Recueil Bien administrer un régime de retraite

Le comité de retraite est l'administrateur du régime. C'est un rôle important qui requiert de ses membres une bonne connaissance des obligations du comité et de la responsabilité qui en découle.

Administrer un régime de retraite est une fonction qui exige une bonne préparation des membres du comité ainsi que de bons outils pour que le comité puisse exercer son rôle correctement. L'administration d'un régime repose à la fois sur le gros bon sens dont le comité doit faire preuve dans l'exercice de ses fonctions et sur l'adoption d'un règlement intérieur. Il importe que le comité se dote de règles de fonctionnement et de gouvernance basées sur des principes de saine gestion.

User de bon sens sans règles pour le démontrer peut être risqué. Avoir des règles et manquer de bon sens peut l'être tout autant. En effet, des règles ne peuvent prévoir toutes les situations auxquelles un comité de retraite peut faire face. D'où l'importance pour les membres du comité de bien comprendre leur rôle et de s'impliquer activement dans l'administration du régime. Ainsi, ils peuvent agir de manière appropriée selon les différentes situations.

La présente partie du recueil présente les principes de base du rôle, des obligations et de la responsabilité du comité de retraite et de ses membres. On y traite des obligations du comité dans le cas où il confie des fonctions à des fournisseurs de services, de la responsabilité civile de ses membres et des moyens utilisés pour que le risque de poursuites soit diminué.

Une liste des articles pertinents de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) est présentée dans les références.

Rôle du comité de retraite

Les cotisations de l'employeur et celles des participantes ou participants au régime de retraite (s'ils ou elles en versent) sont déposées dans la caisse de retraite. Bien que cette caisse serve à payer les prestations prévues au régime, elle n'appartient ni à l'employeur ni aux participantes ou participants (actifs et non actifs) et bénéficiaires : c'est ce qui s'appelle une fiducie. Le comité de retraite qui administre le régime de retraite en est le fiduciaire. Il assume les obligations d'un administrateur du bien d'autrui. Les dispositions du Code civildu Québec s'appliquant aux personnes qui administrent des biens qui ne sont pas les leurs sont indiquées dans les références.

Le rôle du comité de retraite consiste à assurer la gestion financière et l'administration quotidienne du régime, en mettant en œuvre les moyens adéquats pour protéger les droits des participants, des participantes et des bénéficiaires, et conserver et faire fructifier les actifs de la caisse de retraite. Son rôle est semblable à celui du conseil d'administration d'une entreprise. Il est distinct du rôle de celui qui décide de l'établissement du régime, des modifications à y apporter et de sa terminaison.

Pour accomplir sa mission, le comité de retraite doit veiller à l'exécution de plusieurs fonctions. Consultez à ce sujet la section Fonctions du comité de retraite.

Le règlement intérieur du comité de retraite doit prévoir les mécanismes et les règles nécessaires permettant que le bon fonctionnement du comité de retraite soit assuré ainsi que les règles concernant la gouvernance du régime de retraite.

À titre d'administrateur du régime de retraite, le comité doit voir à appliquer le texte du régime et il doit s'assurer du respect des exigences des lois. Lorsque certaines dispositions du texte du régime ne sont pas claires, le comité doit les interpréter, demander les avis nécessaires pour en valider l'application et recommander, s'il y a lieu, des modifications à celui qui a le pouvoir de modifier le régime (généralement l'employeur).

De plus, à titre de gestionnaire de la caisse de retraite, le comité de retraite a la pleine administration des placements de cette caisse. Il doit élaborer une politique de placement qui tient compte du type de régime, de ses caractéristiques, de ses engagements financiers et de la politique de financement. Il doit réviser la politique de placement régulièrement et s'assurer qu'elle est respectée.

Les placements doivent être conformes aux dispositions de la Loi RCR les concernant, qui peuvent limiter ou interdire certains d'entre eux. Ceux décidés par le comité doivent également être faits en conformité avec la politique de placement et les règles que le régime de retraite peut prévoir, notamment en ce qui concerne l'utilisation des contrats à terme et d'autres instruments financiers.

Le comité doit s'efforcer de composer un portefeuille diversifié, qui vise à minimiser les risques de pertes importantes, à moins que les circonstances indiquent qu'il est raisonnable qu'il agisse autrement.

Certains régimes de retraite prévoient que ce sont les participants et participantes qui décident des placements à faire avec les sommes portées à leur compte. Dans ce cas, le comité doit s'assurer que les participantes et participants disposent d'au moins 3 choix de placements diversifiés; ceux-ci doivent présenter des degrés de risque et de rendement espéré différents, qui permettent la création de portefeuilles généralement adaptés à leurs besoins. Le comité n'est alors pas tenu d'établir de politique de placement. Il devrait cependant appliquer la Ligne directrice n° 3 de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) sur les régimes de capitalisation , qui prévoit que le comité devrait :

• choisir l'établissement financier qui offrira les placements et l'évaluer périodiquement
• s'assurer que les choix de placements offerts sont appropriés et, s'il y a lieu, les réviser
• fournir aux participants et participantes l'information et les outils nécessaires pour les aider à choisir leurs placements.

Obligations du comité de retraite

Comme toute personne qui administre le bien d'autrui, le comité de retraite a l'obligation légale d'agir avec prudence, diligence et compétence, comme le ferait une personne raisonnable en pareilles circonstances. Il doit agir avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt des participantes, participants et bénéficiaires.

Par ailleurs, les membres du comité qui possèdent des connaissances particulières en raison de leur profession ou de leur entreprise doivent les utiliser dans l'administration du régime. De plus, tous les membres doivent éviter les conflits d'intérêts.

Concrètement, l'obligation d'agir avec prudence signifie que le comité de retraite qui n'a pas les connaissances nécessaires dans un domaine en particulier devrait consulter des experts ou confier des tâches à des personnes compétentes dans ce domaine. Plus les connaissances des membres du comité sont limitées, plus le recours au soutien de ces personnes s'impose.

Confier des fonctions

Le comité peut confier des fonctions à des fournisseurs de services, puisqu'elles sont nombreuses et parfois complexes, en s'assurant toutefois de leur bonne exécution. Ces personnes dont l'expertise est requise (tels un ou une comptable, un auditeur ou une auditrice, un ou une actuaire, un ou une dépositaire de titres, un ou une gestionnaire de portefeuille, ou encore l'employeur partie au régime) sont appelées les personnes clés de l'administration.

Notez bien!

C'est le comité de retraite qui a le pouvoir de confier des fonctions à un fournisseur de services. Un ou plusieurs de ses membres, ou une autre personne, peuvent cependant confier ces fonctions à quelqu'un si le comité leur en a donné l'autorisation.

S'il confie des fonctions à un fournisseur de services, le comité doit s'assurer que cette personne a les compétences nécessaires, lui donner des instructions claires et surveiller adéquatement son travail. À cette fin, les règles à suivre pour choisir, rémunérer, surveiller et évaluer les fournisseurs de services doivent être prévues dans le règlement intérieur. Par exemple, ce règlement pourrait prévoir que le comité doit procéder par appel d'offres pour inviter les personnes de son choix à lui soumettre une offre de services.

Choisir le type de contrat

Lorsque le comité de retraite confie tout ou partie de ses fonctions à un fournisseur de services, la responsabilité légale du comité à l'égard de ces fonctions dépend de la nature du contrat conclu avec le fournisseur, sauf s'il s'agit d'un pouvoir discrétionnaire du comité (consultez la section Confier à quelqu'un des fonctions qui comportent l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire à ce sujet). Ce contrat peut être un mandat, un contrat de service ou une délégation. Pour que le comité bénéficie d'une meilleure protection, il est fortement recommandé que le contrat soit écrit.

Par ailleurs, le comité de retraite n'a pas le pouvoir d'accomplir certaines tâches. Il doit plutôt faire appel à des professionnels ou professionnelles qui ont la compétence exclusive pour les exécuter. Par exemple, le comité doit engager une auditrice indépendante ou un auditeur indépendant pour faire auditer le rapport financier ou les états financiers. À cette fin, il doit conclure un contrat de service. Il ne peut confier l'exécution de ces tâches à quelqu'un au moyen d'un mandat ou d'une délégation.

Mandat et contrat de service

Le mandat est un contrat par lequel le comité de retraite donne le pouvoir à une personne de le représenter pour exercer une ou certaines de ses fonctions. Dans la Loi RCR, cette personne est appelée le représentant ou la représentante du comité de retraite (c'est-à-dire le ou la mandataire au sens du Code civil du Québec). Le représentant ou la représentante exécute ces fonctions au nom du comité. Cette personne représente le comité de retraite auprès des tiers (participants, participantes ou toute autre personne ou organisme gouvernemental). Le comité est responsable envers ces personnes des actes ou des omissions du représentant ou de la représentante qui agit dans les limites de son mandat.

Le mandat peut être donné à une personne pour qu'elle accomplisse une tâche précise ou pour qu'elle s'occupe de façon générale de toutes les affaires du comité de retraite. Ainsi, il serait possible de mandater l'employeur ou une autre personne pour qu'elle remplisse des fonctions du comité. Par exemple, il est courant de mandater l'employeur pour qu'il réponde aux questions des participants et des participantes, fasse adhérer au régime les travailleurs et travailleuses admissibles, transmette les relevés de droits, etc.

Le mandat devrait être rédigé en termes explicites de manière à ce que toutes les parties en comprennent bien l'étendue. Il doit indiquer clairement que la représentante ou le représentant est autorisé à poser des actes que seul le comité de retraite, en tant qu'administrateur du bien d'autrui, a le pouvoir d'exécuter.

Le comité et la représentante ou le représentant sont tenus de coopérer. Le comité doit fournir à la représentante ou au représentant les renseignements dont elle ou il a besoin pour remplir son mandat. Le contrat devrait indiquer clairement les obligations respectives des parties entre elles.

Le contrat de service est habituellement un contrat par lequel le comité engage une personne pour effectuer un travail déterminé. Contrairement à la représentante ou au représentant, la personne qui rend un service en vertu d'un contrat de service (le ou la « prestataire de services ») n'agit pas au nom du comité de retraite. Elle ne le représente pas auprès des tiers. Elle n'a habituellement pas d'interaction avec les participants ou participantes, ou toute autre personne ou organisme gouvernemental.

Comme cela a été vu précédemment, les actes réservés à certaines professions sont exécutés au moyen d'un contrat de service professionnel. Il en est ainsi de l'audit du rapport financier ou des états financiers du régime, qui doit être effectué par un auditeur indépendant ou une auditrice indépendante, du rapport d'évaluation actuarielle d'un régime à prestations déterminées, qui doit être produit par un ou une actuaire ou d'un avis juridique, qui peut être émis seulement par un ou une juriste.

Des contrats de service peuvent aussi être conclus pour que certaines fonctions du comité soient effectuées. Par exemple, il est fréquent que des contrats de services administratifs soient conclus avec des firmes de consultants pour la préparation des relevés, les calculs et la préparation des modifications au régime de retraite.

Le contrat de service devrait établir clairement les obligations de chacune des parties.

Le comité demeure responsable des actes et des omissions de la représentante ou du représentant ainsi que de la ou du prestataire de services dans le cadre de l'exécution de leurs fonctions. Toutefois, le comité pourrait avoir un recours contre ces personnes si elles manquaient à leurs obligations. D'où l'importance des contrats écrits!

Lorsque le comité confie des fonctions à des personnes, il devrait :

• bien choisir le représentant ou la représentante, ou le ou la prestataire de services. Pour ce faire, il prendra des mesures raisonnables pour évaluer la capacité de la personne à bien exécuter le contrat. Par exemple, il pourra vérifier ses qualifications professionnelles et exiger des références
• donner à la représentante ou au représentant, ou à la ou au prestataire de services des instructions claires et précises, de préférence par écrit
• exercer une surveillance de son travail, qui est appropriée à la situation. Pour ce faire, il doit exiger des rapports et en prendre connaissance pour s'assurer que les services ont été rendus correctement et qu'ils répondent aux attentes du comité
• s'assurer périodiquement que la caisse paie un juste prix pour les services reçus
• conserver les documents écrits reflétant les démarches effectuées au regard de l'application de chaque consigne énumérée précédemment.

Délégation

Il y a délégation lorsque le comité de retraite confie des fonctions à une personne qui accepte d'assumer les mêmes obligations et la même responsabilité que le comité de retraite. La délégation devrait être rédigée en termes explicites, et le comité devrait pouvoir la révoquer en tout temps.

La personne à qui les fonctions sont déléguées, la ou le délégataire, agit alors en son propre nom. La délégation entraîne un « transfert » de la responsabilité du comité au ou à la délégataire.

En tant qu'administrateur du régime de retraite, le comité doit tout de même surveiller le travail de la personne qui agit à titre de délégataire pour s'assurer qu'elle remplit adéquatement les fonctions qui lui ont été déléguées. À cet effet, le comité peut notamment exiger que cette personne lui rende compte de son travail en fournissant des rapports périodiques.

Le ou la délégataire peut déléguer ses fonctions, en tout ou en partie, si l'acte de délégation l'y autorise. Ses obligations sont alors transmises au ou à la sous-délégataire. En conséquence, si le comité choisit un ou une délégataire pour ses qualités particulières telle son expertise, il s'assurera que l'acte de délégation n'autorise pas la sous‑délégation.

Le comité de retraite devrait réexaminer régulièrement les délégations en vigueur. À cette occasion, tous les membres se prononcent sur la compétence des délégataires et vérifient si les délégations en cours sont toujours conformes à la volonté du comité. Cet exercice leur permet de déterminer celles qui doivent être maintenues ou révoquées et d'apporter, au besoin, les changements ou les rajustements pertinents.

Notez qu'en vertu de la Loi RCR, il est obligatoire de procéder au réexamen des délégations en vigueur dans les 30 jours suivant l'entrée en fonction d'un nouveau ou d'une nouvelle membre du comité ayant droit de vote. Il serait judicieux de l'informer aussi des mandats et des contrats de service en vigueur.

Notez bien!

Lorsque le comité de retraite veut déléguer des fonctions, il devrait le faire par écrit et indiquer dans le contrat qu'il s'agit d'une délégation. Il doit en outre y préciser que le ou la délégataire assumera les obligations et la responsabilité du comité de retraite à l'égard des tâches qui lui sont déléguées.

Même si le contrat n'indique pas qu'il s'agit d'une délégation, si les fonctions confiées au fournisseur de services comportent l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire, les règles sur la délégation s'appliquent. Par exemple, si une personne prend des décisions sans avoir à obtenir l'autorisation du comité de retraite, elle a alors les mêmes obligations et la même responsabilité qu'aurait eues le comité s'il avait agi par lui-même. Pour les autres fonctions, il faudra s'en remettre aux conditions du contrat pour déterminer l'intention des parties, d'où l'importance d'un texte clair!

Lorsque le comité délègue des fonctions, il devrait :

• s'assurer que le texte du régime n'interdit pas la délégation. En effet, s'il prévoit une telle interdiction, toute délégation serait alors nulle, et les membres du comité pourraient être tenus responsables des fautes du ou de la délégataire, comme s'ils les avaient eux-mêmes commises
• prendre des mesures raisonnables pour évaluer la capacité du ou de la délégataire à bien exécuter le contrat. Par exemple, il peut vérifier ses qualifications professionnelles et exiger des références
• donner au ou à la délégataire, par écrit, des instructions claires et précises
• exercer une surveillance de son travail, qui est appropriée à la situation. Pour ce faire, il doit exiger des rapports et en prendre connaissance pour s'assurer que les services ont été rendus correctement et qu'ils répondent aux attentes du comité
• s'assurer périodiquement que la caisse paie un juste prix pour les services reçus
• conserver les documents écrits reflétant les démarches effectuées au regard de l'application de chaque consigne énumérée précédemment.

Si ces précautions ont été prises, en cas de faute de la personne qui agit à titre de délégataire, c'est cette dernière qui pourra être tenue responsable et non le comité de retraite. Le comité a toutefois l'obligation d'intervenir dès qu'il a connaissance d'une faute de cette personne. À défaut d'intervenir, il pourrait devoir assumer les dommages ainsi causés. Le comité de retraite doit aussi intervenir dès qu'il constate que le ou la délégataire exerce une fonction qui ne lui a pas été déléguée.

Confier à quelqu'un des fonctions qui comportent l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire

Lorsque le comité confie des fonctions qui comportent l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire à un fournisseur de services, ce dernier est assimilé à un délégataire du comité de retraite. Peu importe le type de contrat qui le lie au comité (mandat ou contrat de service), le fournisseur de services a les mêmes obligations et la même responsabilité qu'un ou une délégataire. Notamment, il doit agir dans l'intérêt des participants, des participantes et des bénéficiaires.

Tout comme pour la délégation, il y a un transfert de la responsabilité du comité de retraite au fournisseur de services. Dans la mesure où le comité a pris soin de choisir une personne compétente, de lui donner des instructions claires et de surveiller adéquatement son travail, le comité n'est pas responsable des actions du fournisseur. (Consultez la section Délégation pour plus de précisions.)

Les fonctions confiées à un fournisseur de services ne comportent pas toutes l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire. Par exemple, un fournisseur de services qui prépare les relevés des participants, des participantes et des bénéficiaires ou qui calcule les prestations et les remboursements n'exerce généralement pas de pouvoir discrétionnaire.

Un pouvoir discrétionnaire se reconnaît à la liberté d'appréciation, d'action et de décision dont dispose sa ou son titulaire. Par exemple, le gestionnaire de portefeuille qui choisit les titres à vendre et à acheter exerce un pouvoir discrétionnaire du comité de retraite.

Un fournisseur de services exerce généralement un pouvoir discrétionnaire lorsqu'il peut prendre une décision sans avoir à obtenir au préalable l'autorisation du comité de retraite. Par exemple, un fournisseur de services qui fait une recommandation au comité de retraite n'exerce pas de pouvoir discrétionnaire, car c'est le comité qui doit prendre la décision définitive.

Le comité qui confie un pouvoir discrétionnaire à un fournisseur de services parce qu'il n'a pas les compétences nécessaires pour agir lui-même devrait préciser dans le contrat le liant au fournisseur qu'il n'autorisera pas au préalable ni ne ratifiera les décisions prises par ce fournisseur. En effet, si le comité autorise ou ratifie les décisions du fournisseur, il assume la même responsabilité que s'il avait agi lui‑même.

Agir dans l'intérêt de l'ensemble des participants, participantes et bénéficiaires

La personne membre de comité de retraite ne doit pas exercer ses pouvoirs dans son propre intérêt ni dans celui d'un tiers. Elle ne doit donc pas tenir compte des préoccupations des personnes qui l'ont nommée telles que l'employeur, le syndicat, les participantes et participants actifs ou les participantes ou participants non actifs et bénéficiaires. Elle ne représente pas les personnes qui l'ont désignée. Chaque membre du comité doit agir dans l'intérêt de l'ensemble des participantes, participants et bénéficiaires, en considérant son propre intérêt au même titre que celui des autres participantes, participants et bénéficiaires.

Tenir un registre d'intérêts

Un ou une membre de comité de retraite ne doit pas se placer dans une situation où il pourrait y avoir un conflit entre son intérêt personnel et celui du régime. Une situation de conflit d'intérêts peut être définie comme étant une situation où il existe des intérêts légitimes, présents ou futurs, qui peuvent se concurrencer au détriment de ceux de la caisse de retraite.

La ou le membre a le devoir d'informer le comité de retraite, par écrit et dans les meilleurs délais, de l'intérêt qu'il ou elle a dans une entreprise qui est susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de ses fonctions, et ce, qu'il ou elle en retire ou non un avantage financier. De même, lorsqu'une ou un membre peut faire valoir des droits dans la caisse de retraite ou contre celle-ci, autres que des droits résultant du régime, comme le versement de prestations, cette personne doit déclarer par écrit au comité de retraite ses droits, leur nature et leur valeur.

Le comité doit tenir un registre dans lequel sont notés les intérêts et les droits qui lui sont signalés. Il doit permettre à l'employeur, aux participantes et participants ainsi qu'aux bénéficiaires de prendre connaissance du registre lors de l'assemblée annuelle.

Le comité devrait établir la procédure à suivre lorsqu'un ou une membre se trouve en situation de conflit d'intérêts potentielle. Le ou la membre qui est en situation potentielle de conflit d'intérêts pourrait continuer à exercer ses fonctions au sein du comité, en s'abstenant toutefois de participer à des délibérations et à la prise de certaines décisions. L'objectif étant que la situation potentielle ne devienne pas une situation réelle de conflit d'intérêts.

Notez bien!

Lorsque le comité confie des fonctions à une personne, entre autres à un ou une délégataire, le contrat devrait indiquer que cette personne est soumise à l'obligation de déclarer par écrit au comité l'intérêt qu'elle ou il a dans une entreprise qui est susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de ses fonctions ainsi que la valeur et la nature des droits qu'elle ou il peut faire valoir dans la caisse de retraite ou contre celle‑ci.

Ne pas recevoir d'avantages ni profiter de biens de la caisse de retraite

Les membres du comité de retraite ne peuvent recevoir des honoraires, des commissions ou d'autres avantages relativement à une transaction en lien avec les placements de la caisse de retraite. Il en est de même pour les délégataires, l'employeur et certaines autres personnes mentionnées dans la Loi RCR qui sont susceptibles d'être en conflit d'intérêts.

Toutefois, cette interdiction ne s'applique pas à une personne si ces avantages lui sont habituellement accordés dans l'exercice de ses fonctions et s'ils correspondent à ce qui est normalement consenti relativement à la transaction. Par exemple, le gestionnaire de portefeuille peut recevoir ses honoraires habituels pour une transaction.

Notez que le fait de toucher une commission secrète au détriment de la caisse de retraite constitue un acte criminel.

De plus, les membres du comité ne peuvent utiliser à leur profit les biens de la caisse de retraite ou l'information qu'ils obtiennent dans le cadre de leurs fonctions. Par exemple, un membre ne peut sauver son entreprise grâce à un prêt provenant de la caisse de retraite.

Se conformer aux exigences des lois

Le régime de retraite doit être administré dans le respect des exigences prévues aux lois, principalement la Loi RCR et la Loi de l'impôt sur le revenu.

Les différentes lois d'encadrement comportent de nombreuses exigences à l'égard du financement du régime, de la gestion de la caisse de retraite, des prestations qui peuvent être offertes, des droits des participants et participantes, ainsi que de l'information qui doit être fournie à Retraite Québec et à l'Agence du revenu du Canada. Le comité a l'obligation d'en assurer le respect.

Dans le cas où certaines dispositions du texte du régime ne respectent pas les exigences minimales de la Loi RCR, c'est cette loi qui a préséance.

Des pénalités ou des amendes peuvent être imposées lorsque certaines exigences légales ne sont pas respectées. Par exemple, si la déclaration annuelle de renseignementsest fournie en retard, des droits additionnels (pénalités) seront payables à Retraite Québec.

Responsabilité du comité de retraite

Le comité de retraite agit par l'intermédiaire de ses membres, qui sont personnellement responsables du respect des obligations du comité. Ceux-ci peuvent être poursuivis devant les tribunaux civils et devoir payer des dommages et intérêts.

Le comité a une obligation de moyens et non de résultats. Les membres du comité ne peuvent donc pas être tenus responsables dans toutes les situations où des dommages sont occasionnés. En effet, la loi n'exige pas du comité qu'il obtienne des résultats préétablis pour s'acquitter correctement de ses fonctions. Le comité a cependant l'obligation d'agir avec prudence, diligence et compétence, c'est-à-dire de prendre les moyens que prendrait une personne raisonnable compte tenu des circonstances, notamment :

• établir des règles de fonctionnement et de gouvernance, qui constituent le règlement intérieur
• obtenir toute l'information et les documents requis pour bien administrer le régime de retraite (par exemple : le texte du régime, le règlement intérieur, la correspondance avec Retraite Québec, une copie de la déclaration annuelle de renseignements et, le cas échéant, le rapport d'évaluation actuarielle) (consultez la partie du recueil intitulée Les documents relatifs au régime de retraite et à son administration, Les documents du régime et de son administration)
• s'informer avant de prendre des décisions et en comprendre leur portée
• vérifier la compétence des personnes à qui il confie des fonctions, leur fournir des instructions claires et exercer une surveillance appropriée de leur travail
• agir dans l'intérêt de l'ensemble des participants, des participantes et des bénéficiaires en tout temps
• se réunir régulièrement et rédiger des procès‑verbaux.

Le comité ne devrait pas hésiter à consulter un expert ou une experte lorsqu'il estime ne pas avoir les compétences requises pour prendre une décision. S'il agit de bonne foi en se fondant sur l'avis de cette personne, on considérera qu'il a fait preuve de prudence.

Il appartiendra à la personne qui intente une poursuite de démontrer que le comité de retraite ou une personne à qui il a confié des fonctions a manqué à ses obligations et que des dommages en ont découlé.

Malgré ce qui précède, les membres du comité de retraite qui ont approuvé un placement non conforme à la Loi RCR sont, par ce seul fait, solidairement responsables des pertes qui en résultent, sans autre preuve de faute. Ils sont donc responsables même s'ils peuvent démontrer qu'ils ont agi comme l'aurait fait une personne raisonnable. Ils peuvent toutefois se dégager de cette responsabilité s'ils démontrent qu'ils ont agi de bonne foi en se fondant sur l'avis d'une experte ou un expert. Il est donc particulièrement important de s'assurer que la personne à qui a été confié le choix des placements agit avec compétence dans le respect des lois.

Solidarité des membres du comité de retraite

La Loi RCR prévoit que chaque membre du comité ayant droit de vote est réputé ou réputée avoir approuvé toute décision prise par le comité de retraite. Cette personne en est solidairement responsable à moins qu'elle ne manifeste immédiatement sa dissidence.

La solidarité implique qu'un seul ou plusieurs membres peuvent être poursuivis et condamnés pour des dommages causés par une faute du comité de retraite ou de l'un ou l'une de ses membres ayant agi au nom du comité. Le ou les membres poursuivis auront un recours contre chacun des autres membres afin d'obtenir le remboursement de leur part des dommages.

La solidarité signifie aussi que chaque personne qui est membre du comité pourra être tenue responsable des conséquences d'une décision du comité. Pour être dégagée de toute responsabilité relative à une décision avec laquelle elle n'est pas d'accord, une personne qui est membre du comité doit exprimer sa dissidence sur-le-champ. La dissidence ne peut s'exprimer par une abstention ou simplement par un vote contre une décision. Elle doit être explicite. Le membre dissident ou la membre dissidente doit donc s'assurer que sa dissidence est écrite au procès-verbal de la réunion. S'il ou elle a omis d'exprimer sa dissidence lors de la réunion et que la décision n'a pas encore été appliquée, il ou elle pourrait alors en faire part dans une lettre adressée au comité, ou présenter de nouveau la question à l'ordre du jour de la réunion suivante.

La personne membre qui est absente lors d'une réunion du comité est aussi réputée avoir approuvé toute décision prise en son absence, à moins qu'elle ne transmette par écrit sa dissidence aux autres membres, et ce, dans un délai raisonnable après avoir pris connaissance de cette décision. Il est donc important que des procès-verbaux détaillés soient produits et que tous les membres du comité soient bien informés des décisions prises notamment en leur absence.

Démission d'un ou une membre du comité de retraite

Un ou une membre du comité de retraite peut démissionner. Toutefois, sa démission ne le ou la dégage pas de sa responsabilité comme membre du comité à l'égard des décisions prises durant son mandat. De plus, si sa démission est donnée sans motif sérieux pendant que le comité ou le régime de retraite éprouve d'importantes difficultés, la personne démissionnaire pourrait être tenue de réparer le préjudice ainsi causé. Il serait donc prudent qu'un ou une membre indique les raisons de sa démission dans un avis.

La ou le membre qui démissionne doit en informer par écrit, les personnes désignées par le régime pour s'assurer de son remplacement. Si le régime ne prévoit aucune règle particulière, cette personne doit alors informer les autres membres du comité de sa démission. Elle doit aussi en aviser Retraite Québec. Elle devrait également indiquer dans l'avis la raison de sa démission ainsi que la date de sa prise d'effet. Cette date correspond à la date de la réception de l'avis, ou à la date postérieure indiquée dans celui-ci (elle ne peut pas démissionner rétroactivement).

Poursuite et assurance responsabilité

Le meilleur moyen de prévenir les poursuites est de faire preuve de bon sens et d'établir dans le règlement intérieur du comité de retraite des règles de fonctionnement et de gouvernance qui assurent l'efficacité et la rigueur du processus de décision et de surveillance de l'administration du régime de retraite. De plus, l'intérêt de l'ensemble des participantes, participants et bénéficiaires doit en tout temps animer les actions des membres du comité de retraite.

Bien que les poursuites contre les membres de comités de retraite soient peu fréquentes, ce risque ne peut être éliminé complètement. De plus, même si une poursuite n'est pas fondée, les seuls frais de défense peuvent être onéreux.

Lorsque les membres n'ont pas d'assurance responsabilité et qu'ils n'ont commis aucune faute, la caisse doit leur rembourser leurs frais de défense. Par contre, si la poursuite s'avère fondée, les frais de défense et l'indemnité qu'ils doivent verser ne peuvent leur être remboursés par la caisse de retraite. Dans le cas de certains régimes, une entente est conclue avec l'employeur pour indemniser les membres du comité de retraite. Toutefois, il peut être difficile, voire impossible de faire respecter une telle entente si l'employeur est en difficulté financière.

C'est pourquoi il est fortement recommandé que le comité souscrive une assurance responsabilité civile pour les fiduciaires de régimes de retraite. Une telle assurance protège les membres du comité de retraite à l'égard des erreurs, des omissions ou des actes commis dans l'exercice de leurs fonctions.

Dans le cas de certains régimes, les membres sont protégés par l'assurance responsabilité de l'employeur, qui est communément appelée « assurance de la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants ». De façon générale, cette assurance offre une protection à l'égard des erreurs et des omissions de nature administrative pouvant être commises. Elle ne couvre pas le risque fiduciaire. De plus, cette protection peut être retirée en cas de difficulté financière ou de faillite de l'employeur. Pour ces raisons, il est grandement préférable que le comité souscrive à une assurance responsabilité propre à ses membres.

La prime d'assurance constitue une dépense d'administration. Elle doit être payée par la caisse de retraite, à moins que le régime stipule que les dépenses d'administration doivent être payées par une autre personne.

Si les membres ont une assurance responsabilité, l'assureur paie les frais de défense, que la poursuite s'avère fondée ou non, dans la mesure où l'objet de la poursuite est couvert par l'assurance. Si la poursuite s'avère fondée, mais que la faute n'est ni lourde ni intentionnelle, la franchise peut être remboursée par la caisse. Toutefois, avant de prendre une telle décision, le comité doit tenir compte des incidences financières de ce paiement sur l'actif du régime de retraite et des autres circonstances. Entre autres choses, il n'est peut-être pas approprié de faire payer par la caisse de retraite la franchise si elle est très élevée par rapport à l'actif de la caisse ou si l'employeur s'est engagé à la payer. Une entente peut également être conclue avec l'employeur pour qu'il paie la partie de l'indemnité qui excède la couverture d'assurance.

Pour choisir la police d'assurance, le comité de retraite devrait comparer le coût de divers éléments et les actes couverts, lesquels varient d'un assureur à l'autre. Voici les principaux éléments à surveiller :

• Le montant de la prime

  Somme que le souscripteur d'un contrat d'assurance doit payer à l'assureur soit périodiquement, soit en début de contrat, en échange de la prise en charge d'un risque : la prime est le prix de l'assurance

• Le montant de la franchise

  Partie du coût des dommages (somme fixe ou pourcentage) que l'assuré ou l'assurée conserve à sa charge dans le règlement d'un sinistre

• Les modalités de paiement des frais de défense

  Par exemple, ces frais sont acquittés avant qu'un jugement ne soit rendu

• Le règlement des ententes à l'amiable
• Les personnes assurées

  Membres actuels, passés ou futurs, représentants, représentantes, délégataires, fournisseurs

• La couverture à la fin du mandat

  Notamment en cas de démission

• Les actes couverts

  Par exemple, vérifier si les événements survenus avant l'entrée en vigueur de la police sont couverts

• Les exclusions

  Les polices d'assurance qui couvrent le risque fiduciaire sont souvent complexes. Les membres du comité de retraite ne devraient pas hésiter à rencontrer une représentante ou un représentant d'une compagnie d'assurance afin d'obtenir les explications nécessaires. De plus, il serait prudent de consulter un ou une spécialiste en assurance indépendant ou indépendante.

Notez bien!

Les règles pour bien administrer un régime (aussi appelées « règles de gouvernance ») sont importantes. Les compagnies d'assurance les considèrent pour accepter de couvrir les membres d'un comité de retraite contre les risques auxquels ils sont exposés et pour déterminer les coûts d'une telle assurance.

Fonctions du comité de retraite

Le comité de retraite est l'administrateur du régime. Son rôle est d'assurer la gestion de la caisse de retraite et l'administration quotidienne du régime. Pour ce faire, il doit :

• prendre les moyens adéquats pour protéger les droits des participantes, participants et bénéficiaires
• conserver et faire fructifier les actifs de la caisse de retraite
• veiller à l'exécution de plusieurs fonctions telles que l'adhésion des travailleuses et travailleurs admissibles au régime, le versement des cotisations à la caisse de retraite, le paiement des rentes et des prestations, etc.

Références2

Références juridiques

Articles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (Loi RCR)

Sujets	Loi RCR
Rôle de fiduciaire du comité de retraite	150
Obligations du comité de retraite	151, 151.1, 158, 159
Délégation	152 à 155
Fournisseur de services	154.1 à 154.4
Pouvoir discrétionnaire	153, 154
Registre d'intérêt	159, 166
Honoraires ou autres avantages	162, 182
Responsabilités du comité de retraite	156, 180
Dissidence	156
Adhésion au régime	Chapitre IV
Cotisations	Chapitre V
Remboursement et prestations	Chapitre VI
Transfert de droits et d'actif	Chapitre VII

Autres références

• Lignes directrices pour les régimes de capitalisation  du Forum conjoint des autorités de règlementation du marché financier
• Lignes directrices de l'ACOR  : Ligne directrice n° 3 – Les régimes de capitalisation

• La Lettre n° 28 : Règles relatives au versement des cotisations à la caisse de retraite