Recueil Bien administrer un régime de retraite

L'administration d'un régime de retraite implique des communications constantes avec les participants, les participantes et les bénéficiaires visant à les informer de leurs droits et de leurs obligations, du fonctionnement du régime de retraite et de son administration. La prise de décision par les participants, les participantes et les bénéficiaires nécessite souvent la consultation d'une information variée et complexe.

Pour remplir ses obligations, le comité de retraite doit se conformer aux exigences des lois et agir avec prudence, compétence et diligence.

Pour ce faire, le comité de retraite doit veiller à ce que l'information prévue par la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) soit fournie aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires. De plus, ses communications doivent respecter les règles prévues dans les autres lois, notamment en matière de protection des renseignements personnels. Elles devraient également tenir compte de la jurisprudence, des normes de gouvernance des régimes de retraite et des règles qui peuvent être prévues dans le texte de leur régime.

Dans le but que la saine gestion du régime de retraite soit favorisée, le règlement intérieur du comité de retraite doit prévoir les normes relatives aux communications avec les participants, les participantes et les bénéficiaires pour les services rendus par le comité. Il devrait également prévoir des normes à l'égard de la fiabilité et de la clarté de l'information qui leur est transmise.

En plus d'accroître la transparence de l'administration, une information communiquée de manière efficace comporte de nombreux avantages. Elle permet notamment aux participants et participantes :

• de prendre des décisions éclairées à l'égard de la planification financière de leur retraite
• de mieux comprendre le fonctionnement du régime de retraite et de reconnaître son importance
• d'avoir confiance dans le régime et son administration.

De plus, si la situation l'exige, les participants, les participantes et les bénéficiaires devraient recevoir l'assistance nécessaire pour bien comprendre les conséquences de leurs choix.

Cette partie du recueil présente les principaux renseignements prévus par la Loi RCR et le Règlement sur les régimes complémentaires de retraite (Règlement RCR) qui doivent être fournis aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires. Que faut-il communiquer? À qui? Quand? Comment? Un tableau résume l'information qui doit être transmise pour chacun des principaux éléments prévus à la Loi RCR.

On y présente également quelques règles et principes de communication efficace, dont les modes de transmission de l'information et la langue des communications.

Une liste des articles pertinents de la Loi RCR et des règlements correspondants est présentée dans les références.

Renseignements sur le régime de retraite

Le comité de retraite doit fournir aux personnes qui y ont droit des renseignements généraux et individuels sur le régime de retraite. Que ces renseignements soient fournis verbalement ou par écrit, ou encore qu'ils soient sur un support papier ou électronique (référez-vous à la section Modes de transmission de l'information), ils doivent être fiables et compréhensibles.

Une information inexacte ou imprécise peut causer des préjudices aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires. D'où l'importance pour le comité de retraite d'établir des normes dans son règlement intérieur pour respecter ses obligations légales et réduire les risques de fautes.

Renseignements généraux sur le régime de retraite

Les renseignements généraux sur le régime de retraite visent à faire connaître les dispositions du régime auprès des personnes concernées.

Sommaire du régime de retraite

Le sommaire du régime de retraite, aussi appelé « brochure d'information », revêt une importance particulière. C'est souvent le seul document fourni aux travailleuses et travailleurs admissibles ainsi qu'aux participants et participantes pour leur permettre de se familiariser avec les caractéristiques du régime, leurs droits et leurs obligations.

Il est important qu'il soit rédigé dans un langage simple, selon une présentation qui en facilite la lecture et la compréhension, et qu'il reflète bien les dispositions du régime de retraite. Il n'est pas permis que le texte intégral du régime soit remis en remplacement du sommaire.

Le sommaire doit être mis à jour pour que les modifications au régime de retraite et à la Loi RCR soient prises en compte. Le comité devrait prévoir les règles à suivre pour en assurer la révision.

Information relative aux modifications

Le régime de retraite est un contrat en vertu duquel les participants et participantes bénéficient de prestations selon les conditions qui y sont prévues. La Loi RCR prévoit différents mécanismes pour que les participants et les participantes, et, s'il y a lieu, les bénéficiaires soient informés des modifications envisagées à ce contrat.

L'information que le comité de retraite doit fournir varie selon le type de modification et son incidence sur les droits des participants, des participantes et des bénéficiaires.

Avis de modification

Le comité de retraite qui s'apprête à demander l'enregistrement d'une modification au texte du régime doit en informer les participantes et participants au moyen d'un avis de modification.

Cet avis permet aux participantes et participants d'être informés des changements qui peuvent affecter leurs droits.

Modification qui nécessite la consultation des participants, des participantes et des bénéficiaires

Le comité de retraite doit consulter les participants, les participantes et les bénéficiaires avant de demander l'enregistrement de certaines modifications.

De façon générale, le processus de consultation vise à permettre au groupe des participantes et participants actifs, ainsi qu'à celui des participantes et participants non actifs, et des bénéficiaires, de se prononcer sur la modification projetée.

Le comité de retraite doit consulter les participants, les participantes et les bénéficiaires notamment en ce qui a trait à une modification aux dispositions du régime relative à :

• l'affectation de l'excédent d'actif en cours d'existence du régime
• l'attribution de l'excédent d'actif en cas de terminaison du régime.

De même, lorsqu'il est question de fusionner 2 régimes, les participantes, les participants et les bénéficiaires du régime qui sera incorporé à l'autre (régime absorbé) doivent être consultés :

• si les régimes comportent des dispositions qui, relativement à l'affectation de l'excédent d'actif en cours d'existence du régime, ne sont pas identiques quant à leurs effets
• si les régimes comportent des dispositions qui, relativement à l'attribution de l'excédent d'actif à la terminaison du régime, ne sont pas identiques quant à leurs effets
• si l'autre régime (régime absorbant) prévoit des dispositions moins avantageuses sur l'attribution de l'excédent d'actif à la terminaison.

Des conditions particulières s'appliquent pour les régimes interentreprises à cotisations négociées ainsi que pour les régimes à prestations déterminées visés par le Règlement concernant le financement des régimes de retraite des secteurs municipal et universitaire.

Les règles concernant la consultation, entre autres les personnes que le comité doit consulter, les avis et l'information qu'il doit transmettre, diffèrent selon le type de modification. Pour chacune de ces modifications, les articles pertinents de la Loi RCR et des règlements correspondants sont indiqués dans les références.

Notez bien!

Lorsqu'une modification qui nécessite la consultation des participants, des participantes et des bénéficiaires doit être apportée au texte du régime, si le comité est informé de l'existence d'une association qui représente des participants, des participantes ou des bénéficiaires aux fins du régime de retraite, par exemple des retraités ou retraitées, ou encore des employées ou employés cadres, il doit transmettre aux personnes concernées un avis les informant des nom et adresse de cette association, de ses objectifs et des conditions pour y adhérer. Ainsi, les personnes qui le souhaitent pourront communiquer avec elle.

Modification qui nécessite le consentement individuel des participants et participantes

De façon générale, les modifications du régime de retraite s'appliquent à toutes les participantes et à tous les participants visés sans qu'ils ou elles aient à y consentir individuellement.

Toutefois, dans le cas de certaines modifications, le comité de retraite doit obtenir le consentement de chaque participante, participant ou bénéficiaire, en plus de lui fournir un avis individuel de modification, pour que la modification puisse s'appliquer à lui ou à elle. Un tel consentement doit être obtenu :

• lorsqu'une modification qui réduit les droits du participant ou de la participante prend effet avant la date d'envoi de l'avis de modification ou avant la date de prise d'effet de la convention collective, de la sentence arbitrale ou du décret établissant cette modification
• lors de la transformation d'un régime à prestations déterminées en un régime à cotisation déterminée.

L'information fournie aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires doit leur permettre de bien comprendre ce à quoi ils consentent. C'est pourquoi ils sont habituellement invités à des rencontres au cours desquelles ils peuvent recevoir de l'information additionnelle et poser leurs questions.

Par ailleurs, afin d'autoriser une modification de transformation, de substitution d'employeur, de scission et de fusion, Retraite Québec peut fixer des conditions particulières.

Notez bien!

Avant d'enregistrer des modifications qui nécessitent le consentement individuel des participantes, des participants et des bénéficiaires, Retraite Québec s'assure que l'information fournie est suffisante. À cet effet, les consentements requis doivent être transmis avec la demande d'enregistrement de la modification.

Résumé annuel des modifications

Pour permettre aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires d'avoir une vue d'ensemble des changements effectués à leur régime de retraite, le comité de retraite doit leur fournir un résumé annuel des modifications.

Assemblée annuelle

Comme toute personne qui administre des biens pour d'autres, le comité de retraite doit rendre compte de son administration. Au centre de la vie démocratique du régime, l'assemblée est aussi l'occasion pour les personnes intéressées de désigner une ou un membre du comité de retraite, selon le mode décidé par eux ou celui proposé par le comité.

Le comité de retraite est responsable de l'organisation matérielle de l'assemblée annuelle. Il devrait prévoir dans son règlement intérieur des règles pour que la participation à cette assemblée soit favorisée et que son déroulement soit rendu transparent. Les exemples suivants peuvent le guider.

Moyens pour encourager la participation à l'assemblée annuelle :

• utilisation de la visioconférence ou d'autres technologies de l'information
• inscription sur l'avis de convocation à l'assemblée des avantages à participer à celle-ci (par exemple : possibilité d'obtenir de l'information, de poser des questions, d'exercer son droit de vote s'il y a lieu, etc.)
• rappel de la tenue de l'assemblée dans le journal des employées et employés, sur le site Web de l'entreprise, sur les bulletins de paye ou sur les relevés de paiement de la rente de retraite
• jumelage de l'assemblée à un autre événement (ex. : rencontre du personnel, journée de formation, activité récréative)
• ajout d'une section informative sur des aspects du régime (ex. : droit au transfert, prestations de décès)
• recherche d'idées, auprès des participants, des participantes et des bénéficiaires, concernant les thèmes à aborder, et participation d'une conférencière ou d'un conférencier qui vient parler de sujets connexes à la retraite
• invitation aux participantes, aux participants et aux bénéficiaires à poser d'avance leurs questions au comité, qui y répondra à l'assemblée.

Si les participantes, les participants et les bénéficiaires se trouvent dans différentes régions :

• tenue de la même assemblée à des moments et à des endroits différents
• tenue de l'assemblée dans un lieu différent chaque année et partage du texte de la présentation utilisé lors de l'assemblée aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires qui ne peuvent se déplacer, ainsi que de la liste des questions qui ont été posées par l'auditoire et les réponses à ces questions

Moyens pour accroître la transparence lors de l'assemblée annuelle :

• rédaction d'un procès-verbal de l'assemblée et possibilité de le consulter
• période allouée pour que les participants, participantes et bénéficiaires posent leurs questions.

Consultation des documents du régime de retraite

Le comité de retraite doit permettre à certaines personnes de consulter les documents du régime de retraite. Bien souvent, ce droit est indiqué dans le sommaire écrit du régime de retraite.

Notez bien!

Le comité ne peut exiger de frais pour la consultation. S'il décide d'envoyer une copie du document qu'une personne demande de consulter, il doit le faire gratuitement.

Toutefois, lorsqu'une même personne fait plus d'une demande dans une période de 12 mois, des frais peuvent être exigés pour l'envoi de copies et pour les consultations subséquentes.

Renseignements sur les droits individuels des participants, des participantes et des bénéficiaires

Les participants, les participantes et les bénéficiaires doivent recevoir de l'information sur leurs droits individuels au titre du régime de retraite. C'est habituellement en fonction de cette information que les participants et participantes prennent des décisions, notamment à l'égard de leur retraite et de sa planification financière.

Relevé annuel

Le relevé annuel permet aux participantes, aux participants et aux bénéficiaires de suivre l'évolution de leurs droits au titre du régime de retraite et de vérifier l'exactitude des renseignements les concernant. Il les informe également de la situation financière du régime.

Notez bien!

Lorsque le comité est informé de l'existence d'une association dont le but est de représenter aux fins du régime des participantes, des participants ou des bénéficiaires, par exemple des personnes retraitées, ou encore des employés ou employées cadres, il doit joindre aux relevés annuels transmis aux personnes concernées un avis indiquant les nom et adresse de cette association, ses objectifs et les conditions pour y adhérer. Ainsi, les personnes qui le souhaitent pourront communiquer avec elle.

Une telle association peut également demander au comité la liste des noms et adresses des participantes et participants ou des bénéficiaires qu'elle représente. Le comité doit alors demander à chaque personne visée son consentement à la transmission des renseignements la concernant. Un avis à cet effet doit être joint au relevé annuel qui lui est transmis ou au relevé de fin de participation active, s'il est envoyé avant. Après que le comité a fourni une première liste, il est nécessaire qu'il transmette cet avis seulement à un nouveau participant ou bénéficiaire, ou à une nouvelle participante ou bénéficiaire que cette association représente.

Relevé relatif aux prestations variables

Le régime à cotisation déterminée, ou le régime à prestations déterminées qui comporte des dispositions à cotisation déterminée, peut permettre à une participante ou un participant non actif ou encore à sa conjointe ou son conjoint survivant de recevoir des prestations variables directement de la caisse de retraite sur les fonds qu'elle ou il détient. Le régime doit prévoir le versement de telles prestations.

La participante ou le participant non actif, ou encore son conjoint ou sa conjointe détermine la somme à recevoir en prestations variables pour chaque année civile en tenant compte des limites suivantes :

• Le maximum de prestations variables correspond au revenu maximal d'un fonds de revenu viager (FRV).
• Le minimum de prestations variables est le même que celui établi pour un régime à cotisation déterminée. Ce minimum est nul avant 71 ans.

Relevé de fin de participation active

Le relevé de fin de participation active, souvent appelé « relevé de départ », fournit de l'information sur les droits que le participant ou la participante a accumulés au titre du régime de retraite et sur la façon d'en disposer.

Le comité de retraite doit fournir sans frais, dans les 30 jours suivant la demande écrite d'un participant ou d'une participante, ou d'une personne qui a droit à un remboursement ou à une prestation, les données qui ont servi à établir le relevé. Il doit également fournir sans frais une mise à jour du relevé dans les 60 jours suivant la demande écrite d'un participant ou d'une participante.

Notez bien!

Lorsque la valeur des droits établie à la date de fin de la participation active d'une personne est inférieure à 20 % du maximum des gains admissibles (MGA), soit 11 740 $ en 2020,cette personne a droit au remboursement de ses droits. L'administrateur du régime peut décider de rembourser le participant ou la participante même s'il ou elle n'en fait pas la demande. Il doit alors aviser cette personne de sa décision et celle-ci disposera de 30 jours pour lui indiquer la façon dont elle veut que ses droits soient acquittés (par exemple, par un dépôt des droits dans un REER ou bien par un paiement au comptant).

À défaut d'indication fournie par le participant ou la participante, l'administrateur décidera lui-même du mode d'acquittement (par exemple, un paiement au comptant). L'avis envoyé au participant ou à la participante doit faire état de cette éventualité.

Notez bien!

Lorsque la rente prévue au régime de retraite est coordonnée directement ou indirectement avec des régimes publics, tels que le Régime de rentes du Québec et le Régime de pensions du Canada, tout document relatif aux prestations du régime ou à leur calcul doit faire état de la réduction qui s'applique et de la méthode pour la calculer.

Ces documents sont entre autres le sommaire du régime, les différents relevés et toute autre information qui n'est pas requise par la Loi RCR, par exemple des estimations de rentes.

Cette exigence doit être respectée, que l'information soit fournie par le comité de retraite ou par quelqu'un d'autre, par exemple l'employeur.

Formulaires relatifs à la prise de décision

Chaque participant ou participante à un régime de retraite et, à l'occasion, son conjoint ou sa conjointe, a à un moment ou à un autre des choix à faire, par exemple lors de la retraite. Certains comités de retraite fournissent aux participants et participantes ainsi qu'à leurs conjoints ou conjointes des formulaires les aidant à prendre des décisions et leur permettant de faire connaître leurs choix.

Comme les décisions à prendre peuvent avoir des conséquences importantes sur les droits d'un participant ou d'une participante et de son conjoint ou sa conjointe, il est également souhaitable que le comité de retraite leur fournisse l'assistance de personnes compétentes qui leur expliqueront les différentes options, répondront à leurs questions et s'assureront qu'ils comprennent bien les conséquences de leurs choix, notamment lorsque le conjoint ou la conjointe renonce à ses droits.

Ces moyens d'aider les participants ou participantes et leur conjoint ou conjointe ne sont pas explicitement prévus par la Loi RCR. Ils constituent toutefois de bonnes pratiques administratives.

Formulaire de choix d'options

Lorsqu'une participante ou un participant cesse d'être actif, il est courant qu'un formulaire de choix d'options soit joint au relevé de fin de participation active. Ce document administratif indique les différentes options d'acquittement des droits.

Il est habituellement fourni au participant ou à la participante, ou encore à toute personne qui doit faire un choix parmi différentes options, notamment au conjoint ou à la conjointe, entre autres :

• lors d'une fin d'emploi
• à la prise de la retraite
• en cas de décès
• lorsqu'une demande de partage du régime de retraite à la suite de la rupture de l'union est présentée à Retraite Québec (consultez Rupture de l'union).

Les renseignements sur le formulaire doivent être adaptés à la situation. Par exemple, si la participante ou le participant peut transférer ses droits, le formulaire doit indiquer les instruments de transfert possibles. S'il ou elle a droit à une rente immédiate, le formulaire doit indiquer les différentes formes de rente qu'il ou elle peut choisir (garantie, temporaire, indexée, etc.).

Formulaire de renonciation du conjoint ou de la conjointe à ses droits

Le conjoint ou la conjointe d'un participant ou d'une participante peut renoncer en tout temps aux droits que la Loi RCR lui accorde au décès du participant ou de la participante. Pour ce faire, le conjoint ou la conjointe doit informer par écrit le comité de retraite de sa renonciation. Le comité peut lui fournir un formulaire de renonciation. Il ne peut toutefois pas en imposer l'utilisation.

La renonciation du conjoint ou de la conjointe doit être signée par celui-ci ou celle-ci et contenir les renseignements suivants :

• la date de la déclaration
• le nom et l'adresse du participant ou de la participante ainsi que ceux du conjoint ou de la conjointe qui renonce à ses droits
• le nom du régime de retraite du participant ou de la participante et son numéro d'enregistrement auprès de Retraite Québec
• le nom de l'employeur du participant ou de la participante
• la prestation à laquelle le conjoint ou la conjointe renonce (prestation de décès avant retraite, rente réversible ou prestation en cas d'ajournement de la rente de retraite).

Le conjoint ou la conjointe qui a renoncé à ses droits peut révoquer sa renonciation. Il ou elle doit en informer par écrit le comité de retraite avant le décès du participant ou de la participante, ou encore avant le début du service de la rente, selon le cas. Le comité peut lui fournir un formulaire à cet effet. Il ne peut toutefois pas en imposer l'utilisation.

Choix de placements des participants et participantes

Dans le cas d'un régime à cotisation déterminée où les participantes et participants choisissent elles-mêmes et eux-mêmes leurs placements, le comité de retraite devrait tenir compte dans ses communications de la Ligne directrice n° 3 sur les régimes de capitalisation de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) .

Les recommandations qui y sont énoncées reflètent les meilleures pratiques du milieu. Elles visent à ce que les participantes et participants disposent de l'information et de l'aide nécessaires pour prendre des décisions en matière de placement. Elles traitent notamment des sujets suivants :

• l'information sur les placements qui devrait être fournie aux participants et participantes
  (ex. : guides sur les produits, degrés de risque et rendements propres aux options de placements)
• la description des frais et des pénalités
• les outils d'aide à la décision (ex. : modèle de répartition de l'actif, calculateur)
• le contenu du relevé de compte du participant ou de la participante (ex. : résumé des opérations)
• les règles sur le transfert d'actif d'une option de placement à une autre.

Rupture de l'union

Lorsqu'il y a rupture de l'union entre une participante ou un participant à un régime de retraite et sa conjointe ou son conjoint, la Loi RCR et le Règlement RCR prévoient :

• quelles informations le comité de retraite doit fournir à ce couple marié, uni civilement ou en union de fait
• les règles d'évaluation des droits de la participante ou du participant au titre du régime
• la procédure relative à l'exécution du partage des droits de la participante ou du participant au titre du régime.

Relevé des droits du participant ou de la participante

Pour prendre des décisions éclairées à l'égard du partage de leurs biens, le participant ou la participante et son conjoint ou sa conjointe ont le droit d'obtenir, à la rupture de leur union, un relevé des droits du participant ou de la participante au titre du régime de retraite.

Le relevé peut être demandé conjointement par le participant ou la participante et son conjoint ou sa conjointe, ou séparément par l'un d'eux. La demande doit être accompagnée de documents ou d'attestations prouvant certaines informations, telle la date du mariage, de la fin de la vie maritale ou du dépôt de la procédure de divorce.

Le régime de retraite peut prévoir des frais pour la production du relevé et l'exécution du partage. Ces frais ne peuvent être supérieurs aux plafonds fixés par règlement.

Demande de partage des droits

Pour qu'il y ait partage des droits du participant ou de la participante, une demande écrite doit être faite au comité de retraite par le couple, par le participant ou la participante, ou par l'ex-conjoint ou l'ex-conjointe.

Pour le couple qui était marié, la demande de partage peut être effectuée dès que le délai d'appel du jugement de rupture (divorce, séparation de corps, annulation) est expiré, soit 30 jours après la date à laquelle il a été rendu.

Pour le couple qui était uni civilement, la demande de partage peut être effectuée, selon le cas, dès que le délai d'appel du jugement de rupture (dissolution, annulation) est expiré, soit 30 jours après la date à laquelle il a été rendu, ou dès la signature des contrats notariés, c'est-à-dire la déclaration de dissolution et le contrat de transaction.

Pour le couple qui était en union de fait, la demande de partage peut être effectuée dès que l'entente sur le partage des droits accumulés au titre du régime est conclue.

La demande doit être accompagnée des documents requis, notamment du jugement de rupture ou des contrats notariés ou encore de l'entente sur le partage des droits.

Les délais pour procéder à l'exécution du partage diffèrent selon que la demande est conjointe ou non.

Notez bien!

Pour aider un couple à demander au comité de retraite un relevé des droits et le partage de ces droits, des formulaires sont à leur disposition.

Retrait d'employeur et terminaison du régime de retraite

Le retrait d'un employeur partie à un régime interentreprises et la terminaison du régime de retraite entraînent la liquidation des droits des participants, des participantes et des bénéficiaires. Le comité de retraite doit suivre des règles particulières pour informer les participants, les participantes et les bénéficiaires de leurs droits.

Retrait d'un employeur partie à un régime interentreprises

Lorsqu'un employeur se retire d'un régime interentreprises, le comité de retraite doit en informer les participants et les participantes en suivant les mêmes règles que celles prévues pour un avis de modification.

De plus, il doit fournir aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires visés par le retrait de l'employeur un avis individuel pour les informer notamment des options d'acquittement de leurs droits et du degré de solvabilité du régime.

Terminaison du régime de retraite

La terminaison d'un régime de retraite entraîne la liquidation de la caisse de retraite. La Loi RCR prévoit les différentes étapes menant à l'acquittement des droits des participants, des participantes et des bénéficiaires. On y indique notamment l'information que le comité de retraite doit leur fournir.

En règle générale, l'employeur peut décider de terminer le régime de retraite. Pour faire connaître sa décision, il doit fournir un avis de terminaison aux participants et aux participantes, au syndicat, aux bénéficiaires et au comité de retraite.

Retraite Québec peut aussi mettre fin au régime, notamment si l'employeur fait défaut de verser ses cotisations. Elle communique alors sa décision au comité de retraite, qui doit en transmettre une copie sans délai aux participants et aux participantes, à l'employeur, au syndicat et aux bénéficiaires.

Dès qu'il est avisé de la terminaison du régime, le comité de retraite doit envoyer aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires un relevé de leurs droits à la date de la terminaison. Ce relevé de terminaison les informe de la valeur de leurs droits, des modalités d'acquittement et de la situation financière générale du régime. Le comité doit aussi faire publier un avis dans un quotidien pour inviter toute personne qui croit avoir des droits et qui n'a pas reçu de relevé à les faire valoir auprès de lui.

Pour connaître l'ensemble des tâches que le comité doit remplir lors d'un retrait d'employeur ou d'une terminaison du régime de retraite, consultez les articles pertinents de la Loi RCR et des règlements correspondants dans les références.

Règles de communication efficace

Modes de transmission de l'information

Le comité de retraite peut communiquer avec les participants, les participantes et les bénéficiaires par différents moyens, notamment par la poste, en personne ou selon un autre mode prévu par la Loi RCR, tel que la publication d'un avis dans un quotidien ou l'affichage sur les lieux de travail. Il peut également utiliser les communications électroniques.

Lorsque la Loi RCR prévoit un mode de transmission précis, comme la publication d'un avis dans un quotidien, le comité peut choisir la version papier ou électronique d'un quotidien pour informer les participants, les participantes et les bénéficiaires.

Les règles concernant ces communications sont régies par le Code civil du Québec et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, chapitre C‑1.1). Retenons que, pour qu'un document électronique serve de preuve au même titre qu'un document papier, il faut que l'intégrité du document électronique soit assurée.

De plus, la Ligne directrice nº 2 de l'ACOR , intitulée La communication électronique dans le secteur des régimes de retraite, énonce des recommandations générales qui devraient guider le comité de retraite. On y indique notamment les éléments suivants.

• L'obligation de fournir de l'information par écrit peut être satisfaite par la communication électronique. Toutefois, le comité doit remettre une copie papier de tout document n'ayant pu être transmis électroniquement ou à celles ou ceux qui en font la demande.
• La ou le destinataire est réputé avoir donné son consentement à recevoir de la documentation électronique si cette personne désigne un système informatique, par exemple si elle donne son adresse courriel. Elle devrait être informée que son consentement est révocable en tout temps.
• Un document électronique doit pouvoir être conservé par la ou le destinataire pour consultation future.
• Lorsque l'information fournie est disponible en version électronique et en version papier, l'information fournie par voie électronique doit être identique au contenu de la version papier.
• L'obligation de transmettre l'information par une voie précisée doit être respectée. Par exemple, si la loi exige la publication d'un avis dans les journaux, l'envoi d'un courriel ne suffit pas.
• Lorsqu'une signature est exigée, cette obligation peut être satisfaite par une signature électronique.
• L'obligation de présenter un original peut être satisfaite par la communication électronique.
• L'obligation de conserver l'information peut être satisfaite par la conservation de celle-ci sur support électronique.
• La communication électronique doit être conservée dans le format dans lequel elle a été faite, envoyée ou reçue, ou encore dans un format reflétant fidèlement l'information contenue dans la communication initiale.
• L'information peut être fournie sur un site Web ou d'autres outils électroniques. Le comité doit informer les destinataires de la publication de l'information en question par le biais d'un avis contenant la marche à suivre pour accéder à l'information.
• Les comités de retraite doivent tenir compte des défis liés à la protection et à la sécurité des données en mettant en place un protocole permettant la protection sécuritaire de l'information envoyée et conservée, et la récupération des données perdues ou corrompues. Ce protocole devra faire l'objet d'un suivi en continu.
• La communication électronique contenant des renseignements confidentiels devrait être accessible uniquement par le ou les destinataires visés au moyen de systèmes d'information sécurisés.

Langue des communications

La Charte de la langue française  prévoit que la langue officielle du Québec est le français. À cet effet, les communications de l'employeur avec son personnel, y compris celles concernant le régime de retraite, doivent être rédigées en français.

Dans ses communications avec les participants, les participantes et les bénéficiaires, le comité devrait, en raison de ses devoirs généraux de fiduciaire, utiliser une langue qu'ils sont en mesure de comprendre. Ainsi, les avis et relevés fournis aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires francophones devraient être rédigés en français. Le règlement intérieur devrait établir la pratique que le comité entend appliquer à ce sujet.

Les comités de retraite de régimes qui comptent des participants, des participantes et des bénéficiaires à l'extérieur du Québec doivent se conformer pour ces personnes aux politiques linguistiques en vigueur à leur égard.

Principes de base pour guider le comité de retraite dans ses communications

« Ce qui se conçoit bien s'énonce clairement, et les mots pour le dire viennent aisément. » Cette maxime vaut également pour les régimes de retraite.

Voici 8 principes de base qui peuvent guider le comité de retraite dans ses communications avec les participants, les participantes et les bénéficiaires :

• Planifiez. Suivre un calendrier des différents renseignements à fournir aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires permettra au comité d'agir avec diligence.
• Évitez les termes trop techniques. Le domaine des régimes de retraite a son propre langage, qui peut être difficile à comprendre pour un ou une profane. C'est pourquoi le comité de retraite devrait éviter d'utiliser des termes trop techniques. Sinon, il ne devrait pas hésiter à en donner une définition.
• N'abusez pas des synonymes. Le même mot devrait être utilisé pour faire référence à une même réalité afin que toute confusion soit évitée. Par exemple, les mots indexation et augmentation au coût de la vie peuvent vouloir dire la même chose pour le comité de retraite, alors qu'ils peuvent avoir des significations différentes pour un participant ou une participante.
• Rédigez des phrases courtes. Les phrases trop longues découragent la lecture. Des phrases qui comportent plusieurs parties séparées par des conjonctions comme et ou mais sont probablement trop longues. Pour les raccourcir, il suffit de faire 2 phrases.
• Utilisez les listes numérotées ou à puces. Si plusieurs éléments doivent être énumérés, il est préférable, pour en faciliter la lecture, de les présenter sous forme de liste.
• Prévoyez les questions. Prévoir les questions des participants et des participantes permet de rédiger des communications qui produisent l'effet voulu.
• Évitez les messages contradictoires. Le comité devrait s'assurer que l'information fournie est claire et cohérente.
• Faites-vous aider. Pour s'assurer d'être bien compris, le comité peut faire relire ses textes par une personne qui n'a jamais lu le document et idéalement par une personne non initiée dans le domaine des régimes de retraite. De plus, dans certains cas, il peut être préférable de recourir aux services d'un ou une spécialiste en communication.

Références5

Références juridiques

Articles pertinents de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  et des règlements correspondants :

Sujets (selon l'ordre de présentation dans cette partie du recueil)		Loi RCR	Règlement RCR
Sommaire du régime		111	56.1
Avis de modification		26
Transformation des droits		22
Fusion de régimes		196	61.1
Modification réductrice		20
Résumé annuel des modifications		112
Assemblée annuelle		166	61.0.11
Consultation des documents du régime		108, 114, 115	60
Relevé annuel :		112
Partie I	Participante ou participant actif		57
	Participante ou participant non actif		59
	Bénéficiaire		59.0.1
Partie II	Situation financière du régime		59.0.2
Avis sur l'existence d'une association qui représente des participants, des participantes ou des bénéficiaires		113.1
Demande des noms et adresses des personnes représentées par l'association		113.2
Relevé relatif aux prestations variables		90.1	15.8 et 24
Relevé de fin de participation active		113	58
Coordination des régimes		111.1
Renonciation du conjoint ou de la conjointe		88.1	67.7
Relevé à la rupture de l'union		108 et 110	35 et 35.1
Demande de partage des droits accumulés au titre du régime de retraite		107 et 110	46 à 50
Avis de retrait de l'employeur		200
Avis de terminaison par l'employeur		204
Avis de terminaison par Retraite Québec		205 et 206
Relevé de droits à la terminaison		207.3	65
Avis public de terminaison		207.4
Règlement intérieur du comité de retraite		151.2

Sujet	Loi RCR	Règlement fixant les plafonds des frais relatifs à la cession de droits entre conjoints
Plafonds des frais pour le relevé des droits du participant ou de la participante à la rupture de l'union et l'exécution du partage	110.1	1 et 2

Autres références

• Lignes directrices de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite  (ACOR)
  • Ligne directrice n° 2 – La communication électronique dans le secteur des régimes de retraite
  • Ligne directrice n° 3 – Les régimes de capitalisation
  • Ligne directrice n° 8 – Les régimes de retraite à cotisations déterminées
• La Lettre n° 27 : La transformation de dispositions à prestations déterminées en dispositions à cotisations déterminées
• La Lettre n° 22 : Le règlement intérieur
• Section Web Modification réductrice
• Section Web Règlement intérieur
• Section Web Acquittement des droits à prestations déterminées
• Section Web Partage des droits
• Section Web Scission ou fusion d'un régime
• Section Web Assemblée annuelle et consultation de la politique d'achat de rentes