Fonctions de l'administrateur du régime

L'administration d'un régime de retraite englobe :

• des fonctions financières, qui concernent la gestion de la caisse de retraite;
• des fonctions administratives, qui concernent l'administration quotidienne du régime.

Fonctions financières

Les fonctions financières consistent entre autres à :

• s'assurer que les cotisations de l'employeur et, s'il y a lieu, celles des personnes participantes sont versées dans la caisse de retraite dans le délai requis et qu'elles correspondent à celles prévues au régime et, le cas échéant, au rapport d'évaluation actuarielle;
• payer les rentes et les prestations, effectuer les remboursements et procéder au transfert des droits;
• adopter une politique de placement adaptée aux caractéristiques du régime et à ses engagements financiers;
• surveiller les placements et s'assurer qu'ils sont conformes à la politique de placement;
• dans le cas d'un régime à cotisation déterminée où les personnes participantes décident des placements, s'assurer qu'au moins trois choix de placement sont offerts par le régime de retraite. Ces choix doivent présenter des degrés de risque et des rendements espérés différents, qui permettent la création de portefeuilles généralement adaptés aux besoins des personnes participantes;
• faire auditer le rapport financier ou les états financiers du régime par une ou un comptable, sauf dans les cas suivants, où un régime est dispensé de l'audit :
  • un régime de retraite garanti ;
  • un régime de retraite simplifié (RRS);
  • un régime de retraite dont la valeur marchande de l'actif est inférieure à 5 000 000 $ alors que les personnes participantes et les bénéficiaires ont été informés au préalable de la dispense d'audit lors de l'assemblée annuelle;
• fournir une déclaration annuelle de renseignements à Retraite Québec et à l'Agence du revenu du Canada;
• dans le cas d'un régime à prestations déterminées ou d'un régime à prestations cibles, faire préparer par une ou un actuaire l'évaluation actuarielle requise et fournir le rapport d'évaluation à Retraite Québec et à l'Agence du revenu du Canada. L'évaluation actuarielle a pour but de déterminer le financement requis du régime jusqu'à la prochaine évaluation actuarielle et d'évaluer la situation financière du régime sur base de capitalisation (continuité) ainsi que sur base de solvabilité (terminaison).

Fonctions administratives

Les fonctions administratives consistent entre autres à :

• veiller à l'adhésion au régime des travailleuses et des travailleurs admissibles. Pour que l'administrateur puisse exécuter cette fonction, l'employeur doit lui fournir l'information nécessaire sur ces personnes;
• fournir aux personnes participantes et aux bénéficiaires les relevés et toute autre information sur le régime et ses modifications prévus à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite;
  À savoir

  Ces communications peuvent se faire par voie électronique. Par prudence, l'administrateur devrait appliquer la ligne directrice no 2 – La communication électronique dans le secteur des pensions  de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR).

• répondre aux questions des personnes participantes et des bénéficiaires sur le régime, leurs droits et leurs obligations;
• tenir une assemblée annuelle à laquelle sont conviés les personnes participantes, les bénéficiaires et l'employeu, pour notamment rendre compte de l'administration du régime de retraite
  À savoir

  L'assemblée annuelle peut se tenir par visioconférence ou selon un autre moyen de communication électronique. Le règlement intérieur de l'administrateur devrait le prévoir.

• demander l'enregistrement des modifications du régime auprès de Retraite Québec et de l'Agence du revenu du Canada;
• recommander des modifications à apporter au régime auprès de celui qui a le pouvoir de le modifier, par exemple lorsque certaines dispositions ne sont pas claires. Le pouvoir de modifier le régime appartient généralement à l'employeur ou bien à l'employeur et au syndicat;
• choisir les fournisseurs de services (comptable et autres) et surveiller leur travail.

À consulter aussi

• Recueil Bien administrer un régime de retraite :
  • Fonctions du comité de retraite, incluant un exemple de répartition des fonctions dans une année
  • L'information aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires
  • Les personnes clés de l'administration
• L'Aide-mémoire pour améliorer la gouvernance des régimes complémentaires de retraite