Comment accéder au Portail RCR
Avant de débuter...
Les droits d'accès au Portail RCR varient selon le rôle attribué à chaque personne : chacune n'a accès qu'aux sections dont elle a besoin pour faire son travail.
Une même personne peut toutefois travailler sur plusieurs régimes de retraite ou contrats types et assumer différents rôles; ses droits d'accès en tiennent compte.
Seules les personnes suivantes peuvent accorder un accès au Portail RCR aux collaborateurs et collaboratrices qui en ont besoin pour exécuter leurs tâches liées à un régime de retraite ou à un contrat type, selon le cas :
- les représentantes et représentants de l'administrateur d'un RCR, d'un RRS et d'un RVER
- les personnes-ressources pour un CRI et un FRV.
Premier accès au Portail
RCR
Les représentants et représentantes des administrateurs de régime et les personnes autorisées à remplir la DAR ont les accès qui leur permettent d'inscrire les membres du comité de retraite et de mettre à jour leurs coordonnées dans la sous-section Comité de retraite du Portail RCR.
Pour avoir accès au Portail RCR, vous devez fournir à l'une de ces personnes vos coordonnées et votre adresse courriel (adresse de messagerie individuelle) afin qu'elle puisse ajouter votre nom à la liste des membres du comité de retraite d'un régime.
Lorsqu'elle aura inscrit les renseignements vous concernant au Portail RCR, un courriel de Retraite Québec vous invitant à vous inscrire au Portail RCR vous sera envoyé.
Si vous n'avez pas accès au Portail RCR pour un régime pour lequel vous êtes membre du comité de retraite, veuillez communiquer avec le représentant ou la représentante de l'administrateur du régime concerné. Si cette personne confirme qu'elle a bien inscrit les renseignements vous concernant dans la sous-section Comité de retraite, veuillez communiquer avec Retraite Québec :
Création d'un compte
Pour créer un compte, cliquez sur
Inscrivez‑vous maintenant.
Exemple
Vous devez ensuite inscrire votre adresse courriel (adresse de messagerie) et cliquer sur
Envoyer le code de vérification.
Exemple
Vous recevrez un courriel à l'adresse inscrite, qui contiendra le code de vérification nécessaire pour terminer votre authentification.
Vous devez inscrire ce code dans la fenêtre d'authentification puis cliquer sur
Vérifier le code.
Ce code est valide pour une durée approximative
de 5 minutes.
Vous ne trouvez pas le courriel?
Consultez votre dossier Courrier indésirable/Spam. Il devrait s'y trouver. Glissez-le dans votre boîte de réception : de cette façon, les prochains courriels de cet expéditeur arriveront directement dans votre boîte de réception.
Exemple
Une fois que le code a été vérifié, vous devez inscrire un mot de passe, le confirmer puis finalement cliquer sur Créer.
Votre mot de passe doit comporter entre 12 et 64 caractères et il doit inclure au moins 2 des caractères suivants :
- une lettre minuscule
- une lettre majuscule
- un chiffre
- un symbole.
Vous êtes responsable de protéger la confidentialité des renseignements vous permettant de vous connecter au Portail RCR. Vous ne devriez pas communiquer ceux-ci à d'autres personnes de votre organisation ni à des fournisseurs externes.
Connexion
Lorsque vous cliquez sur Démarrer le service, la fenêtre de connexion s'ouvre.
Inscrivez votre adresse courriel (adresse de messagerie) ainsi que votre mot de passe et cliquez sur Se connecter.
Exemple 
La fenêtre ci-dessous s'affichera. Cliquez alors sur Envoyer le code de vérification.
Vous recevrez un courriel à l'adresse inscrite, qui contiendra le code de vérification nécessaire pour terminer votre authentification.
Ce code est valide pour une durée approximative de 5 minutes.
Vous ne trouvez pas le courriel?
Consultez votre dossier Courrier indésirable/Spam. Il devrait s'y trouver. Glissez-le dans votre boîte de réception : de cette façon, les prochains courriels de cet expéditeur arriveront directement dans votre boîte de réception.
Vous devez inscrire le code de vérification dans la fenêtre d'authentification, puis cliquer sur Vérifier le code.
Une fois que le code a été vérifié, vous devez cliquer sur Continuer pour accéder au Portail RCR.
Si vous avez un rôle dans plusieurs régimes ou contrats types, vous devrez d'abord choisir celui auquel vous voulez vous connecter.
Si vous avez plusieurs rôles pour un même régime ou contrat type, assurez-vous de sélectionner celui qui est approprié, car les droits d'accès au Portail RCR sont différents selon le rôle.
Page d'accueil
La page d'accueil :
- vous permet, s'il y a lieu, de sélectionner un autre régime, contrat type ou rôle sans avoir à vous déconnecter
- affiche les icônes correspondant aux sections auxquelles vous avez accès, selon votre rôle.
Le menu présenté en page d'accueil se retrouve également en haut, à gauche de toutes les pages du Portail RCR, ce qui vous permet d'accéder aux autres sections sans devoir revenir à la page d'accueil.
Sections du Portail RCR
Collaborateurs
Cette section vous permet de consulter la liste des collaboratrices et collaborateurs inscrits pour un régime. Toutefois, uniquement le représentant ou la représentante de l'administrateur possède les droits d'accès pour modifier cette section.
Les accès d'un collaborateur ou d'une collaboratrice dépendent du rôle qui lui est attribué. Les rôles possibles sont :
- Personne autorisée à remplir la DAR
- Personne autorisée à transmettre des documents
- Auditeur ou auditrice
Personne autorisée à remplir la DAR
Une personne autorisée à remplir la DAR a accès aux sections suivantes :
- Informations sur le régime
- Déclaration annuelle de renseignements
- Paiement
Elle peut consulter et modifier les informations contenues dans ces sections, mais ne peut pas transmettre la DAR.
Plusieurs personnes autorisées à remplir la DAR peuvent être ajoutées pour un même régime.
Personne autorisée à transmettre des documents
Une personne autorisée à transmettre des documents n'a accès qu'à la section « Transmission de documents ». Elle peut y ajouter des documents et y consulter ceux qu'elle a elle-même transmis, mais ne peut pas y consulter les documents transmis par d'autres personnes.
Plusieurs personnes autorisées à transmettre des documents peuvent être ajoutées pour un même régime.
Auditeur ou auditrice
Un auditeur ou une auditrice a accès uniquement aux sous-sections de la DAR suivantes :
- « Consulter, valider et transmettre la DAR » afin de consulter la DAR et de répondre aux questions qui lui sont réservées
- « Joindre ou consulter un document » afin de joindre les rapports à la DAR
L'auditeur ou l'auditrice ne peut pas modifier les données de la DAR ni transmettre celle-ci à Retraite Québec.
Il ne peut y avoir qu'un seul auditeur ou qu'une seule auditrice par régime.
Informations sur le régime
Cette section vous permet de consulter les informations que Retraite Québec possède concernant :
- le régime
- le représentant ou la représentante de l'administrateur
- le comité de retraite, s'il y a lieu
- le ou les employeurs parties au régime.
Toutefois, uniquement le représentant ou la représentante de l'administrateur et les personnes autorisées à remplir la
DAR possèdent les droits d'accès requis pour modifier cette section.
Régime
Cette sous-section présente certaines informations générales qui concernent le régime de retraite.
Représentant ou représentante de l'administrateur du régime
Cette sous-section présente les coordonnées du représentant ou de la représentante de l'administrateur d'un régime.
Il ne peut y avoir qu'une seule personne qui représente l'administrateur d'un régime.
Si une nouvelle personne est nommée pour représenter l'administrateur d'un régime, vous devez nous en informer par écrit afin que nous procédions au changement :
Comité de retraite
Cette sous-section est accessible uniquement lorsque le type d'administrateur du régime est un comité de retraite. Elle vous permet de consulter la liste des membres du comité de retraite pour un régime. Toutefois, vous n'avez pas accès à leurs coordonnées.
Par souci de protection des renseignements personnels des membres de comités de retraite, leurs coordonnées ne sont pas visibles dans la version imprimée ou sauvegardée de la DAR.
Employeurs
Cette sous-section présente les informations de l'employeur ou des employeurs parties au régime.
Si des modifications ont été apportées à la liste des employeurs (ajout, retrait ou modification de nom), le statut indiqué à la droite des noms des employeurs pour lesquels des modifications ont été faites demeurera « En attente de » tant qu'une demande d'enregistrement de ces modifications ne sera pas transmise à Retraite Québec et que la modification ne sera pas enregistrée auprès de celle-ci.
Ainsi, si des modifications ne sont pas encore enregistrées, le nombre total d'employeurs inscrit sous le tableau peut différer du nombre indiqué dans le champ « Nombre total d'employeurs selon les dispositions du régime ».
Quatre statuts sont possibles :
- Actif (employeur enregistré selon les dispositions du régime)
- En attente de modification
- En attente de retrait
- En attente d'ajout
Exemple
Déclaration annuelle de renseignements
Dans cette section, vous pouvez :
- consulter la DAR pour une année visée
- joindre des documents à la DAR
- valider les données de la DAR
- visualiser en format PDF les
DAR transmises à Retraite Québec.
Consulter la
DAR
Seules les
DAR dont la date de fin de l'exercice financier est le 31 décembre 2018 ou une date ultérieure sont disponibles dans le Portail RCR. Pour consulter une
DAR, vous devez d'abord choisir l'exercice financier visé.
Les membres du comité de retraite et les auditeurs ou auditrices ne peuvent pas consulter les données d'une
DAR tant que la personne qui représente l'administrateur ou une personne autorisée à remplir la
DAR n'a pas commencé la saisie des données.
La
DAR est présentée en plusieurs sous-sections. Des aides contextuelles sont disponibles pour aider à remplir adéquatement la plupart des lignes de la
DAR. Pour consulter les informations qu'elles contiennent, cliquez sur l'icône 
située à droite du numéro de la ligne correspondante.
À titre de référence, les informations de l'année antérieure sont présentées dans la colonne de droite.Vous pouvez réduire la taille de cette colonne au besoin.
Lorsqu'une
DAR a été transmise à Retraite Québec, il n'est plus possible d'y apporter de modification. Si des modifications doivent être apportées à une déclaration déjà transmise, le représentant ou la représentante de l'administrateur doit communiquer avec Retraite Québec :
Détermination de l'exigence de l'audit du rapport financier (sous-section 3.3)
Cette sous-section doit être remplie par la personne qui représente l'administrateur du régime ou par une personne autorisée à remplir la
DAR seulement si le régime répond à ces 2 critères :
- Il compte moins de 50 participants, participantes et bénéficiaires.
- Son actif net s'élève à moins d'un million de dollars.
Dans le cas contraire, les lignes de cette sous-section ne seront pas accessibles, et l'auditeur ou l'auditrice devra plutôt répondre aux questions qui lui sont réservées dans la sous-section « Consulter, valider et transmettre la
DAR ». Le rapport de l'auditeur portant sur les états financiers audités du régime et le rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit devront être joints à la DAR.
Si le régime répond aux 2 critères énumérés précédemment, une réponse à la question de la ligne 381 devra être fournie :
- Si la réponse est « Oui », la date de l'assemblée annuelle au cours de laquelle les participants, les participantes et les bénéficiaires ont été avisés de l'intention de ne pas faire auditer le rapport financier
doit être inscrite à la ligne 381.0. Des réponses aux questions des lignes 387 et 389 devront également être fournies.
- Si la réponse est « Non »,
on ne pourra pas répondre aux questions des
lignes 387 et 389. L'auditeur ou l'auditrice devra plutôt répondre aux questions qui lui sont réservées dans la sous-section « Consulter, valider et transmettre la
DAR ». Le rapport de l'auditeur portant sur les états financiers audités du régime et le rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit devront être joints à la DAR.
Joindre ou consulter un document
Cette sous-section vous permet de consulter ou de joindre des documents à la
DAR pour une année visée, y compris :
- le rapport financier ou les états financiers
- le rapport de l'auditeur portant sur les états financiers audités du régime
- le rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit
- tout autre document en lien avec la
DAR (complément d'information).
Les documents doivent être au format PDF ou XLSX (chaque document doit faire l'objet d'un fichier distinct et ne doit pas dépasser 25 Mo).
Si la
DAR n'a pas encore été transmise à Retraite Québec, les documents déposés dans la sous-section « Joindre ou consulter un document » seront envoyés automatiquement lorsque vous transmettrez la DAR. Tant que la
DAR et les documents qui y sont joints ne sont pas transmis à Retraite Québec, un document peut être supprimé.
Après la transmission de la DAR, vous pouvez quand même ajouter des documents dans cette sous-section et les transmettre à Retraite Québec. Toutefois, pour faire supprimer un document déjà transmis, vous devez communiquer avec Retraite Québec :
Consulter, valider et transmettre la DAR
Cette sous-section vous permet de :
- connaître l'état d'avancement d'une DAR
- sauvegarder une
DAR en format PDF
- consulter et valider l'ensemble des données d'une DAR
Uniquement le représentant ou la représentante de l'administrateur peut transmettre la DAR à l'auditeur ou à Retraite Québec.
État d'avancement de la DAR
Cette information vous permet de connaître à quelle étape est rendue la production de la DAR.
Les états possibles sont :
- En cours de saisie : La saisie des données est commencée par le représentant ou la représentante de l'administrateur ou par une personne autorisée à remplir la DAR.
- En cours d'audit : L'auditeur ou l'auditrice est en train de faire sa vérification.
- Auditée : La vérification par l'auditeur ou l'auditrice est terminée.
La
DAR est transmise seulement une fois que le représentant ou la représentante de l'administrateur a cliqué sur le bouton Transmettre à Retraite Québec et qu'il a reçu la confirmation de sa transmission.
Une
DAR dont l'état est « Auditée » n'est pas transmise à Retraite Québec : elle est considérée comme non produite, et des droits additionnels peuvent s'appliquer si le délai prescrit n'est pas respecté.
Sauvegarder le document en format PDF
Vous pouvez à tout moment sauvegarder une version non définitive de la
DAR en format PDF et l'imprimer, même si elle n'est pas terminée.
-
Pour une sauvegarde en français, vous devez vous connecter au
Portail RCR en français. Une telle connexion implique aussi des fonctionnalités en français.
-
Pour une sauvegarde en anglais, vous devez vous connecter au
Portail RCR en anglais. Une telle connexion implique aussi des fonctionnalités en anglais.
Tant que la
DAR n'a pas été transmise à Retraite Québec, vous pouvez sauvegarder le document PDF en français ou en anglais, selon la langue dans laquelle vous vous connectez au Portail RCR.
Cependant, la langue dans laquelle la DAR a été transmise à Retraite Québec détermine la langue dans laquelle le document PDF définitif est généré. Une fois que la
DAR est transmise, il n'est plus possible d'obtenir un document PDF dans une autre langue.
Valider la DAR
La validation permet de vous assurer que la
DAR ne contient pas d'erreurs ni d'incohérences. Deux types de messages d'erreur peuvent s'afficher dans le haut de la page :
- des erreurs à corriger (en rouge)
- des avertissements (en jaune).
Pour que la
DAR puisse être transmise, toutes les erreurs indiquées
en rouge doivent avoir été corrigées.
Si vous retournez dans une section du Portail RCR pour consulter des informations, lorsque vous retournez à la sous-section « Consulter, valider et transmettre la
DAR »,
vous devez effectuer la validation à nouveau.
Questions réservées à l'auditeur
Si le régime est soumis à l'audit du rapport financier, les réponses aux questions des lignes 387 à 389 doivent être fournies par l'auditeur et elles sont affichées pour consultation seulement.
Visualiser les DAR transmises
Dans cette sous-section, vous pouvez visualiser toutes les
DAR transmises par l'entremise du Portail RCR à Retraite Québec (version initiale ou version corrigée, s'il y a lieu). La langue de chaque document PDF correspond à la langue dans laquelle la
DAR a été transmise.
Messagerie
Chaque régime a une messagerie électronique qui rassemble tous les messages échangés entre Retraite Québec et les personnes qui ont accès à la messagerie. Ainsi, la messagerie est liée au régime et non à votre rôle, ce qui fait que tous ceux et celles qui ont accès à la messagerie peuvent voir les messages qui ont été échangés.
Dans cette section, vous pouvez :
- transmettre des informations dans un message
- transmettre des documents et des demandes dans un message
- recevoir des messages
- consulter les messages.
La personne qui représente l'administrateur du régime est l'interlocutrice ou l'interlocuteur principal avec qui Retraite Québec communique. Ainsi, une notification lui sera transmise par courriel lorsque Retraite Québec :
- envoie un nouveau message
- répond à un message.
Une notification sera également transmise à la personne qui a envoyé le premier message de l'échange, si ce n'est pas le représentant ou la représentante de l'administrateur.
N'envoyez jamais d'information confidentielle dans un message.
Toute information qui permet d'identifier une personne est jugée confidentielle, par exemple, le numéro d'assurance sociale, la date de naissance, l'adresse de résidence ou le salaire d'une personne. Ce type d'information doit être transmis dans un document joint à un message.
Pour plus d'information sur la façon de transmettre des documents contenant de l'information confidentielle, consultez la section « Nouveau message » du présent guide.
Boîte de réception
À partir de la boîte de réception, vous pouvez consulter les messages que Retraite Québec a transmis.
Sauf exception, Retraite Québec n'envoie plus de lettres par la poste. Elles sont maintenant déposées en version PDF
dans la section « Documents » du Portail RCR et non dans la section « Messagerie ».
Exemple
- Le nombre de messages non lus est inscrit à droite de la mention de la boîte de réception dans le menu de gauche.
- Le champ de recherche vous permet de cibler de l'information dans l'objet ou dans le contenu des messages.
- Des tris et des filtres sont disponibles pour toutes les colonnes.
- Une enveloppe noire fermée indique que le message n'a pas encore été consulté.
Brouillons
Vous pouvez enregistrer un message dans le but de l'acheminer ultérieurement. Dans ce cas, il sera enregistré comme un brouillon et conservé dans cette sous-section. Vous pourrez consulter uniquement les brouillons que vous aurez vous-même enregistrés.
Exemple
Si vous supprimez un brouillon, vous ne pourrez plus le restaurer; il sera supprimé définitivement.
Éléments envoyés
Vous pouvez consulter tous les messages transmis à Retraite Québec à partir de cette boîte, peu importe qui les a envoyés.
Nouveau message
La messagerie vous permet de transmettre des informations, des documents et des demandes à Retraite Québec. Notez que la DAR ne peut pas être transmise via la messagerie. Elle doit être transmise à partir de la sous-section « Consulter, valider et transmettre la DAR » de la section « Déclaration annuelle de renseignements ».
Pour rédiger un nouveau message :
- cliquez sur le bouton
Nouveau message
- choisissez un sujet parmi ceux proposés dans la liste déroulante
- remplissez les champs affichés
- rédigez votre message
- au besoin, ajoutez un ou des documents :
- choisissez un type de document (en lien avec le sujet du message)
- sélectionnez « Oui » ou « Non » selon que ce document contient de l'information confidentielle ou non
- sélectionnez le document à téléverser
- répétez les étapes
a à
c pour chaque document à ajouter.
Document contenant de l'information confidentielle
Toute information qui permet d'identifier une personne est jugée confidentielle. Par exemple, si vous ajoutez un document qui contient le numéro d'assurance sociale, la date de naissance, l'adresse de résidence ou le salaire d'une personne, vous devez sélectionner « Oui » à droite de l'indicateur « Document contenant de l'information confidentielle ». Ainsi, seulement le représentant ou la représentante de l'administrateur du régime de retraite et Retraite Québec pourront consulter ce document.
Dans le cas de certains types de documents susceptibles de contenir de l'information confidentielle, « Oui » est déjà sélectionné par défaut à droite de l'indicateur d'information confidentielle. C'est le cas, entre autres, du registre des salaires, du relevé du fiduciaire et du relevé de droits. Notez que même si « Oui » est sélectionné par défaut pour un document en particulier, vous pouvez toujours sélectionner « Non »
s'il ne contient pas d'information confidentielle.
La messagerie permet uniquement la transmission de documents dans l'un des formats suivants : PDF, XLSX (25 Mo maximum par document).
Vous pouvez transmettre plusieurs documents liés au même sujet dans un même message.
Par contre, chaque document doit faire l'objet d'un fichier distinct.
Ensuite, 2 options se présentent à vous :
- Enregistrer un brouillon du message.
- Envoyer le message à Retraite Québec. Une fois le message envoyé, celui-ci est déposé dans la boîte des éléments envoyés.
Les documents joints au message sont quant à eux classés automatiquement dans la section « Documents ».
Exemple
Documents
Dans cette section, vous pouvez consulter tous les documents échangés via le Portail RCR, y compris les lettres envoyées par Retraite Québec. Sauf exception, Retraite Québec n'envoie plus de lettres par la poste.
Vous pouvez aussi consulter dans cette section les documents ajoutés par les personnes autorisées à transmettre des documents.
Toutefois, les membres de comités de retraite ne peuvent pas consulter les documents qui contiennent de l'information confidentielle (donc ceux pour lesquels on a coché « Oui » à droite de l'indicateur d'information confidentielle). Ceux-ci verront le nom du document affiché dans la liste, mais ils ne pourront pas l'ouvrir.
Pour transmettre des documents à Retraite Québec, vous devez utiliser la messagerie.
Vous pouvez filtrer les résultats par sujet, par date, par type de document, etc. Vous pouvez même combiner les critères de recherche en fonction de vos différents besoins.
Lorsque Retraite Québec ajoute des documents qui ont été transmis autrement que via le Portail RCR, par exemple par la poste, la date indiquée dans le champ « Ajouté le » correspond à la date à laquelle le document a été reçu à Retraite Québec et non à la date à laquelle Retraite Québec l'a ajouté au Portail RCR.
Paiement
Cette section renvoie à la page
Paiement du site Web de Retraite Québec, qui explique les modalités de paiement des droits relatifs à un RCR, à un RVER, à un CRI ou à un FRV.
Si vous souhaitez payer ces droits en ligne, vous devrez indiquer le numéro de référence de paiement
attribué par Retraite Québec. Ce numéro est habituellement mentionné dans la lettre de demande de paiement. Si vous ne le connaissez pas, veuillez communiquer avec Retraite Québec :
Signification des sigles-
CRI : Compte de retraite immobilisé
-
DAR : Déclaration annuelle de renseignements
-
FRV : Fonds de revenu viager
-
RCR : Régime complémentaire de retraite
-
RRS : Régime de retraite simplifié
-
RVER : Régime volontaire d'épargne‑retraite