Traitement et soumission de la déclaration annuelle

Traitement et soumission de la déclaration annuelle

Pour utiliser ce service, il est nécessaire d'avoir reçu par courrier sécurisé, au préalable, l'indication que vous disposez d'un libre accès aux données de participation. Ce service est utilisé par les employeurs qui recourent aux modes de traitement automatisé et interactif. Le statut de la déclaration annuelle sera « Prêt à débuter la saisie ».

Accédez au service en ligne destiné aux employeurs. Ensuite, cliquez sur l'onglet « Services », puis sur le lien « Saisir et mettre à jour la déclaration annuelle », et enfin sur le bouton Accéder au service.

Étape 1 : Sommaire de la déclaration annuelle

Cette page doit être complétée par le responsable de la déclaration annuelle (DA).

1. Inscrivez les données d'identification ou mettez-les à jour le cas échéant. Les champs marqués d'un astérisque rouge (*) doivent être remplis, sans quoi vous ne pourrez pas poursuivre votre démarche.
2. Cliquez sur le bouton Étape suivante.

Étape 2 : Saisie ou révision des données de participation

Pour un employeur utilisant un mode de traitement interactif, les données d'identification de toutes les personnes incluses dans la déclaration annuelle de l'année précédente ainsi que les données des déclarations anticipées reçues en cours d'année sont importées dans le dépôt temporaire au moment de la demande de données et sont présentées à l'écran. L'utilisateur ou utilisatrice sera alors en mode « saisie » : il ou elle pourra inscrire les données de participation.

Une fois la saisie préliminaire terminée, vous devez cliquer sur le bouton Confirmer apparaissant à la section « Saisie des données terminée » de l'étape suivante avant de pouvoir passer au statut « En révision chez l'employeur ». Cette action a pour effet de confirmer la saisie effectuée et de transférer tous les participants dont les données n'ont pas été saisies dans la liste des participants non déclarés. Lorsque tous les messages d'erreur ou d'avertissement seront traités, il sera possible de soumettre la déclaration annuelle.

Pour un employeur utilisant un mode de traitement automatisé ou un employeur utilisant les services d'un centre traiteur, la section « Saisie des données terminée » n'est pas disponible, car le statut de la déclaration annuelle est déjà « En révision chez l'employeur ». Un fichier de données préliminaires a été transmis et approuvé pour permettre la poursuite du processus de la déclaration annuelle.

3. Lors de la saisie initiale ou d'une révision, les données d'identification d'une personne ne peuvent pas être modifiées. Cependant, lors de l'ajout d'une nouvelle personne, certains champs peuvent être remplis. Le cas échéant, remplissez les champs appropriés. Les champs marqués d'un astérisque rouge (*) devront être remplis, sans quoi vous ne pourrez pas poursuivre votre démarche.

4. Dans la section « Sélection d'un régime », cliquez sur le bouton Afficher infos.

   Inscrivez les renseignements nécessaires dans les champs de la section « Données financières de base ». Si vous corrigez les données d'une personne déjà inscrite, vous pouvez cliquer sur le lien « Données initiales » pour afficher les données d'une déclaration, telles qu'elles étaient lors de la dernière transmission pour validation. Les données initiales seront affichées pour les sections dont il est question dans les étapes 4 à 7 de la présente procédure.

5. La section « Données financières de l'année précédente » présente les données financières de l'année précédente relatives à l'emploi sélectionné. S'il n'y a aucune donnée, rien ne s'affichera dans la section.
6. La section « Données financières contenues dans les DAA du participant » présente le détail des données financières apparaissant dans la déclaration annuelle anticipée produite lors d'une demande de prestation et pour laquelle une validation a été faite avec les données inscrites dans la DA. Cette section est présente si la personne a fait une demande de prestation en lien avec laquelle une DAA a été produite. Si la section apparaît à la suite d'un changement d'emploi, il se pourrait que la personne ne soit pas en lien d'emploi; vous devrez alors justifier le message dans le rapport de validation. Par contre, si la personne est en lien d'emploi et que son nom apparaît dans la liste, c'est qu'au moins une des informations suivantes ne concorde pas relativement à un emploi, ou que l'ensemble de ces informations sont identiques : « NAS », « Type de déclaration », « Régime de retraite », « Groupe » ou « Numéro d'emploi ». Dans les deux cas, vous devez poser une action. Pour ce faire, vous devrez sélectionner l'action à poser dans la liste déroulante de la colonne « Action à poser ».

Trois choix sont offerts :

7. Champ laissé en blanc

   Aucune modification ne sera apportée à l'emploi.

8. Remplacer la déclaration

   Les données contenues dans la DAA relative à cet emploi viendront remplacer les données existantes de la DA.

9. Ajouter la déclaration

   Un nouvel emploi sera créé avec l'ensemble des données contenues dans la DAA.

10. La section « Liste des participants non déclarés » présente les personnes qui participent à un régime de retraite et pour lesquelles vous n'avez transmis aucune déclaration annuelle cette année.

    Il est possible d'ajouter à la déclaration annuelle une personne dont le nom apparaît dans la grille en cliquant sur « ± » dans la colonne « Créer la participation ». Lorsque les données financières seront ajoutées et enregistrées, au retour à la page précédente, le nom de la personne participante disparaîtra de la grille et sera ajouté à la déclaration annuelle.

11. Cliquez sur le bouton Ajouter un participant pour ajouter les données d'une personne participante. Une nouvelle page de saisie s'ouvrira.
12. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer et valider les données saisies, lorsqu'il y a des modifications et lors de l'ajout d'une personne participante.
13. Cliquez sur le bouton Retour pour revenir à la page « Rapport de validation » lorsque vous êtes dans le dossier d'une personne participante.
14. Cliquez sur le bouton Étape précédente pour revenir à l'étape précédente.
15. Cliquez sur le bouton Étape suivante pour aller à l'étape suivante.
16. La section « Messages de validation » est présente si des informations sont à justifier ou à corriger dans une section.

Étape 3 : Vérification des données

17. Assurez-vous d'avoir traité tous les messages d'erreur et d'avertissement associés aux participants et participantes ainsi que tous les messages associés à l'employeur.
18. Vérifiez que le sommaire correspond aux déclarations effectuées.
19. Cochez la case « J'atteste que les renseignements fournis sont exacts et complets » dans la section « Engagement formel ».
20. Cliquez sur le bouton Étape précédente pour reculer d'une étape et effectuer de nouvelles vérifications ou modifications, s'il y a lieu.
21. Lorsque tous les messages d'erreur ou d'avertissement associés aux participantes et participants ainsi que tous les messages associés à l'employeur seront traités, cliquez sur le bouton Soumettre afin de soumettre la déclaration annuelle.

Étape 4 : Accusé de réception

L'accusé de réception confirme que vous avez effectué votre transaction par Internet et que vos données ont été transmises au système. L'accusé de réception est conservé automatiquement dans notre bibliothèque virtuelle et il est associé à votre demande.

22. Prenez en note le numéro de référence qui apparaît en haut de la page. Ce numéro vous sera utile si vous devez communiquer avec nous à propos de votre demande et il permettra aux employées et employés du service à la clientèle de retrouver votre demande rapidement, au besoin. Vous pouvez aussi imprimer la page et la conserver dans vos dossiers. Si vous perdez ce numéro, d'autres données pourront être utilisées pour retrouver votre demande.
23. Cliquez sur le bouton Terminer pour revenir à la page d'accueil.

Réviser les données de participation

Pour utiliser ce service, il est nécessaire d'avoir reçu par courrier sécurisé, au préalable, l'indication que vous disposez d'un libre accès aux données de participation. Le statut de la déclaration annuelle sera « En révision chez l'employeur ».

Accédez au service en ligne. Ensuite, cliquez sur l'onglet « Services », puis sur le lien « Saisir et mettre à jour la déclaration annuelle », et enfin sur le bouton Accéder au service.

Étape 1 : Sommaire de la déclaration annuelle

1. Inscrivez les données d'identification ou mettez-les à jour, selon le cas. Les champs marqués d'un astérisque rouge (*) doivent être remplis, sans quoi vous ne pourrez pas poursuivre votre démarche.
2. Cliquez sur le bouton Étape suivante.

Étape 2 : Rapport de validation

Cette page sert à sélectionner des dossiers à traiter selon différents critères, à vérifier et à traiter la « Liste des prestataires – déclaration annuelle à valider », la « Liste des participants non déclarés » et, s'il y a lieu, à faire la justification en bloc de messages d'avertissement.

Les validations s'affichent de façon séquentielle.

La façon la plus efficiente de traiter les messages de validation est de débuter par la correction des messages de type « Erreur » en ordre décroissant suivi des messages de type « Avertissement ».

3. Sélectionnez dans la liste déroulante « Dossiers à réviser » ou « Dossiers conformes » (par défaut, ce sont les dossiers à réviser qui s'affichent) et cliquez sur le bouton Rechercher. La page diffère selon la sélection et la section « Liste des participants non déclarés » s'affiche uniquement s'il y a des enregistrements liés à cette section. L'encadré « Message » permet de choisir différents filtres applicables sur les messages de validation. Pour le filtre « Catégorie », les choix sont « Avertissement » ou « Erreur ». La sélection peut également porter sur le niveau de priorité ou le numéro de message. Lorsqu'il s'agit de messages d'avertissement, vous pouvez sélectionner différents filtres selon qu'ils sont justifiés ou non.

    

4. S'il y a des messages d'avertissement, vous pouvez les justifier à l'aide de la liste déroulante en choisissant une justification. Si la justification est « Autre », inscrivez la justification dans le champ « Autre justification ».

5. Cliquez sur le numéro de message de validation afin de réviser, de corriger ou de justifier les dossiers, s'il y a lieu. Le lien vous amène à l'étape 2 « Saisie ou révision des données de participation ».

   Un message d'avertissement « A » peut être justifié au moyen d'une justification indiquée dans la liste déroulante ou de la justification « Autre », s'il s'agit d'une explication personnelle, ou encore disparaître par une correction apportée à la déclaration annuelle de la personne.

   Un message d'erreur « E » doit être traité par une correction apportée à la déclaration annuelle de la personne. Pour justifier un message d'avertissement, cliquez deux fois sur la ligne du message à justifier ou cliquez une fois et sélectionnez « Modifier ». Sélectionnez une justification dans la liste déroulante et appuyez sur « Entrer » pour activer l'inscription dans la grille. Le champ « Autre justification » est accessible lorsque la justification sélectionnée dans la liste déroulante est « Autre ». Ainsi, vous pouvez ajouter une explication personnelle.

6. Si vous désirez faire une recherche par personne, effectuez une recherche à l'aide du « numéro d'assurance sociale (NAS) », du « Nom, Prénom » ou du « numéro d'employé ». Si vous voulez faire une recherche par NAS, dans la colonne « NAS », entrez directement le numéro d'assurance sociale ou une partie de celui-ci seulement et appuyez sur la touche « Entrer ». Le ou les résultats s'afficheront dans la grille. Dans les colonnes « Nom, Prénom », « No d'employé » et « Unité administrative », le bouton filtre (  ) offre différents choix. Les choix « Est égal à », « Contient » et « Est différent de » peuvent être utilisés avec des données que vous pouvez saisir dans le champ situé à côté de ce bouton. Les résultats s'afficheront dans la grille selon la sélection qui a été faite. Pour la colonne « Régime », cliquez sur le bouton  et sélectionnez une valeur parmi les choix offerts.
7. Cliquez sur le numéro d'assurance sociale afin de réviser le dossier de participation de l'employé ou employée à qui appartient ce numéro ou cliquez sur le bouton Réviser ce groupe afin de réviser les dossiers de participation de tous les employés et employées dont les noms sont indiqués dans la grille, s'il y a lieu. Le lien et le bouton vous amènent à l'étape 2 « Saisie ou révision des données de participation ».
8. L'activation du bouton Exporter génère la création d'un fichier CSV contenant les données des personnes dont les renseignements sont affichés à l'écran.

9. La section « Liste des prestataires – Déclaration annuelle à valider » (section fermée par défaut) présente les personnes pour lesquelles des demandes de prestation ont été produites au cours de l'année en traitement. Elle indique également s'il y a présence d'une déclaration annuelle anticipée et absence d'une déclaration annuelle pour une personne donnée.

   Pour visualiser et valider les informations présentes dans la DAA, vous devez cliquer sur l'hyperlien de la colonne « Lien vers la DAA ».

10. La section « Liste des participants non déclarés » (section fermée par défaut) présente la liste des personnes pour lesquelles aucune déclaration annuelle n'a été inscrite pour l'année en traitement. Si aucune donnée de participation concernant l'emploi d'une personne n'est déclarée pour l'année en traitement, nous inscrirons une date de fin administrative relativement à cet emploi.

    Cette mesure administrative n'a aucune répercussion sur la production de la prochaine déclaration annuelle pour cet emploi, c'est-à-dire que vous ne devrez pas ajouter de date de début sur la prochaine déclaration en lien avec notre inscription d'une date de fin administrative : celle-ci ne change en rien la façon de faire les prochaines déclarations annuelles.

    En cliquant sur « ≥ » dans la colonne « Déclaration année précédente », vous pouvez consulter la déclaration de l'année précédente pour la personne participante sélectionnée. De plus, en cliquant sur «  ± » dans la colonne « Créer la participation », il est possible de créer la participation pour cette personne.

11. Cliquez sur le bouton Étape suivante pour vous rendre à la vérification des données.

Étape 3 : Vérification des données

12. Assurez-vous d'avoir traité tous les messages d'erreur et d'avertissement associés aux participants et participantes ainsi que tous les messages associés à l'employeur.
13. Vérifiez que le sommaire correspond aux déclarations effectuées.
14. Cochez la case « J'atteste que les renseignements fournis sont exacts et complets » dans la section « Engagement formel ».
15. Cliquez sur le bouton Étape précédente pour reculer d'une étape et effectuer de nouvelles vérifications ou modifications, s'il y a lieu.
16. Lorsque tous les messages d'erreur ou d'avertissement associés aux participants et participantes ainsi que tous les messages associés à l'employeur seront traités, cliquez sur le bouton Soumettre afin de soumettre la déclaration annuelle.

Étape 4 : Accusé de réception

L'accusé de réception confirme que vous avez effectué votre transaction par Internet et que vos données ont été transmises au système.

17. Prenez en note le numéro de référence qui apparaît en haut de la page. Ce numéro vous sera utile si vous devez communiquer avec nous à propos de votre demande et il permettra aux employées et employés du service à la clientèle de retrouver votre demande rapidement, au besoin. Vous pouvez aussi imprimer la page et la conserver dans vos dossiers. Si vous perdez ce numéro, d'autres données pourront être utilisées pour retrouver votre demande.
18. Cliquez sur le bouton Terminer pour revenir à la page d'accueil.

Consulter les données de la DA

Ce service permet de consulter le dossier de participation de l'employeur via l'onglet « Services » > groupe « Traitement de la déclaration annuelle et anticipée » > service « Consulter les données de la DA ».

Accédez au service en ligne. Ensuite, cliquez sur l'onglet « Services », puis sur le lien « Consulter les données de la DA », et enfin sur le bouton Accéder au service.

1. Cette section permet d'effectuer une recherche en combinant une année et un numéro d'assurance sociale. L'année doit correspondre à une année où une déclaration annuelle a été faite. Il s'agit d'un champ obligatoire. Vous pouvez la saisir dans le format suivant : AAAA. Le numéro d'assurance sociale est composé de neuf chiffres. Vous pouvez le saisir dans le format suivant : 999 999 999.

2. Cliquez sur le bouton Rechercher.

    

3. Cliquez sur le nom de famille de la personne sous la colonne « Nom de famille » pour consulter les données de la déclaration annuelle de cette personne.

    

4. Consultez les données de la déclaration annuelle.
5. Cliquez sur le lien d'un nom de famille de la colonne « Nom de famille » d'une autre personne pour consulter sa déclaration annuelle, s'il y a lieu.
6. Cliquez sur le bouton Retour au menu pour terminer.

Exporter les données soumises d'une DA

Ce service est accessible à partir du Service en ligne destinés aux employeurs. Il permet de consulter et d'exporter la liste des données soumises et facturées pour les déclarations annuelles 2014 et les suivantes. Cette liste comprend un sommaire des données par emploi et elle intègre les écarts de cotisation facturés, ce qui facilite la conciliation de la facture annuelle.

L'information présentée porte sur les données financières enregistrées dans la déclaration annuelle (DA) et elle n'évolue pas à la suite du traitement des formulaires Demande de modification des données de participation à un régime de retraite (291).

Accédez au service en ligne. Ensuite, cliquez sur l'onglet « Services » et enfin sur le lien « Exporter les données soumises d'une DA » et sur le bouton Accéder au service.

Étape 1 : Rechercher l'année désirée

1. Sélectionnez l'année parmi celles disponibles dans la liste déroulante associée.

   Cette année doit correspondre à une année pendant laquelle vous avez soumis une déclaration annuelle et pour laquelle nous vous avons transmis une facture. En effet, vous ne pouvez consulter dans la liste déroulante que les années pour lesquelles vous avez soumis la DA et pour lesquelles vous avez reçu une facture.

2. Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher la page des résultats.

3. Cliquez sur le bouton Retour au menu pour revenir au menu principal.

    

   Une deuxième section apparaît. Elle présente la liste de toutes les personnes déclarées. Cette liste s'affiche sous la forme d'une grille hiérarchique. Utilisez les chevrons > à gauche de la ligne pour afficher le contenu sous‑jacent.

Étape 2 : Exporter des données de la DA pour l'année voulue

Filtrer les résultats

4. Vous pouvez utiliser des filtres spécifiques afin de restreindre la liste affichée. Pour ce faire :

   • Utilisez le champ prévu à cet effet ainsi que l'icône  à droite de celui-ci. Les éléments sont visibles en dessous des titres des colonnes.
   • Vous pouvez utiliser des filtres dans les colonnes NAS, Numéro d'identification, Nom, Prénom, Régime/Groupe et Écart facturé.
   • Notez que les options des cinq premiers filtres sont : « Contient », « Est égal à », « Est différent de », « Est vide », « Est non vide ».
   • Notez que les options de filtre dans la colonne Écart facturésont : « Est égal à », « Est différent de », « Est supérieur à », « Est inférieur à », « Est supérieur ou égal à », « Est inférieur ou égal à », « Est nul », « Est non nul ».

5. Pour les options « Contient », « Est égale à », « Est différent de », « Est supérieur à », « Est inférieur à », « Est supérieur ou égal à » et « Est inférieur ou égal à » :

   • Saisissez d'abord une valeur dans le champ prévu à cet effet;
   • Sélectionnez ensuite l'option en question en cliquant sur l'icône  correspondante.
   • Vous ne pouvez utiliser qu'un seul filtre à la fois par colonne. La combinaison de filtres est cependant possible sur plusieurs colonnes.
   • Pour enlever un filtre, cliquez sur l'icône  correspondante et sélectionnez « Tous ».
   • La commande « Réinitialiser les filtres » permet de revenir à l'affichage initial avant la saisie des filtres.

Consulter le contenu d'une ligne

6. Cliquez sur l'icône représentant un chevron > à gauche de la ligne pour afficher le ou les emplois liés au régime/groupe de cette personne. Ensuite, cliquez sur le chevron > à gauche de l'emploi souhaité pour en afficher le contenu.

Exporter les données

7. Vous pouvez sauvegarder les résultats en procédant de la manière suivante :

   • Cliquez sur le bouton Exporter pour transférer les résultats obtenus dans un fichier (.csv);
   • Ouvrez ensuite le fichier avec Excel et enregistrez‑le.

   Note :

   • Si vous avez appliqué un ou des filtres, les données exportées correspondront aux résultats filtrés. Le fichier exporté contiendra toutes les données disponibles pour les lignes concernées.
   • Le nom du fichier qui sera généré est constitué du mot « Résultat » suivi de votre numéro d'identification et de l'année sélectionnée, par exemple : Résultat_M1017896_2014.csv.