Étapes à réaliser pour consulter les messages électroniques d’un utilisateur

Étapes à réaliser pour consulter les messages électroniques d'un utilisateur

1. Accéder au service en ligne, puis cliquer sur l'onglet Administration.

2. Cliquer sur Consulter les messages électroniques d'un utilisateur, puis sur le bouton Accéder au service.

Étape 1 – Liste des utilisateurs

Lorsqu'un utilisateur ou une utilisatrice est inscrit ou inscrite au service en ligne destiné aux employeurs, il bénéficie d'une boîte de courriel sécurisée dans laquelle nous déposons des messages contenant de l'information sur le suivi de ses différentes demandes.

Cette section présente la liste des utilisateurs et des utilisatrices dont vous avez accès à la boîte de courriel. Elle indique leur nom de famille et leur prénom, leur code d'utilisateur, l'état de leur dossier d'identification ainsi que la date de la dernière mise à jour de cet état.

• Sélectionner le nom de famille de l'utilisateur dont vous voulez consulter la boîte de courriel.

  * Une page de résultats de recherche contient un maximum de 20 dossiers s'affichera.

• Si le nom de la personne que vous cherchez n'apparaît pas dans la page présentée, cliquez sur les chiffres au bas de la liste pour consulter la page de résultats suivante.

• Vous pouvez modifier la façon dont les éléments sont triés dans le tableau en cliquant sur l'en-tête d'une colonne. Par exemple, si vous cliquez sur « Nom de famille », les noms de famille apparaîtront en ordre croissant. Si vous cliquez une seconde fois sur cet en-tête, l'ordre de présentation sera décroissant.

• Vous pouvez également utiliser les différents filtres en dessous des en-têtes de chacune des colonnes.

• Le bouton Retour au menu permet de revenir à l'écran des services disponibles dans la section « Administration ».

Étape 2 – Messages à consulter

Section « Critères de recherche »

• Cette section permet d'effectuer une recherche parmi les messages que la personne sélectionnée a reçus selon différents critères de recherche.

• Elle est fermée par défaut. Pour l'ouvrir, il faut utiliser le chevron dans le coin droit de l'en-tête de la section.

• Dans le champ « Objet », la recherche se fait uniquement dans l'objet d'un message, et non dans son contenu.

• En utilisant les boutons radio du critère de recherche « Suivi », vous pouvez effectuer une recherche seulement parmi les messages pour lesquels l'indicateur de suivi (icône ) est activé ou non, ou bien parmi l'ensemble des messages.

• Il est possible d'effectuer une recherche selon l'ancienne catégorisation des messages en utilisant les champs « Catégorie » et « Sous-catégorie ». Les choix dans les menus déroulants de ces champs sont fonction des messages conservés dans la boîte de courriel sécurisée de l'utilisateur ou de l'utilisatrice.

• Il est également possible de rechercher un message selon la date de réception en utilisant les champs « Période du (JJ-MM-AAAA) » et « au (JJ-MM-AAAA) ». Ceux-ci peuvent être utilisés séparément. La cohérence des dates inscrites est validée par le message MSUC1111_E009.

• Finalement, le champ « Étendue de la recherche » permet de cibler la recherche. Voici les choix possibles :

  • « Tous les répertoires » : permet d'effectuer une recherche dans l'ensemble des répertoires existants, y compris la « Corbeille »;

  • « Répertoire actuel incluant ses sous-répertoires » : permet d'effectuer une recherche uniquement dans le répertoire qui est mis en évidence (surligné en vert), en incluant le contenu de ses sous‑répertoires;

  • « Répertoire actuel excluant ses sous-répertoires » : permet d'effectuer une recherche uniquement dans le répertoire qui est mis en évidence (surligné en vert) en excluant le contenu de ses sous‑répertoires.

• Le bouton Rechercher permet de lancer la recherche selon les critères sélectionnés. Il est également possible de le faire à l'aide de la touche « Entrée ».

• Si le message que vous recherchez n'apparaît pas dans la section « Messages », vous pouvez cliquer sur Effacer et sélectionner de nouveaux critères de recherche.

Section « Messages électroniques »

Cette section permet de consulter les messages électroniques conservés dans la boîte de courriel sécurisée, que l'utilisateur ou l'utilisatrice ait le statut « actif » ou « révoqué ».

Répertoires

Lorsqu'un répertoire est sélectionné, son nom est mis en évidence (surligné en vert), et les messages qu'il contient sont affichés dans la section « Messages électroniques ».

Les répertoires ne peuvent pas être déplacés, ni renommés, ni supprimés. Ces options sont réservées à l'utilisatrice ou à l'utilisateur concerné.

Un répertoire « Archives » a été créé pour tous les utilisateurs et toutes les utilisatrices ayant reçu des messages avant le mois de mars 2019. Ces messages y sont classés selon les catégories qui étaient utilisées par défaut avant cette date.

Messages

• Par défaut, les messages reçus sont triés du plus récent au plus ancien.

• Vous pouvez organiser le contenu des colonnes de la manière de votre choix en cliquant sur le titre dans l'en-tête de chacune d'elles.

• Vous pouvez consulter les messages en cliquant sur le lien dans la colonne « Objet ». Une fenêtre distincte s'ouvrira pour afficher le message en format PDF.

• Les messages non lus sont indiqués en caractères gras et précédés d'une enveloppe jaune fermée

  (icône ); les messages lus sont quant à eux désignés par une enveloppe bleue ouverte (icône ).

• Les messages marqués de cette icône () sont considérés comme retirés et ne sont pas consultables, car ils ont été produits, mais invalidés à la suite d'un contrôle administratif. Si vous cliquez sur le lien dans la colonne « Objet », le message MSUC11112_E005 s'affichera sur l'interface.

• Un bouton vert dans l'en-tête permet d'afficher les messages non lus ou d'afficher tous les messages. Par contre, il n'est pas possible de marquer un ou plusieurs messages comme non lus ou bien de supprimer un ou plusieurs messages sélectionnés, car ces options sont réservées à l'utilisatrice ou à l'utilisateur concerné. Ces boutons sont donc grisés.

• Le suivi des messages peut être personnalisé à l'aide du drapeau (icône ). Il n'est cependant pas possible de modifier cet indicateur, car son usage est réservé à l'utilisatrice ou à l'utilisateur.

• Le nombre de messages affichés par page est de 10 par défaut. Vous pouvez fixer ce nombre à 20 ou à 50, au choix, à l'aide du menu déroulant dans le bas de la grille.

• Le bouton Retour au menu permet de revenir à l'écran des services disponibles dans la section « Administration ».

• Le bouton Étape précédente permet d'effectuer un retour à l'étape de sélection de l'utilisatrice ou de l'utilisateur.