| Destinataires : | Employeurs de la fonction publique, du réseau de l'éducation ainsi que du réseau de la santé et des services sociaux |
| Expéditeur : | Direction générale des données de participation et des paiements |
| Date : | 9 décembre 2025 – Mis à jour le 14 janvier 2026 |
| Objet : | Production de la déclaration annuelle 2025 |
Information mise à jour le 14 janvier 2026 :
Service Transfert et approbation de fichiers de la déclaration annuelle
Pour les employeurs qui doivent transmettre un fichier XML via le service en ligne, notez que seul l'encodage UTF‑8 est maintenant accepté. Assurez-vous que votre fichier est bien enregistré en UTF-8 et que les caractères, y compris les accents et les cédilles, s'affichent correctement.
Au besoin, communiquez avec l'équipe de soutien informatique de votre organisation.
La période de production de la déclaration annuelle (DA) 2025 se déroulera du 5 janvier au 31 mai 2026.
La transmission des données de participation pour l'ensemble de votre personnel doit être effectuée au plus tard le 1er mars 2026.
Dates et étapes du cycle de la DA à connaître
| Date | Étapes du cycle de la DA |
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| Automne 2025 | Vérification de la conformité des calendriers de paie par rapport aux périodes de paie et au nombre de jours rémunérés – S'assurer également de la continuité de la paie avec le calendrier de la DA de l'année précédente (2024) |
| Lundi 5 janvier 2026 | Ouverture du portail employeur pour la production de la DA – Les services suivants sont accessibles jusqu'au 31 mai à 23 h 59, chaque année : - Transférer un fichier de données
- Approuver les données préliminaires
- Saisir et mettre à jour la déclaration annuelle
|
| Au plus tard le dimanche 1er mars 2026 | Transmission des données de participation pour l'ensemble de votre personnel |
| Au plus tard le dimanche 31 mai 2026 | Correction des données, justification des messages de validation, approbation des données finales et soumission de la DA
Fermeture du portail employeur le 31 mai à 23 h 59 : désactivation des services de production de la DA |
| Juin 2026 | Finalisation de la DA par Retraite Québec |
Deux éléments clés pour gagner de l'efficience et du temps
L'adoption des pratiques suivantes facilitera tout au long de l'année la production de votre déclaration annuelle des données de participation, en plus d'assurer aux personnes qui cotisent aux régimes de retraite du secteur public de bénéficier pleinement de leurs droits au moment de faire leur demande :
- Repérer et corriger les incohérences par des validations périodiques des rapports et des fonctionnalités de contrôle de votre système de paie.
- Modifier les données de participation liées ou non aux événements de la vie des membres de votre personnel, dès qu'une telle action est requise.
Ces bonnes pratiques permettront assurément de réduire le nombre de demandes de modification des données de participation et de corrections ultérieures, en plus de permettre de produire annuellement des relevés de participation plus précis et complets.
Conseil : au moment de planifier hebdomadairement vos périodes de travail pour la déclaration annuelle, assurez-vous de vérifier les périodes d'indisponibilité du service en ligne.
Optimiser les validations de données de participation
Deux nouvelles validations de données de participation sur plusieurs années (VDPA) s'ajoutent pour une troisième année consécutive. Elles portent sur le congé sabbatique à traitement différé (CSTD) avec un code d'absence C1 et/ou C2.
Pour mieux comprendre les VDPA, suivez la formation Validation des données sur plusieurs années ou référez-vous à la section « Participation – Modification de données de participation (291) » du guide de l'employeur.
Des outils de référence et des formations pensés pour vous
Pour tout savoir sur la production de la DA, référez-vous à l'onglet mis à jour Ressources à consulter, sujet Déclaration annuelle et gestion des données de participation.
Vous obtiendrez des liens Web pertinents qui mènent au guide de l'employeur, le parcours de formation ainsi que des aide-mémoire, soit un pour les représentants RRSP et un autre pour les gestionnaires.
Bon à savoir : les taux et les formules à utiliser pour calculer les cotisations de 2026 sont disponibles dans le communiqué-retraite, volume 49, numéro 1 
.
Obtenez le soutien ou l'accompagnement dont vous avez besoin
Pour planifier votre travail en vue de préparer votre DA, communiquez dès maintenant avec votre agente ou agent dédié par téléphone ou via le forum sécurisé en sélectionnant le sujet « Déclaration annuelle ».
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