Renseignements sur l’identité du participant

Avant de déclarer les données financières, il est nécessaire de vérifier ou de saisir les renseignements sur l'identité du participant.

La partie « Renseignements sur l'identité du participant » contient la date de naissance, le sexe, la langue de correspondance (français ou anglais), le nom de famille et le prénom ainsi que les renseignements suivants :

• Numéro d'assurance sociale (NAS) : Ce champ numérique est obligatoire. Si une personne a changé de NAS, vous devez inscrire le nouveau NAS et communiquer avec nous si ce n'est pas déjà fait.
  • Le format du NAS doit être une combinaison valide de 9 chiffres, sinon vous obtiendrez le message d'erreur E123.
  • Selon les critères de votre assujettissement, si vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles personnes et que vous tentez d'en ajouter une, vous obtiendrez le message d'erreur E036, sauf si le type de déclaration est « 1 ».

Champs facultatifs à des fins administratives seulement

• Nom à la naissance : Ce champ est limité à 9 caractères. Vous devez remplir ce champ si le nom à la naissance est différent du prénom et du nom de famille couramment utilisé.
• Numéro d'employé : Ce champ numérique permet d'identifier la personne en lien d'emploi. Le numéro d'employé sera utile principalement pour faciliter la recherche du dossier d'une personne lorsque nous communiquons avec vous.
• Unité administrative : Ce champ alphanumérique est limité à 8 caractères. L'inscription de l'unité administrative sert principalement à trier des dossiers selon votre besoin lors de la correction de votre déclaration annuelle. Vous pourrez ainsi répartir le travail de validation de la déclaration annuelle selon l'inscription faite dans ce champ, que ce soit par service, par centre d'opération, par centre de responsabilité, etc.

Pour les champs qui suivent, notez qu'aucune mise à jour automatique ne sera effectuée si certaines données transmises sont différentes de celles connues par le système : nom de famille, prénom, nom à la naissance, sexe, date de naissance et langue de correspondance.

Par conséquent, vous ne pouvez pas modifier les coordonnées d'une personne déjà inscrite par l'intermédiaire de la déclaration annuelle. À la demande de la personne participante, vous devez pour ce faire nous transmettre le formulaire Demande de modification d'un renseignement personnel dans le dossier d'un participant (290)  accompagné de la photocopie des pièces justificatives pertinentes.