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Les personnes clés de l'administration
L'art de bien s'entourer et de garder l'œil ouvert
Pour s'acquitter de ses obligations avec prudence, le comité de retraite a habituellement recours à des fournisseurs de services afin qu'ils l'aident à administrer le régime dans le respect du texte du régime de retraite et des lois. Parmi ceux-ci, certains sont considérés comme des personnes clés. Ces personnes doivent être choisies et engagées par le comité de retraite.
La partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite, présente les principes de base du rôle, des obligations et de la responsabilité du comité de retraite. L'un de ces principes concerne les personnes clés : lorsque le comité leur confie des fonctions, telles que la préparation de l'évaluation actuarielle ou le choix des placements, il doit s'assurer qu'elles possèdent les compétences nécessaires pour s'acquitter de leurs fonctions, leur donner des instructions claires quant à leur mandat et exercer une surveillance appropriée de leur travail. Ce sont là les conditions nécessaires pour limiter la responsabilité du comité de retraite.
Le comité limite aussi sa responsabilité lorsqu'il engage un fournisseur de services pour le conseiller et qu'il fonde ses décisions sur l'avis de cet expert. Il importe donc que le comité sache choisir une personne qui a les compétences nécessaires pour être reconnu à titre d'expert.
La présente partie du recueil contient des renseignements pratiques pour aider les membres du comité de retraite à bien choisir ces personnes clés et à établir avec elles des relations harmonieuses.
On y présente les personnes clés de l'administration dont l'expertise est généralement requise. On y traite du processus de sélection des personnes clés, notamment des règles de présélection et d'appel d'offres des candidates et candidats. On aborde ensuite les différents sujets qui devraient faire partie du contrat conclu entre le comité et le fournisseur de services. Enfin, il est question de la surveillance des personnes clés et de leur remplacement.
Le règlement intérieur du comité, c'est-à-dire le document qui régit le fonctionnement du comité ainsi que la gouvernance du régime, doit prévoir les règles que le comité se donne pour choisir, rémunérer, surveiller et évaluer ses experts.
Une liste des articles pertinents de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) et des règlements correspondants est présentée dans les références.
Personnes clés de l'administration
L'administration d'un régime de retraite nécessite la réalisation de plusieurs tâches dont les niveaux de complexité sont très variés. La Loi RCR prévoit que certaines d'entre elles doivent être effectuées par une ou un comptable, ou encore une ou un actuaire choisi par le comité de retraite. D'autres tâches peuvent être assumées par le comité de retraite ou par différents fournisseurs de services auxquels le comité a décidé d'en confier l'exécution.
Comptable et auditeur ou auditrice
Plusieurs opérations de nature comptable sont réalisées dans le cadre de l'administration d'un régime de retraite. Les plus courantes sont celles relatives à la préparation du rapport financier ou des états financiers et à leur audit.
Dans les 6 mois qui suivent la fin de chaque exercice financier du régime, le comité de retraite doit faire préparer un rapport financier ou des états financiers par une personne qui maitrise les normes comptables canadiennes en matière de régimes de retraite. Sauf exception, ce rapport financier ou ces états financiers doivent être audités. Cela devra être fait par une ou un comptable membre de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec qui détient le titre d'auditrice ou auditeur. Lorsqu'il ou elle procède à cet audit, le ou la comptable se conforme aux normes de sa profession et aux règles prévues à la Loi RCR.
L'auditeur ou l'auditrice doit remettre au comité de retraite le rapport de l'auditeur indépendant, dans lequel il ou elle exprime une opinion à l'effet que ce rapport financier ou ces états financiers donnent ou non, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière du régime à la fin de l'exercice financier ainsi que de l'évolution de l'actif net pour cet exercice.
Par ailleurs, le comité de retraite doit dans ce même délai transmettre une déclaration annuelle de renseignements (DAR) à Retraite Québec. Une partie de cette déclaration doit être remplie par l'auditrice ou l'auditeur lorsqu'elle ou il doit auditer le rapport financier ou les états financiers.
L'auditrice ou l'auditeur doit également fournir au comité le rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit relativement aux questions qui lui sont adressées dans la DAR.
Lorsqu'elles ne sont pas prévues au régime, la ou le comptable pourrait aussi être appelé à déterminer la méthode de calcul des taux de rendement ou la méthode d'application du taux d'intérêt mensuel pour des cotisations versées en retard.
Le ou la comptable, ou encore la personne qui maitrise les normes comptables peut effectuer d'autres vérifications et rendre d'autres services, par exemple donner des conseils en matière de contrôle interne.
Notez bien!
Ce ne sont pas tous les rapports financiers ou états financiers qui doivent être audités. Pour un régime qui compte moins de 50 participants, participantes et bénéficiaires, et dont l'actif net a une valeur marchande inférieure à 1 000 000 $, le comité n'est pas tenu de faire auditer le rapport financier ou les états financiers du régime dans l'un ou l'autre des cas suivants :
- il s'agit du premier exercice financier du régime
- pour tout exercice financier ultérieur au premier, le comité, lors de l'assemblée annuelle, a informé les participants, participantes et bénéficiaires de son intention de ne pas faire auditer le rapport financier ou les états financiers, et moins du tiers des participants, participantes et bénéficiaires s'y sont opposés.
Actuaire
Le comité de retraite d'un régime à prestations déterminées doit retenir les services d'une ou un actuaire qui préparera les évaluations actuarielles requises. Cette personne doit détenir le titre de Fellow de l'Institut canadien des actuaires.
Le rôle de l'actuaire est d'établir le coût du régime et sa situation financière. À cet effet, elle ou il détermine la valeur des engagements du régime ainsi que celle de l'actif et établit si le régime est en surplus ou en déficit. Ces renseignements lui permettent de déterminer le montant des cotisations qui doivent être versées au régime de retraite pour que son financement respecte les normes minimales prévues à la Loi RCR.
Dans l'exercice de ses fonctions, l'actuaire respecte les règles de financement prévues notamment à la Loi RCR, les exigences fiscales et les normes de sa profession.
Le rapport d'évaluation actuarielle que l'actuaire remet au comité de retraite contient les renseignements prévus aux règlements. Il inclut également une attestation de l'actuaire indiquant que son rapport est conforme aux normes de sa profession et à la Loi RCR.
Un avis sur la situation financière du régime à la date de fin de l'exercice financier est à produire sauf si une évaluation actuarielle est requise à cette même date. L'actuaire doit produire un document qui accompagne cet avis. Leurs contenus sont précisés dans le Règlement sur les régimes complémentaires de retraite.
Les sociétés d'actuaires offrent habituellement des services-conseils et des services administratifs (consultez la section Fournisseur de services administratifs). Elles peuvent, par exemple :
- informer le comité des risques liés au financement du régime et des besoins de liquidités
- étudier l'appariement de l'actif et du passif
- participer à l'assemblée annuelle.
Des actuaires travaillent également pour des établissements financiers, tels qu'une compagnie d'assurance. Ils peuvent y offrir les mêmes services.
Dépositaire de titres
La Loi RCR exige qu'un régime de retraite soit doté d'une caisse de retraite dans laquelle les cotisations sont versées et les revenus de placements conservés. Cette caisse constitue une fiducie dont le patrimoine est distinct des patrimoines de l'employeur et des participants et bénéficiaires.
En général, le comité de retraite retient les services d'un dépositaire de titres (aussi appelé « gardien des valeurs ») pour qu'il détienne l'actif du régime de retraite relatif aux titres et à l'encaisse.
Les banques, les sociétés de fiducie et les compagnies d'assurance agissent comme dépositaires de titres.
Les tâches du dépositaire sont les suivantes :
- recevoir les cotisations et les revenus de placement
- payer les prestations et les dépenses ou, selon le contrat, transmettre les fonds nécessaires à la personne qui a le pouvoir de payer
- décaisser les fonds nécessaires pour effectuer les placements selon les instructions de la personne qui les gère (ex. une ou un gestionnaire de portefeuille)
- faire le suivi des procurations, des droits de vote et des échéances des placements
- produire les rapports convenus.
En plus du dépôt des titres, la plupart des dépositaires de titres offrent au comité de retraite des services complémentaires. Par exemple, le dépositaire peut analyser le rendement des placements, vérifier l'exposition au risque de la caisse de retraite et s'assurer de la conformité des placements à la politique de placement, à la Loi RCR et à la Loi de l'impôt sur le revenu.
Certains régimes de retraite, notamment les régimes de petite et de moyenne taille, et les régimes à cotisation déterminée dont les participants et participantes choisissent leurs placements, confient le dépôt des titres à l'établissement financier qui gère l'actif. Le comité de retraite de ces régimes devrait s'assurer que les tâches du dépositaire de titres et celles du gestionnaire de portefeuille sont confiées à des personnes différentes pour éviter les conflits d'intérêts.
Gestionnaire de portefeuille
Dans le cas des régimes de petite et de moyenne taille, après avoir adopté une politique écrite de placement, le comité de retraite retient généralement les services d'une ou un gestionnaire de portefeuille. Dans le cas des régimes de grande taille, il est fréquent que le comité de retraite confie la gestion des fonds à une ou un gestionnaire à l'interne ou encore choisisse plusieurs gestionnaires de portefeuille externes.
La ou le gestionnaire de portefeuille gère les placements de la caisse de retraite selon la politique de placement du régime, la Loi RCR et la Loi de l'impôt sur le revenu. Dans ce cadre, ses tâches sont entre autres les suivantes :
- choisir les placements, plus particulièrement les secteurs du marché et les titres dans lesquels investir, et répartir l'actif entre diverses catégories de placements
- maintenir une relation avec le dépositaire de titres et, s'il y a lieu, avec l'actuaire
- rendre compte de sa gestion au comité de retraite selon la manière convenue.
En général, le comité de retraite délègue à la ou au gestionnaire de portefeuille l'exercice du droit de vote des titres de la caisse de retraite. Par ailleurs, le texte du régime ou la politique de placement doit prévoir les règles applicables à l'exercice du droit de vote. Le ou la gestionnaire exerce alors les droits de vote selon ces règles.
Les compagnies d'assurance, les sociétés de fiducie et les entreprises spécialisées en gestion d'actifs offrent des services de gestion de portefeuille.
Notez bien!
Le rôle du dépositaire de titres est différent de celui de la ou du gestionnaire de portefeuille :
- le dépositaire de titres détient l'actif de la caisse de retraite. Il ne gère pas les placements, mais effectue plutôt les opérations demandées
- la ou le gestionnaire de portefeuille gère les placements. Cette personne donne ses instructions au dépositaire de titres. La ou le gestionnaire ne peut accéder à l'actif de la caisse de retraite.
Fournisseur de services administratifs
La plupart des comités de retraite confient à un fournisseur de services leurs tâches administratives, par exemple celles consistant à :
- faire adhérer les employées et employés admissibles au régime
- répondre aux questions des participants, des participantes et des bénéficiaires
- traiter les demandes de prestations des participants et participantes : admissibilité, calcul, choix d'options
- donner accès aux documents relatifs au régime
- maintenir à jour les dossiers des participants, des participantes et des bénéficiaires, et les registres du régime
- préparer les relevés de droits des participants, des participantes et des bénéficiaires
- préparer les demandes d'enregistrement des modifications au régime et les rapports qui doivent être fournis aux autorités gouvernementales
- faire la tenue des livres et préparer les rapports financiers ou les états financiers
- assurer un archivage adéquat des dossiers et documents relatifs au régime de retraite et de ceux du comité de retraite.
Le comité de retraite peut confier ces tâches administratives à l'employeur, au syndicat qui parraine le régime de retraite ou à des fournisseurs de services, tels qu'un établissement financier, une société d'actuaires ou une société spécialisée dans l'administration des régimes de retraite.
Le comité de retraite tient compte des facteurs suivants pour décider de confier des tâches à un fournisseur de services, à l'employeur ou au syndicat :
- la complexité du régime de retraite et le nombre de dossiers à traiter
- l'expérience et la formation du personnel à qui serait confié le travail
- la possibilité de relève en cas d'absence ou de départ de ce personnel
- les outils dont ce personnel disposerait pour réaliser les tâches : manuels administratifs, bases de données, logiciels, etc.
- le prix.
Dans le cas des régimes à cotisation déterminée, les compagnies d'assurance et les sociétés de fiducie fournissent en général tous les services administratifs.
Expert financier ou experte financière
Pour que le comité de retraite puisse établir ou réviser la politique de placement, il est préférable qu'il soit conseillé par un expert financier indépendant ou une experte financière indépendante de la ou du gestionnaire de portefeuille.
Le comité de retraite peut également recourir à un expert financier ou une experte financière pour que cette personne effectue les tâches suivantes, notamment :
- assurer le suivi de la politique de placement
- former les membres du comité de retraite
- choisir et évaluer la ou le gestionnaire de portefeuille
- analyser les rapports du dépositaire de titres et de la ou du gestionnaire de portefeuille.
Les experts financiers ou expertes financières travaillent notamment pour les compagnies d'assurance, les sociétés de fiducie et les sociétés d'actuaires.
Conseiller ou conseillère juridique
Le comité de retraite peut recourir à un conseiller ou une conseillère juridique pour que cette personne effectue les tâches suivantes, notamment :
- s'assurer que les dispositions du régime de retraite sont conformes aux différentes lois applicables
- résoudre des cas litigieux
- négocier et rédiger les contrats avec les fournisseurs de services.
Le conseiller ou la conseillère juridique peut être un avocat ou une avocate, ou encore un ou une notaire. Cette personne doit bien connaître les régimes de retraite, la Loi RCR et les règles fiscales.
Conseiller ou conseillère en communication
Le comité de retraite peut recourir à une conseillère ou un conseiller en communication, notamment pour que celle-ci ou celui-ci rédige le sommaire du régime, c'est-à-dire la brochure d'information sur le régime, les avis de modification, les relevés de droits, et pour qu'elle ou il l'assiste dans la préparation de l'assemblée annuelle.
Des documents adéquats rédigés en langage clair sont essentiels pour que les participants, participantes et bénéficiaires s'intéressent à leur régime de retraite et prennent des décisions éclairées.
Sélection des personnes clés de l'administration
Lorsque le comité de retraite a recours à des fournisseurs de services pour le conseiller ou remplir des fonctions, il doit se doter de règles formelles pour choisir des personnes compétentes. Ces règles doivent être indiquées dans le règlement intérieur du comité.
Le défaut d'établir des règles adéquates peut présenter des risques, entre autres :
- engendrer des erreurs dans l'administration du régime qui peuvent être causées par le manque de compétence des personnes qui exécutent des tâches ou qui agissent comme conseillers ou conseillères
- entraîner des dépenses d'administration additionnelles pour la caisse de retraite, des erreurs de traitement ou encore une discontinuité ou une interruption dans les opérations courantes du régime, qui peuvent être attribuables aux changements fréquents de fournisseurs de services.
Le comité de retraite doit établir un processus de sélection adapté aux caractéristiques du régime de retraite. Les principales étapes de ce processus sont présentées ci‑après.
Détermination des besoins du comité de retraite
Afin de tirer un avantage maximal des services requis, le comité de retraite doit tout d'abord définir ses besoins. Ceux-ci peuvent varier selon la taille du régime, son mode de gestion, sa complexité et les connaissances des membres du comité de retraite.
Par exemple, les membres du comité de retraite peuvent avoir besoin :
- d'un expert financier ou d'une experte financière qui les aide à élaborer la politique de placement parce qu'ils n'ont pas les connaissances nécessaires pour le faire eux‑mêmes
- d'une ressource externe qui exécute les tâches administratives parce que ce serait trop coûteux de le faire à l'interne
- d'une ressource externe parce qu'ils n'ont pas l'expertise requise pour conseiller les participants et participantes qui doivent choisir leurs placements.
Notez bien!
Lorsque le comité de retraite n'a pas les connaissances nécessaires pour bien définir ses besoins et choisir les personnes clés de l'administration, il devrait se faire assister par une experte ou un expert. La Loi RCR prévoit que le comité de retraite sera présumé agir avec prudence s'il fonde ses décisions sur l'avis de cet expert ou cette experte.
Appel d'offres
Après avoir défini ses besoins, le comité de retraite doit rechercher les candidates et candidats potentiels. Le mécanisme de sélection des candidates et candidats doit permettre de démontrer que le comité a pris des moyens raisonnables pour sélectionner plus d'une candidate ou un candidat potentiel capable de fournir les services requis. Concrètement, cela signifie que la décision du comité de retraite ne doit pas être fondée uniquement sur des critères subjectifs comme ce serait le cas si la seule candidate potentielle ou le seul candidat potentiel était une amie ou un ami d'une ou un membre du comité de retraite. Le comité doit faire preuve de sérieux et d'objectivité dans sa démarche.
Pour inviter les fournisseurs de services à soumettre leur candidature, le comité peut procéder par appel d'offres public ou sur invitation.
Appel d'offres public
Il s'agit d'une procédure qui consiste à publier un avis d'appel d'offres public dans les journaux ou sur Internet pour joindre toutes les personnes intéressées qui possèdent la qualification requise et ainsi susciter la plus grande concurrence possible. Cette procédure, qui est généralement utilisée dans le cas de contrats importants, permet de diminuer les possibilités de favoritisme et de conflits d'intérêts.
Dans une procédure d'appel d'offres public, le contrat est conclu sur acceptation de l'offre de services (aussi appelée « soumission ») du fournisseur de services retenu qui remplit les conditions prévues dans l'appel d'offres.
Appel d'offres sur invitation
Dans un appel d'offres sur invitation, le comité de retraite invite les personnes de son choix à lui soumettre une offre de services.
Cette procédure se situe entre l'appel d'offres public et le marché de gré à gré. Elle comporte des garanties d'impartialité et de transparence tout en donnant au comité de retraite une grande discrétion quant au choix du candidat ou de la candidate.
L'appel d'offres sur invitation implique que le comité dresse une liste des candidates et candidats potentiels.
La liste des candidates et candidats potentiels est habituellement dressée à partir de critères généraux, tels que :
- le domaine d'activité (par exemple, les établissements financiers qui offrent des services en gestion de caisses de retraite)
- la région de pratique (par exemple, des actuaires qui ont un bureau dans la région où se trouvent les membres du comité).
Des critères particuliers peuvent également être utilisés dans l'établissement de cette liste, notamment le domaine d'activité dans lequel certains conseillers ou conseillères se spécialisent. Par exemple, le comité de retraite peut rechercher les sociétés d'actuaires qui possèdent une bonne expérience dans le domaine municipal ou dans l'administration des régimes de retraite interentreprises.
Notez bien!
Une liste de fournisseurs de services est publiée annuellement dans différentes revues spécialisées en avantages sociaux, dont quelques-unes sont mentionnées dans la section Sources d'information sur les personnes clés.
Cahier des charges
Il importe d'énoncer clairement dès le départ ce qui est attendu du fournisseur de services. Lors d'un appel d'offres public, ces instructions sont indiquées dans un document appelé « cahier des charges ».
Voici un exemple de ce qu'on peut trouver dans un cahier des charges.
La description du régime de retraite et de son environnement – Cette description permet au fournisseur de services d'évaluer l'ampleur des travaux et de prendre connaissance de la qualification requise pour les effectuer. Elle peut indiquer, par exemple :
- le type de régime
- le nombre de participantes et participants (actifs et non actifs), et bénéficiaires du régime répartis par province ainsi que le taux de roulement
- la situation financière du régime
- une description des logiciels ou des autres instruments avec lesquels le fournisseur de services pourrait être appelé à travailler, par exemple pour le transfert des données.
L'objet du contrat – Il est important que la nature des services requis soit indiquée avec précision, y compris une description des tâches à remplir ainsi que, autant que possible, tous les autres éléments du contrat devant être conclus. Pour plus de détails sur ce sujet, consultez la section Contrat.
Les renseignements et documents que le candidat ou la candidate doit fournir au comité de retraite – Ces renseignements et documents incluent par exemple :
- une description de l'entreprise du fournisseur de services
- un exemple de rapport type
- le nom de la ou des personnes qui seront responsables du dossier, une indication de leur formation avec un résumé de leur expérience générale et de celle qu'elles possèdent dans l'exécution de contrats comparables
- une description des procédures et des contrôles appliqués pour que la qualité du travail soit garantie
- une attestation d'assurance (montant, couverture et exclusions)
- le cas échéant, les permis et licences détenus, par exemple les permis délivrés par l'Autorité des marchés financiers
- dans le cas d'une ou un gestionnaire de portefeuille, sa politique au regard de l'utilisation de « commissions dirigées » (« soft dollars »)
- le prix demandé pour les services requis et une description détaillée des frais et des honoraires (les services couverts et non couverts, le type de rémunération, etc.). Selon le type de rémunération, il s'agira d'un prix fixe ou encore d'un tarif fixe avec une estimation du coût total
- une indication de la période pendant laquelle les frais et les honoraires sont garantis.
Le cahier des charges indique enfin les coordonnées de la personne responsable du processus de sélection et de la personne-ressource disponible pour répondre aux questions des fournisseurs de services, ainsi que le lieu et la date limite de présentation de l'offre de services.
Analyse des soumissions
L'analyse des soumissions vise à déterminer si les soumissionnaires satisfont aux critères minimaux énoncés dans l'appel d'offres. Elle vise également à déterminer quels sont ceux qui seront convoqués à une entrevue.
Afin de faire cette analyse, le comité devrait élaborer une grille indiquant les différents critères de sélection et la pondération accordée à chacun de ces critères, parmi lesquels on peut trouver :
À cette étape, le comité devrait également vérifier si des poursuites en relation avec le domaine d'activité ont été intentées contre les candidates et candidats ou l'entreprise qu'ils représentent.
Entrevue
L'entrevue est une étape essentielle du processus de sélection. C'est l'occasion pour les membres du comité de retraite d'évaluer certains éléments non rationnels, tels que les affinités d'un candidat ou d'une candidate avec eux.
L'entrevue doit être préparée avec soin. Pour évaluer les candidats et candidates en entrevue, le comité doit établir des critères qui seront pondérés selon leur importance. Plusieurs critères peuvent être considérés par le comité de retraite pour l'aider à faire son choix parmi les candidates et candidats, par exemple :
- l'aptitude de ces personnes à adapter leurs rapports aux demandes particulières du comité de retraite
- les services additionnels qu'ils sont prêts à rendre
- leur aptitude à répondre clairement aux questions du comité de retraite
- leur capacité à vulgariser des concepts techniques
- leur comportement : regard, assurance, amabilité, ton, etc.
Au cours de l'entrevue, le comité de retraite peut demander aux candidates et candidats de préciser certains éléments de leur offre de services.
Notez bien!
Il est important que toutes les étapes du processus de sélection soient bien documentées et que la documentation soit conservée, par exemple :
- un écrit sur la nature des services à rendre et les critères de sélection
- un écrit sur les modalités du processus d'appel d'offres (par exemple, le recours à l'appel d'offres sur invitation avec les noms des candidates et candidats qui ont été invités)
- une grille d'analyse des offres reçues ainsi que la pondération retenue pour chacun des critères de sélection
- la liste des candidates et candidats retenus pour l'entrevue
- une description du déroulement de l'entrevue, y compris les questions et les réponses ainsi que la grille d'analyse avec la pondération retenue pour chacun des critères utilisés pour évaluer l'entrevue
- les rapports et autres documents fournis par les candidats et candidates.
En procédant ainsi, le comité de retraite pourra démontrer qu'il a exercé des règles de saine gouvernance à ce sujet.
Contrat
Rappelons que les membres de comités de retraite sont personnellement responsables de l'administration du régime. Parmi les divers types de contrats (le mandat, le contrat de service, la délégation), seule la délégation permet au comité de retraite de transférer sa responsabilité au fournisseur de services. Dans la mesure où il a surveillé adéquatement le fournisseur de services, le comité ne répond alors que du soin avec lequel il l'a choisi et lui a donné ses instructions.
La Loi RCR précise que le fournisseur de services qui exerce un pouvoir discrétionnaire du comité est assimilé à un délégataire.
Ainsi, un fournisseur de services qui, dans le cadre d'un contrat de service ou d'un mandat, prend des décisions sans avoir à obtenir l'autorisation du comité de retraite a les mêmes obligations et la même responsabilité qu'aurait eues le comité s'il avait agi lui-même. Tout comme c'est le cas pour la délégation, les membres de comités de retraite ne sont pas responsables des décisions prises par ce fournisseur de services, pourvu que le comité l'ait choisi avec soin, lui ait donné des instructions claires et ait exercé un suivi adéquat de son travail.
Lorsque le comité de retraite confie des fonctions à un fournisseur de services, il est donc important qu'il lui donne des instructions claires. Ainsi, un contrat indiquant ces instructions devrait être signé par une représentante ou un représentant autorisé du comité de retraite.
Lorsque le comité de retraite engage un fournisseur de services pour le conseiller, un contrat clair et complet permet également d'éviter bien des mésententes ou des mauvaises surprises.
Le contrat doit refléter les éléments sur lesquels les parties se sont entendues. Le cahier des charges, s'il y a lieu, est le document de base de cette entente. On doit cependant tenir compte des modifications qui ont pu y être apportées par la suite, notamment dans la soumission du fournisseur de services ou lors de l'entrevue. Au besoin, il peut être préférable de faire rédiger le contrat ou de le faire valider par une conseillère ou un conseiller juridique.
Il est d'usage que le contrat soit rédigé par le fournisseur de services. Habituellement, il s'agit d'un contrat type dont le contenu est modifiable pour tenir compte des exigences particulières du comité de retraite. Il est important que le comité s'assure que chacune des dispositions du contrat reflète toutes le conditions sur lesquelles il s'est entendu avec le fournisseur de services et que le comité comprenne les dispositions du contrat. À cet effet, le fournisseur de services devrait donner des explications au besoin. Le comité de retraite doit également s'assurer que toutes les dispositions de ce contrat sont conformes aux différentes lois applicables, à la politique de placement, s'il y a lieu, et au texte du régime de retraite.
Les principaux éléments dont le contrat devrait traiter sont les suivants.
Objet du contrat
Chacune des tâches doit être décrite clairement, ainsi que les frais y afférents et les échéanciers à respecter. Plus le contrat est détaillé, plus le suivi et l'évaluation du rendement du fournisseur de services sont facilement effectués.
Obligations générales et particulières des parties
Le contrat devrait indiquer les différentes obligations du comité de retraite et du fournisseur de services, par exemple :
- les renseignements que le comité de retraite doit donner au fournisseur de services pour qu'il puisse exécuter les travaux
- les règles qui s'appliquent au fournisseur de services quant à la confidentialité des renseignements
- les règles que le fournisseur de services doit respecter en ce qui concerne les conflits d'intérêts
- les règles concernant la reddition de comptes, notamment la fréquence des rencontres avec le comité de retraite et les types de rapports que le fournisseur de services doit lui remettre
- les règles relatives aux manquements (par exemple, le contrat peut prévoir des pénalités pour le non-respect des délais)
- les membres du comité de retraite avec lesquels le fournisseur de services doit communiquer.
Notez bien!
Les clauses qui visent à exclure ou à limiter la responsabilité des fournisseurs de services sont nulles.
Prix et facturation
Les modalités permettant la fixation du prix devraient être prévues au contrat. Selon la tâche à accomplir, un même contrat peut prévoir différents types de rémunération :
- à l'acte (par exemple, un montant fixe pour chaque calcul)
- à taux horaire (montant fixe pour chaque heure travaillée)
- à forfait (montant fixe pour l'ensemble des travaux). Il est alors important de préciser quels travaux sont inclus dans ce montant
- en pourcentage de l'actif du régime.
De façon générale, lorsque les travaux à effectuer sont relativement simples et peu nombreux, la tarification est établie à l'acte ou à taux horaire. Il est d'usage de prévoir un montant forfaitaire lorsque la nature et l'ampleur des travaux sont connues à l'avance, par exemple pour la préparation des relevés annuels.
Lorsque le prix est établi sur une base horaire ou à l'acte, le contrat devrait prévoir que le fournisseur de services doit, à la demande du comité de retraite, rendre compte des travaux effectués et des dépenses engagées. De plus, un montant maximal au-delà duquel le fournisseur de services doit obtenir l'autorisation du comité pour poursuivre les travaux devrait être prévu au contrat.
Lorsque les tâches à effectuer s'échelonnent sur une longue période, le contrat devrait stipuler le nombre de factures et les pièces justificatives à présenter au comité de retraite ainsi que le délai pour les soumettre.
Cession du contrat et sous‑traitance
Le comité retient habituellement les services d'un fournisseur de services en raison de ses compétences, de ses aptitudes et de sa réputation. Il s'attend donc à ce que les services soient rendus par ce dernier. À cet effet, il est d'usage de prévoir que le fournisseur de services ne peut céder le contrat ni le donner en sous‑traitance.
Modifications au contrat
Le contrat devrait prévoir dans quelles circonstances il peut être révisé, par exemple pour faire suite à des modifications législatives, à des modifications au texte du régime de retraite qui rendent plus complexe son administration, à une augmentation ou à une diminution importante du nombre de participants ou participantes, ou au départ de la personne responsable du dossier chez le fournisseur de services.
Fin du contrat
Le contrat devrait indiquer à quelle date il prend fin. Il devrait également prévoir les modalités relatives à sa reconduction ou à sa résiliation avant son expiration.
Afin que le transfert du dossier soit facilité, le contrat devrait également préciser certaines obligations du fournisseur de services, comme celles concernant le transfert dans le délai convenu du dossier au nouveau fournisseur de services et la préparation d'une liste des travaux en cours et de ceux à effectuer à court terme.
En cas de résiliation du contrat, le comité de retraite est tenu de payer au fournisseur de services la valeur des services rendus, en proportion du prix convenu. Lorsque des avances de fonds ont été versées en excédent, le fournisseur de services doit les restituer au comité de retraite.
Habituellement, chacune des parties au contrat est tenue responsable des préjudices qu'elle a causés à l'autre partie. Le contrat devrait prévoir des modalités à cet effet.
Surveillance et remplacement des personnes clés
Pour s'acquitter de ses obligations et limiter sa responsabilité, le comité de retraite doit effectuer un suivi adéquat du travail de ses fournisseurs de services.
Des mécanismes de reddition de comptes, tels que les rapports et attestations à fournir au comité, sont normalement prévus au contrat. Évidemment, pour que le comité puisse exercer une surveillance adéquate, il ne suffit pas qu'il vérifie si le fournisseur de services a bien produit ces documents. Il doit également les regarder pour s'assurer qu'ils ne contiennent pas des indices d'un problème quelconque. Au besoin, le comité ne devrait pas hésiter à demander des explications au fournisseur de services, que ce soit pour bien comprendre le contenu des documents qu'il lui a remis ou pour obtenir la justification de tout écart constaté dans ces documents.
Même en l'absence de difficultés, le comité doit périodiquement évaluer ses fournisseurs de services. Est-ce que leurs prix sont toujours compétitifs? Ont-ils su s'adapter aux nouvelles façons de faire du marché? Est-ce que la performance de la ou du gestionnaire de portefeuille est toujours conforme aux attentes? Au besoin, le comité de retraite peut faire appel à des spécialistes pour l'aider à évaluer ses fournisseurs de services.
Changer de fournisseur de services peut avoir des incidences financières importantes sur le régime de retraite et comporter certains risques. Aussi son remplacement doit-il être effectué pour des motifs sérieux. Par contre, le comité de retraite ne devrait pas hésiter à prendre cette décision lorsque la situation l'exige.
Les documents relatifs au régime de retraite, par exemple les procès-verbaux des réunions, devraient indiquer les raisons pour lesquelles le comité a décidé de continuer ou non à utiliser les services d'un fournisseur. Lorsque le comité de retraite remplace un fournisseur de services, il devrait en aviser les personnes avec qui ce fournisseur de services était autorisé à traiter.
Notez bien!
La Loi RCR prévoit des mesures de surveillance.
- Lorsqu'un fournisseur de services constate, dans le cours normal de sa mission, une situation dont les incidences financières peuvent nuire aux intérêts de la caisse de retraite et qui exige d'être corrigée, il doit en faire rapport par écrit au comité de retraite. Si le comité ne corrige pas la situation immédiatement, le fournisseur de services doit alors envoyer une copie de son rapport à Retraite Québec.
- Un fournisseur de services doit communiquer au comité de retraite les renseignements et documents reçus des autorités gouvernementales, dont ceux de Retraite Québec, qui mettent en cause la conformité du régime ou de son administration avec les lois applicables.
Références4
Références juridiques
Articles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite 
(Loi RCR), du Règlement sur les régimes complémentaires de retraite (Règlement RCR) ainsi que du Règlement sur la soustraction de certaines catégories de régimes de retraite à l'application de dispositions de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Règlement Catégories)
Pour obtenir les noms et les coordonnées de la plupart des fournisseurs de services (actuaires, gestionnaires, conseillers et conseillères en communication, etc.), vous pouvez consulter le répertoire des fournisseurs de services qui est publié une fois par année dans certaines revues spécialisées en avantages sociaux, telles que :
Il existe également d'autres sources d'information :
Comptables
Nous vous invitons à consulter le site Web de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec .
Actuaires
Pour obtenir les noms d'actuaires spécialisés ou spécialisées dans les régimes de retraite, vous pouvez consulter le site Web de l'Institut canadien des actuaires . Ce site vous permet de faire une sélection à partir de différents critères (province, ville, nom, etc.).
Dépositaires de titres
Les banques, les sociétés de fiducie et les compagnies d'assurance agissent comme dépositaires de titres pour le compte des régimes de retraite.
Gestionnaires de portefeuille
Les compagnies d'assurance, les sociétés de fiducie et les entreprises spécialisées en gestion d'actifs offrent des services de gestion de portefeuille.
La désignation professionnelle la plus recherchée pour une ou un gestionnaire de portefeuille est celle d'analyste financier agréé (AFA), appelée en anglais « CFA », qui signifie « Chartered Financial Analyst ».
Fournisseurs de services administratifs
Les fournisseurs de services administratifs se trouvent plus généralement auprès des compagnies d'assurance, des sociétés de fiducie et des entreprises spécialisées dans les régimes de retraite et les avantages sociaux.
Experts financiers ou expertes financières
Les expertes financières ou experts financiers travaillent notamment pour des compagnies d'assurance, des sociétés de fiducie et des sociétés d'actuaires.
La désignation professionnelle la plus recherchée pour une experte financière ou un expert financier est celle d'analyste financier agréé (AFA), appelée en anglais « CFA », qui signifie « Chartered Financial Analyst ».
Conseillers ou conseillères juridiques
Vous pouvez consulter les sites Web du Barreau du Québec et de la Chambre des notaires du Québec .