Personne autorisée à remplir la DAR

Comment accéder au Portail RCR

Avant de débuter...

Les droits d'accès au Portail RCR varient selon le rôle attribué à chaque personne : chacune n'a accès qu'aux sections dont elle a besoin pour faire son travail.

Une même personne peut toutefois travailler sur plusieurs régimes de retraite ou contrats types et assumer différents rôles; ses droits d'accès en tiennent compte.

Seules les personnes suivantes peuvent accorder un accès au Portail RCR aux collaborateurs et collaboratrices qui en ont besoin pour exécuter leurs tâches liées à un régime de retraite ou à un contrat type, selon le cas :

• les représentantes et représentants de l'administrateur d'un RCR, d'un RRS et d'un RVER
• les personnes-ressources pour un CRI et un FRV.

Premier accès au Portail RCR

Pour avoir accès au Portail RCR, vous devez fournir votre adresse courriel (adresse de messagerie individuelle) au représentant ou à la représentante de l'administrateur afin qu'il ou elle puisse ajouter votre nom à la liste des collaborateurs et collaboratrices au régime.

Lorsque le représentant ou la représentante de l'administrateur aura inscrit les renseignements vous concernant au Portail RCR, un courriel de Retraite Québec vous invitant à vous inscrire au Portail RCR vous sera envoyé.

Si vous n'avez pas accès au Portail RCR pour un régime pour lequel vous êtes une personne autorisée à remplir la DAR, veuillez communiquer avec le représentant ou la représentante de l'administrateur du régime concerné. Si cette personne confirme qu'elle a bien inscrit les renseignements vous concernant dans la section « Collaborateurs », veuillez communiquer avec Retraite Québec :

• par téléphone
• par courriel.

Création d'un compte

Pour créer un compte, cliquez sur Inscrivez‑vous maintenant.

Vous devez ensuite inscrire votre adresse courriel (adresse de messagerie) et cliquer sur Envoyer le code de vérification.

Vous recevrez un courriel à l'adresse inscrite, qui contiendra le code de vérification nécessaire pour terminer votre authentification.

Vous devez inscrire ce code dans la fenêtre d'authentification puis cliquer sur Vérifier le code.

Une fois que le code a été vérifié, vous devez inscrire un mot de passe, le confirmer puis finalement cliquer sur Créer.

Votre mot de passe doit comporter entre 12 et 64 caractères et il doit inclure au moins 2 des caractères suivants :

• une lettre minuscule
• une lettre majuscule
• un chiffre
• un symbole.

Connexion

Lorsque vous cliquez sur Démarrer le service, la fenêtre de connexion s'ouvre.

Inscrivez votre adresse courriel (adresse de messagerie) ainsi que votre mot de passe et cliquez sur Se connecter.

Page d'accueil

La page d'accueil :

• vous permet, s'il y a lieu, de sélectionner un autre régime, contrat type ou rôle sans avoir à vous déconnecter
• affiche les icônes correspondant aux sections auxquelles vous avez accès, selon votre rôle.

Le menu présenté en page d'accueil se retrouve également en haut, à gauche de toutes les pages du Portail RCR, ce qui vous permet d'accéder aux autres sections sans devoir revenir à la page d'accueil.

Sections du Portail RCR

Informations sur le régime

Cette section vous permet de consulter et de mettre à jour les informations que Retraite Québec possède concernant :

• le régime
• le représentant ou la représentante de l'administrateur
• le comité de retraite, s'il y a lieu
• l'employeur ou les employeurs parties au régime.

Régime

Cette sous-section présente certaines informations générales qui concernent le régime de retraite.

Seuls les champs « Changement de nom du régime » et « Type d'administrateur du régime » peuvent être modifiés. Pour apporter des modifications aux autres champs, vous devez communiquer avec Retraite Québec :

• par la messagerie du Portail RCR
• par téléphone
• par courriel.

Représentant ou représentante de l'administrateur du régime

Cette sous-section présente les coordonnées du représentant ou de la représentante de l'administrateur d'un régime.

Il ne peut y avoir qu'une seule personne qui représente l'administrateur d'un régime.

Vous pouvez modifier vous-même le numéro de téléphone ou le titre de civilité de cette personne via le Portail RCR.

Pour toute autre modification, par exemple son nom ou ses coordonnées (adresse postale ou électronique), vous devez informer Retraite Québec par écrit :

• par la messagerie du Portail RCR
• par courriel
• par la poste.

Comité de retraite

Cette sous-section est accessible uniquement lorsque le type d'administrateur du régime est un comité de retraite.

Vous avez la responsabilité :

• d'inscrire les renseignements qui concernent les membres du comité de retraite
• de mettre à jour les renseignements qui les concernent et leurs coordonnées
• de retirer de la liste des membres du comité les renseignements concernant les personnes qui ne sont plus en poste et qui ne doivent plus avoir accès au Portail RCR.

Quand vous cliquez sur Enregistrer, les renseignements que vous avez inscrits dans cette section apparaissent dans le tableau des membres du comité de retraite. Si vous y avez inscrit une nouvelle personne, celle-ci recevra un courriel l'invitant à s'inscrire au Portail RCR.

Employeurs

Cette sous-section présente les informations de l'employeur ou des employeurs parties au régime.

Vous avez la responsabilité :

• d'inscrire et de mettre à jour les renseignements qui concernent les employeurs
• de retirer de la liste les employeurs qui ne sont plus parties au régime.

Si vous apportez des modifications à la liste des employeurs (ajout, retrait ou modification de nom), le statut indiqué à la droite des noms des employeurs pour lesquels des modifications ont été faites demeurera « En attente de » tant qu'une demande d'enregistrement de ces modifications ne sera pas transmise à Retraite Québec et que la modification ne sera pas enregistrée auprès de celle-ci.

Ainsi, si des modifications ne sont pas encore enregistrées, le nombre total d'employeurs inscrit sous le tableau peut différer du nombre indiqué dans le champ « Nombre total d'employeurs selon les dispositions du régime ».

Quatre statuts sont possibles :

• Actif (employeur enregistré selon les dispositions du régime)
• En attente de modification
• En attente de retrait
• En attente d'ajout

Si vous avez effectué par erreur une modification relative à un employeur, il est possible de l'annuler tant que le statut indiqué est « En attente de ».

Déclaration annuelle de renseignements

Dans cette section, vous pouvez :

• remplir la DAR pour une année visée
• remplir l'annexe de l'Agence du revenu du Canada
• joindre des documents à la DAR
• valider les données de la DAR
• visualiser en format PDF les DAR transmises à Retraite Québec.

Remplir la DAR

Les membres du comité de retraite et les auditeurs ou auditrices ne peuvent pas consulter les données d'une DAR tant que la personne qui représente l'administrateur ou une personne autorisée à remplir la DAR n'a pas commencé la saisie des données.

La DAR est présentée en plusieurs sous-sections. Pour qu'il soit possible de la transmettre à Retraite Québec, toutes ces sous-sections doivent être remplies. Des aides contextuelles sont disponibles pour vous aider à remplir adéquatement la plupart des lignes de la DAR. Pour consulter les informations qu'elles contiennent, cliquez sur l'icône  située à droite du numéro de la ligne correspondante.

À titre de référence, les informations de l'année antérieure sont présentées dans la colonne de droite. Vous pouvez réduire la taille de cette colonne au besoin.

Lorsqu'une DAR a été transmise à Retraite Québec, vous ne pouvez plus y apporter de modification. Si des modifications doivent être apportées à une déclaration déjà transmise, le représentant ou la représentante de l'administrateur doit communiquer avec Retraite Québec :

• par la messagerie du Portail RCR
• par téléphone
• par courriel.

Détermination de l'exigence de l'audit du rapport financier (sous-section 3.3)

Vous devez remplir cette sous-section seulement si le régime répond à ces 2 critères :

• Il compte moins de 50 participants, participantes et bénéficiaires.
• Son actif net s'élève à moins d'un million de dollars.

Dans le cas contraire, les lignes de cette sous-section ne seront pas accessibles, et l'auditeur ou l'auditrice devra plutôt répondre aux questions qui lui sont réservées dans la sous-section « Consulter, valider et transmettre la DAR ». Le rapport de l'auditeur portant sur les états financiers audités du régime et le rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit devront être joints à la DAR.

Si le régime répond aux 2 critères énumérés précédemment, vous devrez répondre à la question de la ligne 381 :

• Si vous répondez « Oui », vous devez inscrire à la ligne 381.0 la date de l'assemblée annuelle au cours de laquelle les participants, les participantes et les bénéficiaires ont été avisés de l'intention de ne pas faire auditer le rapport financier. Vous devez aussi répondre aux questions des lignes 387 et 389.

• Si vous répondez « Non », les questions des lignes 387 et 389 seront visibles, mais vous ne pourrez pas y répondre. Un message vous informera que l'auditeur ou l'auditrice doit répondre aux questions qui lui sont réservées dans la sous-section « Consulter, valider et transmettre la DAR ». Le rapport de l'auditeur portant sur les états financiers audités du régime et le rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit devront être joints à la DAR.

Annexe des renseignements requis par l'Agence du revenu du Canada (ARC)

Tant que la DAR n'est pas transmise à Retraite Québec, vous pouvez remplir l'annexe de l'ARC à partir du Portail RCR. Lors de la transmission de la DAR à Retraite Québec, l'annexe est automatiquement acheminée à l'ARC. Une version PDF de l'annexe devient également disponible dans la sous-section « Joindre ou consulter un document » de la DAR.

Joindre ou consulter un document

Cette sous-section vous permet de consulter ou de joindre des documents à la DAR pour une année visée, y compris :

• le rapport financier ou les états financiers
• le rapport de l'auditeur portant sur les états financiers audités du régime
• le rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit
• tout autre document en lien avec la DAR (complément d'information).

Si la DAR n'a pas encore été transmise à Retraite Québec, les documents déposés dans la sous-section « Joindre ou consulter un document » seront envoyés automatiquement lorsque vous transmettrez la DAR. Tant que la DAR et les documents qui y sont joints ne sont pas transmis à Retraite Québec, un document peut être supprimé.

Après la transmission de la DAR, vous pouvez quand même ajouter des documents dans cette sous-section et les transmettre à Retraite Québec. Toutefois, pour faire supprimer un document déjà transmis, vous devez communiquer avec Retraite Québec :

• par la messagerie du Portail RCR
• par téléphone
• par courriel.

Consulter, valider et transmettre la DAR

Cette sous-section vous permet de :

• connaître l'état d'avancement d'une DAR
• sauvegarder une DAR en format PDF
• consulter et valider l'ensemble des données d'une DAR

État d'avancement de la DAR

Cette information vous permet de connaître à quelle étape est rendue la production de la DAR.

Les états possibles sont :

• En cours de saisie : La saisie des données est commencée par le représentant ou la représentante de l'administrateur ou par une personne autorisée à remplir la DAR.
• En cours d'audit : L'auditeur ou l'auditrice est en train de faire sa vérification.
• Auditée : La vérification par l'auditeur ou l'auditrice est terminée.

Sauvegarder le document en format PDF

Vous pouvez à tout moment sauvegarder une version non définitive de la DAR en format PDF et l'imprimer, même si elle n'est pas terminée.

• Pour une sauvegarde en français, vous devez vous connecter au Portail RCR en français. Une telle connexion implique aussi des fonctionnalités en français.

• Pour une sauvegarde en anglais, vous devez vous connecter au Portail RCR en anglais. Une telle connexion implique aussi des fonctionnalités en anglais.

Valider la DAR

La validation permet de vous assurer que la DAR ne contient pas d'erreurs ni d'incohérences. Deux types de messages d'erreur peuvent s'afficher dans le haut de la page :

• des erreurs à corriger (en rouge)
• des avertissements (en jaune).

Pour que la DAR puisse être transmise, toutes les erreurs indiquées en rouge doivent avoir été corrigées.

Questions réservées à l'auditeur

Si le régime est soumis à l'audit du rapport financier, les réponses aux questions des lignes 387 à 389 doivent être fournies par l'auditeur et elles sont affichées pour consultation seulement.

Visualiser les DAR transmises

Dans cette sous-section, vous pouvez visualiser toutes les DAR transmises par l'entremise du Portail RCR à Retraite Québec (version initiale ou version corrigée, s'il y a lieu). La langue de chaque document PDF correspond à la langue dans laquelle la DAR a été transmise.

Paiement

Cette section renvoie à la page Paiement du site Web de Retraite Québec, qui explique les modalités de paiement des droits relatifs à un RCR, à un RVER, à un CRI ou à un FRV.

Si vous souhaitez payer ces droits en ligne, vous devrez indiquer le numéro de référence de paiement attribué par Retraite Québec. Ce numéro est habituellement mentionné dans la lettre de demande de paiement. Si vous ne le connaissez pas, veuillez communiquer avec Retraite Québec :

• par la messagerie du Portail RCR
• par téléphone
• par courriel.

Signification des sigles

• CRI : Compte de retraite immobilisé
• DAR : Déclaration annuelle de renseignements
• FRV : Fonds de revenu viager
• RCR : Régime complémentaire de retraite
• RRS : Régime de retraite simplifié
• RVER : Régime volontaire d'épargne‑retraite