Recueil Bien administrer un régime de retraite

Les  membres du comité de retraite assurent ensemble la gestion financière et l'administration quotidienne du régime. La composition minimale du comité est prévue à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR). Comme pour toutes les assemblées qui prennent collectivement des décisions, des règles de fonctionnement et de gouvernance sont nécessaires pour que le comité assure la bonne marche de ses affaires.

Dans cette partie du recueil, on traite d'abord des principales conditions qui doivent être respectées relativement à la constitution du comité de retraite.

On présente ensuite le règlement intérieur, qui régit le fonctionnement du comité de retraite, ainsi que les règles de gouvernance du régime.

Nous verrons que, pour guider les membres du comité dans l'exercice de leurs fonctions, un minimum de règles est nécessaire. Elles n'ont pas à être compliquées, mais doivent toutefois être adaptées aux caractéristiques du régime. Elles constituent un outil essentiel pour que la saine gouvernance du régime de retraite soit favorisée. Parce qu'elles guident les membres du comité dans leur manière de fonctionner, ces règles protègent de l'arbitraire et favorisent un rendement optimal du comité de retraite. Elles sont indispensables pour que la transparence de l'administration soit assurée et qu'ainsi la confiance de tous et toutes soit accrue.

Chaque membre du comité de retraite doit connaître le contenu du règlement intérieur pour participer correctement à l'administration du régime de retraite.

Une liste des articles pertinents de la Loi RCR et des règlements correspondants est présentée dans les références.

Comité de retraite

Pour pouvoir agir, le comité de retraite doit être constitué de la manière prévue dans le texte du régime de retraite. Il faut donc se référer à ce dernier pour connaître la composition de ce comité. Cependant, sa composition doit respecter les exigences minimales de la Loi RCR.

Le nombre minimal de membres que doit comprendre le comité de retraite est prévu par la Loi RCR. Le nombre maximal de membres est, quant à lui, déterminé dans le texte du régime de retraite. Généralement, ce nombre varie selon la taille et les caractéristiques du régime.

Désignation des membres votants

Membres votants selon la Loi RCR

Le comité de retraite doit comprendre au moins 3 membres avec droit de vote dont :

1. une ou un membre tiers nommé selon ce que prévoit le texte du régime. Cette personne est habituellement désignée pour son expertise. Elle ne doit pas être :
   • une participante, un participant, ou encore une ou un bénéficiaire du régime
   • un administrateur ou une administratrice (ex. : un membre du conseil d'administration) ou une personne qui dirige l'entreprise (ex. : la directrice des ressources humaines)
   • un administrateur ou une administratrice, un dirigeant ou une dirigeante, ou encore un employé ou une employée de l'association de travailleurs et travailleuses qui représente des participants et des participantes (ex. : un syndicat)
   • l'enfant ou encore la conjointe ou le conjoint d'une ou un membre du comité de retraite, ni aucune autre personne à qui il est interdit par l'article 176 de la Loi RCR  de consentir un prêt sur l'actif du régime de retraite.
2. une ou un membre désigné à l'assemblée annuelle par le groupe des participantes ou participants actifs. Il peut s'agir d'une personne qui n'est pas une participante ou un participant ni une ou un bénéficiaire du régime de retraite. Si aucun membre n'est désigné par ce groupe, une participante ou participant au régime (actif ou non actif) doit alors être nommé selon les conditions prévues dans le texte du régime.
3. une ou un membre désigné à l'assemblée annuelle par le groupe des participantes ou participants non actifs et des bénéficiaires. Il peut s'agir d'une personne qui n'est pas une participante ou un participant ni une ou un bénéficiaire du régime de retraite. Si aucun membre n'est désigné par ce groupe, une participante ou un participant au régime (actif ou non actif), ou une ou un bénéficiaire doit alors être nommé selon ce que prévoit le texte du régime.

Notez bien!

Les membres désignés lors de l'assemblée annuelle n'ont pas à être participants, participantes ou bénéficiaires du régime, et le texte du régime ne peut obliger qu'ils le soient. Ils pourraient par exemple être représentants syndicaux ou membres d'une association de retraités.

Ils sont désignés selon le mode proposé par le comité de retraite. Si le comité n'en propose aucun, ou si celui proposé ne convient pas, chacun des groupes décide des modalités de désignation de ces membres.

Membres votants selon le texte du régime

Le texte du régime indique le nombre de membres votants autres que ceux nommés conformément à la Loi RCR. Il doit également préciser par qui ces membres sont désignés. Généralement, l'employeur ou l'employeur et le syndicat se réservent le droit de désigner plusieurs des membres du comité de retraite.

Une ou un membre peut être désigné selon différents critères : à titre personnel, selon les fonctions qu'elle ou il occupe dans l'entreprise (le directeur des ressources humaines) ou selon son statut (participant ou participante, bénéficiaire, personne indépendante).

La Loi RCR n'exige pas de compétences particulières pour siéger à un comité de retraite. Toutefois, le régime pourrait exiger des membres, autres que ceux désignés à l'assemblée annuelle, qu'ils possèdent certaines compétences particulières. Par exemple, dans le cas de certains régimes, le membre tiers doit avoir une formation en droit, en actuariat ou en finance.

Notez bien!

Dans les régimes de moins de 26 participantes ou participants et bénéficiaires, le texte du régime peut prévoir que le régime est administré par l'employeur ou par un comité de retraite « restreint ».

Ce dernier doit être composé d'au moins 2 membres dont l'un d'eux doit être un membre tiers. L'autre peut être une participante ou un participant, ou encore une ou un bénéficiaire désigné selon ce que prévoit le texte du régime, ou encore, une personne désignée à l'assemblée annuelle par la majorité des participants et des bénéficiaires.

Désignation des membres non votants (appelés « membres additionnels »)

La Loi RCR prévoit qu'un maximum de 2 membres additionnels peut s'ajouter aux membres votants qui siègent au comité de retraite. Ces membres additionnels ne peuvent être  désignés que  lors de l'assemblée annuelle du régime. Ces membres ont les mêmes droits que les membres votants, à l'exception du droit de vote.

Le groupe des participants actifs et celui des participants non actifs et des bénéficiaires peuvent nommer, chacun, un membre additionnel lors de l'assemblée annuelle. Toute personne peut être désignée comme membre additionnel lors de cette assemblée, il peut donc s'agir d'une personne qui n'est ni participante ni bénéficiaire du régime de retraite. Lorsque l'un de ces groupes ne désigne pas de membre additionnel, cela ne donne pas à l'autre groupe le droit d'en désigner deux. Ainsi, certains régimes n'ont aucun membre additionnel, d'autres en ont un ou deux.

Notez bien!

Pour un régime de retraite visé par l'article 64 de la Loi favorisant la santé financière et la pérennité des régimes de retraite à prestations déterminées du secteur municipal , chacun de ces 2 groupes peut plutôt nommer 2 membres non votants lors de l'assemblée annuelle (pour un total possible de 4 membres non votants).

La désignation d'un membre additionnel vise à ce que la relève soit préparée au sein du comité de retraite. Ce membre, qui n'est pas responsable des décisions prises par le comité de retraite, peut ainsi se familiariser avec le fonctionnement du régime et de son administration pour devenir plus tard membre du comité avec droit de vote.

Dans le but que la relève soit préparée, certains régimes prévoient que des observateurs ou observatrices, c'est-à-dire des personnes non membres du comité, assistent aux réunions. Le comité pourrait également inviter des personnes non membres à ses réunions, par exemple des spécialistes.

Durée du mandat d'une ou un membre

Le mandat d'une ou un membre est d'une durée maximale de 3 ans. Le texte du régime peut prévoir une durée différente selon le poste occupé. Par exemple, une durée de 3 ans pour le président ou la présidente du comité et de 2 ans pour le mandat d'une ou un membre nommé lors de l'assemblée annuelle.

Lorsque le mandat d'une ou un membre est expiré, il peut être renouvelé si le texte du régime le prévoit, sauf s'il s'agit du mandat d'une ou un membre désigné à l'assemblée annuelle. En effet, on ne peut pas renouveler automatiquement le mandat d'une ou un membre nommé lors de l'assemblée annuelle du régime. Cette dernière ou ce dernier devra être désigné de nouveau par cette assemblée pour pouvoir entamer un nouveau mandat.

Notez bien!

Les participants, les participantes et les bénéficiaires peuvent désigner à nouveau un ou une membre à l'assemblée annuelle seulement si le mandat de la personne qu'ils avaient désignée auparavant est terminé ou que son poste est devenu vacant, par exemple parce que la personne est décédée. Ainsi, lorsque la durée du mandat est de plus d'un an, il n'y aura pas de désignation à chaque assemblée annuelle.

Remplacement des membres

Le texte du régime précise les conditions pour remplacer une ou un membre, à l'exception d'une ou un membre nommé à l'assemblée annuelle. Il indique :

• les personnes qui ont le pouvoir de nommer la personne qui peut remplacer une ou un membre. Habituellement, ce sont les personnes qui ont désigné une ou un membre qui pourront la ou le remplacer
• les délais pour nommer une remplaçante ou un remplaçant. S'il y a retard dans le remplacement d'une ou un membre avec droit de vote désigné selon le texte du régime, la Loi RCR prévoit que le comité peut désigner un nouveau membre ou une nouvelle membre
• la durée du mandat d'une ou un membre nommé en remplacement d'un autre (s'il s'agit d'un nouveau mandat ou de la continuation de celui en cours).

Ces conditions visent à s'assurer que l'absence ou l'incapacité d'agir d'une ou un membre n'empêchera pas le comité de bien remplir ses fonctions.

Notez bien!

Dans le cas où un membre votant nommé lors de l'assemblée annuelle est empêché d'agir, régulièrement absent ou si son poste devient vacant, le comité nomme une personne pour le remplacer jusqu'à la prochaine assemblée annuelle. Cette personne n'a pas à être un participant ou une participante, ou encore un ou une bénéficiaire du régime. Il pourrait s'agir par exemple d'une personne qui possède des compétences dans l'administration des régimes de retraite.

Voici les situations qui mettent fin au mandat d'une ou un membre du comité de retraite et qui peuvent nécessiter son remplacement.

Démission

Le mandat d'une ou un membre qui démissionne prend fin à la date de sa démission ou à la date postérieure indiquée dans l'avis de démission (la personne ne peut démissionner rétroactivement). Son poste devient alors vacant.

Lorsqu'une ou un membre démissionne, un avis doit être envoyé au comité de retraite et à Retraite Québec. La personne doit y indiquer la raison de sa démission ainsi que la date de prise d'effet de celle-ci. Consultez à ce sujet les articles 1357 à 1359 du Code civil du Québec.

Décès

Le mandat d'une ou un membre prend fin à son décès. Son poste devient alors vacant.

Absence et empêchement permanent ou temporaire d'agir

Des situations peuvent nécessiter le remplacement d'une ou un membre absent, incapable d'agir ou dont le poste est vacant. Il peut s'agir d'une absence en raison d'une maladie, d'un congé parental, d'une année d'études, etc. Le texte du régime doit indiquer les situations qui requièrent le remplacement d'une ou un membre de façon permanente ou temporaire. S'il s'agit d'un membre votant désigné à l'assemblée annuelle, le règlement intérieur peut prévoir ces situations. Par exemple, on peut prévoir qu'une membre en congé de maternité est remplacée jusqu'à son retour au travail.

De plus, selon le Code civil du Québec, le mandat d'une ou un membre prend fin par sa faillite et par l'ouverture d'une tutelle ou par l'homologation d'un mandat de protection à son égard.

Perte de qualité pour agir

Une ou un membre désigné en raison de son statut doit cesser d'agir au comité dès qu'elle ou il ne satisfait plus à une condition essentielle de sa désignation. Son poste devient alors vacant.

Une ou un membre désigné à titre de participante ou participant au régime n'est plus une ou un membre du comité lorsqu'elle ou il n'est plus participante ou participant.

Destitution

Une ou un membre peut être destitué de ses fonctions pour des motifs sérieux. La personne qui a le pouvoir de désigner une ou un membre a également celui de la ou le destituer. Le poste de celle-ci ou celui-ci devient alors vacant.

Expiration du mandat

Lorsque son mandat se termine, la ou le membre demeure en poste jusqu'à la date d'entrée en fonction de sa remplaçante ou son remplaçant ou jusqu'au renouvellement du mandat.

Notez bien!

Lorsque les conditions de désignation et de remplacement des membres prévues au régime de retraite sont incomplètes ou soulèvent des problèmes d'application, le comité peut recommander des changements à celui qui a le pouvoir de modifier le régime, généralement l'employeur.

Rémunération des membres et les frais d'administration

Habituellement, les membres de comités de retraite agissent gratuitement. Selon la Loi RCR, ils n'ont droit à aucune rémunération de quelque source que ce soit, à moins que le texte du régime ne le prévoie. Le texte du régime indique alors qui leur verse leur rémunération. Lorsque les membres sont rémunérés par la caisse de retraite, les coûts d'administration doivent être proportionnels à la taille du régime.

Il est d'usage que l'employeur verse les salaires des personnes à son emploi qui sont libérées pour participer aux réunions du comité. Quant au membre tiers, le texte du régime peut prévoir le rémunérer selon le taux du marché.

Les autres dépenses d'administration liées à l'exercice des fonctions des membres, tels les frais de formation ou de déplacement, sont payées par la caisse de retraite, à moins d'indication contraire dans le texte du régime. Ces dépenses doivent être raisonnables et appropriées à la situation. Par exemple, il peut être inapproprié de payer un billet d'avion de première classe à un membre pour qu'il assiste à une réunion. Le comité devrait établir une politique sur les dépenses d'administration et en informer chacun des membres. Cette politique précisera les frais admissibles et les modalités de remboursement (pièces justificatives, etc.).

Dissolution du comité de retraite

De façon générale, le comité de retraite demeure en fonction jusqu'à la liquidation complète de la caisse de retraite à la suite de la terminaison du régime de retraite. La terminaison peut résulter :

• de la décision de l'employeur de mettre fin au régime
• de la faillite de l'employeur
• de la vente de l'entreprise si le nouvel acquéreur ne maintient pas le régime
• d'une décision de Retraite Québec de terminer le régime.

La Loi RCR prévoit que le comité doit remplir certaines obligations à la terminaison d'un régime. Par exemple, en cas de faillite de l'employeur, le comité doit prendre les mesures nécessaires pour récupérer les sommes dues par ce dernier auprès du syndic.

Le comité doit donc se doter de règles pour continuer à remplir son rôle durant le processus de terminaison. De plus, comme les membres sont responsables des décisions prises malgré la dissolution du comité, il est important qu'ils conservent les documents du régime de retraite et leurs notes personnelles.

Les membres qui cessent d'occuper leurs fonctions en raison de la fusion du régime de retraite devraient conserver leurs notes personnelles. Des règles sur le transfert des documents relatifs au régime de retraite fusionné devraient aussi être établies afin que la continuité de l'administration du régime de retraite issu de la fusion soit assurée.

Règlement intérieur du comité de retraite

Le comité de retraite doit adopter un règlement intérieur, aussi appelé « règles de régie interne » ou « règlement interne », qui régit son fonctionnement et sa gouvernance. Le règlement intérieur doit aborder les sujets suivants :

• les fonctions et les obligations respectives des membres du comité
• les règles à suivre relativement à la désignation des personnes qui assureront la présidence et la vice-présidence et à la désignation du ou de la secrétaire
• les règles de déontologie qui régissent les membres du comité
• la procédure applicable lors des réunions et la fréquence de celles-ci
• les mesures devant être prises relativement à la formation des membres du comité
• les mesures devant être prises relativement à la gestion des risques
• les contrôles internes
• les livres et les registres qui doivent être tenus
• les règles à suivre relativement au choix, à la rémunération, à la surveillance et à l'évaluation des délégataires, des représentants ou représentantes et des prestataires de services
• les normes concernant les services que rend le comité, entre autres, celles relatives aux communications avec les participants, les participantes et les bénéficiaires.

En cas de divergence entre le texte du régime de retraite et le règlement intérieur, le règlement intérieur prévaut. Toutefois, le règlement intérieur ne prévaut que si le texte du régime le prévoit expressément lorsqu'il est question :

• des règles à suivre relativement à la désignation des personnes qui assureront la présidence et la vice-présidence et à la désignation du ou de la secrétaire du comité de retraite ainsi que des fonctions et obligations respectives de ceux-ci
• du quorum et de l'attribution d'un droit de vote prépondérant lors des réunions du comité
• de la proportion des membres du comité qui doivent participer à une prise de  décision pour que celle-ci soit valide.

Le règlement intérieur doit être adapté aux caractéristiques du régime et à la taille du comité.

Le comité de retraite doit veiller au respect du règlement intérieur et le réviser au besoin. Chaque membre devrait en avoir un exemplaire. Pour plus de détails sur le règlement intérieur, consultez La Lettre n° 22.

Attribution des rôles et des tâches

Pour voir à la coordination et au bon déroulement des activités du comité de retraite, des dirigeants doivent être désignés au sein du comité.

Le nombre de dirigeants et leurs fonctions dépendent généralement de la taille du comité et des caractéristiques du régime. La plupart des comités comptent au moins 3 dirigeants, soit un président ou une présidente, un vice-président ou une vice-présidente et un ou une secrétaire. Le plus souvent, il est prévu que ces dirigeants sont choisis par les membres du comité. Si le texte du régime ne prévoit pas les règles à suivre relativement à la désignation de ces dirigeants ou ne décrit pas leurs fonctions, le règlement intérieur doit le prévoir.

Le règlement intérieur doit aussi prévoir les règles à suivre relativement à la désignation des autres dirigeants du comité et décrire leurs fonctions, s'il y a lieu. Le Code Morin : Procédure des assemblées délibérantes contient des exemples des principales fonctions exercées par les dirigeants.

Habituellement, le président ou la présidente dirige les réunions du comité et y maintient l'ordre. Cette personne reçoit les propositions dont discutent ensemble les membres, appelle le vote et en proclame le résultat. Elle signe les documents officiels et confirme les procès-verbaux des réunions du comité. Le vice-président ou la vice-présidente remplit les fonctions du président ou de la présidente en son absence.

Le ou la secrétaire prépare l'ordre du jour des réunions et rédige les procès-verbaux des réunions pour approbation par l'ensemble des membres du comité. Cette personne doit remettre aux membres du comité les documents et les renseignements utiles pour l'administration du régime, à moins que cette responsabilité n'ait été confiée à quelqu'un d'autre par le comité.

Partage des tâches entre les membres

L'administration d'un régime comporte de nombreuses tâches. Généralement, le comité en confie certaines à des membres qui agissent en son nom et qui doivent lui rendre compte de leur travail.

Par exemple, une ou un membre peut avoir la responsabilité :

• de signer les contrats avec les différents fournisseurs de services
• d'autoriser les dépenses d'administration
• de certifier la conformité des documents et d'en délivrer des copies.

Un ou une autre membre peut avoir la responsabilité :

• de s'assurer que l'adhésion des travailleurs admissibles respecte les exigences du régime et de la Loi RCR
• de s'assurer que les cotisations sont versées à la caisse de retraite au bon moment (versées à temps), aux bons montants et, s'il y a lieu, dans les bons comptes.

Le règlement intérieur doit prévoir les tâches que le comité de retraite confie aux membres. Cela facilitera leur prise en charge en cas de l'absence imprévue de la personne à qui elles étaient confiées.

Sous-comités

Dans le cas des régimes de grande taille, il est fréquent que des sous-comités soient formés pour conseiller le comité de retraite. Les sous-comités sont généralement composés d'experts et de membres du comité de retraite. Par exemple, il peut s'agir d'un sous-comité sur les placements, qui comprend une conseillère ou un conseiller en placement et des membres du comité ayant des connaissances en finance.

Habituellement, les sous-comités ont un rôle-conseil et n'ont aucun pouvoir décisionnel. Leur mandat consiste principalement à faire des analyses et des recommandations au comité de retraite. Le règlement intérieur doit décrire les fonctions et les obligations de ces sous-comités.

Règles de déontologie

Les règles de déontologie doivent être prévues dans le règlement intérieur. Elles sont nécessaires pour que les membres du comité puissent s'assurer qu'ils adoptent un comportement intègre et responsable dans l'exercice de leurs fonctions. Habituellement, ces règles rappellent aux membres leurs obligations et traitent des sujets suivants :

• Comportement des membres vis-à-vis des autres membres, des fournisseurs de services, des participants et participantes, et des bénéficiaires.

  Exemple 12

  La conduite d'une ou un membre doit être empreinte d'honnêteté. Une ou un membre ne peut participer de quelque manière que ce soit à des activités illicites (fraude, commissions secrètes).

• Devoirs des membres d'exercer leurs fonctions dans le respect des lois et d'agir avec compétence, diligence et prudence.

  Exemple 13

  La ou le membre doit mettre à profit ses connaissances et ses habiletés dans l'exercice de ses fonctions. Cette personne doit prendre des décisions éclairées en tenant compte, le cas échéant, des expertises nécessaires, et participer activement aux réunions et aux travaux du comité de retraite.

• Obligation de respecter la nature confidentielle de certains renseignements concernant le régime, les participants, les participantes, les bénéficiaires et les fournisseurs de services. Les fournisseurs devraient aussi être tenus aux mêmes obligations.

  Exemple 14

  La ou le membre doit s'abstenir de tenir des conversations indiscrètes au sujet de tout renseignement qui est porté à sa connaissance dans l'exercice de ses fonctions. Cette personne ne doit pas faire usage de renseignements portés à sa connaissance en vue d'obtenir un avantage pour elle-même ou une autre personne (conjoint, conjointe, enfant, groupe particulier, etc.).

• Conflits d'intérêts et leur divulgation. Ces règles pourraient prévoir :
  • qu'une ou un membre ne doit pas exercer ses fonctions dans son propre intérêt ni dans celui d'une autre personne (conjoint, conjointe, enfant, groupe particulier, etc.)
  • qu'une ou un membre ne doit pas accepter d'avantage actuel ou éventuel de qui que ce soit alors qu'elle ou il sait que cet avantage est consenti dans le but que sa décision soit influencée
  • qu'une ou un membre qui a un intérêt dans une entreprise susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de ses fonctions doit le notifier par écrit à la ou au secrétaire, qui tient un registre à cette fin
  • que la nature du conflit doit être indiquée de manière suffisamment détaillée pour que les autres membres et que les participants, participantes et bénéficiaires puissent en comprendre la portée
  • que la ou le secrétaire doit envoyer un formulaire de déclaration d'intérêts à tout nouveau membre ou toute nouvelle membre et, annuellement, à chacun des membres.
• Obligation des membres en situation de conflit d'intérêts de se retirer d'une réunion pour laisser les autres membres délibérer et voter.
• Droit des membres d'accepter ou non un avantage ou un cadeau. Les avantages et les cadeaux ne doivent pas avoir une influence sur le jugement des membres du comité de retraite, leur objectivité et leur indépendance vis-à-vis des fournisseurs de services.

Pour établir des règles de déontologie, le comité peut s'inspirer de celles en vigueur dans son organisation.

Réunions du comité de retraite : des règles importantes

Les réunions du comité sont l'occasion pour chaque membre de s'exprimer sur toutes les questions qui lui sont soumises et de prendre des décisions en exerçant son droit de vote.

Fréquence des réunions

La fréquence des réunions doit être prévue dans le règlement intérieur. Elle doit être suffisante pour permettre aux membres d'exercer leurs fonctions. La tenue d'une seule réunion avant l'assemblée annuelle ne suffit pas pour surveiller adéquatement l'administration du régime.

Le comité devrait se réunir aussi souvent que nécessaire pour exercer une surveillance appropriée des affaires courantes d'administration et du travail des personnes à qui il a confié des fonctions. Certains comités se réunissent tous les 3 mois pour discuter des affaires courantes et convoquent des réunions extraordinaires au besoin.

Lorsque le comité délègue la totalité de ses fonctions à des fournisseurs de services, les réunions sont habituellement moins fréquentes. Toutefois, il doit prévoir des réunions pour s'assurer qu'ils remplissent leurs fonctions correctement.

Lieu et heures des réunions

Les réunions du comité doivent se tenir à un endroit et à des heures qui permettent à tous les membres d'y participer. Le comité peut prévoir qu'elles se tiennent à son bureau ou à un endroit qui fait l'objet d'un consensus entre les membres. Lorsque les membres du comité travaillent dans des établissements éloignés les uns des autres, il est possible que des réunions aient lieu sous forme de vidéoconférences ou de conférences téléphoniques.

Convocation aux réunions

Les membres doivent être informés à l'avance de la tenue des réunions pour qu'ils puissent se préparer et y assister. Les formalités entourant la convocation aux réunions dépendent généralement de la taille du comité de retraite. Elles sont plus simples lorsque le comité compte peu de membres.

L'avis de convocation est accompagné de l'ordre du jour et de la documentation dont les membres prendront connaissance avant la réunion. Ces documents doivent être transmis dans un délai raisonnable.

Le règlement intérieur du comité devrait prévoir :

• qui convoque les membres (il s'agit souvent de la ou du secrétaire)
• le nombre de jours à respecter pour que l'avis soit fourni avant la réunion ainsi que le contenu de celui-ci
• les modalités d'envoi de l'avis de convocation (poste, courriel)
• les documents à joindre, y compris les rapports nécessaires au suivi des affaires courantes.

Ordre du jour

Pour s'assurer que les divers sujets qui font l'objet de la réunion seront traités, la ou le secrétaire du comité de retraite dresse habituellement un ordre du jour. Le contenu de ce dernier sera adapté à la situation particulière du régime. L'ordre du jour d'une réunion ordinaire contient des sujets liés aux affaires courantes. Celui d'une réunion extraordinaire indique le sujet particulier.

À chaque réunion, le comité doit s'assurer qu'il a le quorum requis pour tenir la réunion et qu'il adopte l'ordre du jour.

Quorum

Le quorum est le nombre minimal de membres qui doivent être présents aux réunions pour délibérer et prendre des décisions. Par exemple, un comité de retraite compte 15 membres et on prévoit un quorum de 10 membres, comprenant 2 membres nommés par l'employeur et 2 par le syndicat. Il faut s'assurer que cette condition est remplie du début à la fin de la réunion.

Les règles concernant le quorum sont établies dans le texte du régime, mais ce dernier peut indiquer que ce sont les règles indiquées à ce sujet dans le règlement intérieur qui prévalent.

Déroulement des réunions

Lors des réunions du comité de retraite, les points énoncés à l'ordre du jour sont discutés à tour de rôle. De plus, en début de réunion, les membres devraient avoir l'occasion d'ajouter des sujets à l'ordre du jour. Le comité doit se doter de règles dans son règlement intérieur pour s'assurer que les réunions sont efficaces et harmonieuses, et que chaque membre peut s'exprimer. Ces règles seront plus ou moins élaborées selon la taille du comité de retraite. Habituellement, la présidente ou le président veille à leur application. En voici quelques exemples :

• Les membres ont une période de temps allouée pour donner leur point de vue.
• Lorsque les membres ne sont pas d'accord pour ajouter un point à l'ordre du jour, la question est soumise au vote.
• La présidente ou le président met fin à la période de discussion et invite les membres à voter.

Des règles claires et simples permettent que des débats sur les procédures et les délais soient évités. Le Code Morin : Procédure des assemblées délibérantes et le Code de procédure des assemblées donnent des exemples de règles utiles.

Prise de décision

Généralement, les membres du comité s'expriment pendant la période des débats et votent ensuite sur les propositions soumises.

Afin que les membres puissent suivre le déroulement des débats devant conduire au vote, des règles peuvent prévoir ce qui suit :

• Après discussion sur la question à l'ordre du jour, une ou un membre fait une proposition, laquelle est appuyée par une ou un autre avant d'être soumise au vote.
• Si une affaire nouvelle est portée à l'ordre du jour, une ou un membre peut demander qu'elle soit au préalable étudiée avant d'être soumise au vote. La présidente ou le président décide alors de la pertinence d'une telle procédure.

Lorsque les procédures du comité sont moins formelles, il importe que la présidente ou le président avise les membres que la période des débats est terminée et qu'elle ou il les invite à voter.

Vote

Il existe différentes façons de voter. Le vote peut se faire à main levée, par scrutin secret ou verbalement. Le règlement intérieur doit prévoir des règles claires sur le vote et la compilation des voix. Par exemple, la présidente ou le président inscrit le nombre de voix en faveur et contre chacune des propositions soumises au vote, etc.

Chaque membre a un droit de vote, sauf les 2 membres additionnels (non-votants).

Les décisions du comité ne peuvent être prises au moyen d'un vote paritaire, c'est‑à‑dire un vote pour chacun des groupes de membres, soit ceux désignés par l'employeur, par le syndicat, par les participants et participantes à l'assemblée annuelle, etc. Les membres du comité de retraite agissent et votent à titre de fiduciaires de la caisse de retraite. Ils ne sont pas les représentantes ou les représentants des personnes qui les désignent au comité.

Certains régimes prévoient que la présidente ou le président a un vote prépondérant en cas d'égalité des voix. La décision du comité est alors celle pour laquelle la présidente ou le président a voté. Si le régime est muet sur cette question, le règlement intérieur peut prévoir une règle à ce sujet.

Les décisions du comité se prennent dans la proportion indiquée dans le texte du régime de retraite. À défaut de règles dans le texte du régime, elles se prennent dans la proportion indiquée dans le règlement intérieur. Si à la fois le texte du régime et le règlement intérieur ne prévoient pas de règles, notamment dans le cas d'un nouveau régime lorsque le règlement intérieur n'a pas encore été adopté, les décisions se prennent à la majorité des membres, présents et absents, soit 50 % plus un. C'est la règle que prévoit le Code civildu Québec (art. 1332) à titre supplétif.

Information

Les membres du comité doivent recevoir l'information pertinente avant de prendre une décision.

La ou le secrétaire du comité, ou une personne désignée par le comité, doit remettre aux membres les documents et les renseignements utiles pour être en mesure de décider.

Le règlement intérieur devrait prévoir des règles pour s'assurer que les membres du comité procèdent aux vérifications d'usage, considèrent toutes les options et soient informés des risques.

Si les membres manquent d'information, la prudence leur commande de s'abstenir de décider.

Procès-verbaux des réunions

Les procès-verbaux fournissent un résumé de la réunion. Ils doivent être suffisamment détaillés pour permettre à une personne de suivre le processus de réflexion du comité de retraite.

Les procès-verbaux des réunions du comité de retraite sont importants. Ils permettent de montrer comment le comité s'est acquitté de ses fonctions.

Les procès-verbaux devraient refléter les points à l'ordre du jour des réunions. Ils devraient fournir des explications sur la manière dont les décisions ont été prises, sur les motifs à l'appui de ces dernières et sur les activités de surveillance du comité. Par exemple, un procès-verbal pourrait présenter un résumé des questions qu'une personne a posées à la ou au gestionnaire de portefeuille pour s'assurer de l'atteinte des objectifs ainsi que les réponses obtenues. Il pourrait aussi présenter les confirmations de l'employeur et de la ou du dépositaire des titres (« gardien des valeurs ») selon lesquelles le versement des cotisations a été fait à la caisse de retraite.

La rédaction des procès-verbaux est souvent confiée à la ou au secrétaire du comité de retraite. Au besoin, cette personne suivra une formation pour l'aider à rédiger les procès-verbaux. Pour certains régimes, une personne de l'externe qui possède la compétence requise pour effectuer ces tâches peut agir comme secrétaire.

Chaque réunion devrait faire l'objet d'un procès-verbal comprenant au moins les éléments suivants :

• le nom de la personne qui agit à titre de présidente ou président
• la constatation du quorum par la présidente ou le président
• les noms des membres présents
• l'adoption du procès-verbal de la réunion précédente
• un résumé des discussions sur les questions à l'ordre du jour
• les options étudiées par le comité de retraite avec les motifs à l'appui des décisions prises et les raisons pour lesquelles certaines options n'ont pas été retenues
• le résultat du vote sur chacune des propositions avec la proportion des voix pour et contre celles-ci
• les membres qui ont manifesté leur dissidence et les motifs invoqués.

Les membres approuvent les procès-verbaux des réunions du comité pour confirmer que ceux-ci reflètent exactement leurs discussions et les décisions prises lors des réunions. Lorsque le comité se réunit fréquemment, les procès-verbaux sont adoptés à la réunion suivante. Si les réunions sont moins fréquentes, le comité peut prévoir leur adoption après l'expiration du délai convenu pour que les membres fassent connaître leurs commentaires.

Le procès-verbal doit être fourni aux membres présents à la réunion et absents de celle-ci dans un délai raisonnable. Il devrait l'être avant la prochaine réunion, par exemple, lorsque le comité se réunit fréquemment. Ainsi, les membres présents s'assureront que le procès-verbal reflète la teneur des discussions du comité et des décisions prises. À cet effet, les membres devraient prendre des notes aux réunions et les conserver. De leur côté, les membres absents pourront prendre connaissance des décisions du comité et, s'il y a lieu, transmettre par écrit leur dissidence.

En plus des procès-verbaux, toute la documentation concernant le suivi des affaires courantes, les débats et la prise de décision doit être conservée. Il s'agit, entre autres choses, des rapports fournis par les experts et les fournisseurs de services.

Formation des membres

Le comité de retraite veille à ce que ses membres acquièrent les connaissances utiles à l'exercice de leurs fonctions. Les mesures devant être prises pour que les membres du comité soient formés doivent être prévues au règlement intérieur. Un budget raisonnable doit être alloué par le comité de retraite pour une formation à l'interne ou à l'externe.

Certains comités organisent des séances de formation sur un sujet d'intérêt pour l'ensemble des membres lors de leur réunion. Ce type de formation, habituellement offerte par une consultante ou un consultant, tient compte des caractéristiques du régime et des besoins des membres. Les divers consultants ou consultantes (actuaires, représentants ou représentantes d'établissements financiers, etc.) peuvent donner tous les renseignements sur les services qu'ils ou elles offrent à ce sujet.

Retraite Québec offre aux membres de comités de retraite des activités de formation et des documents d'information. Son site Web fournit tous les détails à ce sujet dans la section Formation. De plus, les membres de comités peuvent s'inscrire à l'infolettre Info express concernant les RCR pour être à l'affût des actualités.

Mesures relatives à la gestion des risques

Consultez la section Web Mesures pour gérer les risques.

Contrôles internes

Consultez la section Web Contrôles internes.

Livres et registres devant être tenus

Les documents relatifs à l'administration du régime comprennent notamment le texte du régime et ses modifications, le règlement intérieur, la politique de placement, les rapports financiers ou états financiers, les procès-verbaux des réunions ainsi que le registre des cotisations, des prestations, des dépenses d'administration, des intérêts, etc. Les dossiers des participants et participantes peuvent contenir le calcul des prestations, le choix d'une option, la désignation de bénéficiaire, le formulaire de renonciation du conjoint ou de la conjointe, etc.

Tous les documents relatifs au régime devraient être classés au même endroit, de préférence au bureau du comité de retraite. Si certains de ces documents se trouvent au bureau d'un fournisseur de services, il faut s'assurer que ce dernier les remettra au comité ou au nouveau fournisseur de services, s'il advenait un changement de fournisseur.

Le comité doit conserver tous les documents relatifs au régime et à son administration (versions papier et électronique). Afin de s'acquitter de cette obligation, le comité devrait se doter de règles de conservation, d'archivage et d'accès à l'information. Pour établir ces règles, le comité peut s'inspirer des règles de l'employeur. Une ou un membre du comité assure la conservation des documents. Elle ou il permet à une personne d'avoir accès aux documents selon les règles prévues à la Loi RCR.

Cette règle de gouvernance favorise la continuité et la transparence de l'administration du régime de retraite. De plus, elle permet au comité de répondre aux demandes d'accès à l'information des participants, des participantes et des bénéficiaires. Le comité peut ainsi démontrer qu'il remplit ses fonctions correctement.

Les documents relatifs à l'administration du régime doivent être conservés pendant l'existence du régime de retraite. Des règles pour que leur conservation soit assurée après la liquidation de la caisse de retraite, la scission ou la fusion du régime devraient aussi être prévues. Quant aux dossiers des participants et participantes, il convient de les conserver aussi longtemps que le participant ou la participante, ou leurs héritiers peuvent faire valoir leurs droits.

Règles à suivre relativement au choix, à la rémunération, à la surveillance et à l'évaluation des délégataires, des représentants, des représentantes et des prestataires de services

Consultez la section Web Règles pour choisir les fournisseurs de services.

Normes concernant les services que rend le comité, entre autres, celles relatives aux communications avec les participants, les participantes et les bénéficiaires

Consultez la section Web Normes de service.

Références3

Références juridiques

Articles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (Loi RCR) et du Règlement sur les régimes complémentaires de retraite  (Règlement RCR)

Sujets	Loi RCR	Règlement RCR
Contenu du régime de retraite	14
Consultation des documents et renseignements du régime par un travailleur ou une travailleuse admissible, un participant ou une participante, ou un ou une bénéficiaire	114	60
Accès aux documents et renseignements par les membres du comité de retraite	151.3
Désignation des membres votants	147
Désignation des membres non votants	147.1
Durée du mandat d'une ou un membre	148
Remplacement des membres	148 et 167
Rémunération des membres et frais d'administration	162
Règlement intérieur	151.2

Article 1 du Règlement sur la soustraction de certaines catégories de régimes de retraite à l'application de dispositions de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (chapitre R-15.1, r. 7)

Article 64 de la Loi favorisant la santé financière et la pérennité des régimes de retraite à prestations déterminées du secteur municipal  (RLRQ, chapitre S-2.1.1)

Article 1332 du Code civil du Québec  (RLRQ, chapitre CCQ-1991)

Autres références

• Code Morin : Procédure des assemblées délibérantes, Victor Morin
• Code de procédure des assemblées, Michel Filion
• Lignes directrices de l'ACOR  : Ligne directrice n° 4 – La gouvernance du régime de retraite
• La Lettre n° 22 : Le règlement intérieur
• Obligations de l'administrateur du régime