La ou le RSE gère les accès dans l'onglet Administration.

Créer un dossier

Ce service permet de créer le dossier d'identification rattaché à un utilisateur ou à une personne RSE.

Lorsqu'un dossier RSE est créé

Tous les accès sont automatiquement attribués. Par contre, le dossier sera activé et accessible par le RSE désigné seulement lorsque nous aurons reçu, validé et accepté le formulaire de procuration signé par le RA et le RSE.

Lorsqu'un dossier utilisateur est créé

L'utilisateur est en mesure d'accéder au service en ligne. Par contre, il pourra accéder aux différents services offerts à l'intérieur seulement lorsque le RSE lui aura attribué des droits d'accès selon le travail qu'il aura à effectuer.

Modifier le dossier d'identification d'un utilisateur

Ce service permet au RSE de modifier les informations du dossier d'identification d'un utilisateur.

Suspendre un dossier d'identification

Ce service permet au RSE de suspendre le dossier d'identification d'un utilisateur ou d'un autre RSE.

* Un RSE peut en tout temps suspendre le dossier d'un utilisateur ou d'un autre RSE lié à son employeur.

La suspension d'un dossier est recommandée seulement si la personne quitte temporairement ses fonctions.

Aussitôt qu'un dossier d'identification est suspendu, l'utilisateur ne peut plus accéder au service en ligne.

Réactiver un dossier d'identification

Ce service permet au RSE de réactiver le dossier d'identification d'un utilisateur ou d'un RSE qui est de retour au travail après qu'il a temporairement quitté ses fonctions.

Aussitôt qu'un dossier d'identification est réactivé, l'utilisateur peut à nouveau accéder au service en ligne, avec tous les mêmes accès aux différents services qu'il possédait avant son départ.

Révoquer un dossier d'identification

Pour un utilisateur

Ce service permet à la personne RSE de révoquer définitivement le dossier d'identification d'un utilisateur ainsi que tous ses accès aux différents services s'y rattachant.

Aussitôt que le dossier est révoqué, l'utilisateur ne peut plus accéder au service en ligne.

Contrairement à un dossier suspendu, un dossier révoqué ne pourra pas être réactivé par la suite.

Pour un RSE

Le statut du dossier sera « En attente de révocation » et sa procuration demeurera active jusqu'à ce que nous ayons reçu et traité le formulaire de révocation de procuration, rempli et signé par le RA.

Il est important de toujours avoir un RSE actif.

• Si le dossier RSE que vous tentez de révoquer est celui du dernier RSE actif, le système refusera de procéder au changement;
• Si le RSE à révoquer est le dernier existant, un autre RSE doit être désigné avant que le RSE puisse être révoqué.

La révocation du dossier d'un RSE se fait en cinq (5) étapes plutôt qu'en trois (3), comme dans le cas d'un dossier utilisateur partenaire. Pour le RSE, l'impression du formulaire de révocation de la procuration est obligatoire; il doit être signé et nous être retourné par le RA pour être validé et accepté.

Créer une procuration

Lorsque le dossier d'un utilisateur est créé, ce service permet au RSE d'accorder à l'utilisateur des privilèges d'accès aux différents services offerts, à l'intérieur du service en ligne, selon le travail qu'il aura à effectuer.

La date d'entrée en vigueur (date de début) de la procuration correspond toujours à la date de sa création, et sa date de fin ne peut être plus de trois (3) ans plus tard.

Modifier une procuration

Ce service permet aux RSE de modifier la période de validité ainsi que les droits d'accès (procurations) des utilisateurs.

Une procuration peut être modifiée si elle est active ou révoquée depuis moins de 30 jours.

Les procurations qui peuvent être modifiées doivent appartenir à un mandataire dont le dossier d'identification est actif.

Lorsqu'une procuration est modifiée, la date de début change automatiquement pour la date du jour de la modification. Un historique (copie de la procuration avant sa modification) est conservé comme preuve de modification apportée à ce dossier d'identification.

Révoquer une procuration

Ce service permet au RSE de retirer l'accès d'un utilisateur au service en ligne, mais de conserver son dossier d'identification actif.

Si l'utilisateur quitte définitivement ses fonctions, c'est le dossier d'identification qui doit être révoqué

en utilisant le service Révoquer un dossier.

La révocation d'une procuration est immédiate et sans appel. Aussitôt qu'elle est effectuée, l'utilisateur ne peut plus s'authentifier ni accéder au service en ligne.

Consulter les procurations

Ce service permet au RSE de consulter et d'imprimer le détail d'une procuration.

Il est également possible de visualiser l'historique de la procuration consultée.

Le RSE peut consulter toutes les procurations pour l'employeur dont il est le mandataire, peu importe le statut du dossier d'identification ou de la procuration.

Modifier le mot de passe d'un utilisateur ou d'un autre RSE

Le service Modifier un mot de passe permet au RSE de modifier le mot de passe d'un utilisateur ou d'une autre personne RSE.

À la modification du mot de passe, un nouveau mot de passe temporaire est fourni par notre système, et devra être remis à l'utilisateur ou au RSE visé, qui sera invité à le modifier la prochaine fois qu'il accédera au service en ligne.