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Régimes complémentaires de retraite

Guide de l'utilisateur du Portail RCR

Ce guide s'adresse aux représentants et représentantes de l'administrateur, aux membres du comité de retraite, aux auditeurs et auditrices, ainsi qu'aux personnes autorisées à remplir la déclaration annuelle de renseignements (DAR). Il fournit les instructions relatives à l'utilisation du Portail RCR pour ce qui est de la mise à jour des informations du régime, de la production et de la transmission de la DAR ainsi que de l'utilisation de la messagerie et de la consultation des documents.

Introduction

Avant de débuter...

Seules les personnes suivantes ont accès au Portail RCR :

  • un représentant ou une représentante de l'administrateur
  • un ou une membre du comité de retraite
  • un auditeur ou une auditrice
  • une personne autorisée à remplir la déclaration annuelle de renseignements (DAR).

Les droits d'accès au Portail RCR varient selon le rôle attribué à chaque personne : chacune n'a accès qu'aux sections dont elle a besoin pour faire son travail.

Une même personne peut travailler sur plusieurs régimes de retraite et assumer différents rôles. Ses droits d'accès en tiennent compte.

Premier accès au Portail RCR

Exemple selon votre rôle

Les représentants des administrateurs de régime doivent avoir accès au Portail RCR. Ils ont la responsabilité d'ajouter les informations concernant les collaborateurs au régime (un auditeur ou une auditrice par régime [si le rapport financier du régime doit faire l'objet d'un audit] ainsi que les personnes autorisées à remplir la DAR) et des membres du comité de retraite.

Pour avoir accès au Portail RCR, les collaborateurs et les membres du comité de retraite doivent fournir une adresse courriel (adresse de messagerie individuelle) au représentant ou à la représentante de l'administrateur du régime de retraite.

Une fois l'adresse courriel enregistrée par le représentant ou la représentante de l'administrateur dans la fiche du ou de la membre du comité de retraite, ou du collaborateur ou de la collaboratrice dans le Portail RCR, un courriel de Retraite Québec est envoyé à cette personne, et celle-ci est invitée à s'inscrire au Portail RCR.

Pour savoir comment ajouter l'adresse courriel d'un ou d'une membre du comité de retraite, consultez la sous-section Comité de retraite.

Pour savoir comment ajouter le nom d'un collaborateur ou d'une collaboratrice (auditeur, auditrice ou autre personne autorisée à remplir la DAR) consultez, la section Collaborateurs.

Si vous êtes le représentant ou la représentante de l'administrateur d'un régime et que vous n'avez pas accès au Portail RCR, veuillez communiquer avec Retraite Québec :

    • région de Québec    418 643-8282
    • ailleurs au Québec   1 877 660-8282
      du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.

Les représentants des administrateurs de régime et les personnes autorisées à remplir la DAR ont la responsabilité d'ajouter les coordonnées des membres du comité de retraite dans la sous-section Comité de retraite du Portail RCR.

Pour avoir accès au Portail RCR, les membres du comité de retraite doivent fournir une adresse courriel (adresse de messagerie individuelle) au représentant ou à la représentante de l'administrateur du régime de retraite ou aux personnes autorisées à remplir la DAR.

Une fois que le représentant ou la représentante de l'administrateur a enregistré l'adresse courriel dans la fiche du ou de la membre du comité de retraite dans le Portail RCR, un courriel de Retraite Québec est envoyé à cette personne, et elle est invitée à s'inscrire au Portail RCR.

Si vous êtes un ou une membre du comité de retraite et que vous n'avez pas accès au Portail RCR, veuillez communiquer avec le représentant ou la représentante de l'administrateur du régime concerné. Si cette personne confirme qu'elle a bien inscrit les renseignements vous concernant (dont votre adresse courriel) dans la section Comité de retraite, communiquez avec Retraite Québec :

    • région de Québec    418 643-8282
    • ailleurs au Québec   1 877 660-8282
      du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.

Les représentants des administrateurs de régime ont la responsabilité d'ajouter les informations concernant les collaborateurs au régime (un auditeur ou une auditrice par régime [si le rapport financier du régime doit faire l'objet d'un audit] ainsi que des personnes autorisées à remplir la DAR).

Pour avoir accès au Portail RCR, les collaborateurs doivent fournir une adresse courriel (adresse de messagerie individuelle) au représentant ou à la représentante de l'administrateur du régime de retraite.

Une fois l'adresse courriel enregistrée par le représentant ou la représentante de l'administrateur dans la fiche du collaborateur ou de la collaboratrice dans le Portail RCR, un courriel de Retraite Québec est envoyé à cette personne, et celle-ci est invitée à s'inscrire au Portail RCR.

Si vous êtes un auditeur ou une auditrice et que vous n'avez pas accès au Portail RCR, veuillez communiquer avec le représentant ou la représentante de l'administrateur du régime concerné. Si cette personne confirme qu'elle a bien inscrit les renseignements vous concernant dans la section Collaborateurs, veuillez communiquer avec Retraite Québec :

    • région de Québec    418 643-8282
    • ailleurs au Québec   1 877 660-8282
      du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.

Les représentants des administrateurs de régime ont la responsabilité d'ajouter les informations concernant les collaborateurs au régime (un auditeur ou une auditrice par régime [si le rapport financier du régime doit faire l'objet d'un audit] ainsi que des personnes autorisées à remplir la DAR).

Pour avoir accès au Portail RCR, les collaborateurs doivent fournir une adresse courriel (adresse de messagerie individuelle) au représentant ou à la représentante de l'administrateur du régime de retraite. Une fois l'adresse courriel enregistrée par le représentant ou la représentante de l'administrateur dans la fiche du collaborateur ou de la collaboratrice dans le Portail RCR, un courriel de Retraite Québec est envoyé à cette personne, et celle-ci est invitée à s'inscrire au Portail RCR.

Si vous êtes une personne autorisée à remplir une DAR et que vous n'avez pas accès au Portail RCR, veuillez communiquer avec le représentant ou la représentante de l'administrateur du régime concerné. Si cette personne confirme qu'elle a bien inscrit les renseignements vous concernant dans la section Collaborateurs, veuillez communiquer avec Retraite Québec :

    • région de Québec    418 643-8282
    • ailleurs au Québec   1 877 660-8282
      du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.
Disponibilité du service

Lundi : 7 h 30 à 18 h
Mardi : 7 h 30 à 20 h
Mercredi : 7 h 30 à 18 h
Jeudi : 7 h 30 à 20 h
Vendredi : 7 h 30 à 18 h

Création d'un compte

Pour créer un compte, vous devez d'abord cliquer sur Inscrivez-vous maintenant.

Exemple

Vous devez ensuite inscrire votre adresse courriel et cliquer sur Envoyer le code de vérification.

Exemple

Vous devez par la suite inscrire le code de vérification que vous avez reçu dans votre boîte courriel puis cliquer sur Vérifier le code.

Attention Ce code est valide pour une durée de 20 minutes.

Exemple

Une fois que le code a été vérifié, vous devez inscrire un mot de passe, le confirmer puis finalement cliquer sur Créer.

Connexion

Authentification

Lorsque vous cliquez sur Démarrer le service, la fenêtre de connexion s'ouvre.

Attention Vous êtes responsable de protéger la confidentialité de votre mot de passe.

Exemple

Choix du régime

Seuls les utilisateurs ayant plus d'un régime ou plus d'un rôle voient cette page. Elle vous permet de choisir le régime ou le rôle.

Si vous avez accès à un seul régime, vous êtes directement dirigé ou dirigée à la page d'accueil du Portail RCR.

Exemple
  1. Permet de faire des tris par colonne.
  2. Si vous n'avez qu'un rôle, le nom du régime est cliquable.
  3. Si vous avez plusieurs rôles, vous devez d'abord sélectionner un rôle pour que le nom du régime soit cliquable.

La liste des régimes à laquelle vous avez accès est incomplète?

  • Si vous êtes un représentant ou une représentante de l'administrateur de régime, vous devez communiquer avec la Direction des régimes complémentaires de retraite de Retraite Québec.
  • Si vous êtes un auditeur ou une auditrice, un ou une membre du comité de retraite ou encore une personne autorisée à remplir la DAR, vous devez communiquer avec le représentant ou la représentante de l'administrateur du régime de retraite dont le nom n'apparaît pas dans la liste.



Page d'accueil du Portail RCR

Le haut de la page d'accueil présente l'information suivante :

Exemple
  1. Vous pouvez changer de régime ou de rôle sans avoir à vous déconnecter si vous avez des droits d'accès pour plus d'un régime.
  2. Nom du régime sélectionné

Les icônes auxquelles vous avez accès dans la page d'accueil dépendent du rôle qui vous est attribué pour chaque régime.

Lorsque vous cliquez sur une icône dans la page d'accueil, le menu de l'accueil s'affiche en haut du menu de gauche. Le menu qui apparaît dans les sections dépend de votre rôle.

Le menu permet de naviguer d'une section à l'autre sans devoir retourner à la page d'accueil. Vous aurez la possibilité de réduire la dimension du menu de navigation pour dégager une plus grande surface de travail.

Collaborateurs
Attention

Uniquement le représentant ou la représentante de l'administrateur et les membres du comité de retraite ont accès à cette section.

Les membres du comité de retraite possèdent les droits d'accès leur permettant de consulter les renseignements concernant les personnes physiques autorisées à remplir la déclaration annuelle de renseignements ainsi que ceux concernant l'auditeur ou l'auditrice du régime.

Le représentant ou la représentante de l'administrateur du régime a la responsabilité d'inscrire dans la section « Collaborateurs » les renseignements concernant les personnes autorisées à remplir la déclaration annuelle de renseignements, ainsi que ceux concernant l'auditeur ou l'auditrice du régime.

Lorsque le représentant ou la représentante de l'administrateur a fourni les informations et cliqué sur Enregistrer, les renseignements sur le nouveau collaborateur ou la nouvelle collaboratrice apparaissent dans le tableau des collaborateurs. Cette personne reçoit alors un courriel l'invitant à s'inscrire au Portail RCR.

Attention

Si le collaborateur ou la collaboratrice change d'adresse courriel, le représentant ou la représentante de l'administrateur doit retirer la fiche relative à cette personne, l'ajouter à nouveau et ensuite y inscrire sa nouvelle adresse courriel.

Exemple selon votre rôle
 




Vous n'avez pas accès à cette section.





Vous n'avez pas accès à cette section.


Personne autorisée à remplir la DAR

Le représentant ou la représentante de l'administrateur peut ajouter les renseignements sur une ou plusieurs personnes autorisées à remplir la DAR. Les personnes autorisées à remplir la DAR ont accès uniquement aux sections « Informations sur le régime », « Déclaration annuelle de renseignements » et « Paiement ». Elles peuvent consulter et modifier les informations, mais ne peuvent pas transmettre la DAR. Les personnes autorisées à remplir la DAR peuvent uniquement être des personnes physiques.

Auditeur ou auditrice

Il ne peut y avoir qu'un seul auditeur ou qu'une seule auditrice par régime. Cette personne a accès uniquement aux sous-sections « Consulter, valider et transmettre la DAR » et « Joindre ou consulter un document » de la section « Déclaration annuelle de renseignements ». L'auditeur ou l'auditrice peut consulter la DAR et répondre aux questions qui lui sont posées. De plus, cette personne peut consulter et joindre un ou des documents.

AttentionL'auditeur ou l'auditrice ne peut pas modifier les données de la DAR ni transmettre celle-ci à Retraite Québec.

Informations sur le régime
AttentionLe représentant ou la représentante de l'administrateur ainsi que la personne autorisée à remplir la DAR possèdent les droits d'accès leur permettant de consulter et modifier cette section. Les membres du comité de retraite possèdent les droits d'accès leur permettant seulement de consulter cette section.

La section « Informations sur le régime » comprend 4 sous-sections portant sur :

  • le régime
  • le représentant ou la représentante de l'administrateur
  • le comité de retraite, s'il y a lieu
  • les employeurs parties au régime.

Selon votre rôle, vous pouvez consulter et mettre à jour certaines informations concernant le régime de retraite.

Régime

Cette sous-section présente certaines informations que Retraite Québec possède concernant le régime de retraite.

Exemple selon votre rôle

Seuls les champs « Changement de nom de régime » et « Type d'administrateur du régime » peuvent être modifiés. Pour apporter des modifications aux autres champs, vous devez communiquer avec Retraite Québec.




Vous n'avez pas accès à cette sous-section.


Seuls les champs « Changement de nom de régime » et « Type d'administrateur du régime » peuvent être modifiés. Pour apporter des modifications aux autres champs, vous devez communiquer avec Retraite Québec.

Représentant ou représentante de l'administrateur du régime

Cette sous-section présente les coordonnées que Retraite Québec possède concernant le représentant ou la représentante de l'administrateur.

AttentionPour apporter des modifications autres qu'un changement de titre de civilité ou qu'un numéro de téléphone, le représentant ou la représentante de l'administrateur doit communiquer avec la Direction des régimes complémentaires de retraite de Retraite Québec.

Exemple selon votre rôle
 




Vous n'avez pas accès à cette sous-section.


 

Comité de retraite

Cette sous-section doit être remplie et mise à jour uniquement lorsque le type d'administrateur du régime est un comité de retraite. Il est essentiel que les coordonnées et les adresses courriel des membres de comité de retraite figurant dans cette sous-section soient maintenues à jour.

AttentionPar souci de protection des renseignements personnels des membres de comité de retraite, leurs coordonnées ne sont pas visibles dans la version imprimée ou sauvegardée de la DAR.

Le tableau de consultation regroupe tous les membres du comité de retraite.

Exemple selon votre rôle


Dans cette sous-section, vous pouvez ajouter ou retirer les membres du comité de retraite ainsi que mettre à jour leurs coordonnées. Une fois les noms de ces personnes ajoutés, celles-ci reçoivent un courriel de Retraite Québec, et sont invitées à s'inscrire au Portail RCR.


  1. Permet d'obtenir la liste en format Excel.
  2. Permet d'ajouter un ou une membre du comité de retraite.
  3. Permet de mettre à jour les informations concernant un ou une membre du comité de retraite.
  4. Permet de retirer un ou une membre du comité de retraite.
  1. Permet d'obtenir la liste en format Excel.




Vous n'avez pas accès à cette sous-section.




Dans cette sous-section, vous pouvez ajouter ou retirer les membres du comité de retraite ainsi que mettre à jour leurs coordonnées. Une fois que des personnes sont ajoutées au comité de retraite, celles-ci reçoivent un courriel de Retraite Québec et sont invitées à s'inscrire au Portail RCR.


  1. Permet d'obtenir la liste en format Excel.
  2. Permet d'ajouter un ou une membre du comité de retraite.
  3. Permet de mettre à jour les informations concernant un ou une membre du comité de retraite.
  4. Permet de retirer un ou une membre du comité de retraite.

Employeurs

Le tableau de consultation regroupe les informations du ou des employeurs parties au régime.

Exemple selon votre rôle
  1. Correspond au nombre total d'employeurs inscrits dans le tableau.
  2. Correspond au nombre d'employeurs selon les dernières dispositions du régime enregistrées à Retraite Québec.
  3. Permet d'ajouter les informations concernant un employeur.
  4. Permet de modifier les informations concernant un employeur.
  5. Permet d'annuler la dernière modification effectuée.
  6. Permet de retirer les informations concernant un employeur.
  1. Correspond au nombre total d'employeurs inscrits dans le tableau.
  2. Correspond au nombre d'employeurs selon les dernières dispositions du régime enregistrées à Retraite Québec.
  3. Permet d'obtenir la liste en format Excel.




Vous n'avez pas accès à cette sous-section.


  1. Correspond au nombre total d'employeurs inscrits dans le tableau.
  2. Correspond au nombre d'employeurs selon les dernières dispositions du régime enregistrées à Retraite Québec.
  3. Permet d'ajouter les informations concernant un employeur.
  4. Permet de modifier les informations concernant un employeur.
  5. Permet d'annuler la dernière modification effectuée.
  6. Permet de retirer les informations concernant un employeur.

Statuts des employeurs

Il est possible d'apporter des modifications à la liste des employeurs parties au régime (ajout, retrait et modification de nom). Toutefois, tant qu'une demande d'enregistrement de ces modifications n'est pas transmise à Retraite Québec et enregistrée auprès de celle-ci, le statut des employeurs pour lesquels des modifications ont été faites demeure « En attente de... ».

Quatre statuts sont possibles :

  • actif (employeur enregistré selon les dispositions du régime)
  • en attente de modification
  • en attente de retrait
  • en attente d'ajout.



Déclaration annuelle de renseignements

Dans cette section, vous pouvez :

  • remplir la déclaration annuelle pour une année visée
  • valider les données de la DAR
  • joindre des documents à la DAR
  • remplir l'annexe de l'Agence du revenu du Canada
  • transmettre la DAR à Retraite Québec
  • visualiser en format PDF les DAR transmises à Retraite Québec.

Vous pouvez apporter des modifications à une déclaration tant qu'elle n'a pas été transmise à Retraite Québec. Si vous avez une modification à apporter à une déclaration déjà transmise, vous devez communiquer avec la Direction des régimes complémentaires de retraite.

Choisir l'exercice financier

Le représentant ou la représentante de l'administrateur, l'auditeur ou l'auditrice et la personne autorisée à remplir la DAR doivent choisir l'exercice financier visé par la DAR qu'ils souhaitent remplir, modifier ou consulter.

Les membres du comité de retraite doivent choisir l'exercice financier visé par la DAR qu'ils souhaitent consulter.

AttentionSi le représentant ou la représentante de l'administrateur ou la personne autorisée à remplir la DAR n'a pas commencé la saisie des données de la DAR, les membres du comité de retraite et les auditeurs ne peuvent pas la consulter.
Uniquement les DAR de 2018 et postérieures peuvent être consultées dans la section « Déclaration annuelle de renseignements » du Portail RCR.

Remplir la DAR

AttentionLe représentant ou la représentante de l'administrateur ainsi que la personne autorisée à remplir la DAR possèdent les droits d'accès leur permettant de remplir la DAR. Les membres du comité de retraite possèdent les droits d'accès leur permettant seulement de la consulter.

La DAR est présentée en plusieurs sous-sections. Lorsqu'au moins une sous-section n'est pas remplie, la DAR est considérée comme incomplète et ne peut pas être transmise à Retraite Québec.

À titre de référence, les informations de l'année antérieure sont présentées dans la colonne de droite.

Exemple selon votre rôle
  1. Permet de consulter l'aide contextuelle en tout temps. Les zones d'aide contextuelle fournissent l'information pertinente permettant de vous aider à remplir la DAR adéquatement.
  2. Permet d'enregistrer les données avant de passer à une autre section. Lors de l'enregistrement d'une sous-section, des messages d'information, d'avertissement ou d'erreur peuvent s'afficher dans le haut de la page. Consultez la description des symboles pour plus d'information.
  3. Permet de consulter les données de la DAR de l'année précédente.
  4. Permet de refermer la colonne contenant les données de l'année précédente.
  1. Permet de consulter l'aide contextuelle en tout temps. Les zones d'aide contextuelle fournissent l'information pertinente permettant de vous aider à remplir la DAR adéquatement.
  2. Permet de consulter les données de la DAR de l'année précédente.
  3. Permet de refermer la colonne contenant les données de l'année précédente.




Vous n'avez pas accès à cette sous-section.


  1. Permet de consulter l'aide contextuelle en tout temps. Les zones d'aide contextuelle fournissent l'information pertinente permettant de vous aider à remplir la DAR adéquatement.
  2. Permet d'enregistrer les données avant de passer à une autre section. Lors de l'enregistrement d'une sous-section, des messages d'information, d'avertissement ou d'erreur peuvent s'afficher dans le haut de la page. Consultez la description des symboles pour plus d'information.
  3. Permet de consulter les données de la DAR de l'année précédente.
  4. Permet de refermer la colonne contenant les données de l'année précédente.

Annexe des renseignements requis par l'Agence du revenu du Canada

AttentionUniquement le représentant ou la représentante de l'administrateur ainsi que la personne autorisée à remplir la DAR possèdent les droits d'accès leur permettant de remplir la DAR. Les membres du comité de retraite possèdent les droits d'accès leur permettant seulement de la consulter.

Vous pouvez remplir l'annexe de l'Agence du revenu du Canada (ARC) à partir du Portail RCR et la transmettre à Retraite Québec en même temps que la DAR; Retraite Québec s'assure de l'acheminer à l'ARC.

AttentionUne fois la DAR transmise à Retraite Québec, il n'est plus possible de remplir l'annexe de l'ARC à partir du Portail RCR. Dans ce cas, vous devez acheminer l'annexe de l'ARC directement à l'ARC.

Joindre ou consulter un document

Dans cette sous-section, le représentant ou la représentante de l'administrateur du régime, l'auditeur ou l'auditrice et la personne autorisée à remplir la DAR peuvent, en tout temps, joindre des documents à la DAR pour une année visée et les consulter. Les documents qui peuvent y être joints sont, entre autres :

  • le rapport de l'auditeur indépendant sur les autres éléments
  • le rapport financier et les états financiers
  • tout autre document en lien avec la DAR (complément d'information).
AttentionLe document doit être au format PDF et il ne doit pas dépasser 25 Mo.
Exemple selon votre rôle
  1. Permet d'ajouter un document à la DAR. Tant que la DAR n'est pas transmise à Retraite Québec, le document peut être retiré.
  1. Permet d'ajouter un document à la DAR. Tant que la DAR n'est pas transmise à Retraite Québec, le document peut être retiré.
  1. Permet d'ajouter un document à la DAR. Tant que la DAR n'est pas transmise à Retraite Québec, le document peut être retiré.

Ajouter un document

Si la DAR n'a pas encore été transmise à Retraite Québec, les documents déposés au Portail RCR sont transmis automatiquement en même temps que la DAR. Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter, cette fenêtre s'affiche :

Exemple

Après la transmission de la DAR, il vous est toujours possible d'ajouter des documents au Portail RCR et de les transmettre à Retraite Québec. Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter, cette fenêtre s'affiche :

Exemple

Consulter, valider et transmettre la DAR

État d'avancement de la DAR

L'information concernant l'état d'avancement de la DAR est présentée dans la sous-section « Consulter, valider et transmettre la DAR ». Elle vous permet de connaître à quelle étape en est rendu le processus de production de la DAR.

Exemple

Les états possibles sont :

  • En cours de saisie : La saisie des données est commencée par le représentant ou la représentante de l'administrateur ou par la personne autorisée à remplir la DAR.
  • En cours d'audit : L'auditeur ou l'auditrice est en train de faire sa vérification.
  • Auditée : La vérification par l'auditeur ou l'auditrice est terminée.
Exemple selon votre rôle


Dans cette sous-section, vous pouvez :

  • consulter et valider l'ensemble des données d'une DAR
  • sauvegarder en format PDF et imprimer la DAR à tout moment, même si elle n'est pas complétée 
  • transmettre la DAR à l'auditeur ou l'auditrice (pour les régimes soumis à l'audit du rapport financier)
  • transmettre la DAR à Retraite Québec.

 

Valider la DAR

  1. La validation vous permet de vous assurer que la déclaration ne contient pas d'erreur ni d'incohérences. Deux types de messages peuvent s'afficher dans le haut de la page : des messages d'erreur et des messages d'avertissement. Pour que vous puissiez transmettre la DAR, celle-ci doit être validée et toutes les erreurs doivent être corrigées. Au besoin, référez-vous à la description des symboles.

AttentionSi vous retournez dans une section du Portail RCR pour consulter ou modifier des informations, lorsque vous retournez à la sous-section « Consulter, valider et transmettre la DAR », vous devez effectuer la validation à nouveau.

Questions réservées à l'auditeur

  1. Si le régime est soumis à l'audit du rapport financier, les réponses aux questions des lignes 387 à 389 doivent être fournies par l'auditeur et elles sont affichées pour consultation seulement.

Sauvegarde en document PDF

  1. Permet de sauvegarder la DAR en un document PDF à tout moment.

Attention

La langue dans laquelle la DAR a été transmise à Retraite Québec détermine la langue dans laquelle est généré le document PDF de manière définitive.

Tant que la DAR n'a pas été transmise à Retraite Québec, vous pouvez sauvegarder le document PDF en français ou en anglais, selon la langue dans laquelle vous vous connectez au Portail RCR.

Connexion en français au Portail RCR

  • Implique des fonctionnalités en français.
  • Permet une sauvegarde du document PDF en français dans la section « Consulter, valider et transmettre la DAR ».

Connexion en anglais au Portail RCR

  • Implique des fonctionnalités en anglais.
  • Permet une sauvegarde du document PDF en anglais dans la section « Consulter, valider et transmettre la DAR ».

Boutons de transmission

Transmettre à l'auditeur

  1. Si le régime est soumis à l'audit du rapport financier, vous devez utiliser ce bouton pour transmettre la DAR à l'auditeur ou l'auditrice afin qu'il ou elle réponde aux questions qui lui sont réservées. Une notification lui est envoyée automatiquement par courriel pour l'en aviser.

    Vous devez d'abord avoir inscrit les renseignements concernant l'auditeur ou l'auditrice dans la liste des collaborateurs.

AttentionUne fois la DAR transmise à l'auditeur ou l'auditrice, la sous-section « Situation financière du régime » n'est plus modifiable sauf si cette personne demande que soient apportées des corrections, puisque l'auditeur ou l'auditrice n'a pas les droits d'accès pour modifier la DAR; c'est à vous d'apporter les corrections demandées.

Transmettre à Retraite Québec

  1. Consultez la sous-section « Transmission à Retraite Québec ».



Dans cette sous-section, vous pouvez :

  • consulter l'ensemble des données d'une DAR
  • sauvegarder en format PDF et imprimer la DAR à tout moment, même si elle n'est pas entièrement complétée.

Valider la DAR

  1. La validation vous permet de vous assurer que la déclaration ne contient pas d'erreur ni d'incohérences. Deux types de messages peuvent s'afficher dans le haut de la page : des messages d'erreur et des messages d'avertissement. Au besoin, référez-vous à la description des symboles.

AttentionSi vous retournez dans une section du Portail RCR pour consulter ou modifier des informations, lorsque vous retournez à la sous-section « Consulter, valider et transmettre la DAR », vous devez effectuer la validation à nouveau.

Questions réservées à l'auditeur

  1. Si le régime est soumis à l'audit du rapport financier, les réponses aux questions des lignes 387 à 389 doivent être fournies par l'auditeur et elles sont affichées pour consultation seulement.

Sauvegarde en document PDF

  1. Permet de sauvegarder la DAR en un document PDF à tout moment.

Attention

La langue dans laquelle la DAR a été transmise à Retraite Québec détermine la langue dans laquelle est généré le document PDF de manière définitive.

Tant que la DAR n'a pas été transmise à Retraite Québec, vous pouvez sauvegarder le document PDF en français ou en anglais, selon la langue dans laquelle vous vous connectez au Portail RCR.

Connexion en français au Portail RCR

  • Implique des fonctionnalités en français.
  • Permet une sauvegarde du document PDF en français dans la section « Consulter, valider et transmettre la DAR ».

Connexion en anglais au Portail RCR

  • Implique des fonctionnalités en anglais.
  • Permet une sauvegarde du document PDF en anglais dans la section « Consulter, valider et transmettre la DAR ».


Dans cette sous-section, vous pouvez :

  • consulter l'ensemble des données d'une DAR
  • répondre aux questions des lignes 387 à 389
  • retourner la DAR au représentant ou à la représentante de l'administrateur pour corrections, s'il y a lieu
  • transmettre la DAR au représentant ou à la représentante de l'administrateur une fois la vérification terminée.

  1. Permet de sauvegarder la DAR en un document PDF.
Attention

La langue dans laquelle la DAR a été transmise à Retraite Québec détermine la langue dans laquelle est généré le document PDF de manière définitive.

Tant que la DAR n'a pas été transmise à Retraite Québec, vous pouvez sauvegarder le document PDF en français ou en anglais, selon la langue dans laquelle vous vous connectez au Portail RCR.

Connexion en français au Portail RCR

  • Implique des fonctionnalités en français.
  • Permet une sauvegarde du document PDF en français dans la section « Consulter, valider et transmettre la DAR ».

Connexion en anglais au Portail RCR

  • Implique des fonctionnalités en anglais.
  • Permet une sauvegarde du document PDF en anglais dans la section « Consulter, valider et transmettre la DAR ».
  1. Permet de retourner la DAR au représentant ou à la représentante de l'administrateur si, après avoir effectué vos vérifications, des corrections doivent être apportées. La sous-section « Situation financière du régime » redevient alors modifiable par le représentant ou la représentante de l'administrateur et par la personne autorisée à remplir la DAR.
  2. Permet de retourner la DAR au représentant ou à la représentante de l'administrateur une fois la vérification terminée. Les informations indiquées dans la sous-section « Situation financière du régime » restent non modifiables.


Dans cette sous-section, vous pouvez :

  • consulter et valider l'ensemble des données d'une DAR
  • sauvegarder en format PDF et imprimer la DAR à tout moment, même si elle n'est pas complétée.

 

Valider la DAR

  1. La validation vous permet de vous assurer que la déclaration ne contient pas d'erreur ni d'incohérences. Deux types de messages peuvent s'afficher dans le haut de la page : des messages d'erreur et des messages d'avertissement. Au besoin, référez-vous à la description des symboles.

Questions réservées à l'auditeur

  1. Si le régime est soumis à l'audit du rapport financier, les réponses aux questions des lignes 387 à 389 doivent être fournies par l'auditeur ou l'auditrice et elles sont affichées pour consultation seulement.

Sauvegarde en document PDF

  1. Permet de sauvegarder la DAR en un document PDF.
Attention

La langue dans laquelle la DAR a été transmise à Retraite Québec détermine la langue dans laquelle est généré le document PDF de manière définitive.

Tant que la DAR n'a pas été transmise à Retraite Québec, vous pouvez sauvegarder le document PDF en français ou en anglais, selon la langue dans laquelle vous vous connectez au Portail RCR.

Connexion en français au Portail RCR

  • Implique des fonctionnalités en français.
  • Permet une sauvegarde du document PDF en français dans la section « Consulter, valider et transmettre la DAR ».

Connexion en anglais au Portail RCR

  • Implique des fonctionnalités en anglais.
  • Permet une sauvegarde du document PDF en anglais dans la section « Consulter, valider et transmettre la DAR ».

Bouton Transmettre à Retraite Québec

  1. Uniquement le représentant ou la représentante de l'administrateur peut transmettre la DAR à l'auditeur ou à Retraite Québec.

Transmission à Retraite Québec

AttentionUniquement le représentant ou la représentante de l'administrateur peut transmettre la DAR à Retraite Québec.

Si le régime est soumis à l'audit du rapport financier, l'auditeur ou l'auditrice doit d'abord terminer sa vérification pour pouvoir transmettre la DAR à Retraite Québec.

Si le régime n'est pas soumis à l'audit du rapport financier, vous pouvez transmettre votre déclaration annuelle de renseignements à Retraite Québec une fois la validation terminée et toutes les erreurs corrigées.

Attention

La langue dans laquelle la DAR a été transmise à Retraite Québec détermine la langue dans laquelle est généré le document PDF de manière définitive.

Tant que la DAR n'a pas été transmise à Retraite Québec, vous pouvez sauvegarder le document PDF en français ou en anglais, selon la langue dans laquelle vous vous connectez au Portail RCR.

Connexion en français au Portail RCR

  • Implique des fonctionnalités en français.
  • Permet une sauvegarde du document PDF en français dans la section « Consulter, valider et transmettre la DAR ».

Connexion en anglais au Portail RCR

  • Implique des fonctionnalités en anglais.
  • Permet une sauvegarde du document PDF en anglais dans la section « Consulter, valider et transmettre la DAR ».

Pour effectuer la transmission, les 3 conditions suivantes doivent être respectées.

Transmission avec avertissements

Si des avertissements n'ont pas été corrigés à l'étape de la validation, vous devez confirmer que vous voulez transmettre la DAR même s'il reste des incohérences.

Exemple

Mise à jour des informations sur le régime

Vous devez confirmer qu'au moment de la transmission de la DAR, les informations contenues dans les 4 sous-sections de la section « Informations sur le régime » sont à jour.

Exemple

Déclaration du représentant ou de la représentante de l'administrateur

Le représentant ou la représentante de l'administrateur doit confirmer que l'administrateur du régime a pris connaissance des renseignements contenus dans la DAR et en atteste l'exactitude.

Exemple
Confirmation de transmission

La confirmation de la transmission fournit au représentant ou à la représentante de l'administrateur la date et l'heure de la transmission de la DAR à Retraite Québec ainsi que le numéro de référence du paiement et le montant des droits à acquitter.

Vous pouvez imprimer la confirmation afin de la conserver.

Exemple

Visualiser les DAR transmises

Cette sous-section est accessible par tous. Elle sert à visualiser les DAR transmises (version initiale ou version corrigée s'il y a lieu) à Retraite Québec. La langue de chaque document PDF correspond à la langue dans laquelle la DAR a été transmise.

Exemple
Messagerie
Attention

Uniquement le représentant ou la représentante de l'administrateur et les membres du comité de retraite ont accès à cette section.  

Chaque régime a une messagerie électronique qui rassemble toutes les communications entre Retraite Québec et les personnes liées au régime. Ainsi, la messagerie est liée au régime, non à votre rôle, ce qui fait que tous peuvent voir les communications qui ont été échangées.

Dans cette section, vous pouvez :

 

Représentant ou représentante de l'administrateur

Membre du comité de retraite

Transmettre des informations dans un message

Transmettre des documents et des demandes dans un message

Recevoir des communications

 

Consulter les communications échangées entre Retraite Québec et le régime dans un message

Recevoir des notifications

S'applique dans certains cas

 

Retraite Québec communique toujours avec le représentant ou la représentante de l'administrateur.

Le représentant ou la représentante de l'administrateur et le ou la membre de comité de retraite qui administrent plus d'un régime doivent s'assurer de transmettre les informations à la messagerie du régime concerné.

Boîte de réception

À partir de la boîte de réception, il est possible de consulter les communications que Retraite Québec a transmises au représentant ou à la représentante de l'administrateur pour le régime choisi. 

Elle comprend les communications effectuées à compter du 25 novembre 2019.

Exemple
  1. Permet de faire une recherche ciblant l'objet ou le contenu des messages.
  2. Permet d'envoyer un message avec ou sans document joint.
  3. Permet de trier les éléments de la colonne.
  4. Permet de faire une recherche dans les colonnes « Sujet » ou « Objet », ou selon la date de réception.
Attention

Les documents ajoutés peuvent être consultés par tous les administrateurs du régime. Vous devez vous assurer que ces documents ne contiennent pas d'informations confidentielles sur les participants.

Envoi d'un message

Cette section de la messagerie vous permet de transmettre des informations, des documents et des demandes à Retraite Québec. Notez que la DAR ne peut pas être transmise via la messagerie. Elle doit être transmise à partir de la sous-section « Consulter, valider et transmettre la DAR » de la section « Déclaration annuelle de renseignements ».

Pour rédiger un nouveau message :

  1. cliquez sur le bouton Nouveau message
  2. choisissez un sujet parmi ceux proposés dans la liste
  3. remplissez les champs (date de référence, objet et message)
  4. joignez un fichier
    1. choisissez un type de document (en lien avec le sujet de la communication)
    2. sélectionnez le ou les documents à téléverser.

Ensuite, 2 options se présentent à vous :

  • Enregistrer : permet de faire un brouillon du message, qui est disponible uniquement pour vous
  • Envoyer le message : permet de finaliser votre envoi à Retraite Québec.

Sujet

Type de document

Aspects financiers et gouvernance

Avis de cotisations non versées
Correspondance
Délégation de pouvoir
Lettre de crédit
Politique d'achat de rente
Politique de financement
Politique de placement
Rapport financier/États financiers
Registre des salaires
Règlement intérieur
Relevé du fiduciaire
Relevés de droits
Sommaire des dispositions du régime
Texte du régime
Autre

Correspondance ad hoc

Correspondance
Autre

Déclaration annuelle de renseignements

Annexe des renseignements requis par l'Agence du revenu du Canada
Correspondance
Déclaration annuelle de renseignements
Rapport financier/États financiers et rapport de l'auditeur indépendant
Rapport financier/États financiers
Rapport de l'auditeur indépendant sur les autres éléments
Autre

Demande d'accès à l'information

Correspondance
Autre

Demande d'enregistrement (Nouveau régime ou modification)

Avis aux participants
Avis public
Consentement des participants
Consentement écrit de l'employeur
Convention collective, sentence arbitrale, décret
Correspondance
Délégation de pouvoir
Dispositions du régime (texte ou modification et entente de transfert)
Engagement de l'employeur dans un régime flexible
Formulaire de demande d'enregistrement
Rapport de retrait d'employeurs
Rapport de scission
Rapport sur l'évaluation actuarielle
Relevés de droits
Autre

Demande de recherche de participants introuvables

Correspondance
Demande de recherche de participants introuvables
Autre

Évaluation actuarielle

Avis sur la situation financière du régime
Certification
Correspondance
Rapport sur l'évaluation actuarielle
Sommaire de renseignements actuariels (SRA)
Autre

Événement à déclarer

Correspondance
Autre

Terminaison

Avis aux participants
Avis public
Correspondance
Déclaration de terminaison
Rapport de terminaison
Relevés de droits
Autre

Transfert

Correspondance
Autre

Attention

La messagerie permet uniquement la transmission de documents en format PDF (25 Mo maximum).

Vous pouvez transmettre plusieurs documents liés au même sujet dans un message. Vous devez vous assurer de numériser vos documents séparément et d'éviter la numérisation de plusieurs documents dans un même fichier PDF.

Exemple de message entre le représentant ou la représentante de l'administrateur de régime et Retraite Québec

Un représentant de l'administrateur d'un régime transmet par la messagerie une demande d'enregistrement de modification. Il choisit le sujet correspondant à sa requête : « Demande d'enregistrement ». Il joint les 3 documents « Formulaire demande d'enregistrement », « Avis aux participants » et « Dispositions du régime  » à son message. Lorsqu'il termine, le message est envoyé et les documents liés au message sont classés automatiquement dans la section « Documents ».

Exemple

Éléments envoyés

Les messages envoyés par le représentant ou la représentante de l'administrateur et par les membres du comité de retraite sont enregistrés dans cette sous-section. Toutes les communications transmises à Retraite Québec y sont rassemblées.

Exemple

Brouillons

Il est possible d'enregistrer votre message dans le but de l'acheminer ultérieurement. Dans ce cas, le message sera enregistré comme un brouillon et conservé dans cette sous-section.

Exemple
Documents
Attention

Uniquement le représentant ou la représentante de l'administrateur et les membres du comité de retraite possèdent les droits d'accès leur permettant de consulter cette section.

Tous les documents échangés depuis le 25 novembre 2019 entre Retraite Québec et les personnes liées au régime sont conservés.

Il est possible de filtrer les résultats par sujet, par date, par type de document, etc. Il est même possible de combiner les critères de recherche pour répondre à vos différents besoins.

Exemple
Paiement
Attention

Uniquement le représentant ou la représentante de l'administrateur, les membres du comité de retraite ainsi que la personne autorisée à remplir la DAR ont accès à cette section.

Le paiement en ligne ou électronique des droits exigibles relativement à la déclaration est possible auprès des établissements financiers autorisés. Vous devez rechercher « Retraite Québec – RCR » parmi les fournisseurs proposés par votre établissement financier et spécifier le numéro de référence DARXXXXXXXXX. Vous trouvez ce numéro dans :

  • la confirmation de transmission
  • ET
  • la lettre de demande de production de la DAR.
Pour connaître les modalités de paiement, consultez la page Paiement.




Description des symboles
Permet d'ouvrir ou de refermer un sous-menu de navigation.
Dans la sous-section « Consulter, valider et transmettre la DAR », cette icône permet d'ouvrir une section de la DAR.
Cette icône signale la présence d'une zone d'aide contextuelle vous aidant à fournir l'information demandée. Lorsque vous cliquez sur l'icône, l'information apparaît sous la ligne. Pour la refermer, vous devez cliquer à nouveau sur l'icône.
Informations sur le régime
Déclaration annuelle de renseignements
Collaborateurs
Messagerie
Documents
Paiement
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Permet d'ouvrir ou de refermer, d'un seul clic, toutes les sections de la DAR.
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Permet de joindre un document au message.
Permet de faire une recherche.
Permet de savoir qu'un message est lié à ce document.
Permet d'obtenir la liste en format Excel.
Indique qu'une erreur est présente dans la DAR, et que cette erreur doit être corrigée pour que la DAR puisse être transmise.
Indique un message d'avertissement.
Indique que les informations inscrites sont incohérentes et nécessitent probablement une correction, mais qu'elles n'empêchent pas la transmission de la DAR.
Indique qu'il s'agit d'un message d'information.
Ce message fournit un complément d'information à la suite d'une action posée.