Guide d’utilisation

Guide d’utilisation

Portail de la gouvernance

Description sommaire

Description sommaire

Ce guide décrit le fonctionnement du Portail de la gouvernance et s'adresse aux membres des comités qui seront appelés à consulter divers documents déposés par le Secrétariat des comités de retraite et du réexamen (documents de réunion, mémoires des délibérations, documents de référence).

Accès au portail

Accès au portail

Informations techniques sur la solution

Afin d'obtenir un fonctionnement optimal du Portail de la gouvernance, les spécifications techniques suivantes sont requises :

• Office 2013 et plus
• L'un des fureteurs suivants : Microsoft Edge, Chrome, Safari

Connexion

Pour accéder au Portail de la gouvernance, vous devez vous rendre à l'adresse suivante : https://retraitequebec.sharepoint.com/sites/portailgouvernance 

Lors de votre première connexion au Portail

Saisir votre compte utilisateur (pré[email protected]) dans l'espace prévu et cliquer sur le bouton « Suivant » :

Par la suite, la fenêtre suivante s'affiche. Saisir le mot de passe temporaire que vous avez reçu avec votre compte utilisateur. Cliquer par la suite sur le bouton « Se connecter » :

Cliquez sur le bouton « Suivant » à l'affichage de la fenêtre ci-dessous :

Important

Les étapes suivantes sont nécessaires afin de définir un deuxième facteur d'authentification et ainsi renforcer la sécurité et le contrôle d'accès à l'information qui se trouve au Portail. Ces étapes seront présentées seulement à votre première connexion au Portail. Vous aurez à choisir une seule méthode parmi les suivantes :

Note : Retraite Québec privilégie la 1^re méthode.

1^re méthode : Si vous préférez que votre deuxième facteur d'authentification soit un numéro de téléphone fixe ou mobile, vous devez sélectionner « Téléphone d'authentification » et compléter l'information selon les flèches rouges dans l'image. Cliquez par la suite sur le bouton « Suivant » :

2^e méthode : Si vous possédez un téléphone intelligent, vous pourrez utiliser l'application mobile « Microsoft authenticator » pour votre deuxième facteur d'authentification. Vous devez sélectionner « Application mobile » et cocher l'option « Recevoir des notifications pour la vérification ». Cliquez par la suite sur le bouton « Configurer ».

Note : Votre téléphone intelligent doit disposer d'une connexion Internet lorsque vous voulez accéder au Portail de la gouvernance.

La fenêtre suivante s'affiche afin de configurer l'application sur votre téléphone intelligent. Veuillez suivre les étapes.

Note : Avec un téléphone mobile récent, il faut utiliser l'appareil photo pour numériser l'image. Pour tout autres appareils, entrez le code ainsi que l'url manuellement dans l'application.

Ensuite vous devez modifier votre mot de passe. Pour chacune des valeurs, vous devez saisir :

• Ancien mot de passe : celui que vous avez reçu avec votre compte utilisateur.
• Nouveau mot de passe : vous devez saisir un mot de passe selon les critères de robustesse. Voir l'annexe section « Robustesse des mots de passe ».
• Confirmez le nouveau mot de passe : vous devez saisir le même mot de passe que précédemment.

Par la suite, vous devez cliquer sur le bouton « Se connecter ».

Cliquer sur le bouton « Suivant » à l'affichage de la fenêtre :

Confirmer votre n° de téléphone et configurer les questions secrètes.

Ces questions vous seront demandées dans le cas où vous oubliez votre mot de passe ou que vous désirez le changer. Cliquez sur le lien « Configurez-les maintenant »

Vous devez choisir 5 questions, saisir les réponses à ces questions, puis cliquer sur le bouton « Sauvegarder vos réponses » :

Cliquer sur l'hyperlien « Vérifier » afin de valider votre numéro de téléphone :

Par la suite, cliquer sur le bouton « m'appeler » et vous recevrez un appel téléphonique de Microsoft. Le message téléphonique vous demandera d'appuyer sur la touche « # ».

Cliquer sur le bouton « Terminer » :

Étant donné la sensibilité de l'information qui se trouve dans le Portail de la gouvernance, il est recommandé de ne pas rester connecté. Cliquer sur le bouton « Non » :

Si la fenêtre suivante s'affiche, cliquer sur le bouton « Terminé ». Ne pas utiliser le mot de passe d'application.

Si vous êtes dirigé(e) vers le site http://retraitequebec.sharepoint.com/, vous devez saisir de nouveau l'url du Portail https://retraitequebec.sharepoint.com/sites/portailgouvernance.

Pour les connexions subséquentes au Portail

Inscrivez votre compte utilisateur et cliquer sur le bouton « Suivant » :

Saisissez votre mot de passe et cliquer sur le bouton « Se connecter »

• Si vous aviez choisi « Téléphone d'authentification » comme deuxième facteur d'authentification, la fenêtre suivante s'affichera :
  
  Exemple

   

• Si vous aviez choisi « Application mobile » comme deuxième facteur d'authentification, la fenêtre suivante s'affichera sur votre téléphone intelligent et vous devrez confirmer en appuyant sur le bouton « Approuver :
  
  Exemple

   

Suite à l'authentification, la page d'accueil du Portail s'affichera.

Réinitialisation du mot de passe

Afin de modifier votre mot de passe, vous devez vous connecter avec votre compte utilisateur et à la fenêtre suivante, sélectionner l'hyperlien « Mot de passe oublié? » :

Par la suite, saisir votre courriel ainsi que le code de l'image de sécurité et cliquer sur le bouton « Suivant » :

Sélectionner « Appeler mon téléphone cellulaire » :

Entrer votre nouveau mot de passe, confirmer le à nouveau et cliquer sur terminer.

Connectez-vous en utilisant votre nouveau mot de passe en cliquant sur l'hyperlien « cliquez ici ».

Navigation et principales fonctionnalités

Navigation et principales fonctionnalités

Page d'accueil

1. Recherche des documents

   Peu importe où vous vous situez dans le Portail, l'espace de recherche est toujours accessible. À partir de la page d'accueil, la recherche s'effectue dans tous les sites de comité. Vous pouvez saisir le nom ou une partie du nom d'un document.

2. Consultation des documents

   Dans les sections « Calendrier », « Frais de déplacement » et « Formation et présentation » vous trouverez tous les documents importants, peu importe le comité.

3. Actualités

   Dans cette section, vous trouverez des annonces concernant différents sujets, parfois  concernant tous les utilisateurs ou parfois s'adressant à un groupe de personnes spécifique. Par exemple, vous pourriez retrouver l'annonce des nouvelles fonctionnalités en vigueur au Portail ou encore une annonce pour un prochain comité spécifique.

   En bref, cette section devrait être consultée à chaque fois que vous vous connectez au Portail afin de rester à l'affût des dernières nouvelles.

4. Liens utiles

   Cette section vous permettra par exemple de trouver le Cahier des normes, le site Internet de Retraite Québec ou le site Internet de la Caisse de dépôt et placement du Québec. Tout comme la section « Actualités », les liens utiles devraient être consultés régulièrement, car il se pourrait qu'il y ait des modifications depuis votre dernière visite au Portail.

Exemple

Page d'un site de comité

Afin d'accéder à un site comité de retraite,

1. Vous devez sélectionner le menu « Comités de retraite » et sélectionner le comité qui vous concerne.
2. Par la suite, le nom du comité s'affiche dans l'entête du site.
   Exemple

Recherche des documents dans toutes les bibliothèques du comité sélectionné

Lorsque vous cliquez dans l'espace « Rechercher sur ce site » (point 1), vous pouvez taper une partie (ou la totalité) du texte que vous cherchez suivi de la touche « Entrée ». La recherche s'effectue dans toutes les bibliothèques (point 2) du site comité qui s'affiche dans l'entête. Par exemple, si vous tapez « ra » vous aurez tous les documents qui contiennent ce texte dans le site « Comité de réexamen du RRPE ».

Exemple

Recherche des documents dans une bibliothèque du comité sélectionné

Lorsque vous cliquez sur une bibliothèque, par exemple « Documents de réunion », la recherche s'effectue seulement dans cette bibliothèque du site comité.

Exemple

Consultation des documents

Dans la section « Documents de réunion », vous trouverez tous les documents nécessaires pour le comité concerné.

Afin de consulter un document, cliquez sur « Documents de réunion », puis sur une date de réunion pour laquelle vous voulez consulter le document :

Exemple

Ensuite, cliquer à gauche du document afin de le sélectionner :

Exemple

Vous pouvez consulter un document selon l'une des deux options suivantes :

• cliquer sur le menu « Ouvrir » et une nouvelle page s'ajoutera à votre navigateur avec le document sélectionné précédemment;
• cliquer sur le menu « Télécharger » et vous pourrez consulter le document à partir de l'application de votre choix. Si vous utilisez cette option, n'oubliez pas de supprimer le document une fois la consultation terminée.

Exemple

Téléchargement de plusieurs documents en même temps

1. Cliquer sur le chevron vis-à-vis le groupe de document que vous désirez télécharger en lot.
   Exemple
2. Cocher la case vis-à-vis le regroupement, cela coche l'ensemble des documents liés à cet ensemble.
3. Vous pouvez soit cliquer sur « Télécharger » ou « Copier dans » pour mettre les documents dans votre One Drive.
   Exemple

Annotation d'un document (Comité de retraite et de placement)

Étape 1 : Copier un document vers OneDrive à partir d'un des sites.

1. Sélectionner le document que vous désirez annoter
2. Cliquer sur les 3 points verticaux.
3. Cliquer sur « Copier dans ».
   Exemple
4. Une fenêtre s'affiche à droite, choisir « Votre OneDrive ».
   Exemple
5. Choisir le dossier de destination. Vous pouvez en créer un nouveau ou sélectionner un déjà existants.
6. Cliquer sur le bouton « Copier ici ».
   Exemple

Étape 2 : Ouvrir le document dans OneDrive.

1. Dans le coin supérieur gauche, cliquer sur le l'icône de menu.
   Exemple
2. Sélectionner OneDrive.
   Exemple

Étape 3 : Synchroniser OneDrive avec son poste (à faire uniquement la première fois).

1. Si votre ordinateur n'est pas encore synchroniser à OneDrive, cliquer sur « Synchroniser » ou passer à l'étape suivante.
   Exemple
2. Une fenêtre s'affiche vous demandant les autorisations, cocher la case vis-à-vis « Toujours autoriser retraitequebec.sharepoint.com à ouvrir les liens de ce type d'application associée ».
   Exemple

Étape 4 : Ouvrir et éditer.

1. Ouvrir le document à partir de votre ordinateur à l'emplacement que vous avez sélectionné au point 5 de l'étape 1.
   Exemple
2. Dans la barre d'outil, vous pouvez utiliser les différents outils afin d'annoter votre document. Pour surligner, utiliser l'icône  et, pour commenter, utiliser l'icône .
   Exemple

Étape 5 : Travailler avec OneDrive.

Pour les utilisateurs de Windows :

Assurer vous que OneDrive est synchronisé en double cliquant sur l'icône de OneDrive dans votre barre de tâche.

Exemple

Pour les utilisateurs de Mac :

Vous pouvez accéder à vos fichiers synchronisés à partir de l'icône de OneDrive au coin supérieur droit.

Exemple

Note : Les documents enregistrés demeurent dans votre OneDrive. En tant que membre, vous avez la responsabilité de la gestion de ces fichiers. De plus, assurez-vous qu'ils demeurent confidentiels.

Annotation d'un document avec une bibliothèque sécurisée (Comités de réexamen)

Étape 1 : Télécharger un document sur votre ordinateur.

1. Sélectionner le document que vous désirez annoter
2. Cliquer sur les 3 points verticaux.
3. Cliquer sur « Télécharger ».
   Exemple

Étape 2 : Ouvrir le fichier.

1. Ouvrir le document
   Exemple
2. Cliquer sur « Activer la modification »
3. Dans le coin supérieur gauche, cliquer sur fichier.
   Exemple

Étape 3 : Enregistrer le fichier.

1. Cliquer sur « Enregistrer sous »
2. Sélectionner votre OneDrive. (si présent dans les liens rapides)
   1. Si votre OneDrive n'est pas présent dans les raccourcis, cliquer sur « Ajouter un emplacement »
   2. Sinon, cliquer sur « Ordinateur ». Sélectionner manuellement dans l'explorateur et cliquer sur « Enregistrer »
   Exemple

Étape 4 : Annoter le document.

Pour annoter un document Word, vous devez ajouter soit des commentaires ou des formes juxtaposés.

Pour ajouter un commentaire :

Sélectionner le texte que vous voulez commenter. Effectuer un clic droit et choisir « Nouveau commentaire ».

Pour ajouter une forme :

1. Cliquer sur « Insertion » dans la barre de menu.
2. Cliquer sur forme.
3. Sélectionner la forme désirée.
   1. Si vous voulez ajouter du texte dans la forme, effectuer un clic droit sur la forme et sélectionner « Ajouter du texte ».
   Exemple

Notification pour les documents

Important

Afin de recevoir des notifications, vous devez faire une demande au CASI par téléphone au 418-644-8712 ou au 1-844-644-8712 ou par courriel à [email protected] en spécifiant votre adresse à laquelle vous désirez recevoir les courriels.

Ajouter une notification

Sur la page d'accueil du portail de gouvernance sélectionner l'une des bibliothèques à laquelle vous avez accès.

Par exemple dans l'Accueil du portail on a accès aux bibliothèques suivantes :

• Calendrier
• Frais de déplacement
• Formations et présentations
• Autres documents utiles

Comme illustré dans l'image :

Exemple

Une fois la bibliothèque sélectionnée, si on veut ajouter une notification on clique sur les 3 petits points dans le ruban en haut de la page, comme illustré dans l'image qui suit :

Exemple

Dans certaines bibliothèques l'affichage est différent comme dans l'image qui suit :

Exemple

Sélectionner le premier dans la liste, M'avertir comme indiqué dans l'image

Exemple

Une nouvelle fenêtre s'affiche, dans laquelle on doit remplir ou sélectionner des choix comme dans l'image qui suit :

Exemple

Dans cette fenêtre on doit sélectionner :

• Le titre de l'alerte
• Le ou les utilisateurs auxquels envoyer l'alerte
• De recevoir les alertes par courriel
• Le type de modification pour laquelle on souhaite recevoir une alerte soit pour :
  • Toutes les modifications
  • Des éléments sont ajoutés
  • Des éléments sont modifiés
  • Des éléments sont supprimés
• Le filtre des alertes en fonction de critères spécifiques soit :
  • Une modification est effectuée
  • Un autre utilisateur modifie un document
  • Un autre utilisateur modifie un document – crée par moi
  • Un autre utilisateur modifie un document que j'ai modifié(e) en dernier
  • Un utilisateur modifie un élément qui apparait dans le mode suivant :
    • Spécifier la fréquence à laquelle vous souhaitez être alerté

Retirer une notification

1. Si vous souhaitez enlever vos alertes, il suffit de retourner dans la même bibliothèque que vous avez ajoutée l'alerte, et sélectionner « Gérer mes alertes » :

   Exemple

2. Ensuite, cocher vis-à-vis le titre et cliquer sur « Supprimer les alertes sélectionnées ».

   Exemple

Modifier une notification

1. Si vous désirez modifier la récurrence des envois (exemple seulement sur les fichiers ajoutés), suffit de retourner dans la même bibliothèque que vous avez ajoutée l'alerte, et sélectionner « Gérer mes alertes » :

   Exemple

2. Cliquer sur le nom de l'alerte, modifier selon vos besoins et cliquer sur OK.

   Exemple

Bibliothèque de collaboration (Projet en cours)

Suivi des modifications

Lorsque le document est ouvert, vous êtes en mesure de voir la pastille de toutes les personnes qui sont dans le document.

Exemple

Lorsque vous apportez une modification dans un document partagé, la modification sera mise pour approbation. Votre nom sera indiqué vis-à-vis la mise à jour.

Exemple

Note : En ce qui concerne le choix d'accepter ou de rejeter une suggestion, ce sera surtout à l'usage du SCRR. De cette façon, il sera en mesure de conserver une trace des modifications apportées à un document.

Sauvegarder les modifications

Pour que les changements soient visibles pour tous, ce dernier doit être en suivi des modifications.

À cet effet, deux options sont possibles :

• Option A : Dans le bandeau d'action, à gauche, cliquer sur « Révision » et activer « Suivi des modifications ».

  Exemple

• Option B : Dans le bandeau d'action, à droite, cliquer sur « Édition » et ensuite sélectionner « Révision ».

  Exemple

Lorsque plusieurs membres apportent des modifications en même temps, celles-ci sont visibles pour tous en temps réel.

• Exemple

• Pour inscrire un commentaire, dans le bandeau à droite, cliquer sur « Commentaires » et ensuite sur « Nouveau ». Inscrire le commentaire et cliquer sur l'icône envoyer.

  Exemple

Enregistrer les modifications

Pour enregistrer ses modifications, la personne doit simplement fermer de document.

Nous joindre

Nous joindre

Pour toutes questions relatives au Portail de la gouvernance, vous pouvez communiquer par courriel avec le Secrétariat des comités de retraite et de réexamen à l'adresse suivante: [email protected].

Vous pouvez également communiquer par téléphone avec les personnes identifiées dans la section Joindre le secrétariat  accessible via la page d'accueil du Portail.

Soutien aux membres utilisateurs

Le soutien concernant le portail de la gouvernance des comités de retraite, de réexamen et de placement est assuré par le Centre d'assistance et de soutien informatique (CASI) de Retraite Québec.

Pour obtenir du service, les membres de comités doivent contacter le CASI par téléphone au 418-644-8712 ou au 1-844-644-8712 ou par courriel à [email protected]. Le personnel du CASI invitera alors le membre de Comité à s'authentifier avec l'aide du numéro de téléphone cellulaire fourni lors de la première connexion au portail. Les heures de service sont du lundi au vendredi de 7h30 à 18h, à l'exception des jours fériés observés par les ministères et organismes du gouvernement du Québec.

Support offert :

• La connexion au portail de la gouvernance (compte et mot de passe)
• Le téléchargement et l'impression de documents, excluant les fonctionnalités de l'imprimante et son fonctionnement

Limitations :

• Tout équipement et périphériques n'étant pas la propriété de Retraite Québec
• Le lien internet fourni par un fournisseur externe
• Toute problématique n'étant pas liée au portail de la gouvernance
• Toute problématique n'étant pas fourni par Retraite Québec

Les membres sont par ailleurs invités à faire part au Secrétariat des comités de retraite et du réexamen de toute problématique relative à cette offre de service de Retraite Québec.

Annexe - Protection de la confidentialité de l'information : responsabilités et recommandations

Annexe - Protection de la confidentialité de l'information : responsabilités et recommandations

Introduction

Le Portail de la gouvernance contient des informations très sensibles qu'il faut protéger telles que des données de nature confidentielle, personnelle et stratégique. La divulgation de ces informations pourrait causer un tort important au comité dont vous êtes membre, à Retraite Québec ou aux personnes concernées par la divulgation.

À cause de cette sensibilité, des mesures de sécurité robustes ont été mises en place dans l'accès au Portail de la gouvernance, les bibliothèques qui conserveront les documents, les documents eux-mêmes, les comptes utilisateurs, le choix des mécanismes d'authentification et autres.

Malgré la présence de toutes ces mesures de nature technologique, la collaboration des membres des comités est requise afin de maintenir le niveau de sécurité, puisque les membres utiliseront leurs propres équipements technologiques pour accéder au Portail et aux documents.

Afin de sensibiliser les membres à leurs responsabilités vis-à-vis la protection de la confidentialité des informations, ils sont invités à prendre connaissance des recommandations qui sont présentées dans les sections suivantes.

Protection des secrets d'authentification

Sans être exhaustive, voici une liste de secrets d'authentification : Mot de passe, PIN, code numérique, schéma de déverrouillage, réponses à des questions secrètes, ...

Les secrets d'authentification sont notamment utilisés pour :

• Ouvrir une session sur un ordinateur, sur une tablette ou un téléphone intelligent.
• Permettre la récupération d'un mot de passe oublié.
• S'authentifier auprès d'une application, d'un système informatique, d'un logiciel afin d'y avoir accès.

Le membre ne devrait jamais partager ses secrets d'authentification avec d'autres personnes mêmes des membres du même comité que lui.

Accès au Portail de la gouvernance

Le membre ne devrait pas permettre à un navigateur web (Ex : Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari, ...) ou autres logiciels utilisés (Ex : Microsoft Office) de retenir le mot de passe associé à son compte utilisateur.

• À chaque accès au Portail, le membre devrait saisir délibérément son mot de passe.
• Le membre ne devrait pas accéder au Portail à partir du téléphone intelligent auquel il réalise l'authentification forte (Répondre à une notification reçue ou accéder aux codes de vérification).

Ordinateur utilisé pour accéder au Portail et consulter les documents

• Afin de s'assurer qu'aucune autre personne que lui-même ne puisse utiliser son ordinateur ou sa session de travail (dans le cas d'un ordinateur partagé), le membre devrait avoir un mot de passe robuste (ou un autre mécanisme d'authentification) pour l'accès aux logiciels et aux documents présents sur cet ordinateur.
• Le membre devrait s'assurer que les plus récentes mises à jour soient installées sur le système d'exploitation (exemple : Windows ou MAC OS) ainsi que sur chacun des logiciels présents sur l'ordinateur.
• Le membre ne devrait jamais utiliser un ordinateur public pour accéder au Portail et aux documents.
• Un logiciel antivirus devrait être installé, fonctionnel et régulièrement mis à jour.

Téléphone intelligent

Si le membre utilise un téléphone intelligent pour l'une ou l'autre de ces situations : 

• Utilisation du téléphone comme deuxième facteur d'authentification (facteur de possession).
• Envoyer ou recevoir des courriels en lien avec le comité, le Portail de la gouvernance, son compte utilisateur, la réinitialisation du mot de passe de son compte utilisateur ou autres.

Il devrait protéger l'accès à son téléphone par le biais d'un mécanisme d'authentification robuste afin que personne ne puisse modifier la configuration de l'application Microsoft Authenticator (application permettant de réaliser l'authentification forte – Facteur de possession) ou accéder à des courriels liés à la réinitialisation de son mot de passe.

Adresse courriel

Afin d'envoyer ou de recevoir des communications en lien avec le comité auquel il participe, le membre ne devrait pas utiliser une adresse de courriel qui est partagée entre plusieurs personnes. L'utilisation d'une adresse courriel partagée pourrait conduire à des fuites d'informations sensibles ou à la compromission de son compte utilisateur.

Perte ou vol des équipements technologiques

Suite à une perte ou un vol, si le membre n'est plus en possession de l'ordinateur utilisé pour accéder au Portail de la gouvernance ou du téléphone permettant de réaliser l'authentification forte, il devra communiquer avec Retraite Québec afin de signaler le problème. À ce moment, Retraite Québec pourra mettre en œuvre des mesures particulières afin de s'assurer que le compte utilisateur du membre ou les documents sensibles ne puissent être accédés par le biais de l'équipement manquant.

Foire aux questions

Foire aux questions

Guide d’utilisation

Portail de la gouvernance

Description sommaire

Description sommaire

Ce guide décrit le fonctionnement du Portail de la gouvernance et s'adresse aux membres des comités qui seront appelés à consulter divers documents déposés par le Secrétariat des comités de retraite et du réexamen (documents de réunion, mémoires des délibérations, documents de référence).

Accès au portail

Accès au portail

Informations techniques sur la solution

Afin d'obtenir un fonctionnement optimal du Portail de la gouvernance, les spécifications techniques suivantes sont requises :

• Office 2013 et plus
• L'un des fureteurs suivants : Microsoft Edge, Chrome, Safari

Connexion

Pour accéder au Portail de la gouvernance, vous devez vous rendre à l'adresse suivante : https://retraitequebec.sharepoint.com/sites/portailgouvernance 

Lors de votre première connexion au Portail

Saisir votre compte utilisateur (pré[email protected]) dans l'espace prévu et cliquer sur le bouton « Suivant » :

Par la suite, la fenêtre suivante s'affiche. Saisir le mot de passe temporaire que vous avez reçu avec votre compte utilisateur. Cliquer par la suite sur le bouton « Se connecter » :

Cliquez sur le bouton « Suivant » à l'affichage de la fenêtre ci-dessous :

Important

Les étapes suivantes sont nécessaires afin de définir un deuxième facteur d'authentification et ainsi renforcer la sécurité et le contrôle d'accès à l'information qui se trouve au Portail. Ces étapes seront présentées seulement à votre première connexion au Portail. Vous aurez à choisir une seule méthode parmi les suivantes :

Note : Retraite Québec privilégie la 1^re méthode.

1^re méthode : Si vous préférez que votre deuxième facteur d'authentification soit un numéro de téléphone fixe ou mobile, vous devez sélectionner « Téléphone d'authentification » et compléter l'information selon les flèches rouges dans l'image. Cliquez par la suite sur le bouton « Suivant » :

2^e méthode : Si vous possédez un téléphone intelligent, vous pourrez utiliser l'application mobile « Microsoft authenticator » pour votre deuxième facteur d'authentification. Vous devez sélectionner « Application mobile » et cocher l'option « Recevoir des notifications pour la vérification ». Cliquez par la suite sur le bouton « Configurer ».

Note : Votre téléphone intelligent doit disposer d'une connexion Internet lorsque vous voulez accéder au Portail de la gouvernance.

La fenêtre suivante s'affiche afin de configurer l'application sur votre téléphone intelligent. Veuillez suivre les étapes.

Note : Avec un téléphone mobile récent, il faut utiliser l'appareil photo pour numériser l'image. Pour tout autres appareils, entrez le code ainsi que l'url manuellement dans l'application.

Ensuite vous devez modifier votre mot de passe. Pour chacune des valeurs, vous devez saisir :

• Ancien mot de passe : celui que vous avez reçu avec votre compte utilisateur.
• Nouveau mot de passe : vous devez saisir un mot de passe selon les critères de robustesse. Voir l'annexe section « Robustesse des mots de passe ».
• Confirmez le nouveau mot de passe : vous devez saisir le même mot de passe que précédemment.

Par la suite, vous devez cliquer sur le bouton « Se connecter ».

Cliquer sur le bouton « Suivant » à l'affichage de la fenêtre :

Confirmer votre n° de téléphone et configurer les questions secrètes.

Ces questions vous seront demandées dans le cas où vous oubliez votre mot de passe ou que vous désirez le changer. Cliquez sur le lien « Configurez-les maintenant »

Vous devez choisir 5 questions, saisir les réponses à ces questions, puis cliquer sur le bouton « Sauvegarder vos réponses » :

Cliquer sur l'hyperlien « Vérifier » afin de valider votre numéro de téléphone :

Par la suite, cliquer sur le bouton « m'appeler » et vous recevrez un appel téléphonique de Microsoft. Le message téléphonique vous demandera d'appuyer sur la touche « # ».

Cliquer sur le bouton « Terminer » :

Étant donné la sensibilité de l'information qui se trouve dans le Portail de la gouvernance, il est recommandé de ne pas rester connecté. Cliquer sur le bouton « Non » :

Si la fenêtre suivante s'affiche, cliquer sur le bouton « Terminé ». Ne pas utiliser le mot de passe d'application.

Si vous êtes dirigé(e) vers le site http://retraitequebec.sharepoint.com/, vous devez saisir de nouveau l'url du Portail https://retraitequebec.sharepoint.com/sites/portailgouvernance.

Pour les connexions subséquentes au Portail

Inscrivez votre compte utilisateur et cliquer sur le bouton « Suivant » :

Saisissez votre mot de passe et cliquer sur le bouton « Se connecter »

• Si vous aviez choisi « Téléphone d'authentification » comme deuxième facteur d'authentification, la fenêtre suivante s'affichera :
  
  Exemple

   

• Si vous aviez choisi « Application mobile » comme deuxième facteur d'authentification, la fenêtre suivante s'affichera sur votre téléphone intelligent et vous devrez confirmer en appuyant sur le bouton « Approuver :
  
  Exemple

   

Suite à l'authentification, la page d'accueil du Portail s'affichera.

Réinitialisation du mot de passe

Afin de modifier votre mot de passe, vous devez vous connecter avec votre compte utilisateur et à la fenêtre suivante, sélectionner l'hyperlien « Mot de passe oublié? » :

Par la suite, saisir votre courriel ainsi que le code de l'image de sécurité et cliquer sur le bouton « Suivant » :

Sélectionner « Appeler mon téléphone cellulaire » :

Entrer votre nouveau mot de passe, confirmer le à nouveau et cliquer sur terminer.

Connectez-vous en utilisant votre nouveau mot de passe en cliquant sur l'hyperlien « cliquez ici ».

Navigation et principales fonctionnalités

Navigation et principales fonctionnalités

Page d'accueil

1. Recherche des documents

   Peu importe où vous vous situez dans le Portail, l'espace de recherche est toujours accessible. À partir de la page d'accueil, la recherche s'effectue dans tous les sites de comité. Vous pouvez saisir le nom ou une partie du nom d'un document.

2. Consultation des documents

   Dans les sections « Calendrier », « Frais de déplacement » et « Formation et présentation » vous trouverez tous les documents importants, peu importe le comité.

3. Actualités

   Dans cette section, vous trouverez des annonces concernant différents sujets, parfois  concernant tous les utilisateurs ou parfois s'adressant à un groupe de personnes spécifique. Par exemple, vous pourriez retrouver l'annonce des nouvelles fonctionnalités en vigueur au Portail ou encore une annonce pour un prochain comité spécifique.

   En bref, cette section devrait être consultée à chaque fois que vous vous connectez au Portail afin de rester à l'affût des dernières nouvelles.

4. Liens utiles

   Cette section vous permettra par exemple de trouver le Cahier des normes, le site Internet de Retraite Québec ou le site Internet de la Caisse de dépôt et placement du Québec. Tout comme la section « Actualités », les liens utiles devraient être consultés régulièrement, car il se pourrait qu'il y ait des modifications depuis votre dernière visite au Portail.

Exemple

Page d'un site de comité

Afin d'accéder à un site comité de retraite,

1. Vous devez sélectionner le menu « Comités de retraite » et sélectionner le comité qui vous concerne.
2. Par la suite, le nom du comité s'affiche dans l'entête du site.
   Exemple

Recherche des documents dans toutes les bibliothèques du comité sélectionné

Lorsque vous cliquez dans l'espace « Rechercher sur ce site » (point 1), vous pouvez taper une partie (ou la totalité) du texte que vous cherchez suivi de la touche « Entrée ». La recherche s'effectue dans toutes les bibliothèques (point 2) du site comité qui s'affiche dans l'entête. Par exemple, si vous tapez « ra » vous aurez tous les documents qui contiennent ce texte dans le site « Comité de réexamen du RRPE ».

Exemple

Recherche des documents dans une bibliothèque du comité sélectionné

Lorsque vous cliquez sur une bibliothèque, par exemple « Documents de réunion », la recherche s'effectue seulement dans cette bibliothèque du site comité.

Exemple

Consultation des documents

Dans la section « Documents de réunion », vous trouverez tous les documents nécessaires pour le comité concerné.

Afin de consulter un document, cliquez sur « Documents de réunion », puis sur une date de réunion pour laquelle vous voulez consulter le document :

Exemple

Ensuite, cliquer à gauche du document afin de le sélectionner :

Exemple

Vous pouvez consulter un document selon l'une des deux options suivantes :

• cliquer sur le menu « Ouvrir » et une nouvelle page s'ajoutera à votre navigateur avec le document sélectionné précédemment;
• cliquer sur le menu « Télécharger » et vous pourrez consulter le document à partir de l'application de votre choix. Si vous utilisez cette option, n'oubliez pas de supprimer le document une fois la consultation terminée.

Exemple

Téléchargement de plusieurs documents en même temps

1. Cliquer sur le chevron vis-à-vis le groupe de document que vous désirez télécharger en lot.
   Exemple
2. Cocher la case vis-à-vis le regroupement, cela coche l'ensemble des documents liés à cet ensemble.
3. Vous pouvez soit cliquer sur « Télécharger » ou « Copier dans » pour mettre les documents dans votre One Drive.
   Exemple

Annotation d'un document (Comité de retraite et de placement)

Étape 1 : Copier un document vers OneDrive à partir d'un des sites.

1. Sélectionner le document que vous désirez annoter
2. Cliquer sur les 3 points verticaux.
3. Cliquer sur « Copier dans ».
   Exemple
4. Une fenêtre s'affiche à droite, choisir « Votre OneDrive ».
   Exemple
5. Choisir le dossier de destination. Vous pouvez en créer un nouveau ou sélectionner un déjà existants.
6. Cliquer sur le bouton « Copier ici ».
   Exemple

Étape 2 : Ouvrir le document dans OneDrive.

1. Dans le coin supérieur gauche, cliquer sur le l'icône de menu.
   Exemple
2. Sélectionner OneDrive.
   Exemple

Étape 3 : Synchroniser OneDrive avec son poste (à faire uniquement la première fois).

1. Si votre ordinateur n'est pas encore synchroniser à OneDrive, cliquer sur « Synchroniser » ou passer à l'étape suivante.
   Exemple
2. Une fenêtre s'affiche vous demandant les autorisations, cocher la case vis-à-vis « Toujours autoriser retraitequebec.sharepoint.com à ouvrir les liens de ce type d'application associée ».
   Exemple

Étape 4 : Ouvrir et éditer.

1. Ouvrir le document à partir de votre ordinateur à l'emplacement que vous avez sélectionné au point 5 de l'étape 1.
   Exemple
2. Dans la barre d'outil, vous pouvez utiliser les différents outils afin d'annoter votre document. Pour surligner, utiliser l'icône  et, pour commenter, utiliser l'icône .
   Exemple

Étape 5 : Travailler avec OneDrive.

Pour les utilisateurs de Windows :

Assurer vous que OneDrive est synchronisé en double cliquant sur l'icône de OneDrive dans votre barre de tâche.

Exemple

Pour les utilisateurs de Mac :

Vous pouvez accéder à vos fichiers synchronisés à partir de l'icône de OneDrive au coin supérieur droit.

Exemple

Note : Les documents enregistrés demeurent dans votre OneDrive. En tant que membre, vous avez la responsabilité de la gestion de ces fichiers. De plus, assurez-vous qu'ils demeurent confidentiels.

Annotation d'un document avec une bibliothèque sécurisée (Comités de réexamen)

Étape 1 : Télécharger un document sur votre ordinateur.

1. Sélectionner le document que vous désirez annoter
2. Cliquer sur les 3 points verticaux.
3. Cliquer sur « Télécharger ».
   Exemple

Étape 2 : Ouvrir le fichier.

1. Ouvrir le document
   Exemple
2. Cliquer sur « Activer la modification »
3. Dans le coin supérieur gauche, cliquer sur fichier.
   Exemple

Étape 3 : Enregistrer le fichier.

1. Cliquer sur « Enregistrer sous »
2. Sélectionner votre OneDrive. (si présent dans les liens rapides)
   1. Si votre OneDrive n'est pas présent dans les raccourcis, cliquer sur « Ajouter un emplacement »
   2. Sinon, cliquer sur « Ordinateur ». Sélectionner manuellement dans l'explorateur et cliquer sur « Enregistrer »
   Exemple

Étape 4 : Annoter le document.

Pour annoter un document Word, vous devez ajouter soit des commentaires ou des formes juxtaposés.

Pour ajouter un commentaire :

Sélectionner le texte que vous voulez commenter. Effectuer un clic droit et choisir « Nouveau commentaire ».

Pour ajouter une forme :

1. Cliquer sur « Insertion » dans la barre de menu.
2. Cliquer sur forme.
3. Sélectionner la forme désirée.
   1. Si vous voulez ajouter du texte dans la forme, effectuer un clic droit sur la forme et sélectionner « Ajouter du texte ».
   Exemple

Notification pour les documents

Important

Afin de recevoir des notifications, vous devez faire une demande au CASI par téléphone au 418-644-8712 ou au 1-844-644-8712 ou par courriel à [email protected] en spécifiant votre adresse à laquelle vous désirez recevoir les courriels.

Ajouter une notification

Sur la page d'accueil du portail de gouvernance sélectionner l'une des bibliothèques à laquelle vous avez accès.

Par exemple dans l'Accueil du portail on a accès aux bibliothèques suivantes :

• Calendrier
• Frais de déplacement
• Formations et présentations
• Autres documents utiles

Comme illustré dans l'image :

Exemple

Une fois la bibliothèque sélectionnée, si on veut ajouter une notification on clique sur les 3 petits points dans le ruban en haut de la page, comme illustré dans l'image qui suit :

Exemple

Dans certaines bibliothèques l'affichage est différent comme dans l'image qui suit :

Exemple

Sélectionner le premier dans la liste, M'avertir comme indiqué dans l'image

Exemple

Une nouvelle fenêtre s'affiche, dans laquelle on doit remplir ou sélectionner des choix comme dans l'image qui suit :

Exemple

Dans cette fenêtre on doit sélectionner :

• Le titre de l'alerte
• Le ou les utilisateurs auxquels envoyer l'alerte
• De recevoir les alertes par courriel
• Le type de modification pour laquelle on souhaite recevoir une alerte soit pour :
  • Toutes les modifications
  • Des éléments sont ajoutés
  • Des éléments sont modifiés
  • Des éléments sont supprimés
• Le filtre des alertes en fonction de critères spécifiques soit :
  • Une modification est effectuée
  • Un autre utilisateur modifie un document
  • Un autre utilisateur modifie un document – crée par moi
  • Un autre utilisateur modifie un document que j'ai modifié(e) en dernier
  • Un utilisateur modifie un élément qui apparait dans le mode suivant :
    • Spécifier la fréquence à laquelle vous souhaitez être alerté

Retirer une notification

1. Si vous souhaitez enlever vos alertes, il suffit de retourner dans la même bibliothèque que vous avez ajoutée l'alerte, et sélectionner « Gérer mes alertes » :

   Exemple

2. Ensuite, cocher vis-à-vis le titre et cliquer sur « Supprimer les alertes sélectionnées ».

   Exemple

Modifier une notification

1. Si vous désirez modifier la récurrence des envois (exemple seulement sur les fichiers ajoutés), suffit de retourner dans la même bibliothèque que vous avez ajoutée l'alerte, et sélectionner « Gérer mes alertes » :

   Exemple

2. Cliquer sur le nom de l'alerte, modifier selon vos besoins et cliquer sur OK.

   Exemple

Bibliothèque de collaboration (Projet en cours)

Suivi des modifications

Lorsque le document est ouvert, vous êtes en mesure de voir la pastille de toutes les personnes qui sont dans le document.

Exemple

Lorsque vous apportez une modification dans un document partagé, la modification sera mise pour approbation. Votre nom sera indiqué vis-à-vis la mise à jour.

Exemple

Note : En ce qui concerne le choix d'accepter ou de rejeter une suggestion, ce sera surtout à l'usage du SCRR. De cette façon, il sera en mesure de conserver une trace des modifications apportées à un document.

Sauvegarder les modifications

Pour que les changements soient visibles pour tous, ce dernier doit être en suivi des modifications.

À cet effet, deux options sont possibles :

• Option A : Dans le bandeau d'action, à gauche, cliquer sur « Révision » et activer « Suivi des modifications ».

  Exemple

• Option B : Dans le bandeau d'action, à droite, cliquer sur « Édition » et ensuite sélectionner « Révision ».

  Exemple

Lorsque plusieurs membres apportent des modifications en même temps, celles-ci sont visibles pour tous en temps réel.

• Exemple

• Pour inscrire un commentaire, dans le bandeau à droite, cliquer sur « Commentaires » et ensuite sur « Nouveau ». Inscrire le commentaire et cliquer sur l'icône envoyer.

  Exemple

Enregistrer les modifications

Pour enregistrer ses modifications, la personne doit simplement fermer de document.

Nous joindre

Nous joindre

Pour toutes questions relatives au Portail de la gouvernance, vous pouvez communiquer par courriel avec le Secrétariat des comités de retraite et de réexamen à l'adresse suivante: [email protected].

Vous pouvez également communiquer par téléphone avec les personnes identifiées dans la section Joindre le secrétariat  accessible via la page d'accueil du Portail.

Soutien aux membres utilisateurs

Le soutien concernant le portail de la gouvernance des comités de retraite, de réexamen et de placement est assuré par le Centre d'assistance et de soutien informatique (CASI) de Retraite Québec.

Pour obtenir du service, les membres de comités doivent contacter le CASI par téléphone au 418-644-8712 ou au 1-844-644-8712 ou par courriel à [email protected]. Le personnel du CASI invitera alors le membre de Comité à s'authentifier avec l'aide du numéro de téléphone cellulaire fourni lors de la première connexion au portail. Les heures de service sont du lundi au vendredi de 7h30 à 18h, à l'exception des jours fériés observés par les ministères et organismes du gouvernement du Québec.

Support offert :

• La connexion au portail de la gouvernance (compte et mot de passe)
• Le téléchargement et l'impression de documents, excluant les fonctionnalités de l'imprimante et son fonctionnement

Limitations :

• Tout équipement et périphériques n'étant pas la propriété de Retraite Québec
• Le lien internet fourni par un fournisseur externe
• Toute problématique n'étant pas liée au portail de la gouvernance
• Toute problématique n'étant pas fourni par Retraite Québec

Les membres sont par ailleurs invités à faire part au Secrétariat des comités de retraite et du réexamen de toute problématique relative à cette offre de service de Retraite Québec.

Annexe - Protection de la confidentialité de l'information : responsabilités et recommandations

Annexe - Protection de la confidentialité de l'information : responsabilités et recommandations

Introduction

Le Portail de la gouvernance contient des informations très sensibles qu'il faut protéger telles que des données de nature confidentielle, personnelle et stratégique. La divulgation de ces informations pourrait causer un tort important au comité dont vous êtes membre, à Retraite Québec ou aux personnes concernées par la divulgation.

À cause de cette sensibilité, des mesures de sécurité robustes ont été mises en place dans l'accès au Portail de la gouvernance, les bibliothèques qui conserveront les documents, les documents eux-mêmes, les comptes utilisateurs, le choix des mécanismes d'authentification et autres.

Malgré la présence de toutes ces mesures de nature technologique, la collaboration des membres des comités est requise afin de maintenir le niveau de sécurité, puisque les membres utiliseront leurs propres équipements technologiques pour accéder au Portail et aux documents.

Afin de sensibiliser les membres à leurs responsabilités vis-à-vis la protection de la confidentialité des informations, ils sont invités à prendre connaissance des recommandations qui sont présentées dans les sections suivantes.

Protection des secrets d'authentification

Sans être exhaustive, voici une liste de secrets d'authentification : Mot de passe, PIN, code numérique, schéma de déverrouillage, réponses à des questions secrètes, ...

Les secrets d'authentification sont notamment utilisés pour :

• Ouvrir une session sur un ordinateur, sur une tablette ou un téléphone intelligent.
• Permettre la récupération d'un mot de passe oublié.
• S'authentifier auprès d'une application, d'un système informatique, d'un logiciel afin d'y avoir accès.

Le membre ne devrait jamais partager ses secrets d'authentification avec d'autres personnes mêmes des membres du même comité que lui.

Accès au Portail de la gouvernance

Le membre ne devrait pas permettre à un navigateur web (Ex : Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari, ...) ou autres logiciels utilisés (Ex : Microsoft Office) de retenir le mot de passe associé à son compte utilisateur.

• À chaque accès au Portail, le membre devrait saisir délibérément son mot de passe.
• Le membre ne devrait pas accéder au Portail à partir du téléphone intelligent auquel il réalise l'authentification forte (Répondre à une notification reçue ou accéder aux codes de vérification).

Ordinateur utilisé pour accéder au Portail et consulter les documents

• Afin de s'assurer qu'aucune autre personne que lui-même ne puisse utiliser son ordinateur ou sa session de travail (dans le cas d'un ordinateur partagé), le membre devrait avoir un mot de passe robuste (ou un autre mécanisme d'authentification) pour l'accès aux logiciels et aux documents présents sur cet ordinateur.
• Le membre devrait s'assurer que les plus récentes mises à jour soient installées sur le système d'exploitation (exemple : Windows ou MAC OS) ainsi que sur chacun des logiciels présents sur l'ordinateur.
• Le membre ne devrait jamais utiliser un ordinateur public pour accéder au Portail et aux documents.
• Un logiciel antivirus devrait être installé, fonctionnel et régulièrement mis à jour.

Téléphone intelligent

Si le membre utilise un téléphone intelligent pour l'une ou l'autre de ces situations : 

• Utilisation du téléphone comme deuxième facteur d'authentification (facteur de possession).
• Envoyer ou recevoir des courriels en lien avec le comité, le Portail de la gouvernance, son compte utilisateur, la réinitialisation du mot de passe de son compte utilisateur ou autres.

Il devrait protéger l'accès à son téléphone par le biais d'un mécanisme d'authentification robuste afin que personne ne puisse modifier la configuration de l'application Microsoft Authenticator (application permettant de réaliser l'authentification forte – Facteur de possession) ou accéder à des courriels liés à la réinitialisation de son mot de passe.

Adresse courriel

Afin d'envoyer ou de recevoir des communications en lien avec le comité auquel il participe, le membre ne devrait pas utiliser une adresse de courriel qui est partagée entre plusieurs personnes. L'utilisation d'une adresse courriel partagée pourrait conduire à des fuites d'informations sensibles ou à la compromission de son compte utilisateur.

Perte ou vol des équipements technologiques

Suite à une perte ou un vol, si le membre n'est plus en possession de l'ordinateur utilisé pour accéder au Portail de la gouvernance ou du téléphone permettant de réaliser l'authentification forte, il devra communiquer avec Retraite Québec afin de signaler le problème. À ce moment, Retraite Québec pourra mettre en œuvre des mesures particulières afin de s'assurer que le compte utilisateur du membre ou les documents sensibles ne puissent être accédés par le biais de l'équipement manquant.

Foire aux questions

Foire aux questions