Notre rôle en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels
La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 
stipule que toute personne a le droit :
- d'être informée lorsqu'un organisme public détient des renseignements personnels qui la concernent et d'y avoir accès
- de demander, sous certaines conditions, à avoir accès à certains documents administratifs de cet organisme.
La Loi prévoit aussi l'obligation pour les organismes publics de protéger les renseignements personnels qu'ils possèdent.
À Retraite Québec, c'est l'équipe du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) qui veille au respect de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Claudia Rousseau, responsable du BAIPRP à Retraite Québec, nous explique plus précisément le rôle de son équipe.
Que fait l'équipe du BAIPRP en matière d'accès à l'information à Retraite Québec?
Nous répondons aux demandes relatives aux documents confidentiels détenus par Retraite Québec dans le cadre de sa mission.
Nous traitons les demandes d'accès aux documents qui nous ont été envoyées, notamment par des citoyens et des citoyennes. Au besoin, nous aidons la personne nous ayant soumis une demande à bien cibler les documents ou les renseignements personnels qu'elle souhaite obtenir. Si Retraite Québec ne possède pas l'information demandée, nous avons l'obligation de diriger cette personne vers l'organisme compétent.
Nous vérifions l'identité de la personne nous ayant soumis une demande et nous veillons au respect de la confidentialité de tout renseignement personnel contenu dans son dossier. Ainsi, il est possible que certains éléments inclus dans le dossier remis à cette personne soient caviardés, c'est-à-dire masqués. Cette mesure garantit la confidentialité des renseignements personnels concernant des tiers ou permettant de les identifier.
Nous traitons également des demandes de rectification des renseignements personnels, qui touchent, par exemple, une erreur relative à une date de naissance ou à un numéro d'assurance sociale (NAS).
Les demandes d'accès aux documents de Retraite Québec et celles de rectification des renseignements personnels doivent être traitées dans le délai prescrit de 20 jours. Si nous ne pouvons pas répondre à une demande ou si nous la refusons, en tout ou en partie, nous devons justifier notre décision auprès de la personne nous l'ayant soumise. Nous devons aussi l'informer de la possibilité de demander une révision de notre décision à la Commission d'accès à l'information du Québec.
Que fait l'équipe du BAIPRP en matière de protection des renseignements personnels (PRP) à Retraite Québec?
Nous contribuons à la réalisation de plusieurs activités dans l'organisation. Nous émettons des avis sur tous les sujets qui concernent la PRP et la vie privée, comme les règles à respecter lors de la collecte et de l'utilisation de renseignements personnels.
Nous rédigeons les ententes de communication négociées entre Retraite Québec et divers organismes et nous collaborons à l'élaboration de divers projets afin d'en garantir la conformité en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Nous participons aux différents projets technologiques et aux sondages réalisés à Retraite Québec afin de nous assurer que les enjeux relatifs à la protection des renseignements personnels y sont pris en considération.
Nous demeurons aussi à l'affût des nouveautés en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels et nous veillons à les faire connaître dans l'organisation.
Pour en savoir plus sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels à Retraite Québec, consultez la section Accès à l'information.