Modifier les données de participation
Le service, intitulé Modifier les données de participation, est accessible à partir du service en ligne destiné aux employeurs (section « Traitement des demandes de modification des données de participation (291) »).
S'il n'apparaît pas dans la liste de vos services disponibles, c'est que vous n'y avez pas accès. Veuillez consulter votre responsable des services électroniques (RSE) si vous devez avoir ce droit d'accès.
Pour créer une demande de modification de données, cliquez sur le bouton Accéder au service.
Vous accéderez ainsi à la page « Créer une demande de modification des données de participation ».
Étape 1 : Recherche de personnes participantes
- Faites une recherche à partir des différents critères :
- Numéro d'assurance sociale
- Numéro de l'employé ou employée
- Nom de famille, prénom et date de naissance (AAAA-MM-JJ).
Cliquez sur le bouton Retour au menu pour revenir au menu principal ou sur Effacer pour effectuer une nouvelle recherche avec des critères différents.
- Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher la page des résultats.
Étape 2 : Sélection des personnes participantes (étape optionnelle)
Cette étape est présente uniquement si vos critères de recherche inscrits à l'étape 1 mènent à plus d'un résultat.
Dans la section « Liste des participants », cliquez sur le lien de la colonne « Nom de famille » correspondant à la personne pour laquelle vous devez modifier les données de participation.
Sinon, vous passerez directement à l'étape 3 « Sélection de l'employeur », si plus d'un lien d'emploi a été trouvé pour cette personne, ou à l'étape 4 « Modification des données personnelles ».
Étape 3 : Sélection de l'employeur (étape optionnelle)
Cette étape est présente uniquement si l'employeur a connu des changements (fusion, intégration ou fermeture) ou si la personne a eu plusieurs liens d'emploi dans des périodes différentes au cours de sa carrière chez un employeur. Elle permet de cibler le bon emploi à modifier pour la personne.
Dans la section « Liste des employeurs », cliquez sur le numéro d'employeur relativement auquel une modification doit être effectuée.
Étape 4 : Modification des données personnelles
Cette étape permet de modifier les données personnelles d'une personne participante à la demande de celle-ci, si les données personnelles que nous détenons à Retraite Québec sont erronées.
Dans la section « Renseignements sur l'identité du participant », il est possible de modifier uniquement la langue de correspondance.
Dans la section « Modification des données personnelles », vous pouvez modifier l'ensemble des champs. Saisissez les modifications requises.
Pour que nous effectuions la modification, vous devrez nous fournir la copie d'un document de preuve approprié, que vous attestez conforme à l'original. Selon la modification à effectuer, il peut s'agir d'un des documents suivants :
- Preuve de naissance
- Décision du tribunal
- Certificat de changement de nom
- Certificat de changement de mention de sexe
- Confirmation de changement de NAS par la Direction des ressources humaines du Canada (DRHC).
- Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 5 : Sélection du type de modification
Cette étape permet de sélectionner le type de modification à effectuer. Il est très important de faire le bon choix à cette étape pour que la modification des données puisse se faire correctement.
Il existe 7 types de modifications possibles. Voici en détail ces types de modifications :
Modification des données de participation
Il s'agit du type de modification le plus fréquemment utilisé. On l'utilise pour l'ajout d'une ou de plusieurs années de participation ou pour modifier les données financières de base et variables relatives à une ou à plusieurs années de participation.
On ne l'utilise pas pour effectuer un changement du régime de retraite, du groupe, du numéro d'emploi ou pour annuler une année déclarée en erreur (modification du type de déclaration).
Pour les types de modifications suivants, des consignes particulières apparaîtront en haut de l'écran au moment de la saisie; lisez bien ces consignes avant de procéder à la mise à jour.
Modification du régime au cours d'une année de participation et pour des années subséquentes
On utilise ce type de modification pour modifier le régime de retraite et le groupe, s'il y a lieu, en cours d'une année et pour les années subséquentes relatives à un lien d'emploi.
Modification du régime pour une année complète de participation et pour les années subséquentes
On utilise ce type de modification pour modifier le régime de retraite et le groupe, s'il y a lieu, pour toutes les années relatives à un lien d'emploi.
Modification du groupe pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour modifier uniquement le groupe lié au régime de retraite, si applicable pour ce régime, pour une année de participation.
Modification du numéro d'emploi pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour changer le numéro d'emploi pour une ou plusieurs années de participation. Seul ce changement est permis. Cette modification est permise seulement pour le réseau de l'éducation.
Modification du type de DA pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour changer le type de déclaration pour une année de participation. Seuls les choix de types « à blanc, 2 ou 3 » sont permis.
Annulation d'une participation
On utilise ce type de modification pour annuler une ou plusieurs participations déclarées par erreur. Seul le choix du type de déclaration « 1 » est permis.
Autres situations particulières
Peu importe le type de modification choisi, d'autres situations particulières peuvent être détectées au cours du traitement. Si tel est le cas, un formulaire adapté à la situation sera affiché. Voici quelques-unes des situations particulières possibles :
- Modification relative à l'année 1982 (pendant laquelle il y a eu un changement de taux)
- Données de participation avant 1973
- Toute autre situation particulière que nous détectons.
Documents de preuve
Selon le type de modification sélectionné, vous aurez parfois à nous fournir la copie d'un document de preuve approprié, que vous attestez conforme à l'original. Il peut s'agir d'un des documents suivants :
- Règlement de grief
- Lettre de nomination ou contrat
- Fiche de paie ou fiche Visi ou formulaire T-4
- Formulaire de renseignements de Revenu Québec.
Voici les étapes à suivre :
- Faites le bon choix parmi les types de modifications selon l'action que vous désirez poser.
- Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 6 : Sélection des années à modifier
Dans la section « Liste des années avec lien d'emploi », sélectionnez la ou les années que vous voulez modifier.
Pour ajouter une année qui n'a pas été déclarée et qui n'est pas dans la liste, vous pouvez la saisir dans le champ correspondant et appuyer sur la touche « Retour » pour qu'elle s'insère dans la grille. Vous devez ensuite cocher l'année que vous venez d'ajouter dans la grille.
La création de nouvelles années de participation qui chevauchent les années 2007 et 2008 doit être faite dans 2 demandes de modification différentes : une première pour créer les participations avant 2008, une seconde pour les années 2008 et suivantes. Vous devez donc créer 2 demandes de modification des données de participation dans cette situation.
Important : Si une demande de modification concerne plusieurs années ou plusieurs emplois occupés chez un employeur au cours d'une même année, il faut produire une seule demande de modification des données de participation pour tous ces emplois.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 7 : Saisie des modifications à apporter aux données de participation
S'il vous faut plus de détails sur les données à inscrire dans chaque champ d'une demande de modification et si vous souhaitez savoir comment les inscrire, veuillez consulter le chapitre Participation – Déclaration de données financières.
Si vous avez sélectionné plusieurs années à l'étape précédente, utilisez les liens de la section « Années sélectionnées » pour choisir l'année à modifier.
S'il s'agit d'une nouvelle année, vous devrez choisir le régime de retraite de la personne à l'aide de la liste déroulante et cliquer ensuite sur le bouton Valider.
La suite des informations est la même, qu'il s'agisse d'une nouvelle année ou d'une année existante.
Dans la section « Renseignements sur l'identité du participant », vous pouvez modifier la langue de correspondance, le numéro d'employé et l'unité administrative.
Si vous avez sélectionné plusieurs années à l'étape précédente, utilisez les liens de la section « Années sélectionnées » pour choisir chaque année à modifier.
Saisissez les modifications nécessaires dans le champ « Données financières de base ». Les informations précédées d'un astérisque rouge sont obligatoires.
Au besoin, cliquez sur « Données initiales » pour accéder aux données de participation actuelles, avant les modifications.
Au besoin, cliquez sur le lien « Ajouter une participation » pour créer une nouvelle participation pour la même année.
Saisissez les modifications nécessaires dans le champ « Données financières variables ». Les informations précédées d'un astérisque rouge sont obligatoires.
Notez que les champs concernant l'ajustement 10 mois n'apparaissent que pour les personnes participantes avec un facteur quotidien de 200 jours (réseau de l'éducation seulement), et que ces champs sont présents uniquement à compter de l'année 2008.
Dans la section « Raison de la modification », sélectionnez, à l'aide de la liste déroulante, la raison qui justifie vos modifications.
Cette liste est identique à celle du formulaire papier (291).
Dans le cas d'une justification « Autre », saisissez la raison de la modification dans le champ correspondant.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Section « Messages de validation »
Lors de l'ajout ou de la modification d'une année de participation, la section « Messages de validation » peut apparaître juste au-dessus de la section « Données financières de base ». Les messages pouvant être affichés sont de 2 types :
Message d'erreur (débute par la lettre E) : le traitement ne peut pas continuer sans une correction des données de participation.
Message d'avertissement (débute par la lettre A) : corrigez les données, si nécessaire, ou justifiez le message d'avertissement.
Pour justifier un message d'avertissement, choisissez une raison dans le champ « Justification ». Si votre justification n'est pas présente, sélectionnez le choix « Autre ».
Dans le cas d'une justification « Autre », saisissez la raison de la modification dans le champ correspondant.
Dans certaines situations, il sera impossible de modifier des données de participation pour un emploi lié à une année donnée. Un message indiquant qu'une modification est impossible s'affichera en haut de la section « Données financières de base ». Dans un tel cas, veuillez communiquer avec votre agente ou agent dédié pour poursuivre votre demande.
Étape 8 : Vérification des modifications à apporter aux données de participation
Consultez le résumé des changements apportés aux années de participation et les modifications effectuées pour chacune. Vous pouvez accéder rapidement aux changements en cliquant sur l'hyperlien correspondant.
Vérifiez que toutes les données affichées à l'écran sont exactes avant de les transmettre.
Pour chaque année de participation modifiée, tous les éléments modifiés sont répertoriés dans la section « Changements apportés » et sont marqués d'un crayon dans la section « Données financières de base ».
Pour les encadrés « Échelle de salaire (base 200 jours) », « Absences » et « Rétroactivité », seul un message indiquant qu'il y a eu un changement dans la section est affiché et l'en-tête de la section est marqué d'un crayon.
Vous pouvez retourner faire des modifications en cliquant sur le bouton Étape précédente.
Ce bouton ne sera plus présenté à l'étape suivante. C'est donc la dernière occasion que vous avez pour apporter des modifications aux données avant de les transmettre.
Cochez la case « J'atteste que les renseignements fournis sont exacts et complets ».
Si les informations sont exactes, cliquez sur le bouton Transmettre.
Étape 9 : Accusé de réception
L'accusé de réception confirme que vous avez effectué votre transaction et que vos données ont été transmises. L'accusé de réception est conservé automatiquement dans notre bibliothèque virtuelle et il est associé à votre demande.
Prenez en note le numéro de référence qui s'y trouve. Ce numéro vous sera utile si vous devez communiquer avec nous à propos de votre demande. Vous pouvez aussi imprimer la page et la conserver dans vos dossiers.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 10 : Imprimer les bordereaux
Si vous devez joindre des documents à votre demande, cochez la ou les cases correspondant aux documents supplémentaires que vous devez nous transmettre à la suite des modifications que vous avez effectuées pour la personne.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer les bordereaux à joindre aux documents que vous devez nous expédier.
Les bordereaux et les documents peuvent être numérisés et transmis par le forum d'échange sécurisé. Vous devez pour ce faire sélectionner le sujet « Modification des données de participation », inscrire le numéro de la demande dans le titre de l'échange et joindre les documents à cet échange.
Cliquez sur le bouton Terminer pour revenir au menu principal.
Important : Si une demande de modification concerne plusieurs années ou plusieurs emplois occupés chez un employeur au cours d'une même année, il faut produire une seule demande de modification des données de participation pour tous ces emplois.
Le service, intitulé Modifier les données de participation, est accessible à partir du service en ligne destiné aux employeurs (section « Traitement des demandes de modification des données de participation (291) »).
S'il n'apparaît pas dans la liste de vos services disponibles, c'est que vous n'y avez pas accès. Veuillez consulter votre responsable des services électroniques (RSE) si vous devez avoir ce droit d'accès.
Pour créer une demande de modification de données, cliquez sur le bouton Accéder au service.
Vous accéderez ainsi à la page « Créer une demande de modification des données de participation ».
Étape 1 : Recherche de personnes participantes
- Faites une recherche à partir des différents critères :
- Numéro d'assurance sociale
- Numéro de l'employé ou employée
- Nom de famille, prénom et date de naissance (AAAA-MM-JJ).
Cliquez sur le bouton Retour au menu pour revenir au menu principal ou sur Effacer pour effectuer une nouvelle recherche avec des critères différents.
- Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher la page des résultats.
Étape 2 : Sélection des personnes participantes (étape optionnelle)
Cette étape est présente uniquement si vos critères de recherche inscrits à l'étape 1 mènent à plus d'un résultat.
Dans la section « Liste des participants », cliquez sur le lien de la colonne « Nom de famille » correspondant à la personne pour laquelle vous devez modifier les données de participation.
Sinon, vous passerez directement à l'étape 3 « Sélection de l'employeur », si plus d'un lien d'emploi a été trouvé pour cette personne, ou à l'étape 4 « Modification des données personnelles ».
Étape 3 : Sélection de l'employeur (étape optionnelle)
Cette étape est présente uniquement si l'employeur a connu des changements (fusion, intégration ou fermeture) ou si la personne a eu plusieurs liens d'emploi dans des périodes différentes au cours de sa carrière chez un employeur. Elle permet de cibler le bon emploi à modifier pour la personne.
Dans la section « Liste des employeurs », cliquez sur le numéro d'employeur relativement auquel une modification doit être effectuée.
Étape 4 : Modification des données personnelles
Cette étape permet de modifier les données personnelles d'une personne participante à la demande de celle-ci, si les données personnelles que nous détenons à Retraite Québec sont erronées.
Dans la section « Renseignements sur l'identité du participant », il est possible de modifier uniquement la langue de correspondance.
Dans la section « Modification des données personnelles », vous pouvez modifier l'ensemble des champs. Saisissez les modifications requises.
Pour que nous effectuions la modification, vous devrez nous fournir la copie d'un document de preuve approprié, que vous attestez conforme à l'original. Selon la modification à effectuer, il peut s'agir d'un des documents suivants :
- Preuve de naissance
- Décision du tribunal
- Certificat de changement de nom
- Certificat de changement de mention de sexe
- Confirmation de changement de NAS par la Direction des ressources humaines du Canada (DRHC).
- Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 5 : Sélection du type de modification
Cette étape permet de sélectionner le type de modification à effectuer. Il est très important de faire le bon choix à cette étape pour que la modification des données puisse se faire correctement.
Il existe 7 types de modifications possibles. Voici en détail ces types de modifications :
Modification des données de participation
Il s'agit du type de modification le plus fréquemment utilisé. On l'utilise pour l'ajout d'une ou de plusieurs années de participation ou pour modifier les données financières de base et variables relatives à une ou à plusieurs années de participation.
On ne l'utilise pas pour effectuer un changement du régime de retraite, du groupe, du numéro d'emploi ou pour annuler une année déclarée en erreur (modification du type de déclaration).
Pour les types de modifications suivants, des consignes particulières apparaîtront en haut de l'écran au moment de la saisie; lisez bien ces consignes avant de procéder à la mise à jour.
Modification du régime au cours d'une année de participation et pour des années subséquentes
On utilise ce type de modification pour modifier le régime de retraite et le groupe, s'il y a lieu, en cours d'une année et pour les années subséquentes relatives à un lien d'emploi.
Modification du régime pour une année complète de participation et pour les années subséquentes
On utilise ce type de modification pour modifier le régime de retraite et le groupe, s'il y a lieu, pour toutes les années relatives à un lien d'emploi.
Modification du groupe pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour modifier uniquement le groupe lié au régime de retraite, si applicable pour ce régime, pour une année de participation.
Modification du numéro d'emploi pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour changer le numéro d'emploi pour une ou plusieurs années de participation. Seul ce changement est permis. Cette modification est permise seulement pour le réseau de l'éducation.
Modification du type de DA pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour changer le type de déclaration pour une année de participation. Seuls les choix de types « à blanc, 2 ou 3 » sont permis.
Annulation d'une participation
On utilise ce type de modification pour annuler une ou plusieurs participations déclarées par erreur. Seul le choix du type de déclaration « 1 » est permis.
Autres situations particulières
Peu importe le type de modification choisi, d'autres situations particulières peuvent être détectées au cours du traitement. Si tel est le cas, un formulaire adapté à la situation sera affiché. Voici quelques-unes des situations particulières possibles :
- Modification relative à l'année 1982 (pendant laquelle il y a eu un changement de taux)
- Données de participation avant 1973
- Toute autre situation particulière que nous détectons.
Documents de preuve
Selon le type de modification sélectionné, vous aurez parfois à nous fournir la copie d'un document de preuve approprié, que vous attestez conforme à l'original. Il peut s'agir d'un des documents suivants :
- Règlement de grief
- Lettre de nomination ou contrat
- Fiche de paie ou fiche Visi ou formulaire T-4
- Formulaire de renseignements de Revenu Québec.
Voici les étapes à suivre :
- Faites le bon choix parmi les types de modifications selon l'action que vous désirez poser.
- Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 6 : Sélection des années à modifier
Dans la section « Liste des années avec lien d'emploi », sélectionnez la ou les années que vous voulez modifier.
Pour ajouter une année qui n'a pas été déclarée et qui n'est pas dans la liste, vous pouvez la saisir dans le champ correspondant et appuyer sur la touche « Retour » pour qu'elle s'insère dans la grille. Vous devez ensuite cocher l'année que vous venez d'ajouter dans la grille.
La création de nouvelles années de participation qui chevauchent les années 2007 et 2008 doit être faite dans 2 demandes de modification différentes : une première pour créer les participations avant 2008, une seconde pour les années 2008 et suivantes. Vous devez donc créer 2 demandes de modification des données de participation dans cette situation.
Important : Si une demande de modification concerne plusieurs années ou plusieurs emplois occupés chez un employeur au cours d'une même année, il faut produire une seule demande de modification des données de participation pour tous ces emplois.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 7 : Saisie des modifications à apporter aux données de participation
S'il vous faut plus de détails sur les données à inscrire dans chaque champ d'une demande de modification et si vous souhaitez savoir comment les inscrire, veuillez consulter le chapitre Participation – Déclaration de données financières.
Si vous avez sélectionné plusieurs années à l'étape précédente, utilisez les liens de la section « Années sélectionnées » pour choisir l'année à modifier.
S'il s'agit d'une nouvelle année, vous devrez choisir le régime de retraite de la personne à l'aide de la liste déroulante et cliquer ensuite sur le bouton Valider.
La suite des informations est la même, qu'il s'agisse d'une nouvelle année ou d'une année existante.
Dans la section « Renseignements sur l'identité du participant », vous pouvez modifier la langue de correspondance, le numéro d'employé et l'unité administrative.
Si vous avez sélectionné plusieurs années à l'étape précédente, utilisez les liens de la section « Années sélectionnées » pour choisir chaque année à modifier.
Saisissez les modifications nécessaires dans le champ « Données financières de base ». Les informations précédées d'un astérisque rouge sont obligatoires.
Au besoin, cliquez sur « Données initiales » pour accéder aux données de participation actuelles, avant les modifications.
Au besoin, cliquez sur le lien « Ajouter une participation » pour créer une nouvelle participation pour la même année.
Saisissez les modifications nécessaires dans le champ « Données financières variables ». Les informations précédées d'un astérisque rouge sont obligatoires.
Notez que les champs concernant l'ajustement 10 mois n'apparaissent que pour les personnes participantes avec un facteur quotidien de 200 jours (réseau de l'éducation seulement), et que ces champs sont présents uniquement à compter de l'année 2008.
Dans la section « Raison de la modification », sélectionnez, à l'aide de la liste déroulante, la raison qui justifie vos modifications.
Cette liste est identique à celle du formulaire papier (291).
Dans le cas d'une justification « Autre », saisissez la raison de la modification dans le champ correspondant.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Section « Messages de validation »
Lors de l'ajout ou de la modification d'une année de participation, la section « Messages de validation » peut apparaître juste au-dessus de la section « Données financières de base ». Les messages pouvant être affichés sont de 2 types :
Message d'erreur (débute par la lettre E) : le traitement ne peut pas continuer sans une correction des données de participation.
Message d'avertissement (débute par la lettre A) : corrigez les données, si nécessaire, ou justifiez le message d'avertissement.
Pour justifier un message d'avertissement, choisissez une raison dans le champ « Justification ». Si votre justification n'est pas présente, sélectionnez le choix « Autre ».
Dans le cas d'une justification « Autre », saisissez la raison de la modification dans le champ correspondant.
Dans certaines situations, il sera impossible de modifier des données de participation pour un emploi lié à une année donnée. Un message indiquant qu'une modification est impossible s'affichera en haut de la section « Données financières de base ». Dans un tel cas, veuillez communiquer avec votre agente ou agent dédié pour poursuivre votre demande.
Étape 8 : Vérification des modifications à apporter aux données de participation
Consultez le résumé des changements apportés aux années de participation et les modifications effectuées pour chacune. Vous pouvez accéder rapidement aux changements en cliquant sur l'hyperlien correspondant.
Vérifiez que toutes les données affichées à l'écran sont exactes avant de les transmettre.
Pour chaque année de participation modifiée, tous les éléments modifiés sont répertoriés dans la section « Changements apportés » et sont marqués d'un crayon dans la section « Données financières de base ».
Pour les encadrés « Échelle de salaire (base 200 jours) », « Absences » et « Rétroactivité », seul un message indiquant qu'il y a eu un changement dans la section est affiché et l'en-tête de la section est marqué d'un crayon.
Vous pouvez retourner faire des modifications en cliquant sur le bouton Étape précédente.
Ce bouton ne sera plus présenté à l'étape suivante. C'est donc la dernière occasion que vous avez pour apporter des modifications aux données avant de les transmettre.
Cochez la case « J'atteste que les renseignements fournis sont exacts et complets ».
Si les informations sont exactes, cliquez sur le bouton Transmettre.
Étape 9 : Accusé de réception
L'accusé de réception confirme que vous avez effectué votre transaction et que vos données ont été transmises. L'accusé de réception est conservé automatiquement dans notre bibliothèque virtuelle et il est associé à votre demande.
Prenez en note le numéro de référence qui s'y trouve. Ce numéro vous sera utile si vous devez communiquer avec nous à propos de votre demande. Vous pouvez aussi imprimer la page et la conserver dans vos dossiers.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 10 : Imprimer les bordereaux
Si vous devez joindre des documents à votre demande, cochez la ou les cases correspondant aux documents supplémentaires que vous devez nous transmettre à la suite des modifications que vous avez effectuées pour la personne.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer les bordereaux à joindre aux documents que vous devez nous expédier.
Les bordereaux et les documents peuvent être numérisés et transmis par le forum d'échange sécurisé. Vous devez pour ce faire sélectionner le sujet « Modification des données de participation », inscrire le numéro de la demande dans le titre de l'échange et joindre les documents à cet échange.
Cliquez sur le bouton Terminer pour revenir au menu principal.
Important : Si une demande de modification concerne plusieurs années ou plusieurs emplois occupés chez un employeur au cours d'une même année, il faut produire une seule demande de modification des données de participation pour tous ces emplois.
Le service, intitulé Modifier les données de participation, est accessible à partir du service en ligne destiné aux employeurs (section « Traitement des demandes de modification des données de participation (291) »).
S'il n'apparaît pas dans la liste de vos services disponibles, c'est que vous n'y avez pas accès. Veuillez consulter votre responsable des services électroniques (RSE) si vous devez avoir ce droit d'accès.
Pour créer une demande de modification de données, cliquez sur le bouton Accéder au service.
Vous accéderez ainsi à la page « Créer une demande de modification des données de participation ».
Étape 1 : Recherche de personnes participantes
- Faites une recherche à partir des différents critères :
- Numéro d'assurance sociale
- Numéro de l'employé ou employée
- Nom de famille, prénom et date de naissance (AAAA-MM-JJ).
Cliquez sur le bouton Retour au menu pour revenir au menu principal ou sur Effacer pour effectuer une nouvelle recherche avec des critères différents.
- Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher la page des résultats.
Étape 2 : Sélection des personnes participantes (étape optionnelle)
Cette étape est présente uniquement si vos critères de recherche inscrits à l'étape 1 mènent à plus d'un résultat.
Dans la section « Liste des participants », cliquez sur le lien de la colonne « Nom de famille » correspondant à la personne pour laquelle vous devez modifier les données de participation.
Sinon, vous passerez directement à l'étape 3 « Sélection de l'employeur », si plus d'un lien d'emploi a été trouvé pour cette personne, ou à l'étape 4 « Modification des données personnelles ».
Étape 3 : Sélection de l'employeur (étape optionnelle)
Cette étape est présente uniquement si l'employeur a connu des changements (fusion, intégration ou fermeture) ou si la personne a eu plusieurs liens d'emploi dans des périodes différentes au cours de sa carrière chez un employeur. Elle permet de cibler le bon emploi à modifier pour la personne.
Dans la section « Liste des employeurs », cliquez sur le numéro d'employeur relativement auquel une modification doit être effectuée.
Étape 4 : Modification des données personnelles
Cette étape permet de modifier les données personnelles d'une personne participante à la demande de celle-ci, si les données personnelles que nous détenons à Retraite Québec sont erronées.
Dans la section « Renseignements sur l'identité du participant », il est possible de modifier uniquement la langue de correspondance.
Dans la section « Modification des données personnelles », vous pouvez modifier l'ensemble des champs. Saisissez les modifications requises.
Pour que nous effectuions la modification, vous devrez nous fournir la copie d'un document de preuve approprié, que vous attestez conforme à l'original. Selon la modification à effectuer, il peut s'agir d'un des documents suivants :
- Preuve de naissance
- Décision du tribunal
- Certificat de changement de nom
- Certificat de changement de mention de sexe
- Confirmation de changement de NAS par la Direction des ressources humaines du Canada (DRHC).
- Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 5 : Sélection du type de modification
Cette étape permet de sélectionner le type de modification à effectuer. Il est très important de faire le bon choix à cette étape pour que la modification des données puisse se faire correctement.
Il existe 7 types de modifications possibles. Voici en détail ces types de modifications :
Modification des données de participation
Il s'agit du type de modification le plus fréquemment utilisé. On l'utilise pour l'ajout d'une ou de plusieurs années de participation ou pour modifier les données financières de base et variables relatives à une ou à plusieurs années de participation.
On ne l'utilise pas pour effectuer un changement du régime de retraite, du groupe, du numéro d'emploi ou pour annuler une année déclarée en erreur (modification du type de déclaration).
Pour les types de modifications suivants, des consignes particulières apparaîtront en haut de l'écran au moment de la saisie; lisez bien ces consignes avant de procéder à la mise à jour.
Modification du régime au cours d'une année de participation et pour des années subséquentes
On utilise ce type de modification pour modifier le régime de retraite et le groupe, s'il y a lieu, en cours d'une année et pour les années subséquentes relatives à un lien d'emploi.
Modification du régime pour une année complète de participation et pour les années subséquentes
On utilise ce type de modification pour modifier le régime de retraite et le groupe, s'il y a lieu, pour toutes les années relatives à un lien d'emploi.
Modification du groupe pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour modifier uniquement le groupe lié au régime de retraite, si applicable pour ce régime, pour une année de participation.
Modification du numéro d'emploi pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour changer le numéro d'emploi pour une ou plusieurs années de participation. Seul ce changement est permis. Cette modification est permise seulement pour le réseau de l'éducation.
Modification du type de DA pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour changer le type de déclaration pour une année de participation. Seuls les choix de types « à blanc, 2 ou 3 » sont permis.
Annulation d'une participation
On utilise ce type de modification pour annuler une ou plusieurs participations déclarées par erreur. Seul le choix du type de déclaration « 1 » est permis.
Autres situations particulières
Peu importe le type de modification choisi, d'autres situations particulières peuvent être détectées au cours du traitement. Si tel est le cas, un formulaire adapté à la situation sera affiché. Voici quelques-unes des situations particulières possibles :
- Modification relative à l'année 1982 (pendant laquelle il y a eu un changement de taux)
- Données de participation avant 1973
- Toute autre situation particulière que nous détectons.
Documents de preuve
Selon le type de modification sélectionné, vous aurez parfois à nous fournir la copie d'un document de preuve approprié, que vous attestez conforme à l'original. Il peut s'agir d'un des documents suivants :
- Règlement de grief
- Lettre de nomination ou contrat
- Fiche de paie ou fiche Visi ou formulaire T-4
- Formulaire de renseignements de Revenu Québec.
Voici les étapes à suivre :
- Faites le bon choix parmi les types de modifications selon l'action que vous désirez poser.
- Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 6 : Sélection des années à modifier
Dans la section « Liste des années avec lien d'emploi », sélectionnez la ou les années que vous voulez modifier.
Pour ajouter une année qui n'a pas été déclarée et qui n'est pas dans la liste, vous pouvez la saisir dans le champ correspondant et appuyer sur la touche « Retour » pour qu'elle s'insère dans la grille. Vous devez ensuite cocher l'année que vous venez d'ajouter dans la grille.
La création de nouvelles années de participation qui chevauchent les années 2007 et 2008 doit être faite dans 2 demandes de modification différentes : une première pour créer les participations avant 2008, une seconde pour les années 2008 et suivantes. Vous devez donc créer 2 demandes de modification des données de participation dans cette situation.
Important : Si une demande de modification concerne plusieurs années ou plusieurs emplois occupés chez un employeur au cours d'une même année, il faut produire une seule demande de modification des données de participation pour tous ces emplois.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 7 : Saisie des modifications à apporter aux données de participation
S'il vous faut plus de détails sur les données à inscrire dans chaque champ d'une demande de modification et si vous souhaitez savoir comment les inscrire, veuillez consulter le chapitre Participation – Déclaration de données financières.
Si vous avez sélectionné plusieurs années à l'étape précédente, utilisez les liens de la section « Années sélectionnées » pour choisir l'année à modifier.
S'il s'agit d'une nouvelle année, vous devrez choisir le régime de retraite de la personne à l'aide de la liste déroulante et cliquer ensuite sur le bouton Valider.
La suite des informations est la même, qu'il s'agisse d'une nouvelle année ou d'une année existante.
Dans la section « Renseignements sur l'identité du participant », vous pouvez modifier la langue de correspondance, le numéro d'employé et l'unité administrative.
Si vous avez sélectionné plusieurs années à l'étape précédente, utilisez les liens de la section « Années sélectionnées » pour choisir chaque année à modifier.
Saisissez les modifications nécessaires dans le champ « Données financières de base ». Les informations précédées d'un astérisque rouge sont obligatoires.
Au besoin, cliquez sur « Données initiales » pour accéder aux données de participation actuelles, avant les modifications.
Au besoin, cliquez sur le lien « Ajouter une participation » pour créer une nouvelle participation pour la même année.
Saisissez les modifications nécessaires dans le champ « Données financières variables ». Les informations précédées d'un astérisque rouge sont obligatoires.
Notez que les champs concernant l'ajustement 10 mois n'apparaissent que pour les personnes participantes avec un facteur quotidien de 200 jours (réseau de l'éducation seulement), et que ces champs sont présents uniquement à compter de l'année 2008.
Dans la section « Raison de la modification », sélectionnez, à l'aide de la liste déroulante, la raison qui justifie vos modifications.
Cette liste est identique à celle du formulaire papier (291).
Dans le cas d'une justification « Autre », saisissez la raison de la modification dans le champ correspondant.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Section « Messages de validation »
Lors de l'ajout ou de la modification d'une année de participation, la section « Messages de validation » peut apparaître juste au-dessus de la section « Données financières de base ». Les messages pouvant être affichés sont de 2 types :
Message d'erreur (débute par la lettre E) : le traitement ne peut pas continuer sans une correction des données de participation.
Message d'avertissement (débute par la lettre A) : corrigez les données, si nécessaire, ou justifiez le message d'avertissement.
Pour justifier un message d'avertissement, choisissez une raison dans le champ « Justification ». Si votre justification n'est pas présente, sélectionnez le choix « Autre ».
Dans le cas d'une justification « Autre », saisissez la raison de la modification dans le champ correspondant.
Dans certaines situations, il sera impossible de modifier des données de participation pour un emploi lié à une année donnée. Un message indiquant qu'une modification est impossible s'affichera en haut de la section « Données financières de base ». Dans un tel cas, veuillez communiquer avec votre agente ou agent dédié pour poursuivre votre demande.
Étape 8 : Vérification des modifications à apporter aux données de participation
Consultez le résumé des changements apportés aux années de participation et les modifications effectuées pour chacune. Vous pouvez accéder rapidement aux changements en cliquant sur l'hyperlien correspondant.
Vérifiez que toutes les données affichées à l'écran sont exactes avant de les transmettre.
Pour chaque année de participation modifiée, tous les éléments modifiés sont répertoriés dans la section « Changements apportés » et sont marqués d'un crayon dans la section « Données financières de base ».
Pour les encadrés « Échelle de salaire (base 200 jours) », « Absences » et « Rétroactivité », seul un message indiquant qu'il y a eu un changement dans la section est affiché et l'en-tête de la section est marqué d'un crayon.
Vous pouvez retourner faire des modifications en cliquant sur le bouton Étape précédente.
Ce bouton ne sera plus présenté à l'étape suivante. C'est donc la dernière occasion que vous avez pour apporter des modifications aux données avant de les transmettre.
Cochez la case « J'atteste que les renseignements fournis sont exacts et complets ».
Si les informations sont exactes, cliquez sur le bouton Transmettre.
Étape 9 : Accusé de réception
L'accusé de réception confirme que vous avez effectué votre transaction et que vos données ont été transmises. L'accusé de réception est conservé automatiquement dans notre bibliothèque virtuelle et il est associé à votre demande.
Prenez en note le numéro de référence qui s'y trouve. Ce numéro vous sera utile si vous devez communiquer avec nous à propos de votre demande. Vous pouvez aussi imprimer la page et la conserver dans vos dossiers.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 10 : Imprimer les bordereaux
Si vous devez joindre des documents à votre demande, cochez la ou les cases correspondant aux documents supplémentaires que vous devez nous transmettre à la suite des modifications que vous avez effectuées pour la personne.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer les bordereaux à joindre aux documents que vous devez nous expédier.
Les bordereaux et les documents peuvent être numérisés et transmis par le forum d'échange sécurisé. Vous devez pour ce faire sélectionner le sujet « Modification des données de participation », inscrire le numéro de la demande dans le titre de l'échange et joindre les documents à cet échange.
Cliquez sur le bouton Terminer pour revenir au menu principal.
Important : Si une demande de modification concerne plusieurs années ou plusieurs emplois occupés chez un employeur au cours d'une même année, il faut produire une seule demande de modification des données de participation pour tous ces emplois.
Le service, intitulé Modifier les données de participation, est accessible à partir du service en ligne destiné aux employeurs (section « Traitement des demandes de modification des données de participation (291) »).
S'il n'apparaît pas dans la liste de vos services disponibles, c'est que vous n'y avez pas accès. Veuillez consulter votre responsable des services électroniques (RSE) si vous devez avoir ce droit d'accès.
Pour créer une demande de modification de données, cliquez sur le bouton Accéder au service.
Vous accéderez ainsi à la page « Créer une demande de modification des données de participation ».
Étape 1 : Recherche de personnes participantes
- Faites une recherche à partir des différents critères :
- Numéro d'assurance sociale
- Numéro de l'employé ou employée
- Nom de famille, prénom et date de naissance (AAAA-MM-JJ).
Cliquez sur le bouton Retour au menu pour revenir au menu principal ou sur Effacer pour effectuer une nouvelle recherche avec des critères différents.
- Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher la page des résultats.
Étape 2 : Sélection des personnes participantes (étape optionnelle)
Cette étape est présente uniquement si vos critères de recherche inscrits à l'étape 1 mènent à plus d'un résultat.
Dans la section « Liste des participants », cliquez sur le lien de la colonne « Nom de famille » correspondant à la personne pour laquelle vous devez modifier les données de participation.
Sinon, vous passerez directement à l'étape 3 « Sélection de l'employeur », si plus d'un lien d'emploi a été trouvé pour cette personne, ou à l'étape 4 « Modification des données personnelles ».
Étape 3 : Sélection de l'employeur (étape optionnelle)
Cette étape est présente uniquement si l'employeur a connu des changements (fusion, intégration ou fermeture) ou si la personne a eu plusieurs liens d'emploi dans des périodes différentes au cours de sa carrière chez un employeur. Elle permet de cibler le bon emploi à modifier pour la personne.
Dans la section « Liste des employeurs », cliquez sur le numéro d'employeur relativement auquel une modification doit être effectuée.
Étape 4 : Modification des données personnelles
Cette étape permet de modifier les données personnelles d'une personne participante à la demande de celle-ci, si les données personnelles que nous détenons à Retraite Québec sont erronées.
Dans la section « Renseignements sur l'identité du participant », il est possible de modifier uniquement la langue de correspondance.
Dans la section « Modification des données personnelles », vous pouvez modifier l'ensemble des champs. Saisissez les modifications requises.
Pour que nous effectuions la modification, vous devrez nous fournir la copie d'un document de preuve approprié, que vous attestez conforme à l'original. Selon la modification à effectuer, il peut s'agir d'un des documents suivants :
- Preuve de naissance
- Décision du tribunal
- Certificat de changement de nom
- Certificat de changement de mention de sexe
- Confirmation de changement de NAS par la Direction des ressources humaines du Canada (DRHC).
- Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 5 : Sélection du type de modification
Cette étape permet de sélectionner le type de modification à effectuer. Il est très important de faire le bon choix à cette étape pour que la modification des données puisse se faire correctement.
Il existe 7 types de modifications possibles. Voici en détail ces types de modifications :
Modification des données de participation
Il s'agit du type de modification le plus fréquemment utilisé. On l'utilise pour l'ajout d'une ou de plusieurs années de participation ou pour modifier les données financières de base et variables relatives à une ou à plusieurs années de participation.
On ne l'utilise pas pour effectuer un changement du régime de retraite, du groupe, du numéro d'emploi ou pour annuler une année déclarée en erreur (modification du type de déclaration).
Pour les types de modifications suivants, des consignes particulières apparaîtront en haut de l'écran au moment de la saisie; lisez bien ces consignes avant de procéder à la mise à jour.
Modification du régime au cours d'une année de participation et pour des années subséquentes
On utilise ce type de modification pour modifier le régime de retraite et le groupe, s'il y a lieu, en cours d'une année et pour les années subséquentes relatives à un lien d'emploi.
Modification du régime pour une année complète de participation et pour les années subséquentes
On utilise ce type de modification pour modifier le régime de retraite et le groupe, s'il y a lieu, pour toutes les années relatives à un lien d'emploi.
Modification du groupe pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour modifier uniquement le groupe lié au régime de retraite, si applicable pour ce régime, pour une année de participation.
Modification du numéro d'emploi pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour changer le numéro d'emploi pour une ou plusieurs années de participation. Seul ce changement est permis. Cette modification est permise seulement pour le réseau de l'éducation.
Modification du type de DA pour une année de participation
On utilise ce type de modification pour changer le type de déclaration pour une année de participation. Seuls les choix de types « à blanc, 2 ou 3 » sont permis.
Annulation d'une participation
On utilise ce type de modification pour annuler une ou plusieurs participations déclarées par erreur. Seul le choix du type de déclaration « 1 » est permis.
Autres situations particulières
Peu importe le type de modification choisi, d'autres situations particulières peuvent être détectées au cours du traitement. Si tel est le cas, un formulaire adapté à la situation sera affiché. Voici quelques-unes des situations particulières possibles :
- Modification relative à l'année 1982 (pendant laquelle il y a eu un changement de taux)
- Données de participation avant 1973
- Toute autre situation particulière que nous détectons.
Documents de preuve
Selon le type de modification sélectionné, vous aurez parfois à nous fournir la copie d'un document de preuve approprié, que vous attestez conforme à l'original. Il peut s'agir d'un des documents suivants :
- Règlement de grief
- Lettre de nomination ou contrat
- Fiche de paie ou fiche Visi ou formulaire T-4
- Formulaire de renseignements de Revenu Québec.
Voici les étapes à suivre :
- Faites le bon choix parmi les types de modifications selon l'action que vous désirez poser.
- Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 6 : Sélection des années à modifier
Dans la section « Liste des années avec lien d'emploi », sélectionnez la ou les années que vous voulez modifier.
Pour ajouter une année qui n'a pas été déclarée et qui n'est pas dans la liste, vous pouvez la saisir dans le champ correspondant et appuyer sur la touche « Retour » pour qu'elle s'insère dans la grille. Vous devez ensuite cocher l'année que vous venez d'ajouter dans la grille.
La création de nouvelles années de participation qui chevauchent les années 2007 et 2008 doit être faite dans 2 demandes de modification différentes : une première pour créer les participations avant 2008, une seconde pour les années 2008 et suivantes. Vous devez donc créer 2 demandes de modification des données de participation dans cette situation.
Important : Si une demande de modification concerne plusieurs années ou plusieurs emplois occupés chez un employeur au cours d'une même année, il faut produire une seule demande de modification des données de participation pour tous ces emplois.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 7 : Saisie des modifications à apporter aux données de participation
S'il vous faut plus de détails sur les données à inscrire dans chaque champ d'une demande de modification et si vous souhaitez savoir comment les inscrire, veuillez consulter le chapitre Participation – Déclaration de données financières.
Si vous avez sélectionné plusieurs années à l'étape précédente, utilisez les liens de la section « Années sélectionnées » pour choisir l'année à modifier.
S'il s'agit d'une nouvelle année, vous devrez choisir le régime de retraite de la personne à l'aide de la liste déroulante et cliquer ensuite sur le bouton Valider.
La suite des informations est la même, qu'il s'agisse d'une nouvelle année ou d'une année existante.
Dans la section « Renseignements sur l'identité du participant », vous pouvez modifier la langue de correspondance, le numéro d'employé et l'unité administrative.
Si vous avez sélectionné plusieurs années à l'étape précédente, utilisez les liens de la section « Années sélectionnées » pour choisir chaque année à modifier.
Saisissez les modifications nécessaires dans le champ « Données financières de base ». Les informations précédées d'un astérisque rouge sont obligatoires.
Au besoin, cliquez sur « Données initiales » pour accéder aux données de participation actuelles, avant les modifications.
Au besoin, cliquez sur le lien « Ajouter une participation » pour créer une nouvelle participation pour la même année.
Saisissez les modifications nécessaires dans le champ « Données financières variables ». Les informations précédées d'un astérisque rouge sont obligatoires.
Notez que les champs concernant l'ajustement 10 mois n'apparaissent que pour les personnes participantes avec un facteur quotidien de 200 jours (réseau de l'éducation seulement), et que ces champs sont présents uniquement à compter de l'année 2008.
Dans la section « Raison de la modification », sélectionnez, à l'aide de la liste déroulante, la raison qui justifie vos modifications.
Cette liste est identique à celle du formulaire papier (291).
Dans le cas d'une justification « Autre », saisissez la raison de la modification dans le champ correspondant.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Section « Messages de validation »
Lors de l'ajout ou de la modification d'une année de participation, la section « Messages de validation » peut apparaître juste au-dessus de la section « Données financières de base ». Les messages pouvant être affichés sont de 2 types :
Message d'erreur (débute par la lettre E) : le traitement ne peut pas continuer sans une correction des données de participation.
Message d'avertissement (débute par la lettre A) : corrigez les données, si nécessaire, ou justifiez le message d'avertissement.
Pour justifier un message d'avertissement, choisissez une raison dans le champ « Justification ». Si votre justification n'est pas présente, sélectionnez le choix « Autre ».
Dans le cas d'une justification « Autre », saisissez la raison de la modification dans le champ correspondant.
Dans certaines situations, il sera impossible de modifier des données de participation pour un emploi lié à une année donnée. Un message indiquant qu'une modification est impossible s'affichera en haut de la section « Données financières de base ». Dans un tel cas, veuillez communiquer avec votre agente ou agent dédié pour poursuivre votre demande.
Étape 8 : Vérification des modifications à apporter aux données de participation
Consultez le résumé des changements apportés aux années de participation et les modifications effectuées pour chacune. Vous pouvez accéder rapidement aux changements en cliquant sur l'hyperlien correspondant.
Vérifiez que toutes les données affichées à l'écran sont exactes avant de les transmettre.
Pour chaque année de participation modifiée, tous les éléments modifiés sont répertoriés dans la section « Changements apportés » et sont marqués d'un crayon dans la section « Données financières de base ».
Pour les encadrés « Échelle de salaire (base 200 jours) », « Absences » et « Rétroactivité », seul un message indiquant qu'il y a eu un changement dans la section est affiché et l'en-tête de la section est marqué d'un crayon.
Vous pouvez retourner faire des modifications en cliquant sur le bouton Étape précédente.
Ce bouton ne sera plus présenté à l'étape suivante. C'est donc la dernière occasion que vous avez pour apporter des modifications aux données avant de les transmettre.
Cochez la case « J'atteste que les renseignements fournis sont exacts et complets ».
Si les informations sont exactes, cliquez sur le bouton Transmettre.
Étape 9 : Accusé de réception
L'accusé de réception confirme que vous avez effectué votre transaction et que vos données ont été transmises. L'accusé de réception est conservé automatiquement dans notre bibliothèque virtuelle et il est associé à votre demande.
Prenez en note le numéro de référence qui s'y trouve. Ce numéro vous sera utile si vous devez communiquer avec nous à propos de votre demande. Vous pouvez aussi imprimer la page et la conserver dans vos dossiers.
Cliquez sur le bouton Étape suivante pour poursuivre.
Étape 10 : Imprimer les bordereaux
Si vous devez joindre des documents à votre demande, cochez la ou les cases correspondant aux documents supplémentaires que vous devez nous transmettre à la suite des modifications que vous avez effectuées pour la personne.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer les bordereaux à joindre aux documents que vous devez nous expédier.
Les bordereaux et les documents peuvent être numérisés et transmis par le forum d'échange sécurisé. Vous devez pour ce faire sélectionner le sujet « Modification des données de participation », inscrire le numéro de la demande dans le titre de l'échange et joindre les documents à cet échange.
Cliquez sur le bouton Terminer pour revenir au menu principal.
Important : Si une demande de modification concerne plusieurs années ou plusieurs emplois occupés chez un employeur au cours d'une même année, il faut produire une seule demande de modification des données de participation pour tous ces emplois.