Production de la déclaration annuelle : aide‑mémoire pour les gestionnaires

Prévoir les ressources nécessaires et la formation

La production de la DA représente une charge ponctuelle supplémentaire de travail. De plus, les personnes responsables de la production de la DA pour la première fois doivent recevoir la formation nécessaire.

Anticiper les imprévus en prévoyant plus de temps

Prévoyez plus de temps que nécessaire pour réaliser les tâches en cas d'imprévus, par exemple l'absence ou le départ de ressources, l'indisponibilité du service en ligne ou une panne des systèmes informatiques.

Planifier l'organisation du travail et l'arrimage des interventions entre les services

Les représentantes et représentants responsables de la production de la DA pourraient avoir besoin de renseignements détenus par leurs collègues du service des ressources humaines ou de celui de la paie afin d'assurer la conformité des données.

S'assurer que chaque représentante et représentant a les accès aux services en ligne en conformité avec les tâches qu'il doit accomplir

Les bons accès permettent de limiter les notifications à celles qui concernent le travail de chaque ressource tout en limitant l'accès aux données confidentielles à celles qui sont nécessaires dans le cadre de la fonction occupée. La ou le responsable des services électroniques (RSE) chez votre employeur est votre personne‑ressource.

S'engager tôt dans le processus de production de la DA

Cela permet d'obtenir rapidement une vue d'ensemble de la charge de travail à venir et de planifier les activités à réaliser. Transmettre les fichiers de données de participation à Retraite Québec rapidement en janvier, dès la disponibilité du service en ligne de production de la DA.

Prendre le temps de corriger les incohérences

Sensibiliser les représentantes et représentants RRSP à l'importance de corriger les incohérences relevées au moment de la production de la DA pour les raisons suivantes :

• Éliminer les inventaires de validations relatives au salaire admissible

  Les incohérences relatives au salaire admissible qui ne sont pas corrigées pendant la production de la DA sont converties en « valid » qui restent au dossier de la personne participante tant que le salaire admissible n'est pas conforme.

• Réduire le nombre de sollicitations et d'échanges dans le forum sécurisé et le nombre de demandes de modification des données de participation

  La facturation de la DA rend les données de participation disponibles aux intervenants des différents secteurs de Retraite Québec qui reçoivent et traitent les demandes des personnes participantes en lien avec les événements de la vie (ex. : demande de prestation de retraite, demande de rachat).Avoir des données de participation conformes au moment de la production de la DA permet de réduire (et peut-être d'éviter) les questions, les demandes de validation et d'éventuelles corrections qui devraient être effectuées avant le traitement des demandes des personnes participantes.

• Identifier rapidement les écarts de cotisation

  Cela facilitera la récupération des cotisations manquantes ou le remboursement des trop‑perçus.

Repérer et corriger les incohérences

Tirez profit des rapports et des fonctionnalités de contrôle de votre système de paie en effectuant des contrôles périodiques tout au long de l'année. Cela vous permettra de repérer les incohérences et de les corriger rapidement.

Modifier les données de participation dès que nécessaire

Assurez-vous que les données de participation respectent les dispositions du régime de retraite. Dans le cas contraire, modifiez-les dès que possible. Ainsi, votre personnel profitera de tous les bénéfices auxquels il a droit.

Gérer les demandes liées aux événements de la vie d'une participante ou d'un participant

Une demande de rachat de service, une demande de partage du patrimoine, la rupture d'une union ou une demande de prestation de retraite sont des événements de la vie qui reposent sur les données de participation. Ainsi, il faudra tôt ou tard assurer la conformité de ces données. En le faisant au moment de la production de la DA, vous éviterez un certain nombre de demandes de modification aux données de participation, a posteriori.

Rester en contact avec la personne responsable des services électroniques (RSE)

La ou le responsable des services électroniques (RSE) de votre organisation gère tous les accès de vos ressources au service en ligne (SEL). Mettez cette personne à profit tout au long de l'année pour vous assurer que les bons accès soient accordés aux bonnes personnes.

Assurez-vous que la ou le RSE reçoit l'information nécessaire pour poser les actions suivantes :

• Accorder les accès à chaque représentante ou représentant RRSP, en fonction de ses tâches.

  Cela permet que chaque représentante ou représentant reçoive seulement les notifications qui la ou le concernent. De plus, l'accès aux données confidentielles est limité seulement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leur travail.

• Mettre à jour les dossiers d'identification des représentantes et représentants RRSP qui utilisent le service en ligne destiné aux employeurs.

  Assurez-vous que les adresses courriel et les coordonnées téléphoniques sont exactes. N'oubliez pas d'ajouter le numéro du poste téléphonique, s'il y a lieu.

  La ou le RSE doit également supprimer les accès des ressources qui n'utilisent plus le service en ligne. Il faut donc les informer des départs ou des nouvelles attributions de vos ressources.

• Relayer l'information.

  En tant que responsable des communications pour tous les services du service en ligne, la ou le RSE a accès à tous les messages reçus ainsi qu'à tous les échanges réalisés dans le forum sécurisé. Il veille à la circulation efficace de l'information afin que les représentantes et représentants RRSP concernés participent aux échanges dans les délais impartis.