Règles de validation
Ce chapitre présente les règles de validation de cohérence et de contexte pour chaque champ.
Validation globale : unicité de la déclaration annuelle
Vous devez produire une déclaration annuelle par employeur, par régime de retraite, par type de déclaration, par date de début d'emploi et par date de fin d'emploi.
Numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
Lorsque votre numéro d'entreprise du Québec (NEQ) est inscrit dans la déclaration annuelle, s'il diffère de celui que nous avons enregistré à nos dossiers, un message d'avertissement (A078) s'affichera. Si nous n'avons pas déjà enregistré votre NEQ, la base de données sera tout de même mise à jour.
Renseignements sur l'identité de la personne participante
Nom de famille, prénom, nom à la naissance, sexe, date de naissance et langue de correspondance
Si vous désirez enregistrer une nouvelle personne participant au régime, vous devez inscrire dans la déclaration annuelle son nom de famille, son prénom, son nom à la naissance, son sexe, sa date de naissance et sa langue de correspondance. Assurez-vous de la validité des données saisies.
Vous ne pouvez pas modifier les renseignements personnels de la personne déjà inscrite à partir de cette application. Cependant, à la demande de cette personne, vous devez nous transmettre le formulaire Demande de modification d'un renseignement personnel (290) accompagné de la photocopie des pièces justificatives pertinentes.
Numéro d'assurance sociale (NAS)
Le format du NAS doit être valide sinon un message d'erreur (E123) s'affichera. Si vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles personnes comme participants au régime et que vous tentez d'ajouter une personne pour qui une déclaration annuelle n'a jamais été faite auparavant, un message d'erreur (E036) s'affichera si le type de déclaration n'est pas « 1 ».
Numéro d'employé
Champ facultatif comportant jusqu'à 9 caractères et servant à des fins administratives.
Unité administrative
Champ facultatif comportant 8 chiffres et servant à des fins administratives.
Données financières de base
Données financières de base
Dans ce bloc d'informations, un minimum de données est requis. Si le salaire cotisable, le salaire versé, la cotisation, la date de début d'emploi et la date de fin d'emploi ne sont pas indiqués et qu'il n'y a aucune absence relative à cette déclaration, un message d'erreur (E116) s'affichera.
Régime de retraite
Vous devez être assujetti à ce régime et la personne en lien d'emploi doit pouvoir participer à ce régime selon des critères déterminés, sinon un message d'erreur s'affichera.
Type de déclaration
Des erreurs empêchant la production de la DA seront signalées dans les cas suivants :
Déclaration annuelle de « type en blanc » :
Pour une déclaration produite par une MRC, le corps d'emploi doit correspondre à celui de « Préfet non élu ou préfète non élue », sinon le message E118 s'affichera.Déclaration annuelle de « type 1 » :
Lorsque la personne n'était pas visée par le régime de retraite et que vous avez prélevé des cotisations sur son salaire par erreur, le type 1 doit être indiqué pour la période concernée, sinon :- si la personne avait moins de 18 ans, le message E588 ou E589 s'affichera
- si la personne est toujours en lien d'emploi après le 30 décembre de l'année au cours de laquelle elle atteint l'âge maximal de participation, le message E590 s'affichera.
Déclaration annuelle de « type 2 » :
Si le type 2 est inscrit, vous devez être un organisme supramunicipal (ex. : MRC) ou un organisme mandataire d'une municipalité, sinon le message E065 s'affichera.
Corps d'emploi
Le corps d'emploi doit correspondre aux critères de votre assujettissement, sinon un message d'erreur (E062) s'affichera. Consultez le chapitre Déclaration des données financières de base du présent guide pour plus de détails.
Date de début
Un message d'erreur s'affichera si vous ne respectez pas l'une des conditions suivantes :
- La date de début d'emploi doit être antérieure ou égale à la date de fin, sinon le message E014 s'affichera.
- Une date de début d'emploi doit être inscrite pour un nouvel emploi, sinon le message E535 s'affichera.
- Pour un emploi déjà ouvert et non fermé (aucune date de fin n'est présente pour les années précédentes), vous n'avez pas à inscrire de date de début d'emploi; si vous le faites, le message E175 s'affichera.
- Pour un emploi fermé dans le passé (une date de fin est présente pour une année précédente), vous devez inscrire une date de début d'emploi, sinon le message E535 s'affichera.
Date de fin
Un message d'erreur s'affichera si vous ne respectez pas l'une des conditions suivantes :
- La date de fin d'emploi doit être postérieure ou égale à la date de début, sinon le message E014 s'affichera.
- La date de fin d'emploi doit être la même que celle enregistrée antérieurement, sinon le message E738 ou A739 s'affichera.
- La date de fin d'emploi doit être antérieure ou égale à la date de décès que nous avons enregistrée dans nos systèmes, sinon le message E114 s'affichera.
Salaire cotisable
Ce champ doit être rempli, sinon le message E110 s'affichera.
Cotisation salariale
S'il n'y a aucun montant de cotisation inscrit, le message d'avertissement A124 s'affichera.
Salaire versé
Ce champ doit être rempli, sinon le message E110 s'affichera. Ce montant doit être supérieur ou égal au salaire cotisable, sinon le message E092 s'affichera.
Montant de rétroactivité
Ce champ doit être inférieur ou égal au salaire cotisable, sinon le message E072 s'affichera.
Date du versement
La date de versement doit être comprise dans l'année visée par la déclaration et doit être différente de la date de début d'emploi, sinon le message E025 s'affichera.