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La saine gestion
L'administrateur d'un régime de retraite est un comité de retraite. Dans les régimes de retraite qui comptent moins de 26 participants ou participantes et bénéficiaires, l'employeur peut tenir lieu de comité de retraite, si cela est prévu dans le texte du régime.
Pour bon nombre de travailleurs et travailleuses qui y participent, les régimes de retraite constituent la principale source de revenu à la retraite. Il est donc important que les comités de retraite en assurent la bonne administration de manière à protéger les droits des participants ou participantes et des bénéficiaires.
Diverses situations peuvent nuire à la bonne administration du régime et, dans certains cas, engager la responsabilité personnelle des membres de comités de retraite. En voici quelques exemples :
- Les membres du comité de retraite se réunissent seulement une fois par année, avant l'assemblée annuelle.
- Le comité de retraite a confié des fonctions à certaines personnes, mais n'effectue pas de suivi.
- Les mesures de contrôle interne sont insuffisantes pour que le comité s'assure que les cotisations sont versées tous les mois dans la caisse de retraite.
- Un seul membre du comité prend les décisions et surveille l'administration du régime.
- Certains membres du comité font primer l'intérêt d'un groupe particulier sur celui de l'ensemble des participants, des participantes et des bénéficiaires du régime.
- Certains membres du comité manquent d'information et de formation pour exercer leur rôle.
L'administration d'un régime doit être organisée de façon à permettre au comité de retraite de remplir ses fonctions avec compétence et prudence. Voilà pourquoi il est nécessaire d'établir des règles de saine gestion. Tous les membres du comité de retraite doivent connaître et appliquer ces règles.
Cette partie du recueil traite de la saine gestion d'un régime de retraite et en présente les principes fondamentaux. On y propose 11 consignes pour vous aider à établir des processus de saine gestion.
Un questionnaire d'autoévaluation vous permettra de déterminer si vous administrez sainement votre régime de retraite.
Les principes et les consignes présentés dans cette partie constituent les bases de la saine gestion. Les mécanismes qu'un comité doit élaborer pour les respecter varieront toutefois selon les caractéristiques propres à chaque régime. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de ces principes et de ces consignes afin que vous mettiez en place des règles bien adaptées à votre régime de retraite.
Une liste des articles pertinents de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) et du Règlement sur la soustraction de certaines catégories de régimes de retraite à l'application de dispositions de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite est présentée dans les références.
En quoi la saine gestion consiste-t-elle?
La saine gestion repose sur la mise en place d'un ensemble de processus et de mécanismes de contrôle interne visant à ce que la caisse de retraite soit adéquatement gérée et à ce que les opérations courantes d'administration soient surveillées. Ces processus permettront au comité de retraite de respecter les principes et les consignes qui doivent le guider pour administrer sainement un régime de retraite.
Ces processus seront appliqués par le comité de retraite et les autres intervenants dans l'administration du régime (l'employeur, les établissements financiers, les conseillères et conseillers experts et les autres fournisseurs de services). Ces intervenants remplissent plusieurs tâches de nature financière et administrative pour le comité de retraite.
La saine gestion reflète les valeurs éthiques du comité de retraite. Elle permet à ce dernier d'agir de la manière appropriée dans différentes situations. La motivation et l'implication des membres de comités de retraite font partie de la saine gestion et favorisent la collaboration et la communication.
Avantages de la saine gestion
La saine gestion comporte de nombreux avantages. Entre autres, elle facilite :
- la prise de décisions
- la surveillance adéquate de l'administration du régime
- un meilleur contrôle des risques
- le partage des responsabilités entre les divers intervenants
- la reddition de comptes
- l'évaluation du rendement des fournisseurs de services.
De plus, elle permet que soient évités, notamment :
- des placements non conformes à la politique de placement
- des contradictions entre le régime et les pratiques administratives
- des manquements à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) ou à d'autres lois
- le manque d'information et de formation des membres de comités de retraite
- l'imputation au régime de dépenses inappropriées
- la fraude
- les conflits d'intérêts
- le manque d'information des participants ou participantes et des bénéficiaires.
Bref, la saine gestion favorise la bonne administration du régime, contribue à la diminution des risques de faute et permet que la confiance des participants, des participantes, des bénéficiaires et du promoteur dans le régime de retraite soit augmentée.
Principes fondamentaux de la saine gestion
L'administration d'un régime de retraite ressemble à celle d'une entreprise. Comme toute personne qui administre des biens qui ne sont pas les siens, le comité de retraite doit agir de façon compétente et prudente. Pour ce faire, il est important qu'il respecte les 6 principes fondamentaux de la saine gestion de l'Ordre des administrateurs agréés du Québec 
:
- La transparence laisse paraître la réalité tout entière, non altérée ni biaisée. Comme le comité de retraite exerce des pouvoirs pour d'autres, il a à rendre compte de ses actes. La transparence se reflète dans des communications constantes et ouvertes entre les parties au régime de retraite et les divers intervenants.
- La continuité assure une administration ininterrompue. Ainsi, le comité prendra des mesures pour conserver les documents du régime de retraite (par exemple, des règles seront prévues relativement au transfert des données du régime lors d'un changement d'actuaire ou de gestionnaire des fonds), préparer la relève et assurer la sécurité financière du régime de retraite à court et à long terme.
- L'efficience consiste en une atteinte de résultats conjuguée à une utilisation minimale de ressources. Elle se traduit par une recherche systématique de l'économie des ressources financières, matérielles et humaines, qui ne doit pas se faire au détriment des parties au régime de retraite. En outre, les coûts d'administration doivent être proportionnels à la taille du régime de retraite.
- L'équilibre réfère à la juste proportion des forces et des idées opposées. L'harmonie qui résulte de cet équilibre contribue à la saine gestion. Le comité de retraite manifeste son équilibre dans l'exercice de ses pouvoirs et par le juste choix des moyens mis à sa disposition pour atteindre les objectifs. Ainsi, pour agir avec prudence, le comité doit considérer les risques éventuels. Il n'a donc pas à demander systématiquement l'avis d'un conseiller ou d'une conseillère pour poser une action peu risquée.
- L'intégrité (abnégation) consiste pour une ou un membre de comité de retraite à renoncer à tout avantage ou à tout intérêt qui ne lui est pas accordé par contrat dans l'exercice de ses fonctions. De plus, une ou un membre d'un comité de retraite ne peut se placer dans une situation réelle ou potentielle de conflit entre ses propres intérêts et ceux de l'ensemble des participants, des participantes et des bénéficiaires.
- L'équité implique un traitement juste et égal de l'ensemble des participants, des participantes, des bénéficiaires et des intervenants de l'administration.
Ces principes doivent guider le comité de retraite, quels que soient le type de régime (à prestations déterminées ou à cotisation déterminée), sa taille et la structure de son administration. Seuls les processus et les outils diffèrent selon les caractéristiques de chaque régime. Ainsi, dans un régime de petite taille, il n'y a généralement pas de sous-comité qui surveille les placements.
Onze consignes pour l'établissement des processus de saine gestion
Nous proposons 11 consignes pour aider le comité de retraite à établir des processus de gestion qui favorisent la transparence, la continuité, l'efficience, l'équilibre, l'intégrité et l'équité de l'administration d'un régime de retraite.
Vous pouvez également consulter la Ligne directrice no 4 sur la gouvernance des régimes de retraite de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) .
Bien comprendre votre rôle et vos responsabilités
Dès la nomination d'un nouveau ou d'une nouvelle membre, le comité de retraite renseigne cette personne sur :
- le rôle et les responsabilités du comité de retraite et de ses membres
- les modalités du régime de retraite et de son administration
- les objectifs et les enjeux de l'administration
- la formation disponible.
De plus, il importe que les membres du comité aient accès à l'ensemble des documents relatifs au régime de retraite (référez-vous à la question 2 de l'autoévaluation) et qu'ils en comprennent la teneur. Toutefois, ils ne peuvent consulter les renseignements personnels qui pourraient s'y trouver que si l'exercice de leurs fonctions le requiert.
L'employeur qui agit à titre d'administrateur d'un régime de retraite a les mêmes obligations qu'un comité de retraite. Il doit aussi connaître ses devoirs et la manière de les exercer.
Établir des règles d'éthique
Le comité de retraite, ainsi que chacun de ses membres, doit agir dans l'intérêt de l'ensemble des participants, des participantes et des bénéficiaires. À cet effet, le comité devrait adopter un code de déontologie pour s'assurer, entre autres choses, de l'honnêteté, de la loyauté et de l'intégrité de ses membres.
Ainsi, les membres du comité de retraite :
- éviteront d'agir dans leur propre intérêt ou de faire primer les intérêts d'un groupe particulier
- sauront s'ils ou elles ont le droit d'accepter des cadeaux et autres avantages et dans quelle mesure, etc.
Exemple 1
Un membre nommé par les participantes et participants actifs prend des décisions qui avantagent ces dernières et derniers, et un membre nommé par l'employeur en prend qui avantagent l'employeur.
Les membres du comité doivent plutôt considérer l'intérêt de l'ensemble des participants ou participantes et des bénéficiaires.
Séparer les opérations courantes d'administration des fonctions de gestion
Le rôle du comité de retraite peut se comparer à celui du conseil d'administration d'une entreprise. Le comité prend les décisions stratégiques, contrôle les risques et surveille l'administration.
Afin d'exercer son rôle avec objectivité et transparence, il peut confier la direction des opérations courantes d'administration à une tierce personne, comme un représentant ou une représentante de l'employeur, un conseiller ou une conseillère externe, ou encore un établissement financier.
Confier des fonctions à des personnes compétentes
L'administration d'un régime est complexe. Il pourrait arriver que les membres du comité de retraite ne disposent pas des connaissances requises à l'exercice de certaines fonctions de nature financière ou administrative. Le cas échéant, le comité pourrait alors recourir aux services de personnes expertes dans ces domaines pour remplir celles-ci. Il peut confier ces fonctions à ces personnes au moyen d'un mandat, d'une délégation de pouvoirs ou d'un contrat de service. Les distinctions entre ces types de contrats sont présentées à la section Choisir le type de contrat de la partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite.
Le comité doit s'assurer de confier ces fonctions à des experts ou expertes dans le domaine concerné. Pour ce faire, il pourrait procéder par appel d'offres et préciser les critères de sélection. Par exemple, il pourrait s'assurer que ces personnes sont dûment inscrites à leur ordre professionnel et qu'elles ne font pas l'objet de plaintes.
Préciser les rôles et les responsabilités des intervenants et intervenantes
Lorsque le comité de retraite confie des fonctions à des personnes, il doit en préciser la nature. Ainsi, chaque intervenant ou intervenante connaîtra ses responsabilités. En conséquence, si une personne exerce plus d'un rôle, elle sera en mesure de distinguer les limites de chacun.
On confie souvent la direction des opérations courantes à un représentant ou une représentante de l'employeur qui siège également au comité de retraite. Cette personne assume alors 2 rôles. Il peut être difficile pour elle de savoir à quel titre elle agit, ce qui peut l'amener à outrepasser son mandat.
Dans le cas d'un régime administré par l'employeur parce que le texte du régime le prévoit et qu'il y a moins de 26 participants ou participantes et bénéficiaires, des règles claires devront également être établies pour que les fonctions de l'employeur soient distinguées selon qu'il agit à titre d'administrateur ou d'employeur. Lorsque l'employeur conclut un contrat pour le régime de retraite, il devrait le signer à titre d'administrateur du régime de retraite et non en tant qu' employeur.
Mettre en place des mécanismes de surveillance
Le comité de retraite est l'ultime responsable de l'administration du régime de retraite. Lorsqu'il confie des fonctions à d'autres personnes, il doit mettre en place des mécanismes pour s'assurer que leur travail est bien fait et qu'ils remplissent leurs fonctions adéquatement.
Ces mécanismes permettront au comité de surveiller, entre autres :
La surveillance peut être effectuée de différentes façons. Il faut prévoir la nature ainsi que la fréquence des renseignements et des rapports à fournir au comité. Par exemple, le comité pourrait exiger de la personne responsable de l'adhésion des employés et employées admissibles au régime qu'elle atteste, dans le délai fixé, qu'elle a bien rempli cette fonction.
Le défaut d'établir des règles de surveillance suffisantes peut engager la responsabilité des membres du comité de retraite.
Évaluer le rendement des fournisseurs de services
Le comité doit évaluer régulièrement le rendement de ses conseillers ou conseillères et des personnes qui remplissent des fonctions de nature financière ou administrative. Lorsqu'il n'a pas les compétences requises, il pourrait faire appel à des experts ou expertes.
Les évaluations de rendement doivent reposer sur des critères mesurables et raisonnables ainsi que sur des appréciations impartiales. Par exemple, le comité pourrait exiger que les relevés de départ soient fournis dans les 30 jours suivant la date où il est informé de la fin de la participation active d'un participant ou d'une participante, et ce, même si la Loi RCR prévoit un délai de 60 jours pour qu'un tel relevé soit fourni. Le défaut de respecter ce délai peut indiquer un manquement.
Exemple 2
Un comité de retraite fait affaire avec le même actuaire et le même auditeur depuis l'entrée en vigueur du régime. Le comité a toujours renouvelé les contrats de ces personnes depuis plus de 10 ans sans se questionner davantage.
Même en l'absence de difficultés, le comité doit périodiquement évaluer le travail de ces personnes, y compris leur rendement, la qualité de leur service, la compétitivité de leurs tarifs, etc.
Exiger une information de qualité et favoriser l'acquisition des connaissances
Les membres du comité de retraite et les intervenants ou intervenantes doivent disposer d'une information de qualité, à jour et exacte; entre autres choses, ils doivent disposer de la plus récente version du texte du régime.
De plus, les membres du comité de retraite doivent comprendre l'information qui leur est fournie. Faire confiance ne suffit pas! Trop souvent, le comité de retraite se contente de réponses vagues du genre : « J'ai toujours fait ça comme cela... Il n'y a pas de problème ».
Le comité doit être en mesure de déceler les problèmes, de prendre les bonnes décisions et de surveiller adéquatement l'administration du régime. À cet effet, le comité doit prévoir de la formation pour ses membres.
Contrôler les risques
Des mécanismes doivent permettre au comité de déceler rapidement les risques, d'en évaluer l'ampleur et d'y réagir.
Exemple 3
| Risque | Mécanisme de contrôle possible du comité de retraite |
|---|
| Les cotisations ne sont pas versées à la caisse de retraite. | Recevoir mensuellement une confirmation de l'employeur ET de l'établissement financier attestant que les cotisations ont été versées. |
| On n'a pas fait adhérer les travailleurs ou travailleuses au bon moment et on doit corriger la situation rétroactivement. | Obtenir de l'employeur les informations relatives aux travailleurs ou travailleuses admissibles. S'assurer que les conditions d'adhésion sont respectées, conformément à ce qui est indiqué dans le texte du régime et dans la Loi RCR afin que ces travailleuses ou travailleurs ne soient pas lésés dans leurs droits. |
| Les cotisations sont mal calculées. | Demander à l'employeur qu'il confirme qu'il a pris en compte toutes les données nécessaires aux calculs des cotisations selon la définition relative au salaire et le taux de cotisation prévus au texte du régime. |
| Les relevés ne sont pas transmis aux participants, participantes et bénéficiaires. | S'assurer que la transmission des relevés est faite (suivi du fournisseur de services). |
| La politique de placement n'est pas bien adaptée aux caractéristiques du régime. | S'assurer que la politique de placement évolue selon les caractéristiques du régime (maturité, scission, fusion, adhésion fermée aux nouveaux participants, etc.). |
Une rente continue d'être versée à un rentier décédé. | Demander périodiquement aux rentiers et rentières de remplir une déclaration pour le maintien du versement de leur rente afin qu'ils en évitent la suspension. |
Favoriser les communications et la reddition de comptes du comité de retraite
La transparence de l'administration repose principalement sur les échanges entre les divers intervenants, les participants et participantes, et les bénéficiaires.
Le comité de retraite doit établir des politiques pour informer les participants ou participantes et les bénéficiaires de l'administration du régime, de leurs droits et obligations ainsi que de tout événement significatif. Il devrait aussi préciser la démarche que ces personnes devront suivre pour faire une demande ou une plainte.
Les communications sont importantes parce qu'elles permettent au comité de retraite de rendre compte de l'administration du régime régulièrement et non seulement lors de l'assemblée annuelle. Cela a pour effet d'augmenter la confiance des participants, des participantes et des bénéficiaires en leur régime de retraite ainsi que leur intérêt envers celui-ci. Par exemple, dans certains régimes, les participantes et participants sont informés régulièrement par l'intranet des modalités du régime et de son administration, de l'évolution des rendements de la caisse de retraite, de l'arrivée d'un nouveau membre de comité, etc.
Il importe également de favoriser les échanges entre le comité de retraite, le promoteur (en général, l'employeur et, dans certains régimes, le syndicat) et les autres intervenants ou intervenantes de l'administration, car ces personnes travaillent ensemble et collaborent activement à l'atteinte des objectifs du régime de retraite.
Autoévaluer ses règles de saine gestion
Le comité de retraite devrait évaluer régulièrement l'efficacité des processus et des mécanismes de gestion en place afin d'y apporter les changements nécessaires. Il devrait en informer les participants ou les participantes, les bénéficiaires et l'employeur.
Vous détenez maintenant les clés de la saine administration d'un régime de retraite. Afin que vous fassiez le point sur les règles de saine gestion appliquées dans votre régime, nous vous invitons à remplir le questionnaire d'autoévaluation. Certains renseignements peuvent vous aider à mettre en place des règles adaptées à vos besoins.
Références
Références juridiques
Articles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) et du Règlement sur la soustraction de certaines catégories de régimes de retraite à l'application de dispositions de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Règlement Catégories)
| Sujets | Loi RCR | Règlement
Catégories |
|---|
| Accès aux documents et renseignements relatifs à l'administration du régime | 151.3 | |
| Administrateur du régime | 147, 149, 266 | 1 à 5 |
| Délégations | 152 à 155 | |
| Fournisseurs de services | 154.1 à 154.4 | |
| Obligations du comité de retraite | 151, 151.1, 158, 159 | |
| Règlement intérieur du comité de retraite | 151.2 | |
| Responsabilités du comité de retraite | 156, 180 | |
| Rôle de fiduciaire du comité de retraite | 150 | |
Autres références