le service maximum durant l'année

Dans cette situation, vous devez considérer, dans la somme des jours cotisables utilisée dans la formule du pourcentage de temps travaillé, les types d'absence suivants, si l'absence survient après l'atteinte du service maximum :

• absence avec salaire exonéré
• congé sabbatique à traitement différé (CSTD) durant la période de congé
• congé sabbatique à traitement différé (CSTD) durant la période de travail
• mise en disponibilité
• préretraite
• départ progressif
• absence sans salaire soumise à cotisation
• absence pour maladie ou invalidité
• absence pour obligations familiales ou parentales
• aménagement et réduction du temps de travail (ARTT)
• absence pour toute autre situation prévue par une convention collective.

Pour la personne qui a atteint le service maximum pour le calcul de la rente de retraite, prenez note que vous ne devez déclarer aucune de ces périodes d'absence (absence de type A à D) au bloc « Absences » de la section des données financières variables, sauf les périodes d'absence de type E.

Pourcentage de temps de travail variable

Calculez le pourcentage de temps de travail d'une personne dont les heures travaillées varient en additionnant les périodes suivantes :

• les jours et les parties de jour effectivement travaillés, y compris les jours de vacances, les congés de maladie et les jours fériés payés et utilisés
• les jours et les parties de jour inscrits sous tous les codes d'absence de la section des données financières variables.

Afin d'établir le pourcentage, divisez le total ainsi obtenu par le nombre maximal de jours prévu par rapport à la classification d'emploi de la personne pour la période comprise entre la date de début et la date de fin d'emploi. Ces 2 dates doivent être comprises dans le calendrier de paie applicable.

Salaire non cotisable

Dès qu'une personne participant au RREGOP, au RRPE, au RRE, au RRF, au RRCE ou au RRAS atteint le service maximum pour le calcul de sa rente de retraite, le salaire versé devient du salaire non cotisable.

Ne prélevez aucune cotisation sur le salaire de cette personne pour la partie de l'année suivant l'atteinte du service maximum. Elle cesse alors de cotiser à son régime de retraite. Toutefois, le salaire non cotisable servira à établir le salaire admissible moyen lors du calcul de sa rente de retraite.

Inscrivez le salaire non cotisable dès qu'une personne atteint le service maximum pour le calcul de la rente de retraite.

Au début de chaque année civile, nous vous aviserons, pour les personnes susceptibles d'atteindre le service maximum durant l'année, du service total accumulé au 31 décembre de la dernière participation enregistrée.

Montant de rétroactivité après le service maximum

Prenez note que vous devez inscrire le salaire versé à titre de montant de rétroactivité après le service maximum seulement dans le champ « Salaire non cotisable » du bloc « Rétroactivité » de la section des données financières variables.

Vous ne devez pas l'inscrire dans le champ « Salaire non cotisable » de la section des données financières de base. Pour plus de détails sur la manière de traiter cette situation, consultez le sujet « Rétroactivité » de la section « Données financières variables » de ce chapitre.

Particularité

Personne qui a atteint le service maximum

Inscrivez, dans le champ « Salaire non cotisable », seulement le salaire auquel la personne aurait eu droit durant une des périodes d'absence suivantes :

• absence avec salaire exonéré
• congé sabbatique à traitement différé (CSTD) durant la période de congé
• congé sabbatique à traitement différé (CSTD) durant la période de travail
• mise en disponibilité
• préretraite
• départ progressif
• absence sans salaire soumise à cotisation
• absence pour maladie ou invalidité
• absence pour obligations familiales ou parentales
• aménagement et réduction du temps de travail (ARTT)
• absence pour toute autre situation prévue par une convention collective.

Vous ne devez déclarer aucune absence de type A à D au bloc « Absences » de la section des données financières variables, à l'exception des absences de type E.

Salaire annuel de base

Pour chaque déclaration produite, un salaire annuel de base (SAB) doit être inscrit obligatoirement dans ce champ, sauf si la personne participe au RRMSQ, au RREFQ ou au RRMAN. Le champ doit cependant être rempli dans le cas d'une personne participant à l'un de ces 3 régimes si au moins une absence avec salaire est indiquée.

Pour chaque déclaration produite, un salaire annuel de base (SAB) doit être inscrit obligatoirement dans ce champ, sauf si la personne participe au RRCHCN. Le champ doit cependant être rempli dans le cas d'une personne participant à ce régime si au moins une absence avec salaire est indiquée.

Pour chaque déclaration produite, un salaire annuel de base (SAB) doit être inscrit obligatoirement dans ce champ.

Inscrivez le salaire annuel de base que la personne a eu ou aurait eu si elle avait été à temps plein à la dernière période de paie du calendrier de paie applicable dans l'année de la déclaration, ou si elle a quitté son emploi, à la date de sa démission. Les jours d'absence de type A à E sont considérés dans le salaire annuel de base.

Le salaire annuel de base à inscrire varie selon l'emploi et les conditions de travail s'y rapportant. Pour plus de détails, consultez le chapitre Participation - Salaire admissible et cotisations.

Particularités

Personne qui a atteint le service maximum

Inscrivez, pour la personne participant au RREGOP, au RRPE, au RRCE, au RRAS, au RRE ou au RRF, le salaire annuel de base de la dernière journée pour laquelle elle a été rémunérée, sans tenir compte qu'elle ait atteint ou dépassé le service maximum pour le calcul de la rente de retraite.

Personne travaillant à temps partiel

Pour une personne travaillant à temps partiel, le salaire annuel de base à inscrire est le salaire qu'elle aurait reçu si elle avait été à temps plein.

Personne dont le salaire annuel de base est supérieur au salaire admissible maximum

Lorsque le salaire annuel de base d'une personne est supérieur au salaire admissible maximum, déclarez son salaire annuel de base réel sans tenir compte du salaire admissible maximum.

Emplois multiples chez le même employeur mais ne dépassant pas une année de service

Pour la personne qui occupe plusieurs emplois simultanément ou consécutivement dans la même année et dont le total du service ne dépasse pas une année, regroupez les emplois dans une seule section des données financières lorsque les salaires annuels de base des emplois occupés sont différents. Par conséquent, le service acquis dans chacun des emplois est pris en compte dans la pondération du salaire annuel de base à inscrire.

Note : Vous n'avez pas à pondérer le salaire annuel de base lorsque le fait d'occuper des emplois multiples de façon consécutive résulte d'une promotion.

Pour plus de détails sur la régularisation des emplois multiples lorsque le service total est plus grand qu'une année, consultez le chapitre Participation – Régularisation des emplois multiples.

Étapes à suivre pour pondérer le salaire annuel de base :

Étape 1 : Trouvez le service correspondant à chacun des emplois

Service relatif à l'emploi 1 :

Service relatif à l'emploi 2 :

Étape 2 : Trouvez le salaire annuel de base correspondant à chacun des emplois

Salaire annuel de base relatif à l'emploi 1 :

Salaire annuel de base relatif à l'emploi 2 :

Étape 3 : Appliquez la formule

Inscrivez le résultat dans le champ « Salaire annuel de base ».

Rétrogradation en cours d'année sans protection du salaire

Appliquez les mêmes méthodes de calcul que celles établies pour la personne occupant des emplois multiples, en calculant un salaire annuel de base pondéré.

Exemple de pondération en situation d'emplois multiples :

Étape 1 : Trouvez le service correspondant à chacun des emplois

Service relatif à l'emploi 1 :

Service relatif à l'emploi 2 :

Étape 2 : Trouvez le salaire annuel de base correspondant à chacun des emplois

Salaire annuel de base relatif à l'emploi 1 :

20 $ de l'heure × 7,25 heures par jour × 260,9 jours = 37 830,50 $

Salaire annuel de base relatif à l'emploi 2 :

22 $ de l'heure × 7 heures par jour × 260,9 jours = 40 178,60 $

Étape 3 : Appliquez la formule

Inscrivez 39 277,06 $ dans le champ « Salaire annuel de base ».

Changement du nombre d'heures par semaine en cours d'année (par ex. de 35 h/semaine à 40 h/semaine ou l'inverse)

Appliquez les mêmes modalités que celles établies pour la personne occupant des emplois multiples; calculez donc un salaire annuel de base pondéré.

Exemple de pondération lors d'un changement du nombre d'heures en cours d'année :

Étape 1 : Trouvez le service correspondant à chacun des emplois

Service relatif à l'emploi 1 :

Service relatif à l'emploi 2 :

Étape 2 : Trouvez le salaire annuel de base correspondant à chacun des emplois

Salaire annuel de base relatif à l'emploi 1 :

22 $ de l'heure × 7 heures par jour × 260,9 jours = 40 178,60 $

Salaire annuel de base relatif à l'emploi 2 :

22 $ de l'heure × 8 heures par jour × 260,9 jours = 45 918,40 $

Étape 3 : Appliquez la formule

Inscrivez 43 489,89 $ dans le champ « Salaire annuel de base ».

Salaire pondéré

Si le salaire annuel de base (SAB) inscrit au champ « Salaire annuel de base » est le résultat de la pondération du SAB de plus d'un emploi, inscrivez la lettre « O » pour « oui ».

N'inscrivez rien dans ce champ ou indiquez la lettre « N » pour « non » lorsque le SAB inscrit précédemment n'a pas été pondéré.

Si vous omettez de calculer un SAB pondéré et d'indiquer « oui » dans le champ « Salaire pondéré », plusieurs messages peuvent être générés, comme des messages d'avertissement ou d'erreur relatifs au salaire admissible.

Afin de savoir dans quels cas pondérer les SAB et comment procéder, consultez le point précédent.

La section des données financières variables est liée à la section des données financières de base. Par conséquent, une section des données financières variables sera générée chaque fois qu'une section des données financières de base sera créée.

La section des données financières variables se subdivise en 2 blocs. Le premier s'intitule « Absences » et le second « Rétroactivité ». Ils sont utilisés seulement si la situation à laquelle ils sont liés s'applique au dossier. Par conséquent, pour la période couverte par le calendrier de paie, s'il n'y a aucun jour d'absence ou s'il n'y a aucun montant de rétroactivité à déclarer, n'inscrivez rien dans ce premier ou deuxième bloc de la section des données financières variables.

Vous trouverez ci-dessous la description de chacun des blocs, de même que celle des champs.

La section des données financières variables se subdivise en 3 blocs. Le premier s'intitule « Échelle de salaire et ajustement 10 mois (base de 200 jours) ». Ce premier bloc est obligatoire pour toute déclaration annuelle produite pour les enseignants des niveaux primaire et secondaire ayant 200 jours comme base de rémunération. Le second s'intitule « Absences » et le troisième, « Rétroactivité ». Ces derniers blocs concernent tout le réseau de l'éducation. Ils sont utilisés seulement si la situation à laquelle ils sont liés s'applique au dossier. Par conséquent, pour la période couverte par le calendrier de paie, s'il n'y a aucun jour d'absence ou s'il n'y a aucun montant de rétroactivité à déclarer, n'inscrivez rien dans ce deuxième ou troisième bloc de la section des données financières variables.

Vous trouverez ci-dessous la description de chacun des blocs, de même que celle des champs.

Échelle de salaire et ajustement 10 mois (base de 200 jours)

Ce bloc concerne uniquement le personnel enseignant au primaire et au secondaire ayant une base de rémunération de 200 jours.

Échelle de salaire

Afin de nous permettre de bien annualiser le salaire d'un membre du personnel enseignant, il est important de connaître la progression de son salaire annuel de base (SAB) ainsi que les dates de prise d'effet de chacune des variations du SAB.

Dans le champ « Date de prise d'effet », inscrivez la date à laquelle le salaire annuel de base prend effet et dans le champ « Salaire annuel de base », le montant du SAB. Indiquez ces renseignements pour chaque variation du salaire annuel de base qui survient dans la période couverte par le calendrier de paie applicable.

Notez que le SAB inscrit dans la section « Données financières de base » doit être égal au SAB inscrit dans le bloc « Échelle de salaire et ajustement 10 mois (base 200 jours) » dont la date de prise d'effet est la plus récente.

La date de prise d'effet du premier SAB doit correspondre à la date de début d'emploi. S'il n'y a aucune date de début, la date de prise d'effet doit être le 1^er janvier ou la première journée du calendrier scolaire postérieure au 1^er janvier (incluse dans le calendrier de paie).

La date de prise d'effet du dernier SAB doit correspondre à la date de la dernière variation du SAB et ne doit pas être postérieure à la date de fin d'emploi, s'il y a lieu.

Pour les exemples qui suivent, il est à noter que les caractères alphanumériques AAA1 représentent l'année de la déclaration annuelle en traitement, et AAA0, celle qui la précède.

Exemple 1 : Aucune date de début ou de fin d'emploi

Un enseignant est en lien d'emploi au dernier jour couvert par la dernière période de paie de l'année qui précède la déclaration annuelle en traitement.

• Date de début de la première période de paie du calendrier de paie applicable : 26 décembre AAA0
• Premier jour ouvrable suivant le congé des Fêtes : 10 janvier AAA1
• Salaire annuel de base au premier jour ouvrable après le retour du congé des Fêtes : 52 000 $
• Augmentation de salaire du 1^er avril AAA1 (141^e journée après le début de l'année scolaire) : SAB 53 040 $
• Avancement d'échelon le 24 août AAA1 : SAB 54 631 $

Exemple 2 : Présence d'une date de début et de fin d'emploi

Un enseignant a une date de début d'emploi le 15 février AAA1 et une date de fin le 30 juin dans la déclaration annuelle en traitement.

• Date de début de la première période de paie du calendrier de paie applicable : 26 décembre AAA0
• Premier jour ouvrable suivant le congé des Fêtes : 10 janvier AAA1
• Salaire annuel de base à la date de sa nomination le 15 février AAA1 : 52 000 $
• Augmentation de salaire du 1^er avril AAA1 (141^e journée après le début de l'année scolaire) : SAB 53 040 $
• Salaire annuel de base à la date de son départ le 30 juin AAA1 : 53 040 $

Puisqu'il a quitté son emploi le 30 juin AAA1, vous ne devez inscrire aucune évolution salariale après cette date.

Ajustement 10 mois

Le salaire des enseignants du primaire et du secondaire ayant 200 jours comme base de rémunération est réparti sur 26 paies par année, ce qui permet d'étaler leur revenu sur toute l'année civile. Ainsi, le salaire reçu à chaque paie (1 paie sur 26 paies) est inférieur au salaire gagné par l'enseignant (10 jours sur 200 jours). La différence entre les 2 salaires est versée à titre d'« ajustement 10 mois » après le 30 juin (durant les mois de juillet et d'août) ou à titre de montant résiduel de contrat suivant le départ de l'enseignant. Ce montant est cotisable dans l'année durant laquelle il est versé et il est ajouté au salaire cotisable.

Afin de nous permettre de bien calculer le salaire d'un membre du personnel enseignant, il est important de connaître le montant qui lui a été versé à titre d'ajustement 10 mois.

À cet effet, pour chaque emploi ayant un pourcentage de temps déclaré égal à 0,0000 %, inscrivez l'ajustement 10 mois cotisable dans le champ « Ajustement 10 mois cotisable ». Dans le champ « Ajustement 10 mois non cotisable », inscrivez l'ajustement 10 mois relatif à une période qui se situe après que la personne ait atteint le service maximum. Assurez-vous que le numéro d'emploi a déjà été utilisé pour la personne lors de la déclaration d'un ajustement 10 mois.

Dans le cas de la déclaration d'un ajustement 10 mois cotisable ou d'un ajustement 10 mois non cotisable, un montant de rétroactivité peut être déclaré si le pourcentage du temps déclaré est égal à 0,0000 %. Pour plus d'information au sujet des montants de rétroactivité, référez-vous au sujet « Rétroactivité » décrit dans cette section.

Si le pourcentage de temps déclaré est supérieur à 0,0000 %, les champs « Ajustement 10 mois cotisable  » et « Ajustement 10 mois non cotisable » ne doivent pas être utilisés. Les montants d'ajustement 10 mois seront alors inclus dans le montant inscrit dans le champ « Salaire cotisable » ou « Salaire non cotisable » selon le cas.

Pour les exemples qui suivent, il est à noter que les caractères alphanumériques AAA1 représentent l'année de la déclaration annuelle en traitement, et AAA0, celle qui la précède.

Exemple 1

Le pourcentage de temps déclaré relatif à l'emploi d'un enseignant qui reçoit uniquement un ajustement 10 mois cotisable dans l'année visée par la déclaration annuelle en traitement doit être égal à 0,0000 %.

• Partiel – % du temps : 0,0000 %
• Ajustement 10 mois cotisable: 2 059,22 $
• Rétroactivité salariale cotisable : 0,00 $
• Salaire cotisable : Ajustement 10 mois cotisable + Rétroactivité cotisable = 2059,22 $

Exemple 2

Le pourcentage de temps déclaré relatif à l'emploi d'un enseignant qui a atteint le service maximum prévu à son régime dans l'année visée par la déclaration annuelle précédente et qui reçoit uniquement un ajustement 10 mois non cotisable et un montant de rétroactivité non cotisable dans l'année visée par la déclaration annuelle en traitement doit être égal à 0,0000 %.

• Partiel – % du temps : 0,0000 %
• Ajustement 10 mois non cotisable : 2 059,22 $
• Montant de rétroactivité salariale non cotisable : 500,00 $
• Salaire non cotisable : Ajustement 10 mois non cotisable = 2 059,22 $

Particularité

Date de fin d'emploi hors calendrier

Exceptionnellement, si la date de fin d'emploi se situe entre la fin d'un calendrier de paie et le début d'un autre, par exemple le 3 janvier, la date de fin d'emploi réelle ainsi que le pourcentage de temps travaillé réel doivent être inscrits dans la section précédente « Données financières de base ». Le pourcentage ne doit pas être à 0 %. Le montant de l'ajustement 10 mois doit être inscrit dans le champ « salaire cotisable » et non dans le champ « Ajustement 10 mois cotisable ».

Absences

Ce bloc permet de déclarer les jours d'absence d'une personne qui sont survenus durant une année. Il est à noter que les types de jours d'absence sont décrits dans le chapitre Participation – Absence.

Voici les champs et leur description :

• Code :

  Ce champ permet d'identifier le type de jours d'absence qui est déclaré. Il doit être rempli dès qu'un nombre de jours, un salaire ou un montant de rétroactivité lié à l'absence doit être déclaré.

• Jours :

  Dans le champ « Jours », inscrivez le nombre de jours d'absence (arrondir à 4 décimales [0,0000]) en respectant le pourcentage de temps travaillé.

  Notez que la somme de tous les jours d'absence doit être inférieure ou égale au total du nombre de jours cotisables de la période d'emploi, selon le pourcentage de temps déclaré.

  La somme des jours d'absence (A1, D3, D4, D5, D6, E1, E2, E3 et E5) doit aussi être inférieure ou égale au total du nombre de jours cotisables de la période d'emploi, selon le pourcentage de temps déclaré.

• Salaire :

  Dans le champ « Salaire », inscrivez le salaire correspondant aux périodes d'absence. Pour tous les types d'absence, le salaire lié aux périodes d'absence doit respecter les proportions suivantes :

  Salaire annuel de base Facteur quotidien

  ×

  Nombre de jours d'absence

  • Lorsque le salaire déclaré est plus petit que le résultat du calcul ci-dessus, le pourcentage d'écart doit être égal ou supérieur à la limite calculée.
  • Lorsque le salaire déclaré est plus grand que le résultat du calcul ci-dessus, le pourcentage d'écart doit être égal ou inférieur à la limite calculée.

  Selon la situation, vous devez alors corriger vos données telles que le facteur quotidien et le salaire annuel de base, ou corriger le nombre de jours ou le salaire correspondant aux périodes d'absence.

• Montant de rétroactivité :

  Ce champ facultatif permet de déclarer un montant de rétroactivité pour des années antérieures lié à cette période d'absence, s'il y a lieu. Ce champ doit être rempli seulement si un code d'absence est indiqué et que les champs « Jour » et « Salaire » ne sont pas affichés. Il est donc possible de déclarer le montant de rétroactivité, même si aucun jour d'absence lié à cette rétroactivité n'est déclaré dans la déclaration annuelle en traitement. Toutefois, il ne peut y avoir de montant de rétroactivité lié aux absences de type E.

  Notez que la somme des montants de rétroactivité liés aux périodes d'absence doit être inférieure ou égale au total des montants de répartition annuelle (étalement) du montant de rétroactivité.

Ces données sont essentielles pour, entre autres, les situations qui ont une incidence sur la participation à certains régimes soient réflétées dans la déclaration annuelle.

Lorsqu'une personne a des périodes d'absence de plus d'un type, inscrivez dans la même section des données financières variables les jours d'absence et les congés correspondant aux données inscrites à la section des données financières de base.

Rétroactivité

Vous devez toujours remplir ce bloc lorsqu'il y a un montant de rétroactivité pour une ou plusieurs années antérieures à déclarer durant une année. Pour être considéré comme un montant de rétroactivité au sens de la déclaration annuelle, le montant doit avoir été payé à titre d'augmentation ou de rajustement du salaire admissible d'une période antérieure à l'année civile pendant laquelle ce montant est versé. Aussi, la personne doit avoir été en lien d'emploi pendant chaque année d'étalement du montant de rétroactivité. Si le montant est versé au cours de l'année civile dont les données sont traitées, il doit être déclaré dans le salaire cotisable pour l'année courante. Pour plus d'explications, consultez l'exemple 1 ci-dessous.

Les salaires admissibles annuels des personnes qui ont reçu un montant de rétroactivité doivent être identiques à ceux qu'elles auraient reçus si ce montant leur avait été versé chaque année. Pour ce faire, étalez le montant de rétroactivité sur la période couverte par la rétroactivité, et ce, pour chaque année civile visée. Plus précisément, la notion d'année fait référence à la période couverte par le calendrier de paie applicable, ce qui correspond, en fait, à la période couverte par les feuillets fiscaux (T4 et relevé 1).

Voici les champs et leur description :

• Année et montant

  Ces 2 champs permettent une répartition annuelle du montant de rétroactivité. Lorsqu'un montant de rétroactivité est attribué, étalez-le sur la période couverte. Dans le champ « Montant », inscrivez le montant annuel de rétroactivité et dans le champ « Année », l'année à laquelle il s'applique.

• Date du versement

  Inscrivez la date du versement du montant de rétroactivité. Si le montant de rétroactivité a été payé en plusieurs versements ou s'il y a plus d'un montant de rétroactivité versé durant l'année déclarée, inscrivez la date correspondant au premier versement effectué.

• Montant non cotisable

  Dès qu'une personne atteint le service maximum pour le calcul de sa rente de retraite, elle cesse de cotiser à son régime de retraite. Toutefois, le salaire qu'elle reçoit après avoir atteint le service maximum est pris en considération pour établir le salaire admissible moyen qui servira au calcul de sa rente de retraite.

  Par conséquent, vérifiez si, à la date de versement du montant de rétroactivité, la personne avait atteint le service maximum. Si tel est le cas, inscrivez dans la case « Montant non cotisable » la totalité du montant de rétroactivité, même si une partie de celui-ci se rapporte à une période précédant l'atteinte du service maximum.

  De même, ce montant de rétroactivité est aussi étalé sur les années concernées dans les champs « Année » et « Montant » ci-dessus. Cependant, il n'est pas inclus à la section des données financières de base au champ « Salaire non cotisable ».

Le montant de rétroactivité correspond au total des montants suivants :

• le montant de rétroactivité cotisable comprenant le salaire régulier cotisable versé, auquel s'ajoute le montant de rétroactivité lié aux périodes d'absence de type D que la personne a reçu
• le montant de rétroactivité auquel a droit la personne qui a déjà atteint le service maximum pour le calcul de sa rente de retraite
• le montant de rétroactivité lié aux périodes d'absence de types A, B et C que la personne a reçu.

Le montant total de rétroactivité à déclarer ne comprend pas les intérêts versés sur ce montant.

Pour les exemples qui suivent, il est à noter que les caractères alphanumériques AAA1 représentent l'année de la déclaration annuelle en traitement, et AAA0 ou AAA(-1), celles qui la précèdent.

Exemple 1

Dans l'année de la déclaration annuelle en traitement (AAA1), le salaire d'une personne est augmenté de 2 000 $ pour AAA0 et de 100 $ pour AAA(-1). Le 13 octobre AAA1, elle reçoit 2 900 $ à titre de montant de rétroactivité, dont 2 100 $ pour les années antérieures et 800 $ pour l'année en traitement, soit AAA1.

Le bloc « Rétroactivité » indique les données suivantes :

Le montant de rétroactivité de 800 $ n'est pas étalé dans ce bloc, car il est lié à l'année AAA1. Vous devez l'inclure dans le champ salaire cotisable.

Exemple 2

Une personne atteint le service maximum pour le calcul de sa rente de retraite le 1^er juillet AAA0. Dans l'année de la déclaration annuelle en traitement (AAA1), son salaire est augmenté de 2 000 $ pour AAA0 et de 100 $ pour AAA(-1). Le 13 octobre AAA1, elle reçoit 2 300 $ à titre de montant de rétroactivité, dont 2 100 $ pour les années antérieures et 200 $ pour l'année en traitement, soit AAA1. De plus, un montant de 1 000 $ en AAA0 correspond au salaire qu'elle a reçu après l'atteinte du service maximum. Le montant total de rétroactivité est donc non cotisable.

Le bloc « Rétroactivité » indique les données suivantes :

Le montant de rétroactivité de 200 $ n'est pas étalé dans ce bloc, car il est lié à l'année AAA1. Vous devez l'inclure dans le champ salaire non cotisable.

Particularités

Versement d'un montant de rétroactivité pour une personne retraitée

Que la personne soit retraitée ou toujours active, si elle n'a pas encore atteint le service maximum au moment du versement du montant de rétroactivité, vous devez prélever les cotisations requises. La rente sera ajustée à la suite du traitement de la déclaration annuelle.

Versement d'un montant de rétroactivité qui est déclaré sur un emploi d'un régime différent de celui visé par le montant

Personne non qualifiée au régime

Si la personne n'est pas encore qualifiée au nouveau régime auquel elle cotise (par exemple, le RRPE), déclarez le montant de rétroactivité au régime visé par la rétroactivité (par exemple, le RREGOP).

Pour ce faire, ajoutez une déclaration au régime visé par la rétroactivité (par exemple, le RREGOP) sous le numéro d'emploi auquel elle est liée. Déclarez-y le montant de rétroactivité et son étalement avec un pourcentage partiel de 0,0000 %, puisqu'aucun nouveau service n'y a été effectué. Bien que l'emploi soit terminé, vous ne devez inscrire aucune date de début d'emploi.

Personne qualifiée au régime

Si la personne est qualifiée à un nouveau régime (par exemple, le RRPE), déclarez le montant de rétroactivité au régime auquel elle participe en ce moment (par exemple, le RRPE), même si la rétroactivité vise des années auxquelles elle a participé à un autre régime (par exemple, le RREGOP).

Service crédité

Méthode pour calculer le nombre de jours ouvrables à partir du nombre de jours civils (base 260)

Jours cotisables selon le calendrier de paie (régulier – base 260)

Nombre de jours du lundi au vendredi de la date de début à la date de fin du calendrier de paie.

Jours cotisables dans la période d'emploi selon le calendrier de paie (régulier – base 260)

Nombre de jours du lundi au vendredi, de la date de début du calendrier de paie ou de début d'emploi à la date de fin du calendrier de paie ou de fin d'emploi.

Service correspondant au calendrier de paie (base 260)

Jours correspondant au service calendrier de paie (base 260)

ou

Jours de salaire cotisable versé (base 260)

Salaire cotisable versé (base 260)

Jours de salaire cotisable non versé

Jours d'absence de code D.

Jours de salaire cotisable

Salaire cotisable non versé

Salaire des jours d'absence de code D.

Salaire cotisable

Service pour le salaire cotisable (base 260)

Cotisation au RREGOP et au RRCE

La réduction correspond au chiffre le plus élévé entre 0 et celui résultant de la formule suivante :

Cotisation au RRPE et au RRAS

Pourcentage du temps travaillé

Salaire annuel de base

ou

Salaire annuel de base pondéré

Montant de rétroactivité du salaire cotisable versé

Salaire admissible

Liste des régimes de retraite du secteur public, des taux et des formules à utiliser pour la déclaration annuelle 2023

Liste des régimes de retraite du secteur public, des taux et des formules à utiliser pour la déclaration annuelle 2024

La liste ci-dessous présente l'ensemble des corps d'emplois tels qu'ils figurent dans la liste de la fonction publique.

La liste ci-dessous présente l'ensemble des corps d'emplois tels qu'ils figurent dans la liste du réseau de la santé et des services sociaux.

La liste ci-dessous présente l'ensemble des corps d'emplois tels qu'ils figurent dans la liste du réseau de l'éducation.

Pour les cégeps

La liste ci-dessous présente l'ensemble des corps d'emplois tels qu'ils figurent dans la liste du réseau de l'éducation.

Les ministères et organismes du gouvernement dont le budget de fonctionnement est voté en tout ou en partie par l'Assemblée nationale n'ont pas à payer de cotisation patronale, sauf dans la mesure prévue en vertu d'une loi.