Introduction

La connaissance approfondie des rôles et responsabilités respectifs des employeurs et de Retraite Québec est la base d'un partenariat d'affaires solide et d'une saine gestion des régimes de retraite, pour le bénéfice des participants et des prestataires.

Les employeurs

Vous avez un rôle essentiel dans l'administration des régimes de retraite : vous devez notamment déclarer des données de participation exactes, conformément aux dispositions légales et règlementaires.

Vous assumez des responsabilités importantes telles que :

• diffuser auprès des employés l'information transmise par Retraite Québec au sujet de leur retraite;
• renseigner les employés sur les dispositions de leur régime de retraite;
• accompagner les employés en cas de questionnement en lien avec les produits et services de Retraite Québec.

Retraite Québec

Nous avons notamment pour rôle d'administrer les régimes de retraite du secteur public institués en vertu de plusieurs lois.

Les dispositions de ces régimes de retraite sont le fruit de négociations ou de discussions entre les représentants du personnel du secteur public et le gouvernement du Québec.

Lorsqu'une entente prévoit des changements à ces dispositions, ils doivent y être intégrés par des modifications législatives et réglementaires. C'est uniquement lors de l'adoption de ces modifications que nous pouvons informer notre clientèle et nos partenaires de ces changements.

Pour vous aider à remplir vos rôles et à assumer vos responsabilités, nous avons développé un parcours de formation, des outils de calculs et des documents de référence. De plus, nous véhiculons de l'information régulièrement via l'Info express, et nous vous transmettons des communications administratives personnalisées afin de vous soutenir dans l'exercice de vos fonctions.

Déclaration annuelle

Les employeurs

Calendrier de paie

• Saisir et mettre à jour les données relatives aux calendriers de paie.

Déclaration annuelle (DA)

• Transmettre des données de participation qui :
  • reflètent les prestations réelles de travail de vos employés et employées
  • respectent les dispositions des régimes de retraite et les conditions de travail.
• Transmettre la déclaration annuelle au plus tard le 1^er mars ^{Voir la Note 1} de chaque année.
• Fournir des données de participation exactes de même que des renseignements précis et de qualité.

Demande de modification des données de participation à un régime de retraite (RSP‑291)

• Nous informer de toute correction à apporter aux données des personnes qui ont travaillé ou qui travaillent chez vous, notamment en cas de modification, d'annulation ou de fin prématurée d'une entente.

Messages de validation

• Justifier ou corriger les anomalies de tous les dossiers comportant un message d'avertissement ou d'erreur, avant la soumission des données définitives.

Participation – Absence

Période d'absence pour invalidité et assurance salaire

• Respecter le maximum d'années d'exonération de cotisation permis par la loi.
• Remplir et nous transmettre le formulaire Déclaration relative à la troisième année d'exonération de cotisation à la suite d'un congédiement administratif (RSP-091) dès la fin du lien d'emploi ou lorsqu'il y a un congédiement administratif après deux années d'invalidité.

Congé sabbatique à traitement différé (CSTD) (C1 ou C2), mise en disponibilité (C3), congé de préretraite (C4)

• Nous informer de l'annulation d'une entente par une modification des données de participation de la personne concernée.
• Nous informer par écrit de la fin prématurée d'une entente.

Départ progressif (D1)

• Remplir les parties du formulaire Demande de confirmation d'admissibilité au départ progressif (RSP-267) vous étant destinées.
• Nous informer de toute modification de la date de début ou de fin d'une entente.
• Nous informer de l'annulation d'une entente par une modification des données de participation de la personne concernée.
• Nous informer par écrit de la fin prématurée d'une entente.

Régularisation des emplois multiples

• Effectuer la régularisation des emplois multiples visés par le même régime.

Retraite Québec

Données de participation

La déclaration annuelle nous permet de recueillir les données de participation à un régime de retraite du secteur public. Grâce à ces données, nous pouvons :

• Établir les droits des participants à diverses prestations.
• Produire chaque année les relevés de participation.

Calendrier de paie

• Valider les calendriers.

DA – 291 – Messages de validation

• Effectuer des validations dans le souci d'assurer la qualité des données.
• Communiquer avec vous pour que vous apportiez les corrections nécessaires, s'il y a lieu.
• Nous assurer de la conformité et de la qualité des données de participation que vous avez déjà transmises au moyen de validations effectuées à vos bureaux par nos vérificateurs.

Participation – Absence

Période d'absence pour invalidité et assurance salaire

• Accorder une 3e année d'exonération de cotisation au client ou à la cliente, s'il y a lieu.

Départ progressif (D1)

• Attester l'admissibilité de la personne à une rente immédiate à la fin de l'entente.
• Approuver toute modification de la date de début ou de fin de l'entente.
• Valider la conformité de l'entente et vous demander d'y apporter des corrections si nécessaire.

Régularisation des emplois multiples

• Effectuer la régularisation des emplois multiples qui sont :
  • soit visés par plus d'un régime de retraite
  • soit occupés chez plus d'un employeur.

Adhésion

Les employeurs

RREGOP

• Ne remplir aucun formulaire. Il n'y a aucune responsabilité à cet égard; l'adhésion est automatique via la déclaration annuelle de l'employeur.

RRPE

• Remplir le formulaire relatif à la validation de la participation d'une personne dès que cette dernière est nommée ou embauchée pour occuper un emploi visé par le RRPE pendant sa période de qualification.
• Informer Retraite Québec de tout changement pendant la période de qualification de la personne, par exemple si celle-ci occupe un nouvel emploi ou si le pourcentage de temps travaillé associé à son emploi est modifié.

RRAS

• Remplir le formulaire relatif à la validation de la participation d'une personne en utilisant les documents pertinents selon le réseau concerné dès que la personne est nommée pour occuper un emploi visé par le RRAS.
• Informer Retraite Québec dès que le titre d'emploi d'une personne participant au RRAS est modifié, ou encore lorsqu'une personne participante quitte son emploi.

RRCJQ

• Transmettre à Retraite Québec l'attestation de début d'exercice de charge et le décret de nomination d'une personne dès que cette dernière est nommée pour occuper un emploi visé par le RRCJQ.

Assurance collective des cadres

• Remplir le formulaire de l'assureur et le transmettre à Retraite Québec et à l'assureur.

Retraite Québec

RRPE

• Valider et confirmer sa participation à la personne participante et à l'employeur, pendant sa période de qualification.
• Valider et confirmer sa qualification à la personne participante et à l'employeur.

RRAS

• Valider et confirmer son adhésion à la personne participante et à l'employeur.

RRCJQ

• Valider et confirmer son adhésion à la personne participante.

Assurance collective des cadres

• Valider et confirmer l'adhésion de la personne à l'assureur; ce dernier doit alors envoyer le certificat d'assurance de la personne à l'employeur.

Demandes formulées à Retraite Québec

Les employeurs

Fournir à Retraite Québec tous les renseignements et les documents requis pour le traitement d'une demande, afin d'établir le droit à un bénéfice prévu au régime.

Accompagner et diriger les employés vers les services et les outils disponibles offerts par Retraite Québec.

En prévision de la retraite de vos employés :

• Promouvoir le programme d'information et de préparation à la retraite (PIPR) offert par Retraite Québec.
• Diriger les employés vers le site de Retraite Québec pour toute demande d'estimation de prestation.

Prestations (rente de retraite, remboursement de cotisations, prestation d'invalidité, prestation pour maladie en phase terminale)

• Fournir les données administratives et financières pour le traitement de la demande de prestation lorsque Retraite Québec en fait la demande.

Rachat de service

• Fournir à Retraite Québec les renseignements relatifs à une demande de rachat de service.

Entente de transfert avec les organismes externes

• Remplir le formulaire Déclaration annuelle anticipée dans le cadre d'une entente de transfert  (206) à la demande de Retraite Québec.

Partage des droits accumulés dans un régime de retraite du secteur public

• À la réception d'une demande d'attestation des données de participation du requérant ou de la requérante, remplir et transmettre le formulaire Attestation de l'employeur pour le partage des droits accumulés dans un régime de retraite du secteur public  (RSP-205).

Retraite graduelle

• Fournir à Retraite Québec les renseignements relatifs à la demande de retraite graduelle à l'aide du formulaire approprié .
• Fournir annuellement et à la demande de Retraite Québec, le salaire admissible versé dans la dernière année et celui prévu pour la prochaine année.
• Aviser Retraite Québec, dans le cadre de la retraite graduelle, de toute modification de 10 % ou plus au salaire estimé, dans les 30 jours de la modification.

Prestation de survivant et assurance vie

• Fournir les données administratives et financières pour le traitement de la demande de prestation de survivant, à la demande de Retraite Québec.
• Fournir l'information relative à l'assurance vie, selon les conditions de travail.

Retour au travail

• Vérifier si la personne est retraitée d'un régime de retraite du secteur public, lors d'une nouvelle embauche.
• Fournir à Retraite Québec les renseignements relatifs au retour au travail au moment de l'embauche.
• Fournir annuellement et à la demande de Retraite Québec, les données financières de la dernière année et celles prévues pour la prochaine année.

Retraite Québec

• Soutenir la personne participante, l'employeur et la personne prestataire lors des démarches entourant une demande.
• Rendre une décision conforme à la suite d'une demande.
• Accorder tous les droits et avantages que confère le régime de retraite.
• Réviser et corriger les décisions rendues conformément aux lois et règlements, s'il y a lieu.

Prestations (rente de retraite, remboursement de cotisations, prestation d'invalidité, prestation de maladie en phase terminale), rachat de service, partage des droits accumulés dans un régime de retraite du secteur public, entente de transfert avec les organismes externes et prestation de survivant et assurance vie

• Valider les informations reçues et s'il y a lieu, communiquer avec l'employeur pour que ce dernier apporte les corrections nécessaires.

Retraite graduelle

• Communiquer avec l'employeur pour obtenir le salaire admissible versé dans la dernière année et celui prévu pour la prochaine année, dans les 30 jours précédant l'anniversaire de la retraite graduelle.
• Valider et ajuster la rente de la personne.

Retour au travail

• Réduire ou suspendre en totalité la rente de retraite et récupérer les sommes dues par la personne participante, s'il y a lieu.
• Communiquer avec l'employeur pour obtenir les données financières de la dernière année et celles prévues pour la prochaine année.

Finances

Les employeurs

• Payer l'intérêt sur un solde en souffrance.
• Réclamer à Retraite Québec les sommes versées en trop.

Remise de cotisations à Retraite Québec

• Effectuer une retenue de cotisations sur le salaire des personnes participantes.
• Déclarer et verser, au plus tard le 15 de chaque mois, les cotisations salariales du mois précédent.
• Verser les cotisations patronales, s'il y a lieu, en même temps que les cotisations salariales des personnes participantes.
• Payer l'intérêt prévu lors d'un retard dans la remise des cotisations.

Déclaration annuelle

• Payer le montant de compensation annuel (RRPE-RRAS), s'il y a lieu.
• Rembourser les cotisations perçues en trop ou réclamer les cotisations manquantes à la suite de la réception d'une facture de Retraite Québec.
• Arrêter de prélever des cotisations lorsque la personne atteint le service maximum pour le calcul de la rente ou au 30 décembre de l'année de l'atteinte de l'âge maximal de participation au régime de retraite.

Congé sabbatique à traitement différé — CSTD (C1 ou C2), mise en disponibilité (C3), Congé de préretraite (C4)

• Payer le coût des mesures, s'il y a lieu.

Absence dont le salaire est cotisable et dont le service est crédité (D1 à D6)

• Effectuer une retenue de la cotisation sur le salaire égale à celle qui aurait été effectuée si la personne n'avait pas bénéficié de la mesure ou ne s'était pas absenté.

Demande de modification des données de participation à un régime de retraite du secteur public

• Rembourser les cotisations perçues en trop ou réclamer les cotisations manquantes aux personnes concernées à la suite de la réception d'une facture de Retraite Québec.

Rachat de service

• Verser à Retraite Québec au plus tard le 15 du mois suivant la retenue sur le salaire lorsque la personne choisit d'acquitter le rachat au moyen de retenues sur le salaire.
• Aviser Retraite Québec de tout changement aux retenues salariales prélevées.
• Verser à Retraite Québec la somme relative aux congés de maladie lorsque la personne choisit d'acquitter le rachat avec sa banque de congés de maladie.

Retraite Québec

• Produire des factures d'intérêts.
• Transmettre chaque mois le relevé de compte.

Déclaration annuelle

• Produire la facture de la déclaration annuelle et la facture de la compensation annuelle (RRPE-RRAS), s'il y a lieu.
• Transmettre la liste des personnes ayant des cotisations perçues en trop ou des cotisations manquantes.
• Informer l'employeur du taux de cotisation en vigueur.
• Informer l'employeur de l'atteinte du service maximum de participation au régime de retraite du secteur public afin qu'il cesse de percevoir des cotisations à la personne participante.

Congé sabbatique à traitement différé — CSTD (C1 ou C2), mise en disponibilité (C3), Congé de préretraite (C4)

• Déterminer le montant du coût des mesures et le facturer.

Régularisation d'emplois multiples

• Rembourser chaque année aux personnes participantes les cotisations perçues en trop résultant de la régularisation d'emplois multiples.

Demande de modification des données de participation à un régime de retraite du secteur public

Pour les années postérieures à 1986

• Produire la facture et la remettre à l'employeur.

Pour les années antérieures à 1987

• Rembourser les cotisations perçues en trop ou réclamer les cotisations manquantes aux personnes participantes concernées.

Rachat de service

• Transmettre l'avis de retenue sur le salaire, s'il y a lieu.
• S'assurer que l'employeur transmet à Retraite Québec les sommes prélevées demandées.
• Vérifier que le coût du rachat a été acquitté.

Fiscalité

Les employeurs

• Déclarer un facteur d'équivalence [FE] à l'Agence du revenu du Canada [ARC] et inscrire le FE calculé sur le feuillet T4 de la personne participante.
• Diriger la personne vers l'ARC pour toutes les questions relatives à l'espace fiscal^{Voir la Note 1}.
• Diriger la personne vers Retraite Québec pour toutes les questions relatives à la banque fiscale.

Déclaration annuelle et demande de modifications des données déclarées

• Inscrire les cotisations versées à un régime de pension agréé (RPA) sur les feuillets de renseignements fiscaux [T4 et relevé 1], selon l'année de versement de ces cotisations.
• Calculer le FE.
• Déclarer un FE modifié à l'ARC lorsque les données qui figurent sur la déclaration annuelle sont modifiées, ou que Retraite Québec le demande.

Rachat

• Indiquer le montant prélevé sur le salaire dans les feuillets d'impôt lorsque le paiement d'un rachat est effectué par prélèvements sur le salaire.
• Déclarer un FE modifié à l'ARC, à la demande de Retraite Québec.
• Produire les feuillets d'impôt lors du paiement d'un rachat par la banque de congés de maladie, s'il y a lieu.
  • Indiquer le montant de la somme versée par banque de congés de maladie sur le feuillet d'impôt comme « Revenus » et « Cotisations à un régime de pension agréé (RPA) ».
  • Indiquer le montant de la somme versée par banque de congés de maladie sur le feuillet d'impôt comme « Revenus ».
• Informer la personne que cette modalité de paiement peut avoir une répercussion fiscale importante. Au besoin, la diriger vers Revenu Québec.

Retraite Québec

• Calculer et déclarer un facteur d'équivalence pour service passé (FESP) ou un facteur d'équivalence rectifié (FER).
• Ne pas accorder le service à la personne participante lorsque l'Agence du revenu du Canada (ARC) refuse une demande d'attestation d'un FESP.
• Informer la personne participante du refus de la demande de FESP par l'ARC.

Déclaration annuelle

• Informer l'employeur du rajustement à effectuer à un facteur d'équivalence (FE) lors du dépassement de la banque fiscale.
• Transmettre une demande d'attestation d'un FESP à l'ARC lors du dépassement de la banque fiscale.

Rachat

• Informer l'employeur du rajustement à effectuer à un FE, s'il y a lieu.
• Transmettre une demande d'attestation d'un FESP à l'ARC, s'il y a lieu.
• Délivrer les reçus fiscaux nécessaires lorsque le rachat est effectué par chèque et ne provient pas d'un REER ou d'un CRI.
• Délivrer les reçus fiscaux lors du paiement d'un rachat par la banque de congés de maladie, s'il y a lieu.

Prestation

• Calculer et déclarer le FER.
• Délivrer les feuillets d'impôt.

Entente de transfert

• Calculer et déclarer le FER ou le FESP, selon le cas.
• Délivrer les reçus fiscaux ou un feuillet d'impôt si la personne rachète le service non reconnu lors du transfert.

L'agence du revenu du Canada (ARC)

• Comptabiliser l'espace fiscal^{Voir la Note 1} associé à une personne et l'informer à ce sujet, s'il y a lieu.
• Approuver ou refuser la demande d'attestation d'un facteur d'équivalence pour service passé (FESP).
• Informer la personne de l'espace fiscal dont elle dispose.
• Communiquer avec la personne pour l'informer qu'elle peut libérer de l'espace fiscal lorsqu'il est insuffisant pour l'approbation d'une demande d'attestation d'un FESP.

Identité de l’employeur

Les employeurs

Accès au service en ligne destiné aux employeurs

• Assurer la protection des renseignements personnels.
• Gérer les droits d'accès de leurs employés au service en ligne destiné aux employeurs : leur donner accès seulement aux renseignements requis pour leur travail.
  • Nommer un représentant autorisé ou une représentante autorisée (RA) et une personne responsable des services électroniques (RSE) qui agiront au nom de l'employeur et informeront Retraite Québec lors d'un changement de représentant autorisé.
  • Effectuer une gestion des accès du service en ligne destiné aux employeurs.
  • Déterminer et mettre à jour les droits d'accès des utilisateurs et des personnes-ressources.

Identité de l'employeur

• Informer Retraite Québec de tout changement à l'identification de l'employeur ou à un élément ayant un effet sur l'assujettissement de l'employeur (perte d'agrément, fusion, scission ou fermeture).

Retraite Québec

Accès au service en ligne destiné aux employeurs

• Mettre en place un mécanisme de gestion des droits d'accès sécurisé chez l'employeur.

Identité de l'employeur

• Informer les employeurs des conséquences d'une modification à leur assujettissement, s'il y a lieu.