Conditions d'utilisation du service en ligne destiné aux employeurs

Dans ce document, le terme « employeur » désigne un employeur ou un centre traiteur qui veut utiliser le service en ligne de notre organisme.

Rôle de l'employeur

L'employeur nomme un représentant autorisé ou une représentante autorisée qui agira en son nom en raison des fonctions qu'il ou elle exerce ou parce que l'employeur lui en a donné le mandat.

Le représentant autorisé doit signer la convention d'adhésion et nous la transmettre sur support papier. Il doit également désigner un ou deux responsables des services électroniques dans une procuration, puis signer et nous transmettre celle-ci sur support papier.

L'employeur doit nous aviser s'il change de représentant autorisé.

Rôle du responsable des services électroniques

Le responsable des services électroniques (RSE) a accès à tous les services et dossiers concernant l'employeur, qu'ils soient actuels, modifiés ou futurs.

Il peut aussi permettre à toute personne (ci-après appelée « l'utilisateur ») d'accéder aux services. Il a le pouvoir de nous autoriser à divulguer des renseignements confidentiels aux utilisateurs et utilisatrices. À cet égard, le RSE remet à chacun des utilisateurs un code d'utilisateur ce qui lui permet d'accéder au service en ligne destiné aux employeurs.

Le RSE détient tous les pouvoirs de gestion des accès, notamment la détermination et l'attribution, la suspension, la réactivation, la modification ou la révocation des droits d'accès des utilisateurs et utilisatrices.

Toutefois, il ne peut que suspendre ou réactiver les droits d'accès d'un autre RSE.

Octroi d'un mot de passe

Au cours de la session d'inscription dans notre site Web, le représentant autorisé assigne un code d'utilisateur pour chaque RSE.

Nous octroyons un mot de passe temporaire pour chaque code d'utilisateur.

Toutefois, les codes d'utilisateur des RSE seront activés uniquement lorsque nous aurons reçu les documents requis, soit la convention d'adhésion et la procuration pour chaque RSE, dûment signés et seulement si nous estimons que toutes les conditions sont respectées. Les RSE et les utilisateurs devront modifier leur mot de passe temporaire lorsqu'ils utiliseront les services pour la première fois.

Confidentialité du code d'utilisateur et du mot de passe

L'employeur est responsable de toute action posée avec un code d'utilisateur qui lui est lié, et ce, jusqu'à ce qu'il nous ait informé de son utilisation non autorisée.

Tout détenteur d'un code d'utilisateur est responsable de la confidentialité de celui-ci et de son mot de passe, qui sont réservés à son usage exclusif. Il ne peut donc pas en permettre l'utilisation par un tiers. Il a également la responsabilité de modifier périodiquement son mot de passe pour des raisons de sécurité.

L'utilisateur a par ailleurs la responsabilité d'informer immédiatement un RSE de toute utilisation non autorisée de son code d'utilisateur et de son mot de passe ou de toute tentative d'atteinte à la sécurité des accès. Il doit aussi prendre toutes les mesures à sa portée pour s'assurer qu'il utilise les services dans des conditions de sécurité optimales.

Le RSE a la responsabilité de nous informer immédiatement de toute utilisation non autorisée d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe ou de toute tentative d'atteinte à la sécurité des accès. Il doit aussi prendre toutes les mesures à sa portée pour s'assurer qu'il utilise les services dans des conditions de sécurité optimales.

Nous ne pouvons en aucun cas être tenus responsables de toute perte ou de tout dommage lié au non-respect d'une des obligations mentionnées dans la présente section.

Modification des conditions d'utilisation

Nous pouvons modifier les conditions d'utilisation du service en ligne à n'importe quel moment, sans préavis, à condition que nous diffusions les nouvelles conditions sur notre site Web. L'employeur accepte de consulter périodiquement notre site sur le sujet, et le fait qu'il continue d'utiliser le service en ligne signifie qu'il accepte les modifications que nous avons apportées.

Accès au service

Les droits d'accès au service sont accordés pour une durée indéterminée.

Nous pouvons suspendre ou révoquer tout accès au service sans avis préalable à l'employeur. Ainsi, nous pouvons, à tout moment et avec effet immédiat, refuser l'accès à un service ou à un dossier, notamment si nous avons des motifs de croire que l'une des conditions d'utilisation du service n'a pas été respectée ou que la loi a été violée.

Nous pouvons suspendre ou révoquer un accès inutilisé.

Nous pouvons mettre fin aux droits d'accès au service lorsque survient un événement qui a pour conséquence de modifier les conditions de l'inscription. C'est le cas notamment de la fermeture d'un employeur ou d'un centre traiteur.

L'employeur peut en tout temps nous demander de mettre fin à ses droits d'accès au service.

Conservation des données

Nous conservons toute donnée relative aux transactions dans nos banques de données et constituons une preuve ainsi, au même titre qu'une preuve sur support papier.

L'historique des accès à notre site Web au moyen d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe fait partie des données relatives aux transactions effectuées par Internet.

Responsabilités de l'employeur

Chaque transaction effectuée au moyen d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe a le même effet juridique que si elle avait été faite conformément à des instructions écrites données par l'employeur, qu'il aurait lui-même signées.

L'employeur est responsable en tout temps de la véracité des renseignements fournis au moyen du service en ligne et de l'exactitude des données qu'il saisit. Il s'engage à nous aviser de tout changement relatif aux renseignements qu'il a fournis lorsqu'il a procédé à son inscription.

Il s'engage à nous aviser de tout changement de représentant autorisé.

Il a la responsabilité d'effectuer le suivi et la mise à jour des procurations accordées aux RSE.

Confidentialité des renseignements

Nous assurons la protection et la confidentialité des renseignements transmis en mettant en place des mesures de sécurité conformes à nos obligations légales en la matière.

Communications avec l'employeur

Dans notre site Web, nous mettons une boîte de courrier sécurisée à la disposition de chaque détenteur de code d'utilisateur et nous lui envoyons, dans cette boîte, des communications qui lui sont destinées, en vertu notamment des lois, des programmes, des ententes ou des accords dont l'administration, l'application ou l'exécution lui est confiée. Tout détenteur de code d'utilisateur peut accéder à sa boîte uniquement pendant une session de travail sécurisée, lancée au moyen de son code d'utilisateur et de son mot de passe.

L'employeur consent à ce que nous lui envoyions des communications dans la boîte de courrier sécurisée qui est attribuée à chacun des détenteurs d'un code d'utilisateur actifs. Il consent à ce que les communications envoyées à un RSE le soient également à tous ses RSE.

Disponibilité du service

Nous pouvons, à tout moment, modifier ou interrompre temporairement une partie ou la totalité d'un service, sans avoir à en informer l'employeur préalablement.

Nous pouvons modifier ou interrompre de manière permanente une partie ou la totalité d'un service, après en avoir avisé l'employeur.

Liens vers d'autres sites Web

Dans notre site Web, nous renvoyons parfois l'internaute à d'autres sites. Cependant, cela ne signifie pas que nous approuvons le contenu de ces autres sites ou des sites accessibles par ceux-ci (exemples : produit, service ou matériel que l'on peut y trouver).

Accès au service avec un logiciel commercial

Certains services sont accessibles à partir d'un logiciel commercial. Cependant, nous ne garantissons pas l'accès au service en ligne à partir d'un tel logiciel, ni le bon fonctionnement ou l'efficacité du service en ligne. Nous pouvons, à tout moment, suspendre l'accès à ces services ou y mettre fin à partir d'un tel logiciel.

Régime juridique

Tout différend qui pourrait découler du processus d'inscription ou des conditions d'utilisation des services est régi par les lois applicables au Québec. L'employeur reconnaît la compétence et le ressort exclusifs des tribunaux du Québec à cet égard.