Données relatives aux déclarations annuelles anticipées

Ce service permet à l'employeur de saisir les données relatives aux déclarations annuelles anticipées (DAA) lorsque la date de fin d'emploi d'une personne est atteinte. Une demande est faite à l'employeur dans les cas suivants :

• L'employeur est mentionné dans le formulaire RSP-079 que la personne a rempli;
• La base de données de Retraite Québec indique que la personne a un lien d'emploi actif;
• L'employeur a mentionné la personne dans sa déclaration annuelle, si cette dernière est en cours;
• L'employeur a fusionné ses activités avec celles d'un autre employeur;
• Si une fusion est en cours, il se peut que l'employeur d'origine et l'employeur résultant reçoivent tous les deux une demande de données administratives.

Tous les types de demandes de prestations sont concernés :

• Prestation de retraite;
• Prestation de décès;
• Prestation d'invalidité;
• Prestation de maladie en phase terminale.

Pour chaque demande de saisie des données relatives aux DAA à un employeur, l'utilisateur ou les utilisateurs partenaires qui détiennent la procuration Traitement et soumission des déclarations annuelles anticipées et qui font partie du groupe d'accès Responsable des communications, production et consultation reçoivent une lettre portant le titre « Demande de déclaration annuelle anticipée (DAA) » (précédé du nom de la personne et des trois derniers chiffres de son numéro d'assurance sociale) et mentionnant qu'ils doivent fournir les données nécessaires pour que Retraite Québec puisse poursuivre le traitement de la demande de la cliente ou du client. Dès la réception de cette communication, l'employeur peut compléter le traitement des données des DAA et les soumettre. Une date limite pour la transmission des données est mentionnée dans la lettre.

Si vous ne remplissez pas la demande de saisie des données avant la date limite spécifiée, une deuxième communication portant le titre « Rappel – Demande de déclaration annuelle anticipée » (précédé du nom de la personne et des trois derniers chiffres de son numéro d'assurance sociale) est expédiée de façon automatique. Au moment de l'envoi de cette communication, une lettre est également acheminée à la cliente ou au client pour l'aviser que l'employeur tarde à nous transmettre les données nécessaires au traitement de sa demande. Il est à noter que si vous ne fournissez pas les données des déclarations annuelles après ce second avis, une agente ou un agent de Retraite Québec communiquera avec vous.

Vous pouvez accéder au service en utilisant le lien dans la communication que vous avez reçue ou à partir de la page d'accueil de notre site Web. Par la suite, accédez au service en ligne destiné aux employeurs. Puis, cliquez sur l'onglet « Services », sur le lien « Saisir les données des déclarations annuelles anticipées (DAA) » et, enfin, sur le bouton Accéder au service.

1. Cliquez sur l'hyperlien du numéro d'assurance sociale qui est associé à la demande pour laquelle vous devez saisir des données. Il est possible de remplir uniquement les demandes dont le statut est « Saisie en cours » ou « À saisir ».

   Les demandes de prestation de décès, de maladie en phase terminale, d'invalidité ou de retraite dont la date limite est atteinte apparaissent dans la grille « Demandes prioritaires ».

   Toutes les autres demandes sont affichées dans la grille « Demandes en cours ».

   

   Les statuts possibles pour une demande sont les suivants :

   • À saisir : la demande n'a pas encore été prise en charge;
   • Saisie en cours : la saisie des données des DAA est commencée, mais elle n'est pas encore terminée;
   • Annulée : la personne qui a fait la demande a demandé qu'elle soit annulée. Les renseignements sur la demande seront visibles, mais non accessibles, jusqu'à l'atteinte de la date limite.

2. Consultez la section « Renseignements sur l'identité de la personne » pour vous assurer qu'il s'agit de la bonne demande.

   Les renseignements sur l'emploi et les données administratives, le cas échéant, qui ont été inscrits et transmis lors de la demande de données administratives sont également affichés.

   

   Il est possible de modifier la date de fin d'emploi à cette étape et d'inscrire une autre date. Toutefois, la date de fin d'emploi ne doit pas être postérieure à la date du jour. Si une nouvelle date est inscrite et qu'elle est postérieure ou égale à la date du jour, le message MCUT_E244 s'affiche pour indiquer que la date de fin d'emploi ne doit pas être plus éloignée que la date du jour.

   S'il ne s'agit pas de la bonne demande, utilisez le bouton Étape précédente au bas de la page pour sélectionner une nouvelle demande.

3. À la suite des renseignements sur l'emploi se trouve la section « Années à déclarer », qui indique les années pour lesquelles des données de DAA doivent être fournies.

   Vous devez fournir des données financières pour toutes les années pour lesquelles vous n'avez pas soumis de déclaration annuelle à Retraite Québec, jusqu'à l'année de fin d'emploi. Vous pourriez donc avoir une ou deux années à déclarer (l'année précédente si la déclaration annuelle n'a pas été soumise, et l'année en cours).

   Il se peut qu'une troisième année soit nécessaire selon le calendrier de paie. Vous pouvez alors ajouter une année en cliquant sur le lien (+) Ajouter une année. Vous pouvez aussi en supprimer une si l'emploi a pris fin avant en cliquant sur le lien (-) Supprimer une année.

4. Pour chaque année à déclarer, vous devez fournir les données financières du ou des emplois que la personne occupe ou a occupés.

   Le ou les emplois qui sont actuellement actifs dans la base de données de Retraite Québec s'affichent automatiquement.

   

   Pour chaque emploi à déclarer, le statut de la déclaration annuelle pour l'année est spécifié. Les statuts possibles sont les suivants :

   • « La déclaration annuelle n'est pas débutée. » : Ce statut indique que la déclaration annuelle pour cette année n'est pas en cours. Tous les champs sont vides, et vous devez entrer les informations. Dans cette situation, au moins un calendrier de paie doit être saisi pour l'année en question, sinon le message MSUS7118_E002 s'affiche;
   • « Les données proviennent de la déclaration annuelle. » : Ce statut indique que les données pour cet emploi proviennent de la déclaration annuelle et qu'elles n'ont pas été modifiées; 
   • « Les données de la déclaration annuelle ont été importées, mais elles ont été modifiées. » : Ce statut indique que les données pour cet emploi proviennent de la déclaration annuelle, mais qu'elles ont été modifiées dans la DAA. Dans ce cas, il est important d'informer l'équipe de la déclaration annuelle des changements apportés.
   • « Cet emploi n'est pas déclaré à la déclaration annuelle. » : Ce statut indique qu'un emploi est mentionné dans la DAA, mais qu'il ne l'est pas dans la déclaration annuelle. Dans ce cas, il est important d'informer l'équipe de la déclaration annuelle de l'ajout de cet emploi.
   • « Cet emploi est déclaré dans la déclaration annuelle. La DAA est requise. » : Ce statut indique que cet emploi est mentionné dans la déclaration annuelle, mais qu'elle n'est pas encore soumise. Vous devez déclarer cet emploi dans les déclarations annuelles anticipées.
   • « La déclaration annuelle de ce client est enregistrée et les données seront utilisées pour le calcul. La DAA n'est plus requise. » : Ce statut indique que la déclaration annuelle a été soumise. Dans ce cas, vous ne pouvez plus modifier les données dans la DAA. Si un changement au sujet d'un emploi est nécessaire, vous devez modifier les données de participation à partir du service réservé à cet effet dans la plateforme de PES.

   Si la personne a occupé un nouvel emploi au cours d'une année à déclarer, il est possible d'ajouter cet emploi en utilisant le lien (+) Ajouter une participation. Si vous avez ajouté un emploi par erreur, vous pouvez le supprimer en utilisant le lien (-) Supprimer une participation.

   Si la personne n'a pas travaillé sur un emploi à déclarer, vous devez quand même déclarer cet emploi. Il faut alors inscrire un pourcentage de temps travaillé de 0 % et une date de fin dans la déclaration de cet emploi (souvent, cette date de fin correspondra à la date du premier jour du calendrier).

   La saisie des données financières pour les emplois se fait de la même manière que dans la déclaration annuelle. Les mêmes messages de validation peuvent s'afficher.

5. Lorsque vous avez terminé de saisir les renseignements à propos du ou des emplois pour l'année ou les années à déclarer, cliquez sur le bouton Étape suivante.

6. Le système effectue alors la validation des données que vous avez saisies, et une ou plusieurs des sections suivantes peuvent s'afficher :

   • La section « Messages de validation » peut apparaître sous les sections « Renseignements sur l'emploi » ou « Données administratives » si elles sont présentes. Elle contient les messages d'erreur ou d'avertissement liés à toutes les DAA.

     Vous devez corriger les erreurs qui sont signalées dans les messages d'erreur. Vous devez également apporter les corrections ou écrire une justification dans les messages d'avertissement.

     Certains messages de validation ne s'affichent que lors de la saisie d'une déclaration annuelle anticipée. Le tableau suivant dresse la liste de ces messages et des solutions qui peuvent être appliquées pour régler les problèmes.

     Il est important de noter que les messages de validation signalant des erreurs qui seront corrigées lors de la DAA ne s'afficheront pas lors de la DA.

     Numéro de message	Description
     MSUS7522_E036	La valeur saisie ne peut pas dépasser le nombre de jours d'absence possible dans une année civile.
     	Solution : Saisissez un nombre total de jours d'absence inférieur ou égal au maximum permis dans la période déclarée.
     MSUS7112_E236	Inscrivez une date de fin pour cet emploi.
     	Solution : Pour chaque emploi, une date de fin doit être indiquée pour la dernière année déclarée. Si la dernière année est une somme forfaitaire (le champ « % du temps travaillé » sera égal à 0) ou représente « l'ajustement 10 mois », une date de fin est exigée pour l'année précédente. Inscrivez une date de fin ou, si l'année précédente n'est pas comprise dans les années de la déclaration annuelle anticipée, faites une demande de modification des données de participation à partir de la plateforme de PES.
     MSUS7112_E237	La date de fin d'emploi doit être antérieure ou la même que la date de fin d'emploi de la section « Renseignements sur l'emploi ».
     	Solution : Pour chaque emploi, si une date de fin est indiquée, elle doit être antérieure à la date de fin d'emploi qui est inscrite dans la section « Renseignements sur l'emploi ». Modifiez la date de fin d'emploi.
     MSUS7112_E238	La date de fin d'emploi d'au moins un emploi doit être la même que la date de fin d'emploi inscrite dans la section « Renseignements sur l'emploi ».
     	Solution : Pour au moins un emploi dans la dernière année déclarée, la date de fin doit être la même que celle qui est inscrite dans la section « Renseignements sur l'emploi ».
     MSUS7112_E239	Vous avez indiqué « AAAA-MM-JJ » comme dernier jour rémunéré. Par conséquent, aucun autre emploi ne peut débuter après cette date.
     	Solution : Vous avez inscrit une date de début d'emploi postérieure à la date du dernier jour où la personne a occupé un emploi visé par un régime de retraite du secteur public. Modifiez la date de début d'emploi.
     MSUS7112_E240	Le chevauchement d'emploi entre ces employeurs n'est pas possible.
     	Solution : Les périodes d'emploi au service de ces ministères ou organismes ne peuvent pas se chevaucher. Vérifiez les dates de début et de fin de chaque emploi.
     MSUS7112_E243	La date de fin d'emploi d'au moins un emploi doit être la même que la date maximale de cotisation « AAAA-MM-JJ ».
     	Solution : Étant donné que la personne a atteint l'âge maximal de cotisation, au moins un emploi doit se terminer à cette date.
     MSUS7112_E758	« Les informations liées à la validation de la « Rétroactivité » doivent être vérifiées par Retraite Québec. Aucune action de votre part n'est requise ».
     	Solution : Aucune action de votre part n'est requise. Nous effectuerons les corrections nécessaires.
     MSUS7112_A745	Modification des critères : une date de fin plus grande ou égale à la date de fin du calendrier pour la DAA
     	Solution : Pour Retraite Québec, l'année scolaire se termine toujours le 30 juin pour ce qui est du calcul du service crédité, peu importe la date de fin du calendrier de paie. Inscrivez le 30 juin comme date de fin d'emploi pour l'année de la DA en traitement ou justifier la situation.

   • Section « Détail des écarts de cotisation » sous la section « Années à déclarer » : Cette section fournit, pour chaque année et emploi mentionnés dans des DAA, les écarts entre le montant de la cotisation salariale déclarée et la cotisation calculée, le cas échéant. Lorsque cette section est affichée, un message d'avertissement A640 apparaît également dans la section « Messages de validation » pour l'année en question.

   • Pour chaque emploi, section « Détail de la validation du salaire admissible », au-dessus des « Données financières de base » : Lorsqu'elle est présente, cette section est toujours fermée. Vous devez cliquer sur le chevron pour voir son contenu.

     Un message d'avertissement A80X ou d'erreur E90X apparaît alors dans la section « Messages de validation » pour l'année ou l'emploi en question. Les informations dans cette section vous aideront à connaître les données qui sont utilisées pour calculer la limite du salaire admissible, et elles peuvent vous permettre d'apporter des corrections au besoin.

     Pour plus d'informations sur les messages et leur solution, vous pouvez consulter le chapitre « Participation – Messages de validation de la déclaration annuelle ».

7. Cliquez sur le bouton Étape suivante.

8. Si aucun message d'erreur ne s'affiche et que tous les messages d'avertissement ont une justification, il n'est plus possible de modifier les données. Vous pouvez cliquer sur le bouton Étape précédente si vous désirez apporter des changements à nouveau.

   Vous devez attester que les renseignements fournis sont exacts et complets dans la section « Engagement formel ».

   Si vous appuyez sur Transmettre sans cocher l'attestation, le message MCUT_E030 s'affiche.

   Si vous constatez une erreur, il est possible de corriger les données en utilisant le bouton Étape précédente.

9. Cliquez sur Transmettre après vous être assuré de la conformité des données et avoir coché l'attestation.

   Une confirmation de transmission des données s'affichera, avec le numéro de référence généré par le système pour cette demande.

   

   Il est possible d'imprimer la demande en cliquant sur le lien au bas de la page.

10. Cliquez sur Terminer.

Après avoir reçu ces informations, Retraite Québec pourra confirmer à la personne le montant final de sa rente.