Recueil Bien administrer un régime de retraite

Autoévaluation

Cette autoévaluation vise à aider les membres du comité de retraite à déterminer si le comité applique les règles de saine gestion d'un régime de retraite.

Questions générales			Oui	Non
1.	Avez-vous reçu une formation pour remplir votre rôle de membre d'un comité de retraite?		Oui	Non
2.	Avez-vous accès à tous les documents relatifs au régime de retraite et à son administration? Ce sont, entre autres :
	a)	le texte du régime et de ses modifications	Oui	Non
	b)	le règlement intérieur du comité de retraite	Oui	Non
	c)	les déclarations annuelles de renseignements (provinciale, fédérale)	Oui	Non
	d)	les rapports financiers ou les états financiers du régime	Oui	Non
	e)	les rapports d'audit et les rapports sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit, le cas échéant	Oui	Non
	f)	les rapports d'évaluations actuarielles et les avis relatifs à la situation financière du régime (régime à prestations déterminées)	Oui	Non
	g)	la politique de placement, le cas échéant	Oui	Non
	h)	la politique de financement (régime à prestations déterminées)	Oui	Non
	i)	la politique d'achat de rentes (régime à prestations déterminées), le cas échéant	Oui	Non
	j)	les ententes-cadres de transfert dans un autre régime, le cas échéant	Oui	Non
	k)	les processus administratifs (politiques écrites, directives, manuels d'administration)	Oui	Non
	l)	les contrats avec les divers intervenants ou intervenantes (contrat de service, mandat, délégation)	Oui	Non
	m)	les rapports et les avis des conseillers ou conseillères	Oui	Non
	n)	les pièces justificatives sur les dépenses d'administration	Oui	Non
	o)	les procès-verbaux des réunions du comité de retraite	Oui	Non
	p)	les procès-verbaux des assemblées annuelles	Oui	Non
	q)	la correspondance avec Retraite Québec (à moins qu'elle contienne des renseignements personnels auxquels vous n'avez pas accès)	Oui	Non
3.	Croyez-vous que les règles de régie interne du comité de retraite sont suffisantes pour vous permettre d'exercer vos fonctions?		Oui	Non

Questions particulières			Oui	Non	Ne sais pas
Le partage des responsabilités entre les divers intervenants
4.	Êtes-vous informé ou informée des responsabilités de chacun des intervenants?		Oui	Non	Ne sais pas
5.	Savez-vous s'ils se sont vu confier des fonctions au moyen d'un mandat, d'une délégation ou d'un contrat de service? (consultez la partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite pour plus d'information)		Oui	Non	Ne sais pas
6.	Existe-t-il des mécanismes pour surveiller leur travail (rapports, rencontres, etc.)?		Oui	Non	Ne sais pas
7.	Le comité de retraite évalue-t-il régulièrement leur rendement?		Oui	Non	Ne sais pas
La surveillance de la conformité du régime et de la gestion des risques
8.	Existe-t-il des mécanismes permettant au comité de s'assurer que le régime est conforme aux lois?		Oui	Non	Ne sais pas
9.	Existe-t-il des mécanismes permettant au comité de s'assurer que le régime est administré en conformité avec ses dispositions?		Oui	Non	Ne sais pas
10.	Existe-t-il des mécanismes permettant au comité de déceler rapidement les divers risques (ex. : non-versement des cotisations)?		Oui	Non	Ne sais pas
Si vous administrez un régime de retraite à cotisation déterminée dans lequel les participants ou participantes décident des placements des sommes inscrites à leur compte, le comité de retraite n'est pas tenu d'établir une politique écrite de placement. Passez alors à la question 14.
11.	Connaissez-vous la fréquence prévue de révision de la politique de placement?		Oui	Non	Ne sais pas
12.	Connaissez-vous les événements particuliers qui nécessitent une révision de la politique de placement (autre que la fréquence régulière)?		Oui	Non	Ne sais pas
13.	Existe-t-il des règles permettant au comité de s'assurer que la répartition des placements respecte ce qui est prévu dans la politique de placement?		Oui	Non	Ne sais pas
14.	Dans le cas d'un régime à cotisation déterminée dans lequel les participants ou participantes effectuent des choix de placement, y a-t-il un suivi de la performance globale des placements?		Oui	Non	Ne sais pas
La régie interne du comité de retraite
15.	Le comité de retraite s'est-il doté de règles sur :
	a)	le développement des compétences des membres (formation et information pertinentes à l'exercice des responsabilités)?	Oui	Non	Ne sais pas
	b)	le partage des responsabilités entre les membres?	Oui	Non	Ne sais pas
	c)	les conflits d'intérêts et l'éthique?	Oui	Non	Ne sais pas
Les communications
16.	Existe-t-il des règles concernant la communication de l'information sur le régime et son administration aux participants ou participantes et aux bénéficiaires?		Oui	Non	Ne sais pas
17.	Une politique écrite permet-elle de traiter les plaintes des participants ou participantes et des bénéficiaires?		Oui	Non	Ne sais pas
Si vous avez répondu « Non » ou « Ne sais pas » à quelques-unes des questions précédentes, nous vous invitons à discuter de ces questions à une prochaine réunion du comité de retraite et à revoir, au besoin, les règles de fonctionnement de l'administration de votre régime de retraite.

Rien ne sert de courir, il faut partir à point.

Si votre régime n'est pas administré selon des règles de saine gestion, ne tentez pas de tout changer en même temps. Prenez le temps de mettre en place de saines pratiques de gestion dans un secteur à la fois. Vous pourriez commencer par les fonctions de nature financière, puis poursuivre avec les fonctions de nature administrative et les communications, etc. Il importe que le comité de retraite s'assure que l'ensemble des intervenants, y compris les participants ou participantes et les bénéficiaires, sont informés du plan de travail et de l'évolution des travaux.