Gestion du service en ligne : un rôle à la fois stratégique et sécuritaire

Le rôle de la personne responsable des services électroniques (RSE) consiste à gérer les accès au services en ligne au nom de son employeur. Elle tient un rôle pivot entre :

• l'employeur qu'elle représente;
• les collaboratrices et collaborateurs qui utilisent le SEL;
• les personnes qui participent à un régime de retraite du secteur public offert chez cet employeur.

La personne RSE a accès à :

• tous les services dans le SEL;
• tous les messages reçus et à tous les messages échangés dans le forum sécurisé au nom de son employeur.

La ou le RSE veille à la sécurité des données des participantes et participants au régime de retraite chez l'employeur. Elle ou il s'assure que seules les personnes autorisées y ont accès et que chacune ne puisse consulter que les informations nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

Responsabilités de la personne RSE

1. Gérer les dossiers d'identification

   • Identifier les personnes autorisées à utiliser le SEL, c'est-à-dire celles qui sont habilitées à gérer des demandes au nom de l'employeur et tenir les dossiers d'identification à jour.
   • Suspendre ou révoquer le dossier d'identification d'une personne qui utilise le SEL en cas de départ temporaire ou définitif.
   • Interdire le partage d'identifiants d'accès au SEL afin d'assurer la protection des données des participantes et participants aux régimes de retraite.
   

   Important!

   Une ou un RSE peut créer, modifier, suspendre, réactiver et révoquer le dossier d'identification d'une ou un autre RSE. Cependant, le code d'utilisateur d'une nouvelle ou un nouveau RSE ne sera activé que lorsque Retraite Québec aura reçu la procuration dûment signée et si toutes les conditions sont respectées. La ou le RA doit intervenir dans le processus d'identification d'une nouvelle ou un nouveau RSE.

2. Gérer les droits d'accès aux services (procuration)

   • Accorder uniquement les accès nécessaires à chaque utilisatrice ou utilisateur, en fonction de ses tâches.
   • Définir la portée de chaque accès accordé : consultation, saisie de données et gestion des communications liées à un groupe de services.
   • Tenir les procurations des utilisatrices ou utilisateurs à jour : créer, modifier ou révoquer une procuration afin que l'accès aux services reflète fidèlement les responsabilités actuelles de chaque personne qui utilise le SEL.

3. Gérer les communications

   Le SEL est doté de deux fonctionnalités de communication sécurisée.

   • La messagerie permet à Retraite Québec de transmettre une demande à l'employeur.

   • Le forum permet à l'utilisateur de poser une question, d'échanger des renseignements, de transmettre un formulaire ou une pièce justificative en conformité avec les accès qui lui ont été attribués par la ou le RSE.

     L'accès au forum est lié à l'accès à un service.

Attribuer les accès nécessaires à chaque personne utilisatrice en conformité avec ses tâches permet :

• de restreindre les échanges du forum sécurisé aux responsabilités de chacun;
• de réduire le nombre de courriels de notification inopportuns;
• d'optimiser la prise en charge et le traitement des demandes;
• de renforcer la protection des renseignements personnels.

Accorder la portée adéquate à chaque service – en consultation, en production ou à titre de responsable des communications – permet de :

• renforcer la protection des renseignements personnels;
• désigner les personnes responsables des communications.

Responsable des communications

La ou le responsable des communications a accès à la messagerie sécurisée du SEL, ce qui lui permet de consulter les demandes transmises à l'employeur par Retraite Québec. Lorsqu'une nouvelle demande est déposée dans la messagerie, les personnes responsables des communicationsreçoivent une notification par courriel.

Cette responsabilité vise principalement à faciliter la répartition du travail chez l'employeur. Elle est souvent confiée à une ou un chef de division ou à une ou un chef d'équipe, en raison de leur vision globale des demandes en cours et de la charge de travail de leur équipe. Ainsi, ils peuvent attribuer efficacement les nouvelles demandes, s'assurer qu'elles sont prises en charge et qu'un suivi est effectué, au besoin.

La façon dont cette responsabilité est déléguée peut varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'organisation, le nombre de personnes qui participent à un régime de retraite du secteur public, ainsi que le nombre de collègues (utilisatrices et utilisateurs) qui partagent un même profil de tâches dans le SEL.

La ou le RSE peut conserver ou déléguer cette responsabilité pour chacun des groupes de services. En cas de délégation, il ne reçoit plus de notification par courriel concernant les demandes liées au service concerné. Toutefois, la ou le RSE conserve un accès complet à tous les services, y compris à la messagerie des responsables des communications et à l'ensemble des échanges effectués dans le forum par les utilisatrices et utilisateurs de l'organisation.

Capsules d'information et de référence!

Découvrez les profils des utilisatrices et utilisateurs ainsi que la portée des droits d'accès au service en ligne destiné aux employeurs : Initiation à la gestion des accès du service en ligne.

Apprenez-en plus sur les tâches des représentantes et représentants RRSP à qui vous accordez les accès : « Service en ligne – Rôles et responsabilités des utilisateurs  ».

Soutien et accompagnement pour les responsables des services électroniques