Introduction

La perception des cotisations salariales et patronales est une activité essentielle pour l'administration des régimes de retraite du secteur public. Sans les fonds que constituent ces cotisations perçues, il serait impossible pour Retraite Québec d'assurer le paiement des rentes de retraite.

Ce chapitre fournira plusieurs informations qui vous seront utiles à la compréhension et à la réalisation de vos tâches financières.

Dans les prochaines sections, nous parlerons des remises de cotisations, des divers types de factures existants, du relevé de compte et du paiement des factures.

Remise des cotisations

Une remise des cotisations correspond au versement à Retraite Québec des cotisations salariales que l'employeur a prélevées sur la paie de ses employés et employées et, s'il y a lieu, aux cotisations patronales correspondantes. La cotisation est versée au régime de retraite auquel cotise chaque personne participante.

La remise des cotisations s'effectue mensuellement par l'employeur, via le service en ligne destiné aux employeurs, ou par la poste pour les employeurs qui ne sont pas inscrits au service en ligne destiné aux employeurs.

Déclaration d'une remise des cotisations par le service en ligne destiné aux employeurs

La déclaration d'une remise des cotisations par le service en ligne destiné aux employeurs est simple et rapide. Elle devrait être utilisée par tous les employeurs inscrits à ce service.

Il est aussi possible de consulter les remises de cotisations que vous avez déclarées et, s'il y a lieu, de voir rapidement celles qui n'ont pas été déclarées pour les mois passés. Les remises non déclarées apparaissent également à la section « Périodes non déclarées échues » lorsque vous déclarez vos remises.

Pour obtenir plus de détails concernant la déclaration d'une remise des cotisations via le service en ligne destiné aux employeurs, consultez la capsule Déclarer une remise des cotisations , accessible dans la section « Autoformation (en ligne) » du parcours de formation « Volet financier » sur notre site Web.

Déclaration d'une remise des cotisations par la poste

En décembre, Retraite Québec transmet aux employeurs qui ne sont pas inscrits au service en ligne destiné aux employeurs 12 formulaires Retenues à la source et remise des cotisations aux régimes de retraite du secteur public (019) personnalisés correspondant à chacun des mois de l'année civile à venir.

Pour obtenir plus de détails concernant la déclaration d'une remise des cotisations via le service en ligne destiné aux employeurs, consultez la capsule Déclarer une remise des cotisations , accessible dans la section « Autoformation (en ligne) » du parcours de formation Volet financier, sur notre site Web.

Date de production

Vous devez obligatoirement faire votre remise des cotisations salariales (cotisation des employés) et des cotisations patronales correspondantes (cotisations de l'employeur), s'il y a lieu, au plus tard le 15 de chaque mois ou le premier jour ouvrable suivant le 15, si cette date est un jour férié ou de fin de semaine. Des intérêts de retard seront facturés si la remise est reçue à Retraite Québec après cette date. Pour obtenir plus de détails, veuillez vous référer à l'annexe 1.4, « Données utiles du chapitre d'introduction ».

Correction d'une remise des cotisations

Lorsque vous transmettez votre déclaration de remise des cotisations à Retraite Québec via le service en ligne destiné aux employeurs ou que vous faites parvenir vos données par la poste et que celles-ci ont été inscrites à votre dossier par Retraite Québec, il n'est plus possible de modifier les données de la déclaration.

Retenue salariale pour le paiement d’un rachat

La retenue salariale pour le paiement d'un rachat de service

Le rachat de service est une disposition permettant de faire reconnaître dans un régime de retraite des périodes d'absence ou du service accompli comme occasionnel moyennant le paiement d'un coût établi en fonction de divers critères. Pour obtenir plus de détails sur le rachat, consultez le chapitre Rachat de service.

Le paiement d'un rachat de service par retenue salariale directement sur la paie de l'employé ou de l'employée est une option de paiement qui était offerte par certains employeurs qui avaient signé une entente en ce sens avec Retraite Québec.

Retraite Québec a mis fin à ce mode de paiement le 12 avril 2022 pour le réseau de l'éducation. Par conséquent, cette option n'apparaît plus parmi les modes de paiement possibles sur les propositions de rachat de vos employées et employés qui sont produites depuis cette date. Vous ne recevrez donc plus de nouvelle demande de retenues salariales par Retraite Québec.

Retraite Québec a mis fin à ce mode de paiement le 10 mai 2022 pour le réseau de la santé et des services sociaux. Par conséquent, cette option n'apparaît plus parmi les modes de paiement possibles sur les propositions de rachat de vos employées et employés qui sont produites depuis cette date. Vous ne recevrez donc plus de nouvelle demande de retenues salariales par Retraite Québec.

Retraite Québec a mis fin à ce mode de paiement le 24 mai 2022 pour la fonction publique. Par conséquent, cette option n'apparaît plus parmi les modes de paiement possibles sur les propositions de rachat de vos employées et employés qui sont produites depuis cette date. Vous ne recevrez donc plus de nouvelle demande de retenues salariales par Retraite Québec.

Pour les rachats de service en cours de paiement par retenues salariales, vous êtes responsable :

• de percevoir sur les paies de vos employés les sommes demandées par Retraite Québec;
• de déclarer et de payer ces sommes mensuellement jusqu'à l'acquittement complet du rachat, à moins de recevoir un avis de Retraite Québec qui demande l'arrêt des prélèvements;
• d'informer Retraite Québec lorsque le prélèvement pour un employé doit cesser et que le rachat est toujours en cours de paiement afin que nous puissions communiquer avec cette personne concernant le solde du paiement de son rachat;
• de cesser immédiatement les prélèvements relatifs au paiement d'un rachat dès qu'un employé ou une employée présente une demande de rente de retraite, car Retraite Québec n'envoie aucun avis informant de cesser les prélèvements dans cette situation.

Les raisons les plus fréquentes pour cesser les prélèvements sont les périodes d'absence sans salaire, le congé parental, le départ de l'employé, les périodes d'absence en lien avec la CNESST et le départ à la retraite.

Veuillez noter que nous avons conclu plusieurs ententes avec des établissements financiers pour rendre accessible le paiement en ligne d'un rachat de service à une majorité de personnes participantes. Ceci permettra à vos employés et employées d'opter pour le paiement en ligne plutôt que pour les retenues salariales.

La liste des établissements financiers qui offrent le paiement en ligne ainsi que des capsules de formation  portant sur la façon d'effectuer un tel paiement sont disponibles dans la section « Autoformation (en ligne) », au point 2 du parcours Volet financier, sur notre site Web.

Modification du mode de paiement par retenues salariales pour un rachat en cours de paiement

Formulaire H660

Le formulaire Déductions multiples - Annulation de documents d'entrée (H660) vous est transmis lors d'une notification par le service en ligne destiné aux employeurs, qui vous informe d'une modification à apporter aux retenues salariales en cours pour un de vos employés ayant choisi cette option pour effectuer le paiement de son rachat de service.

Date de production de la déclaration des retenues salariales

Vous devez obligatoirement déclarer et payer les retenues salariales au plus tard le 15 de chaque mois suivant la retenue sur la paie de vos employés ou le premier jour ouvrable suivant le 15, si cette date est un jour férié ou de fin de semaine.

Déclaration des retenues salariales

Déclaration des retenues salariales via le service en ligne destiné aux employeurs

Si vous êtes inscrit au service en ligne destiné aux employeurs, vous devez faire votre déclaration des retenues salariales via le service en ligne Déclarer les retenues salariales.

Pour obtenir plus de détails concernant la déclaration des retenues salariales via le service en ligne destiné aux employeurs, consultez la capsule Déclarer une retenue salariale , disponible dans l'Autoformation (en ligne) du parcours de formation Volet financier, sur notre site Web.

Liste des messages d'erreur lors de la déclaration des retenues salariales

Voici la liste des messages d'erreur apparaissant dans le cadre d'une déclaration des retenues salariales. Pour chacune des erreurs mentionnées, une solution est proposée.

Facturation

• Pour remplir ses obligations, Retraite Québec produit une facture à votre nom pour diverses situations, telles que des écarts de cotisations liés à la déclaration annuelle, des montants de compensations annuelles pour certains régimes de retraite ou des modifications aux données de participation ayant un effet sur les cotisations initialement versées.
• Un retard de versement ou un compte en souffrance peut engendrer une facturation d'intérêts. Pour connaître les taux d'intérêt de régime ou administratif, consultez l'Annexe 1.4 – Données utiles.

Toutes ces situations engendrent la production d'une facture, laquelle apparaîtra sur votre relevé de compte.

Types de factures les plus fréquents

Voici les types de factures les plus fréquents ainsi que leur code correspondant dans le relevé de compte :

Code	Description dans le service en ligne destiné aux employeurs	Description sur le relevé de compte
PREM	Remise des cotisations employeur	Remises cotisations employeur
PCAR	Conciliation annuelle	Facture DA annuelle (AAAA)
PRPE	Compensation cotisations	Compensation par les employeurs
PCAA	Cotisations insuffisantes	Facture DA année antérieure (AAAA)
PRES	Paie AAAA-MM-JJ ou Mois AAAAMM	Retenues salariales employeurs
PIRR	Intérêts sur solde passé dû	Intérêts remises en retard
PISP	Intérêts factures en retard	Intérêts solde passé dû
PRPS	Quote-part RREM AAAA ou Quote-part RRMCM AAAA	DS - RPS au RREM ou au RRMCM - « Quote-part RREM 2020 »
PMNA	Non apparié	Montant non apparié

Remise des cotisations (PREM)

Cette facture correspond à la déclaration des remises de cotisations salariales prélevées sur les paies des employés et, s'il y a lieu, aux cotisations patronales correspondantes qui ont été versées à Retraite Québec. Les sommes déclarées par le service en ligne destiné aux employeurs ou par la poste génèrent une facture dont les montants apparaissent sur votre relevé de compte. Pour obtenir plus de détails sur la remise des cotisations, consultez la section Remise des cotisations de ce chapitre.

Facture liée à la déclaration annuelle (PCAR)

La facture de déclaration annuelle (DA) détaille, pour chacun des régimes, le montant total des remises des cotisations que vous avez effectuées pour l'année. Cette facture comprend aussi la somme calculée selon les données transmises à Retraite Québec lors de votre DA de données. Vous pourrez ainsi comparer le montant total des remises de cotisations avec la somme calculée lors de votre DA afin de vous aider à repérer tout écart de cotisations. Si un écart est détecté (insuffisance ou trop-perçu), Retraite Québec vous avisera en vous précisant qui sont les personnes participantes ayant des cotisations manquantes ou en trop dans le détail de la facture de DA.

Lors de la production de la facture, il est de votre responsabilité de rembourser les cotisations perçues en trop ou de réclamer les cotisations qui sont dues à chacun des employés concernés.

Facture liée à la compensation annuelle (PRPE)

Tout d'abord, ce type de facture concerne uniquement les employeurs qui sont assujettis au Régime de retraite du personnel d'encadrement (RRPE) et au Régime de retraite de l'administration supérieure (RRAS) et qui ont du personnel qui cotise à l'un de ces régimes.

En 2012, le gouvernement du Québec a apporté des modifications au RRPE et au RRAS, telles que l'établissement du taux de cotisation, le versement d'un montant de compensation annuel par les employeurs ainsi que le versement d'un montant de contribution par les employeurs autonomes. Pour les employeurs qui ne versent pas de cotisation patronale, le montant de compensation est assumé par le gouvernement et il est calculé avec le même taux. Ces changements ont été introduits dans le but de limiter la hausse du taux de cotisation pour les personnes participantes et d'enrayer les problèmes d'attraction et de rétention du personnel d'encadrement.

En 2018, de nouvelles modalités d'application de la compensation ont été établies, soit des montants de compensation annuels minimal et maximal pour l'ensemble des employeurs.

D'autres informations sur le sujet se trouvent dans la section Cotisation – Financement des régimes de retraite du secteur public du chapitre « Participation – Salaire admissible et cotisation ».

Pour connaître le taux de compensation annuel pour chaque année ainsi que la méthode de calcul, veuillez consulter respectivement les sections RRPE – Taux de compensation du RRPE  et RRPE – Cotisations salariales – Calcul  du Cahier des normes .

Facture liée de la déclaration annuelle antérieure (PCAA)

La facture de déclaration annuelle antérieure (PCAA) est une facture liée à une demande de modification des données de participation à un régime de retraite (RSP-291).

Il vous est possible de saisir une nouvelle participation non déclarée ou de corriger les données financières d'une année déjà facturée pour un employé en transmettant une demande de modification des données. Selon les données ajoutées ou modifiées, il est possible qu'un écart de cotisations soit calculé et qu'une facture PCAA en lien avec cet écart soit produite.

Facture liée à la déclaration d'une retenue salariale (PRES)

Cette facture vous concerne uniquement si vous aviez convenu d'une entente avec Retraite Québec pour permettre aux employés de payer leur rachat de service par un prélèvement sur le salaire et que le rachat est toujours en cours de paiement. Cette facture est créée dès que vous avez transmis votre déclaration des retenues salariales pour l'ensemble de vos employés qui ont choisi ce mode de paiement. Une fois transmise, la déclaration ne peut plus être modifiée. Pour obtenir plus de détails, consultez la section Retenues salariales pour le paiement d'un rachat de ce chapitre.

Facture liée à l'intérêt sur remise en retard (PIRR)

Des intérêts vous sont facturés si vous effectuez le paiement de vos remises de cotisations (salariales et patronales, s'il y a lieu) en retard, soit après le 15 du mois suivant la retenue effectuée sur la paie de vos employés ou le premier jour ouvrable suivant le 15, si cette date est un jour férié ou de fin de semaine.

Le taux d'intérêt utilisé pour le calcul de ce type de facture est le taux d'intérêt en vigueur du régime pour lequel l'employeur verse des cotisations.

Cette facture vous est transmise au moment où Retraite Québec reçoit le paiement. ^{Voir la Note 1}

Facture liée à l'intérêt sur solde en souffrance (PISP)

Retraite Québec vous fera parvenir mensuellement un relevé de compte détaillé afin de vous informer des sommes à payer et/ou qui vous sont dues. Vous disposez alors d'un délai de 30 jours suivant la date du relevé ^{Voir la Note 2} pour faire parvenir votre paiement à Retraite Québec sans qu'il y ait de pénalité.

Après le délai de 30 jours, si des factures sont demeurées impayées, vous devrez payer un intérêt sur le solde passé dû ^{Voir la Note 3}. Le taux d'intérêt utilisé pour le calcul de ce type de facture est le taux d'intérêt administratif en vigueur.

La facture figurera au relevé de compte du mois suivant le retard.

Facture liée à un montant non apparié (PMNA)

Cette facture est créée lorsqu'un versement est encaissé et qu'il n'a pu être associé à une facture en particulier. Ce crédit peut être utilisé pour acquitter n'importe quelle facture au dossier.

Relevé de compte

Le relevé de compte est expédié mensuellement via le service en ligne destiné aux employeurs, ou par la poste pour les employeurs qui ne sont pas inscrits à ce service.

Il détaille toutes les transactions (les factures, les crédits et les encaissements) effectuées dans votre dossier et présente le solde pour la période couverte par le relevé.

Il est important d'acquitter chaque mois le solde de votre relevé de compte dans son intégralité; cela vous évitera de payer des frais d'intérêt.

Structure du relevé de compte

Le relevé de compte est divisé en 5 sections distinctes :

• Renseignements sur l'identité de l'employeur
• Solde dû
• Facturation concernant les régimes de retraite du secteur public
• Remises de cotisations des régimes de retraite du secteur public
• Renseignements et remise de votre paiement

Vous trouverez une explication de chacune des sections dans le texte qui suit.

Renseignements sur l'identité de l'employeur

Dans cette section, on présente le nom du destinataire, le nom de l'employeur ainsi que son adresse, la date de production du relevé, la date du relevé ainsi que le numéro d'identification de l'employeur.

Si vous avez désigné plus d'un destinataire pour le relevé de compte, chaque destinataire recevra une copie du relevé de compte adressé à son nom.

Voici quelques précisions concernant ces trois champs :

• Produit le : Cette date correspond à la date à laquelle Retraite Québec a produit le relevé de compte et vous l'a transmis;
• Date du relevé : Cette date indique le dernier jour du mois facturé;
• Numéro d'identification : Ce chiffre correspond au numéro Q, M ou X qui vous a été attribué lors de votre assujettissement aux régimes de retraite du secteur public.

Cette section apparaît dans la partie supérieure de chacune des pages du relevé de compte.

Solde dû

La section « Solde dû » apparaît sur la première page du relevé, sous les « Renseignements sur l'identité de l'employeur ». Elle permet de voir rapidement le total des sommes apparaissant aux sections « Facturation concernant les régimes de retraite du secteur public » et « Remise des cotisations des régimes de retraite du secteur public » ainsi que le total des soldes dus, soit des deux sommes précédentes.

Facturation concernant les régimes de retraite du secteur public

La section Facturation concernant les régimes de retraite du secteur public présente en ordre chronologique de création, soit de la plus ancienne à la plus récente, toutes les factures émises pour la période couverte par le relevé. Elle inclut l'ensemble des factures et des notes de crédit des mois antérieurs qui n'ont pas été payées ou réclamées. Pour chacune d'elle, on peut voir le numéro et le nom de la facture, son montant initial, les versements effectués avec le numéro d'encaissement et le solde ainsi que le solde total dû pour la période.

Ces informations vous permettent d'effectuer la conciliation de vos factures en fonction des montants versés.

Dans cette section, tous les types de factures peuvent être présents, à l'exception des factures de remises de cotisations qui possèdent leur propre section dans le relevé.

Cette section est divisée en six colonnes, fournissant les informations nécessaires à la conciliation :

• Date de la transaction : Cette colonne nous indique à quel moment une facture a été produite, un versement a été reçu ou une conciliation entre un crédit et une facture a été effectuée;
• Facture/Encaissement : On trouve dans cette colonne le numéro de la facture ou encore le numéro d'encaissement. Si un paiement reçu a été versé pour payer le solde dû de plusieurs factures à la fois, le même numéro d'encaissement se répétera sous chacune des factures concernées;
• Description : On affiche une courte explication de la facture pour en comprendre la nature et en faciliter le suivi;
• Montant initial : Cette information représente le coût initial de la facture à payer ou du trop-perçu à rembourser ^{Voir laNote 4};
• Versement : On affiche tous les versements reçus au cours de la période couverte par le relevé. Une somme reçue à Retraite Québec apparaîtra entre parenthèses, alors qu'un crédit qui vous est remboursé sera indiqué sans parenthèses;
• Solde : Cette colonne indique le solde des factures à la date du relevé. Il est donc possible que les colonnes « Montant initial » et « Solde » diffèrent si un paiement partiel a été reçu au cours du mois ou d'un mois précédent.

Remises de cotisations des régimes de retraite du secteur public

Dans la section « Remises de cotisations des régimes de retraite du secteur public », on trouve la liste des factures de remises des cotisations produites pendant la période couverte par le relevé et toutes les factures de remises des cotisations des mois antérieurs au mois courant.

Ces factures apparaîtront au relevé de compte jusqu'à la conciliation annuelle, qu'elles soient payées ou non. Elles sont classées en ordre chronologique, par année, et un sous-total est présenté pour chaque année.

Il est à noter qu'une remise non payée ou partiellement payée d'une année pour laquelle la conciliation annuelle a déjà été effectuée demeurera au relevé de compte jusqu'à l'acquittement total du solde, peu importe l'année à laquelle elle appartient. Les intérêts seront calculés en fonction de la date de réception du paiement.

Cette section est divisée en 6 colonnes :

• Date ou période : Cette colonne vous indique le mois pour lequel une remise a été déclarée ou la date à laquelle un versement a été reçu pour le paiement d'une remise des cotisations;
• Facture/Encaissement : Cette colonne affiche les numéros de la facture ou encore le numéro d'encaissement. Si vous effectuez un versement qui concerne plusieurs factures PREM, le numéro d'encaissement lié à ce versement s'affichera sous chacune des factures visées;
• Description : Cette colonne affiche une courte explication de la facture;
• Somme déclarée : Cette sommecorrespond à celle initialement déclarée pour la période visée par la facture;
• Somme versée : Tous les versements reçus à Retraite Québec au cours de la période couverte par le relevé seront indiqués sur la ligne suivant la facture visée par le versement. Ce montant apparaîtra entre parenthèses;
• Solde à payer : Ce montant indique le solde des factures à la date du relevé. Il est donc possible que les colonnes « Montant déclaré » et « Solde à payer » diffèrent si un paiement partiel a été reçu au cours du mois ou d'un mois précédent.

Renseignements et remise de votre paiement

La section « Renseignements et remise de votre paiement » se trouve au bas de chacune des pages du relevé.

L'employeur y trouve les coordonnées auxquelles il doit faire parvenir son paiement ainsi que les numéros de téléphone nécessaires pour joindre Retraite Québec.

Une courte explication des dates de calcul des intérêts y apparaît également.

Paiement

Introduction

Cette section présente les modes de paiement pour le règlement de vos factures, la liste des établissements financiers disponibles et le nom des comptes, ainsi que plusieurs informations qui vous permettront de comprendre le fonctionnement pour la transmission de vos paiements.

Paiement de l'ensemble des factures

Les factures doivent être acquittées dans les 60 jours suivant la date de la facturation pour éviter l'ajout de frais d'intérêts à payer.

Si vous désirez payer plusieurs factures à la fois, vous devez utiliser le service en ligne Effectuer un paiement, disponible dans l'onglet « Services » du service en ligne destiné aux employeurs.

Ce service vous permet de payer en partie ou en totalité les factures qui figurent à votre dossier. Votre pourrez choisir votre mode de paiement à partir de ce service ou procéder à l'appariement de vos factures, c'est-à-dire utiliser des crédits à votre dossier pour le paiement d'autres factures, et ce, même si le total du paiement est égal à 0 $. Cette façon de faire ne nécessite pas d'avoir une ou des transactions à effectuer auprès de votre établissement financier.

Pour obtenir plus de détails au sujet du paiement des factures, consultez les capsules disponibles dans la section « Autoformation (en ligne) » du parcours de formation Volet financier, sur notre site Web :

• Effectuer un paiement à partir d'un compte de Desjardins;
• Effectuer un paiement à partir d'un compte de la Banque Nationale du Canada;
• Effectuer un paiement à partir d'un compte d'un établissement financier autre que Desjardins ou la Banque Nationale;
• Effectuer un paiement en utilisant une somme créditée à votre dossier.

Paiement en ligne

Il est possible d'effectuer le paiement de vos factures en ligne auprès des principaux établissements financiers du Québec que vous retrouvez ci-dessous :

• Banque de Montréal (BMO)
• Banque Laurentienne
• Banque Nationale du Canada (BNC)
• Banque Royale du Canada (RBC)
• Banque Scotia
• CIBC
• Desjardins
• Manuvie
• Tangerine
• TD Canada Trust

Pour ajouter Retraite Québec comme fournisseur, vous devez sélectionner dans la liste des fournisseurs RETRAITE QUEBEC – RRSP (EMP) et saisir votre numéro d'employeur commençant par Q, M ou X comme numéro de référence.

Paiement par chèque

Le paiement par chèque est possible si vous n'avez pas la possibilité de payer électroniquement les factures. Si tel est le cas, vous devez faire parvenir un chèque par la poste à Retraite Québec, à l'adresse apparaissant au bas du relevé de compte mensuel.