Le relevé de compte est expédié mensuellement via le service en ligne destiné aux employeurs, ou par la poste pour les employeurs qui ne sont pas inscrits à ce service.

Il détaille toutes les transactions (les factures, les crédits et les encaissements) effectuées dans votre dossier et présente le solde pour la période couverte par le relevé.

Il est important d'acquitter chaque mois le solde de votre relevé de compte dans son intégralité; cela vous évitera de payer des frais d'intérêt.

Structure du relevé de compte

Le relevé de compte est divisé en 5 sections distinctes :

• Renseignements sur l'identité de l'employeur
• Solde dû
• Facturation concernant les régimes de retraite du secteur public
• Remises de cotisations des régimes de retraite du secteur public
• Renseignements et remise de votre paiement

Vous trouverez une explication de chacune des sections dans le texte qui suit.

Renseignements sur l'identité de l'employeur

Dans cette section, on présente le nom du destinataire, le nom de l'employeur ainsi que son adresse, la date de production du relevé, la date du relevé ainsi que le numéro d'identification de l'employeur.

Si vous avez désigné plus d'un destinataire pour le relevé de compte, chaque destinataire recevra une copie du relevé de compte adressé à son nom.

Voici quelques précisions concernant ces trois champs :

• Produit le : Cette date correspond à la date à laquelle Retraite Québec a produit le relevé de compte et vous l'a transmis;
• Date du relevé : Cette date indique le dernier jour du mois facturé;
• Numéro d'identification : Ce chiffre correspond au numéro Q, M ou X qui vous a été attribué lors de votre assujettissement aux régimes de retraite du secteur public.

Cette section apparaît dans la partie supérieure de chacune des pages du relevé de compte.

Solde dû

La section « Solde dû » apparaît sur la première page du relevé, sous les « Renseignements sur l'identité de l'employeur ». Elle permet de voir rapidement le total des sommes apparaissant aux sections « Facturation concernant les régimes de retraite du secteur public » et « Remise des cotisations des régimes de retraite du secteur public » ainsi que le total des soldes dus, soit des deux sommes précédentes.

Pratique

Exemple 1

La somme des factures à payer est de 3 682,23 $ et la somme des factures de remise des cotisations est de 1 624 983,98 $, pour un total à payer de 1 628 666,21 $.

Exemple 2

La somme des factures équivaut à un crédit de 25 823,36 $ et la somme des factures de remise des cotisations est de 233 045,13 $, pour un total à payer de 207 221,77 $. Il est à noter qu'une somme entre parenthèses représente un crédit.

Exemple 3

La somme des factures équivaut à un crédit de 1 804,15 $ et il n'y a aucune facture de remise de cotisations à payer. L'employeur doit donc réclamer un crédit de 1 804,15 $.

Facturation concernant les régimes de retraite du secteur public

La section Facturation concernant les régimes de retraite du secteur public présente en ordre chronologique de création, soit de la plus ancienne à la plus récente, toutes les factures émises pour la période couverte par le relevé. Elle inclut l'ensemble des factures et des notes de crédit des mois antérieurs qui n'ont pas été payées ou réclamées. Pour chacune d'elle, on peut voir le numéro et le nom de la facture, son montant initial, les versements effectués avec le numéro d'encaissement et le solde ainsi que le solde total dû pour la période.

Ces informations vous permettent d'effectuer la conciliation de vos factures en fonction des montants versés.

Dans cette section, tous les types de factures peuvent être présents, à l'exception des factures de remises de cotisations qui possèdent leur propre section dans le relevé.

Cette section est divisée en six colonnes, fournissant les informations nécessaires à la conciliation :

• Date de la transaction : Cette colonne nous indique à quel moment une facture a été produite, un versement a été reçu ou une conciliation entre un crédit et une facture a été effectuée;
• Facture/Encaissement : On trouve dans cette colonne le numéro de la facture ou encore le numéro d'encaissement. Si un paiement reçu a été versé pour payer le solde dû de plusieurs factures à la fois, le même numéro d'encaissement se répétera sous chacune des factures concernées;
• Description : On affiche une courte explication de la facture pour en comprendre la nature et en faciliter le suivi;
• Montant initial : Cette information représente le coût initial de la facture à payer ou du trop-perçu à rembourser ^{Voir laNote 4};
• Versement : On affiche tous les versements reçus au cours de la période couverte par le relevé. Une somme reçue à Retraite Québec apparaîtra entre parenthèses, alors qu'un crédit qui vous est remboursé sera indiqué sans parenthèses;
• Solde : Cette colonne indique le solde des factures à la date du relevé. Il est donc possible que les colonnes « Montant initial » et « Solde » diffèrent si un paiement partiel a été reçu au cours du mois ou d'un mois précédent.

Remises de cotisations des régimes de retraite du secteur public

Dans la section « Remises de cotisations des régimes de retraite du secteur public », on trouve la liste des factures de remises des cotisations produites pendant la période couverte par le relevé et toutes les factures de remises des cotisations des mois antérieurs au mois courant.

Ces factures apparaîtront au relevé de compte jusqu'à la conciliation annuelle, qu'elles soient payées ou non. Elles sont classées en ordre chronologique, par année, et un sous-total est présenté pour chaque année.

Il est à noter qu'une remise non payée ou partiellement payée d'une année pour laquelle la conciliation annuelle a déjà été effectuée demeurera au relevé de compte jusqu'à l'acquittement total du solde, peu importe l'année à laquelle elle appartient. Les intérêts seront calculés en fonction de la date de réception du paiement.

Cette section est divisée en 6 colonnes :

• Date ou période : Cette colonne vous indique le mois pour lequel une remise a été déclarée ou la date à laquelle un versement a été reçu pour le paiement d'une remise des cotisations;
• Facture/Encaissement : Cette colonne affiche les numéros de la facture ou encore le numéro d'encaissement. Si vous effectuez un versement qui concerne plusieurs factures PREM, le numéro d'encaissement lié à ce versement s'affichera sous chacune des factures visées;
• Description : Cette colonne affiche une courte explication de la facture;
• Somme déclarée : Cette sommecorrespond à celle initialement déclarée pour la période visée par la facture;
• Somme versée : Tous les versements reçus à Retraite Québec au cours de la période couverte par le relevé seront indiqués sur la ligne suivant la facture visée par le versement. Ce montant apparaîtra entre parenthèses;
• Solde à payer : Ce montant indique le solde des factures à la date du relevé. Il est donc possible que les colonnes « Montant déclaré » et « Solde à payer » diffèrent si un paiement partiel a été reçu au cours du mois ou d'un mois précédent.

Renseignements et remise de votre paiement

La section « Renseignements et remise de votre paiement » se trouve au bas de chacune des pages du relevé.

L'employeur y trouve les coordonnées auxquelles il doit faire parvenir son paiement ainsi que les numéros de téléphone nécessaires pour joindre Retraite Québec.

Une courte explication des dates de calcul des intérêts y apparaît également.