Transfert et approbation de fichiers de la déclaration annuelle
Transfert et approbation de fichiers de la déclaration annuelle
Accédez au service en ligne destiné aux employeurs. Ensuite, à la section « Transfert et approbation de fichiers de la déclaration annuelle » de l'onglet « Services », cliquez sur Transférer un fichier de données puis sur Accéder au service.
Prenez note qu'à la demande exceptionnelle de l'employeur, et ce, même pendant la révision des données, il est possible d'annuler la transmission du fichier XML pour qu'un nouvel envoi de fichier soit possible.
Transmettre un fichier de données
La transmission d'un fichier XML s'effectue en trois étapes :
Étape 1 : Sélection d'un fichier
Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez le fichier XML qui est enregistré sur votre ordinateur et que vous désirez transmettre
- Seuls les fichiers portant l'extension XML, GZ ou ZIP peuvent être transférés (par exemple : ExempleFichier_Employeur.xml).
- Le nombre de caractères permis pour le nom du fichier est de 50, y compris l'extension. Le message MSUS7111_006 apparaît à l'écran lorsque le nom du fichier dépasse 50 caractères. Assurez-vous de respecter la limite du nombre de caractères.
Attention : Veuillez utiliser l'encodage UTF-8 pour la transmission du fichier. Au besoin, nous vous invitons à vous référez à votre soutien informatique.
Le fichier envoyé doit inclure les données de tous les employés et employées de l'employeur. Assurez-vous que les caractères spéciaux, y compris les accents et les cédilles, s'affichent correctement. Prenez note qu'un seul fichier par employeur, par année, sera accepté.
Afin d'obtenir le détail des spécifications techniques à respecter pour la production des fichiers XML , consultez la documentation disponible.
- Cliquez sur le bouton Étape suivante.
Étape 2 : Vérification des données
Assurez-vous que vous avez sélectionné le bon fichier à transmettre.
- Cliquez sur le bouton Étape précédente pour effectuer des corrections s'il y a lieu.
- Ce bouton ne vous sera plus présenté à l'étape subséquente. C'est donc la dernière occasion que vous avez, en cas d'erreur, pour sélectionner un autre fichier avant de le transmettre.
- Cochez la case « J'atteste que les renseignements fournis sont exacts et complets ».
- Cliquez sur le bouton Transmettre.
Étape 3 : Accusé de réception
L'accusé de réception confirme que vos données nous ont bien été transmises.
Prenez en note le numéro de référence. Ce numéro vous sera fort utile si vous devez communiquer avec nous à propos de votre demande et permettra aux employées et employés du service à la clientèle de retrouver votre demande rapidement, au besoin.
Vous pouvez aussi imprimer la page et la conserver dans vos dossiers. Par ailleurs, si vous perdiez ce numéro, d'autres données pourront être utilisées pour retrouver votre demande.
- Cliquez sur le bouton Terminer pour mettre fin à l'activité.
Approuver les données préliminaires
Lorsque vous avez transmis votre fichier de données, nous effectuons des validations, puis nous vous transmettons un courriel dans lequel il est indiqué que vous devez consulter et approuver les données préliminaires.
Les données sont considérées comme préliminaires tant que vous n'avez pas transmis la décision d'accepter ou de refuser les données, et ce, durant le délai prescrit.
Pour vous aider à prendre une décision, un rapport de validation est disponible en consultation.
Approuver un fichier de données
L'action d'accepter atteste que vous approuvez les données transmises, dans l'état où elles sont. Par conséquent, elles pourront être utilisées comme données de participation pour la déclaration annuelle, et un rapport de validation sera transmis à chaque employeur concerné afin qu'il puisse commencer leur traitement.
Vous devez accepter globalement les données pour l'ensemble des employeurs dont les données se trouvent dans le fichier transmis. Il y a une approbation par fichier transmis.
Refuser un fichier de données
Dans le cas d'un refus, vous refusez globalement les données pour l'ensemble des employeurs dont les données se trouvent dans le fichier. Vous ne pouvez pas refuser uniquement une partie du fichier.
Si vous refusez les données, une communication vous indiquant que nous sommes en attente de recevoir un nouveau fichier vous sera transmise.
Respect du délai prescrit
Vous devez respecter le délai prescrit pour nous faire connaître votre décision. Après ce délai, nous prendrons pour acquis que les données préliminaires sont approuvées et nous enclencherons le processus de validation auprès du ou des employeurs concernés. De plus, un courriel confirmant l'approbation automatique des données vous sera transmis.
Accéder au service « Approuver les données préliminaires »
Accédez au service en ligne destiné aux employeurs. Ensuite, à la section « Transfert et approbation de fichiers de la déclaration annuelle » de l'onglet « Services », cliquez sur Approuver les données préliminaires puis sur Accéder au service.
Approuver ou refuser les données préliminaires
L'approbation ou le refus des données préliminaires s'effectue en trois étapes :
Étape 1 : Consultation d'un rapport de validation
Section « Sommaire des validations par employeur »
Le sommaire contient les informations suivantes :
- le nombre de participantes et participants, qui correspond au nombre de numéros d'assurance sociale (NAS);
- le nombre de déclarations, qui correspond au nombre d'emplois total des participantes et participants;
- le nombre de messages d'erreur, qui représente le nombre total de messages de type « Erreur »;
- le nombre de messages d'avertissement, qui représente le nombre total de messages de type « Avertissement ».
Le classement du tableau est effectué par défaut en fonction de la colonne « Nombre de participants », par ordre décroissant. En cliquant sur le lien correspondant au numéro d'employeur, vous pouvez consulter rapidement la section « Messages de validation », qui contient tous les numéros de messages pour cet employeur. Il peut y avoir jusqu'à 10 lignes affichables par grille.
Section « Messages de validation »
Dans cette section, vous pouvez consulter les messages de validation de la colonne « Nombre de messages » par ordre décroissant.
Filtrer les résultats
Un seul filtre par colonne peut être appliqué à la fois, mais la combinaison de filtres sur plusieurs colonnes est possible. Pour enlever les filtres de toutes les colonnes, cliquez sur le lien « Réinitialiser les filtres », situé à gauche sous le tableau des résultats.
La section « Totaux en fonction des filtres appliqués ou sélectionnés » se met à jour selon les filtres appliqués dans le tableau.
L'information peut être filtrée par numéro d'employeur, numéro de ministère ou numéro de message. Dans la colonne « Type », vous pouvez sélectionner un type de message en utilisant la liste déroulante.
Exporter les données
Grâce à la colonne « Exporter », vous pouvez exporter les informations dans un fichier Excel.
Vous pouvez cocher « Exporter tout » dans l'en-tête du tableau pour exporter la totalité des données dans un fichier Excel, ou cocher seulement un message en particulier.
Par la suite, cliquez sur le bouton Exporter situé au bas de la page à droite. Notez que si un ou des filtres sont appliqués, les données exportées correspondront aux résultats filtrés.
Étape 2 : Vérification des données
Sélectionnez « J'accepte les données préliminaires transmises précédemment »ou « Je refuse les données préliminaires transmises précédemment et je transmettrai un nouveau fichier de données ».
Vous disposez d'un délai de 7 jours pour approuver les données préliminaires.
Après ce délai, elles seront automatiquement approuvées et une communication vous sera transmise pour vous en informer.
- Cochez la case « J'atteste que les renseignements fournis sont exacts et complets » avant de transmettre vos données.
Cliquez sur le bouton Étape précédente pour effectuer d'autres vérifications, s'il y a lieu.
Ce bouton ne vous sera plus présenté à l'étape subséquente. C'est donc la dernière occasion que vous avez pour vérifier vos données avant de nous les transmettre.
- Cliquez sur le bouton Transmettre pour nous transmettre vos données.
Étape 3 : Accusé de réception
L'accusé de réception confirme que vos données ont bien été transmises.
Prenez en note le numéro de référence. Ce numéro vous sera fort utile si vous devez communiquer avec nous à propos de votre demande et permettra aux employées et employés du service à la clientèle de retrouver votre demande rapidement, au besoin.
Vous pouvez aussi imprimer la page et la conserver dans vos dossiers. Par ailleurs, si vous perdiez ce numéro, d'autres données pourront être utilisées pour retrouver votre demande.
- Cliquez sur le bouton Terminer pour mettre fin à l'activité.
